So wirds gemacht

So wirds gemacht

Benutzer verwalten

So legen Sie einen Benutzer an - Assistent für die Neuanlage

Neue Benutzer werden angelegt, indem Sie in der Benutzer-Ansicht auf klicken.

Es öffnet sich der Assistent für die Anlage neuer Benutzer. Sie werden nun durch die verschiedenen Schritte der Benutzerneuanlage geführt und können unterschiedliche Optionen wählen:

Neuen Benutzer anlegen

Wenn Sie z.B. nach einer Erstinstallation einen weiteren BBS-Benutzer anlegen möchten oder einen Benutzer von Grund auf neu anlegen möchten, nutzen Sie bitte diese Option. Der Benutzertyp und alle Eigenschaften wie Namen, Kommentar, spezielle Merkmale (z.B. Administrator) müssen definiert werden. Beachten Sie bitte, dass einige Eigenschaften wie AO-Administrator oder Präsentationsbenutzer nicht bei allen Benutzertypen zur Verfügung stehen oder Eigenschaften sich gegenseitig ausschließen können.

Die einzelnen Dialogelemente haben folgende Bedeutung:

Sachbearbeiter (Optional)

Bei der Erstellung neuer Benutzer im Benutzer Berechtigungssystem (BBS) wird sofort und automatisch der interne Zugriff aus der ADDISON Software auf ADDISON Online eingerichtet. Außer dem Anlegen des Mitarbeiters sind dafür keine weiteren Schritte notwendig. Die Funktionalität ist im Wesentlichen mit der Eigenschaft Sachbearbeiter verknüpft. Dieser Benutzertyp kann nachträglich nicht mehr geändert werden.

Wenn Sie über das BBS auch selbstbuchenden Mandanten (z.B. ASP-Mandanten) verwalten, achten Sie bitte bei der Neuanlage dieser Benutzer, dass Sie den Haken bei Sachbearbeiter, der standardmäßig gesetzt ist, entfernen, da diese Benutzer keinen Zugriff auf ADDISON Online erhalten sollten.

Basisbenutzer (Optional)

Es handelt sich hierbei um einen Benutzer, der seine Tätigkeit nur in der ADDISON Software ausübt und keinen Zugriff auf ADDISON Online benötigt. Dieser Benutzertyp kann nachträglich auch in einen Sachbearbeiter geändert werden.

Windows-Benutzerkonto (Optional)

Über das Fernglas bei Windows-Benutzerkonto können Sie Windows-Benutzer aus dem Active Directory auswählen, sofern die Funktionalität "Datenverzeichnisse mit Windowsrechten schützen" aktiviert wurde. In der Regel ist dieses Feld standardmäßig ausgeblendet.

BBS-Benutzername (Pflichtfeld)

Name des neuen Benutzers (maximal 20 Zeichen, wird automatisch in Großbuchstaben umgewandelt). Unter diesem Namen muss sich der neue Benutzer am System anmelden (Login).

Vorname (Pflichtfeld)

Hinterlegen Sie hier bitte den Vornamen des Benutzers. Es handelt sich hierbei um eine Pflichtangabe.

Nachname (Pflichtfeld)

Hinterlegen Sie hier bitte den Nachnamen des Benutzers. Es handelt sich hierbei um eine Pflichtangabe.

E-Mail-Adresse (Pflichtfeld)

Hinterlegen Sie hier bitte die E-Mail-Adresse des Benutzers. Es handelt sich hierbei um eine Pflichtangabe.

Kommentar (Optional)

Hier können Sie eine kurze Beschreibung für den Benutzer eingeben, z.B. Name und Abteilung des Mitarbeiters. Der Kommentar kann bis über 32.000 Zeichen lang sein, Sie sollten aber bedenken, dass in der Benutzer-Ansicht nicht so viel Platz vorgesehen ist.

Kennwort (Pflichtfeld)

Kennwort des Benutzers (wird bei der Eingabe nicht angezeigt). Beachten Sie, dass dabei auch die Groß-/Kleinschreibung von Bedeutung ist. Mit diesem Kennwort muss sich der neue Benutzer am System anmelden (Login).

