SMART Connect - Zahlungs-Workflow: Erstellung von Sammelzahlungen & Übersicht für Eingangsbelege

SMART Connect - Zahlungs-Workflow: Erstellung von Sammelzahlungen & Übersicht für Eingangsbelege

Voraussetzungen

Dieses Menü steht bei aktivem Zusatzmodul SMART Connect Workflow zur Verfügung, welches zusätzlich zu SMART Connect Integration aktiviert werden kann.

Derzeit steht SMART Connect Workflow in einer Einführungsphase kostenfrei zur Verfügung.

Bitte beachten Sie:

Auch für das Erstellen von Sammelzahlungen in SMART Connect ist die allgemeine Option "Es dürfen Zahlungen aus SMART Connect erstellt werden." in den Steuerberatereinstellungen zu aktivieren. Im Standard ist diese Option deaktiviert, wird aber automatisch bei erstmaliger Aktivierung von SMART Connect Workflow gesetzt. Weitere Informationen dazu auch unter 10.3 Zahlungseinstellungen.

Sammelzahlungen können für Belege, die folgende Voraussetzungen erfüllen, erstellt werden.

• Die Belegart ist Eingangsrechnung oder Eingangsgutschrift.
• Die Zahlungsart Überweisung ist ausgewählt.
• Der Status der Zahlung ist offen oder kein Status.

Sind diese Voraussetzungen gegeben, ist eine Erfassung der Zahlungsinformationen für das Erstellen einer Überweisung möglich. Alle weiteren Hinweise dazu entnehmen Sie bitte den Beschreibungen für das Erfassen der Zahlungsinformation aus dem Kapitel 5.9 Erstellen von Einzelzahlungen für Eingangsrechnungen.

Überblick

Allgemeine Funktionen

In diesem Menü haben Sie bzw. Ihre Mandantschaft die Möglichkeit, eingehende Belege bezüglich ihres Zahlstatus zu verwalten und zu überwachen, sowie auch Sammelzahlungen zu erstellen. Die Anzeige gliedert sich in unterschiedliche Workflow-Steps, in welche die Eingangsbelege anhand ihres Zahlstatus einsortiert werden und auf denen jeweils unterschiedliche Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen. Auf einigen Workflow-Steps werden Ihnen die Summen der darauf enthaltenen Belege für eine besseren Überblick angezeigt.

Bitte beachten Sie, dass im Standard der Filter für die Zahlungsart "Überweisung" voreingestellt ist. Alle andere Belege mit einer anderen Zahlungsart können Sie aber durch Entfernen oder Verändern der Filtereinstellung ebenfalls anzeigen lassen.

Auf den einzelnen Workflow-Steps stehen jeweils folgende allgemeine Funktionen zur Verfügung:

• Die Filter-, Such- und Sortierfunktionen (A) sind in jedem Workflow-Step identisch.
• Mit einem Klick auf eine Zeile (B) werden Ihnen die Details des Beleges/der Zahlung in mehreren Registern zusammen mit dem Belegbild (wenn vorhanden) auf der rechten Seite angezeigt.
• Über die Pfeile (C) auf der Belegansicht kann in der angezeigten Liste vor und zurückgeblättert werden.
• Auf den Registern können die Daten der Zahlungsinformation und der Erfassung (D) eingesehen und je nach Workflow-Step auch angepasst werden.
• Mit der Schaltfläche Zurücksetzen (E) werden alle getätigten Eingaben verworfen und der vorherige Zustand wieder eingesetzt.
• Mit der Schaltfläche Speichern (F) können Sie die vorgenommen Eingaben abspeichern.
• Über das X-Symbol (G) kann die Detailansicht des Beleges geschlossen werden.
• Mit den Pfeilen (H) kann auf die nächste/vorherige oder erste/letzte Seite der aktuell gefilterten Ansicht gesprungen werden. Eine Seite zeigt immer 25 Einträge an.
• Über Weitere Funktionen (I) ist es möglich, die aktuell gefilterte Ansicht als Excel oder PDF-Datei auszugeben.
• Über können alle Einstellungen zurückgesetzt (J) werden.

Die registerindividuellen Funktionen werden an den entsprechenden Stellen erläutert.

Workflow-Step: Unvollständig

Auf diesem Workflow-Step werden

• Belege mit Zahlstatus Offen und Kein Status

• welche keine gespeicherte Zahlungsinformation haben

  angezeigt.
  