Bitte beachten Sie, dass das Kennwort folgender Komplexitätsrichtlinie entsprechen muss:

• mind. 12 Zeichen
• ein Großbuchstabe
• ein Kleinbuchstabe
• ein Sonderzeichen ! @ % ( ) { } [ ]
• eine Zahl

Weitere Hinweise zu dieser Thematik finden Sie hier.

Wiederholung (Pflichtfeld)

Wiederholung des Kennworts zur Prüfung der korrekten Eingabe.

Im nächsten Schritt ordnen Sie bitte eine bestehende BBS-Gruppe zu:

Wenn Sie die Gruppenzuordnung nachträglich ändern möchten, so können Sie dies in der Benutzer-Ansicht in der Detailansicht des Benutzers durchführen (Doppelklick auf den BBS-Benutzernamen) und eine Gruppe durch Setzen oder Entfernen des Hakens vor dem Gruppennamen tätigen. Alternativ gibt es die Möglichkeit in der Gruppen-Ansicht | Reiter Gruppeneigenschaften den BBS-Benutzer zur zuvor (oben) selektierten Gruppe hinzuzufügen bzw. aus dieser Gruppe zu entfernen.

Im letzten Schritt erhalten Sie eine Zusammenfassung Ihrer Eingaben und Auswahlen:

Einstellungen von einem bestehenden Benutzer übertragen

Hierbei dient der bestehende BBS-Benutzer als "Kopiervorlage" und es wird ein neuer Benutzer angelegt. Diese Funktion sollte nur genutzt werden, wenn die Person (Identität) des neuen Benutzers nicht identisch mit dem bestehenden Benutzer ist. Es wird ein neuer ADDISON Online-Zugang für den automatischen Login erzeugt.

Beispiel: ein neuer Mitarbeiter wird auf Basis eines bestehenden BBS-Benutzers angelegt, da das Tätigkeitsprofil gleich ist.

Diese sollte nur genutzt werden, wenn es sich um unterschiedliche Identitäten/ Personen handelt. In allen weiteren Fällen nutzen Sie bitte die Option "Identität übernehmen ".

Im nächsten Schritt wählen Sie bitte über die Dropdown-Auswahl den bestehenden BBS-Benutzer aus, dessen Einstellungen übertragen werden sollen.

Geben Sie nun im nächsten Schritt die Daten des neuen Benutzers ein:

Prüfen Sie im Zusammenfassungsdialog Ihre Eingaben und klicken Sie auf "Fertig stellen". Sofern Sie Ihre Eingaben korrigieren möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche "Zurück":

Identität übernehmen

Auf Basis des ausgewählten Benutzers wird ein neuer Benutzer angelegt und alle Einstellungen inklusive der Verbindung zu ADDISON Online übernommen. Eine Authentifizierung des bisherigen Benutzers aus ADDISON an ADDISON Online ist nicht mehr möglich.

Die Funktion dient zur Anpassung des Namens des Benutzers z.B. durch Heirat. Diese sollte nur genutzt werden, wenn die Identität bzw. Person gleichbleibt.

Im nächsten Schritt wählen Sie bitte über die Dropdown-Auswahl den bestehenden BBS-Benutzer aus, dessen Identität übernommen werden soll:

Geben Sie nun im nächsten Schritt die Daten ein (z.B. Namensänderung durch Heirat):

Die einzelnen Dialogelemente haben folgende Bedeutung:

BBS-Benutzername

Name des neuen Benutzers (maximal 20 Zeichen, wird automatisch in Großbuchstaben umgewandelt). Unter diesem Namen muss sich der neue Benutzer am System anmelden (Login).

Vorname (Pflichtfeld)

Hinterlegen Sie hier bitte den Vornamen des Benutzers. Es handelt sich hierbei um eine Pflichtangabe.

Nachname (Pflichtfeld)

Hinterlegen Sie hier bitte den Nachnamen des Benutzers. Es handelt sich hierbei um eine Pflichtangabe.

E-Mail-Adresse (Pflichtfeld)

Hinterlegen Sie hier bitte die E-Mail-Adresse des Benutzers. Es handelt sich hierbei um eine Pflichtangabe.

Benutzer "…" deaktivieren

Hiermit kann im Rahmen der Funktionalität gleichzeitig auch der bisher genutzte BBS-Benutzer deaktiviert werden soll. Dies ist sinnvoll, wenn der neue Benutzer z.B. aufgrund eines Namenswechsels durch Heirat angelegt wird.

Kommentar (Optional)

Hier können Sie eine kurze Beschreibung für den Benutzer eingeben, z.B. Name und Abteilung des Mitarbeiters. Der Kommentar kann bis über 32.000 Zeichen lang sein, Sie sollten aber bedenken, dass in der Benutzer-Ansicht nicht so viel Platz vorgesehen ist.

Kennwort (Pflichtfeld)

Kennwort des Benutzers (wird bei der Eingabe nicht angezeigt). Beachten Sie, dass dabei auch die Groß-/Kleinschreibung von Bedeutung ist. Mit diesem Kennwort muss sich der neue Benutzer am System anmelden (Login).

Wiederholung (Pflichtfeld)

Wiederholung des Kennworts zur Prüfung der korrekten Eingabe.

Prüfen Sie im Zusammenfassungsdialog Ihre Eingaben und klicken Sie auf "Fertig stellen". Sofern Sie Ihre Eingaben korrigieren möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche "Zurück".

So richten Sie einen Administrator ein

Neben dem Benutzer ADMIN, dem „Administrator für das Benutzerberechtigungssystem“, können weitere Benutzer mit Administrator-Rechten eingerichtet werden. Dies geschieht durch Aktivieren der Option Administrator aus der detaillierten Benutzer-Ansicht oder durch Markierung des Merkmals ADMIN aus dem Kontext-Menü des selektierten Benutzers.

Wir empfehlen Ihnen unbedingt einen zweiten BBS-Benutzer mit dem Merkmal „Administrator“ anzulegen, damit Sie Veränderungen am BBS durchführen können, ohne das ADMIN-Kennwort kennen zu müssen.

Der zweite Benutzer kann im Notfall das Kennwort des Admin-Benutzers zurückzusetzen.

Falls Sie das Administrator-Kennwort vergessen haben

Wenn Sie einen weiteren BBS-Administrator eingerichtet haben, können Sie sich beim Start von BBS unter diesem Namen anmelden und dann das Kennwort vom Benutzer ADMIN zurücksetzen, indem Sie das Kennwort des angemeldeten BBS-Administrators eingeben. Beachten Sie, dass bei der Kennworteingabe auch die Groß-/Kleinschreibung von Bedeutung ist.

Wenn Sie das Kennwort vom BBS-Benutzer ADMIN vergessen haben und es gibt keinen zweiten BBS-Administrator, haben Sie keinen Zugang mehr zu BBS. In dem Fall müsste der Hersteller der Datenbank-Software beauftragt werden zu versuchen das bisherige Kennwort aus der Datenbank heraus zu lesen. Diese Dienstleistung ist in dem Fall kostenpflichtig.

Anbindung an ADDISON Online

In den letzten Jahren haben wir unsere Produktlösungen immer stärker durch Online- bzw. Hybridlösungen erweitert bzw. gehören diese mittlerweile zum integralen Bestandteil. Hierzu sei u.a. ADDISON Online, ADDISON Steuern Online mit der Lösung für die Grundsteuer, aber auch die Kommunikation mit Ihren Mandanten über ADDISON Direkt genannt. Voraussetzung hierfür ist, dass für den Mitarbeiter auch ein ADDISON Online Login erstellt ist, der nachfolgend automatisch mit den lokal definierten Berechtigungen synchronisiert wird.

Mit Anlage von BBS-Benutzern also z.B. von Kanzlei- oder Unternehmensmitarbeitern innerhalb der ADDISON Software wird dieser automatisch erzeugt und somit ist dieser BBS-Benutzer danach permanent mit ADDISON Online verbunden.

Zusätzlich kann gesteuert werden, dass für die Mitarbeiter ein externer ADDISON Online Login erstellt wird, der es ermöglicht, sich u.a. im Browser oder über die mobile App Meine Kanzlei an ADDISON Online anzumelden.