  Für Belege, welche zur Zahlung anstehen können Sie die vorgeschlagenen Zahlungsinformationen (1) überprüfen und ggf. vervollständigen bzw. anpassen. Soll ein Beleg direkt für den nächsten Zahllauf vorgemerkt werden, dann ist die Checkbox Für Zahlung vormerken (2) zu aktivieren.

Mit dem Speichern (3) der Zahlungsinformation, wird der Beleg dann auf den Workflow-Step Offen, bei Vormerkung direkt auf den Workflow-Step Zahlungsvorschlag verschoben.

Bei Bedarf und vorliegender Berechtigung können über das Register Erfassung auch andere Änderungen der Erfassungsdaten des Beleges vorgenommen werden.

Für alle anderen Belege haben Sie die Möglichkeit, die Zahlungsart und den Zahlstatus zu pflegen.

Sind für Belege mit der Zahlungsart "Überweisung" alle notwendigen Überweisungsdaten aufgrund von Erfassung, Vorsystem oder Beleganalyse bereits vorhanden, so kann die Zahlungsinformation auch per Sammelaktion für mehrere Belege gleichzeitig gespeichert werden.

Bitte beachten Sie: Ein Speichern der Zahlungsinformation ist nur dann möglich, wenn

• die Zahlungsart "Überweisung" ist( ggf. diese beim Lieferanten direkt fest hinterlegen)
• alle notwendigen Überweisungsdaten vorhanden (aus Erfassung, Vorsystem oder Analyse) sind.

Markieren Sie dafür alle Belege (1), für welche Sie die Zahlungsinformationen direkt speichern möchten und klicken Sie auf die Schaltfläche Zahlungsinformation speichern (2).

Wählen Sie in dem folgenden Dialog aus, ob Sie zusätzlich auch die Belege direkt für die nächste Zahlung vormerken oder nur die Zahlungsinformation speichern möchten (3) und Bestätigen Sie mit Speichern (4).

Die Zahlungsinformationen werden gespeichert und die Belege - je nach Auswahl - auf den Workflow-Step Offen oder Zahlungsvorschlag verschoben.

Es besteht zudem die Möglichkeit, den Zahlstatus für mehrere Belege per Sammelaktion auf bezahlt zu setzen, in dem Sie die Belege markieren (1), die Summe (2) prüfen und dann mit der Schaltfläche Als bezahlt markieren (3) auf bezahlt setzen.

Die Belege werden anschließend auf den Workflow-Step Bezahlt verschoben.

Dieses Vorgehen eignet sich vor allem für den Abgleich von Avisen für Lastschriften oder Kreditkartenabrechnungen.

Workflow-Step: Offen

Auf diesem Workflow-Step werden

• Belege mit Zahlstatus Offen und Kein Status

• welche bereits eine gespeicherte Zahlungsinformation haben

• aber noch nicht für den Zahlungsvorschlag vorgemerkt worden sind

  angezeigt.

  Auch auf diesem Workflow-Step können - analog zur Beschreibung unter 6.2.2 Workflow-Step: Unvollständig - die gespeicherten Zahlungsinformationen nochmals bei Bedarf angepasst oder auch einzeln für den nächsten Zahllauf vorgemerkt werden.

Möchten Sie mehr als einen Beleg für die nächste Zahlung vormerken, markieren Sie die Belege (1), prüfen Sie die Summe (2) und verschieben Sie diese dann mit der Schalfläche Für Zahlung vormerken (3) per Sammelaktion auf den Workflow-Step Zahlungsvorschlag.

Auch auf diesem Workflow-Step können Belege als bezahlt markiert werden.

Workflow-Step: Zahlungsvorschlag

Auf diesem Workflow-Step werden

• Belege mit Zahlstatus Offen und Kein Status

• welche bereits eine gespeicherte Zahlungsinformation haben

• und für den Zahlungsvorschlag vorgemerkt worden sind

  angezeigt.

  Bei Bedarf können bereits zur Zahlung vorgemerkte Belege per Sammelaktion aus dem Zahlungsvorschlag auch wieder entfernt werden. Markieren Sie diese Belege (1), prüfen Sie die Summe (2) und entfernen Sie die Belege über die Schaltfläche Aus Zahlungsvorschlag entfernen (3).

Sind alle Vorbereitungen abgeschlossen, starten Sie die Sammelzahlung über Sammelzahlung erstellen (4). Das weitere Vorgehen wird unter 6.3 Vorgehensweise bei der Erstellung einer Sammelzahlung beschrieben.

Workflow-Step: Angewiesen

Auf diesem Workflow-Step werden alle Belege mit dem Zahlstatus Angewiesen angezeigt.

Den Zahlstatus Angewiesen erhalten Belege, welche zur Bezahlung an das Online-Banking übergeben wurden. Zudem kann der Zahlstatus auch manuell für Belege vergeben werden.

Sie haben auf diesem und den folgenden Workflow-Steps die Möglichkeit, die Belege nach den jeweiligen Zahlstapel zusätzlich zu filtern:

Ab einer gewissen Anzahl an Einträgen, erfolgt die Suche über ein Eingabefeld. Suchen Sie nach dem Typ, Bestandteilen des Datums (wie im eingeschobenen Beispiel) oder gezielt nach Beträgen, um den passenden Zahlstapel zu finden.

Workflow-Step: Bezahlt

Auf diesem Workflow-Step werden alle Belege mit dem Zahlstatus Bezahlt angezeigt.

Den Zahlstatus Bezahlt erhalten Belege,

• welche zur Bezahlung an das Online-Banking übergeben und dort auch ausgeführt wurden,
• welche zur Bezahlung als SEPA-Datei ausgegeben wurden
• oder der Status manuell oder vom Vorsystem gesetzt wurde.
• Auch auf diesem Workflow-Step besteht die Möglichkeit, Belege nach dem Zahlstapel zu filtern.

Workflow-Step: Archiviert

Derzeit ohne Funktion.

Vorgehensweise bei der Erstellung einer Sammelzahlung

Sammelzahlung starten

Sind alle Belege, welche für die nächste Zahlung vorgesehen sind, auf dem Workflow-Step Zahlungsvorschlag, starten Sie die Erstellung der Sammelzahlung mit der Schaltfläche Sammelzahlung erstellen.

Bitte beachten Sie: Das Ausführen diese Aktion bezieht sich immer auf alle Belege dieses Workflow-Steps. Etwaige Filter oder Markierungen werden dabei nicht berücksichtigt.

Zahlungsvorschlag prüfen

Es öffnet sich der Assistent zur Zahlungserstellung. Auf dem ersten Step werden die Rahmendaten der selektierten Belege angezeigt.

Prüfen Sie die Daten (1).

Passen Sie bei Bedarf das Eigene Konto (2), sowie das Ausführungsdatum (3) an.

Bitte beachten Sie: Das Eigene Konto und das Ausführungsdatum dieses Vorlaufs, wird für alle Belege des Zahlvorschlages übernommen.

Wenn unterstützt, wird für Bankkonten aus dem Online-Banking der aktuelle Kontostand eingeblendet. Sollte der angestrebte Zahlbetrag den aktuellen Kontostand (4) überschreiten, wird der Kontostand farblich hervorgehoben. Dies dient nur als Hinweis und hat keine Einschränkung hinsichtlich der Erstellung der Zahlung.

Insofern von Bankkonto unterstützt, kann bei Bedarf die Checkbox für den Einzelausweis (5) auf dem Kontoauszug aktiviert werden. Durch Aktivierung der Einstellung Einzelausweis auf Kontoauszug in den Firmeneinstellungen | Zahlungseinstellungen kann die Vorbelegung dieser Checkbox definiert werden (10.3 Zahlungseinstellungen).

Bei der Erstellung einer Sammelzahlung wird aufgrund der limitierten Länge des Verwendungszweckes (140 Zeichen) anstelle des originären Verwendungszweckes des Beleges nur die Belegnummer abgestellt. Mit Aktivierung der Checkbox Verwendungszweck unverändert übernehmen (6) kann dieses Verhalten umgangen werden. Durch Aktivierung der Einstellung Verwendungszweck bei Sammelzahlung unverändert übernehmen in den Firmeneinstellungen | Zahlungseinstellungen kann die Vorbelegung dieser Checkbox definiert werden (10.3 Zahlungseinstellungen). Bitte beachten Sie, dass mit Aktivierung dieser Einstellung bei nicht ausreichender Länge des Verwendungszweckes bereits früher eine Aufteilung der Zahlung an einen Zahlungsempfänger erfolgt, bzw. je nach Einstellung der Zahlungsavise eher ein Zahlungsavis erstellt wird.

Sind alle angezeigten Daten korrekt eingestellt, beginnen Sie mit der Prüfung des Zahlvorschlags (7).

Ist dies nicht der Fall, können Sie den Vorgang an dieser Stelle Abbrechen (8) und die notwendigen Korrekturen vornehmen. Beginnen Sie in diesem Fall anschließend erneut mit der Erstellung der Sammelzahlung.

Validierung des Zahlvorschlags

Auf diesem Step wird das Ergebnis der Validierung angezeigt.