Sachbearbeiter: Neuanlage von Benutzern im BBS

Bei der Erstellung neuer Mitarbeiter im Benutzer Berechtigungssystem (BBS) wird sofort und automatisch der interne Zugriff aus der ADDISON Software auf ADDISON Online eingerichtet. Außer dem Anlegen des Mitarbeiters sind dafür keine weiteren Schritte notwendig. Die Funktionalität ist im Wesentlichen mit dem Benutzertyp Sachbearbeiter verknüpft.

Bitte wählen Sie die Option Basisbenutzer, wenn Sie über das BBS auch selbst buchenden Mandanten (z.B. ASP-Mandanten) verwalten, da diese Benutzer keinen Zugriff auf ADDISON Online erhalten sollten.

Es dauert einige Minuten bis der ADDISON Online Login für den Mitarbeiter eintrifft und der Zugriff aktiv wird. Der Mitarbeiter kann sich währenddessen an der ADDISON Software anmelden und sobald der fest mit dem lokalen System verbundene Zugang erstellt wurde, ist ADDISON Online aus der ADDISON Software heraus erreichbar. Der Zugangsstatus von ADDISON Online wechselt von Rot auf grün:

Die Mitarbeiter sind ab diesem Zeitpunkt permanent mit ADDISON Online verbunden, sobald sie sich an der ADDISON Software anmelden.

Zugangsdaten für externen Login erhalten/herunterladen

Standardmäßig erhalten alle neu angelegten Benutzer keinen externen Zugang zu ADDISON Online. Sofern es gewünscht ist, dass ausgewählte Mitarbeiter auch außerhalb der ADDISON Software (z.B. im Browser) auf ADDISON Online zugreifen können, ist es notwendig diesen Mitarbeitern den Zugriff einzurichten. Hierfür steht weiterhin der Dialog ADDISON Online-Zugänge für BBS-Benutzer verwalten zur Verfügung.

Innerhalb der ADDISON Software ist das Eingeben der Zugangsdaten generell nicht mehr notwendig, da jeder Mitarbeiter automatisch durch den BBS-Login an ADDISON Online angemeldet ist.

Über die Schaltfläche Externen Zugang verwalten/Kennwort zurücksetzen kann durch Setzen oder Entfernen des Hakens der externe Zugang gewährt oder entzogen werden:

Durch Änderung des Attributs Externer Zugang wird automatisch eine Nachricht an ADDISON Online gesendet, die das Zurücksetzen des Passworts für den Online-Zugriff bewirkt.

Für Benutzer, denen der Zugriff erteilt wird, wird somit ein neues Zugangsdaten-Dokument erstellt und dieses kann im z.B. im Postkorb des Office Managers anzeigt werden. Wenn die Aktion abgeschlossen wurde, wechselt der Status automatisch von Beantragt auf Erstellt.

Zusätzlich kann der Mitarbeiter sein eigenes Zugangsdaten-Dokument über den Reiter Online / Status ADDISON Online / ADDISON Online-Zugänge für BBS-Benutzer verwalten aufrufen. Bei Mitarbeitern, bei denen der Zugriff für den externen Zugang entzogen wird, wird durch die vom Programm durchgeführte Passwort Rücksetzung sichergestellt, dass diese nicht mehr extern z.B. via Web-Browser auf ADDISON Online zugreifen können. Dementsprechend ist auch der Zugriff auf das Zugangsdaten-Dokument nicht mehr verfügbar. Der interne Zugriff auf ADDISON Online wird durch das Entziehen des externen Zugangs jedoch nicht unterbunden.

BBS-Benutzer deaktivieren

Sofern ein BBS-Benutzer deaktiviert wird, wird ebenfalls ein vorhandener Zugriff für den externen Zugang entzogen, in dem vom Programm eine automatisch durchgeführte Passwort Rücksetzung initiiert wird.

Dieser Benutzer wird nach Deaktivierung im Dialog ADDISON Online-Zugänge für BBS-Benutzer verwalten ausgeblendet.

Assistent: Sachbearbeiter definieren

Über den Aufruf Extras / Sachbearbeiter definieren können nachträglich einzelne oder auch mehrere Benutzer als Sachbearbeiter definiert werden und automatische ADDISON Online Logins erstellt werden.