Gibt es keine Beanstandungen und kann der Zahlungsvorschlag wie selektiert ausgeführt werden, dann erscheint der Hinweis (1) "Zahlungsvorschlag kann ausgeführt werden".

Ist dies nicht der Fall, erhalten Sie den Hinweis "Zahlungsvorschlag kann nicht vollständig ausgeführt werden - Bitte weitere Hinweise beachten:" zusammen mit entsprechenden Kommentaren.

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Sie können in beiden Fällen mit der Erstellung der Sammelzahlung fortfahren, indem Sie die Kenntnisnahme des Validierungsergebnisses Bestätigen (2). Alle in der Validierung angemerkten Belege werden in Folge nicht bei der Zahlungserstellung berücksichtigt, sondern verworfen.

Sollen die angemerkten Belege eine Berücksichtigung finden, klicken Sie auf Abbrechen (3) um die notwendigen Belege zu korrigieren. Beginnen Sie in diesem Fall anschließend erneut mit der Erstellung der Sammelzahlung.

Möchten Sie lediglich die Rahmendaten auf dem ersten Step erneut einsehen oder anpassen, kehren Sie mit Zurück (4) auf den ersten Step zurück.

Zahlung erstellen

Nach der Bestätigung der Validierung werden nun die ggf. um die bei der Validierung angemerkten Belege angepasste Rahmendaten (1) angezeigt.

An erster Stelle wird dargestellt, wie viele Belege

• bezahlt werden,
• als bezahlt markiert werden (Keine Erstellung einer Einzelzahlung durch sich ausgleichende Belege),
• aufgrund der Validierung verworfen wurden.

Sind alle Angaben in Ordnung, erstellen Sie die Zahlung (2), indem Sie diese (je nach Verfügbarkeit) entweder an das Online-Banking übergeben oder als SEPA-Datei ausgeben.

• Bei Übergabe an das Online-Banking, erhalten die in der Zahlung enthaltenen Belege den Zahlstatus Angewiesen und werden auf den gleichlautenden Step verschoben. Nach Ausführung der Zahlung im Online-Banking, werden die Belege dann abschließend auf bezahlt gesetzt.
• Bei Ausgabe der Zahlung als SEPA-Datei erhalten die Belege direkt den Zahlstatus Bezahlt und werden auf den gleichlautenden Workflow-Step verschoben.

Sie haben auch an dieser Stelle noch die Möglichkeit, auf den vorherigen Step Zurück () zu wechseln oder den Erstellvorgang mit Abbrechen (4) ohne Zahlungserstellung zu beenden.

Löschen oder Zurücksetzen von Sammelzahlungen

• Löschen von Sammelzahlungen bei Übergabe an ADDISON Direkt Online-Banking

Ein direktes Löschen von an das Online-Banking übergebenen Sammelzahlungen aus SMART Connect heraus ist nicht möglich. Sammelzahlungen können aber entweder komplett oder in Teilen im Online-Banking gelöscht werden, insofern diese noch nicht ausgeführt worden sind. Diese Löschung wird spätestens mit Ausführung der Zahlung im Online-Banking an SMART Connect übergeben und auch berücksichtigt, indem der Zahlstatus für die betreffenden Belege wieder auf Offen gesetzt wird. Es erfolgt auch die Anpassung der Summe des Zahlstapels. Die Bereitstellung einer Zahlung für diese Belege ist anschließend erneut möglich.

Belege mit dem Zahlstatus Angewiesen erhalten auch einen entsprechenden Hinweis auf der Zahlungsinformation.

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• Ändern von Zahlungsart oder Zahlstatus nach Zahlungserstellung für Einzelzahlungen

Für das Zurücksetzen von Belegen, welche über die Ausgabe einer SEPA-Datei bezahlt wurden, besteht die Möglichkeit durch Ändern des Zahlstatus von Bezahlt auf Offen (1) oder Kein Status, die Zahlung zurückzusetzen. Mit dem Speichern (2) erscheint eine Abfrage.

Bitte beachten Sie, dass für einen Zahlungsempfänger immer alle Belege der jeweiligen Einzelzahlung der Sammelzahlung zurückgesetzt werden.

Ist dies so gewollt, Bestätigen Sie die Abfrage mit Ja (3). Andernfalls brechen Sie das Zurücksetzen mit Nein (4) ab.

Mit dem Zurücksetzen wird der Beleg wieder auf dem Workflow-Step Offen einsortiert. Die Bereitstellung einer Zahlung für diese Belege ist anschließend erneut möglich. Es erfolgt auch die Anpassung der Summe des Zahlstapels.