Im Dialog ADDISON Online-Zugänge für BBS-Benutzer verwalten wechselt danach der Status sofort auf beantragt, ohne dass eine weitere Aktion notwendig ist, um den Zugriff auf ADDISON Online einzurichten.

Selbstbuchende Mandanten

Bei der Anlage von Benutzern, die keine Mitarbeiter sind wie zum Beispiel selbst buchende Mandanten oder Mitarbeiter, die aus betrieblichen Gründen keinen automatischen Zugang zu ADDISON Online erhalten sollen, ist bei der Anlage darauf zu achten, dass diese als Benutzertyp Basisbenutzer angelegt werden.

Gruppen verwalten

So legen Sie eine neue Gruppe an

Eine Gruppe wird angelegt indem Sie in der Gruppen-Ansicht auf klicken.

Es öffnet sich ein Eingabedialog, in welchem Sie Name und Kommentar festlegen müssen.

Sperren und Freigeben von Projekten

Sie können ein Projekt für eine bestimmte Gruppe sperren oder freigeben, indem Sie aus der detaillierten Gruppen-Ansicht ein Projekt markieren oder nicht.

Im nachfolgenden Beispiel ist das Projekt ANL nicht freigegeben im Gegensatz zu den Projekten ADDISON und ADDISON Direkt.

Im Dialog Gruppeneigenschaften werden immer alle Projekte angezeigt, die installiert wurden, unabhängig davon, ob sie am jeweiligen Arbeitsplatz genutzt werden oder nicht.

Über das Projekt ADDISON können Sie Generalsperren vergeben. Diese Sperren wirken unabhängig von den Rechten in anderen Gruppen.

Sperren und Freigeben von Attributen

Sie können Attribute und deren Zusatzeigenschaften für ein Projekt innerhalb einer bestimmten Gruppe sperren oder freigeben, indem Sie aus der detaillierten Gruppen-Ansicht das Attribut markieren oder nicht.

Im nachfolgenden Beispiel ist im Projekt ADDISON Direkt das Attribut Datenservice Rechnungsdetails nicht aktiviert und somit gesperrt. Die übrigen Attribute des Projekts ADDISON Direkt sind aktiviert und somit nicht gesperrt.

In der Spalte Attribute/Zusatzdaten werden alle für ein Projekt verfügbaren Attribute und Zusatzeigenschaften angezeigt. Nicht alle Projekte verfügen über Attribute – in diesem Fall bleibt die Anzeige leer.

Sobald ein Projekt freigegeben wird, werden automatisch alle verfügbaren Attribute ebenfalls freigegeben.

Sperren und Freigeben von Mandanten

Sie können die Bearbeitung von Mandanten für ein ausgewähltes Projekt sperren, indem Sie aus der detaillierten Gruppen-Ansicht Mandanten mit Hilfe des vorgesehenen Dialogs (Reiter „Mandant sperren“, Kontext-Menü „Neu“) sperren.

Im nachfolgenden Beispiel soll der Mandant 1 gesperrt und somit nicht mehr verarbeitet werden können.

Die gesperrten Mandanten bzw. Bereiche können sich möglicherweise überschneiden oder gar ganz überdecken. Die tatsächlichen Sperren ergeben sich dann aus der Summe aller Sperren.

Mandanten, die im Projekt „ADDISON“ gesperrt wurden, können in keinem anderen Projekt bearbeitet werden. Die Sperrung gilt in dem Fall für alle Projekte.

Datenverzeichnisse mit Windowsrechten schützen

Hiermit stellen wir Ihnen eine BBS-Funktion zur Verfügung, die Ihnen die Möglichkeit gibt, Mandantenverzeichnisse unterhalb von DATEN und CMS vor unerwünschten Zugriffen auf Windowsebene zu schützen. Diese Funktion kann für Kunden, die nur bedingt Kenntnisse im Bereich der Verwaltung der Windows-Berechtigungen bzw. über keinen im Unternehmen beschäftigten Administrator verfügen, von Nutzen sein.

Wir empfehlen Ihnen das gesonderte Online-Seminar der ADDISON Akademie zu dieser BBS-Erweiterung zu besuchen.

Die Berechtigung auf Windowsebene basiert auf den Mandantensperrungen/Mandantenfreigaben, die Sie innerhalb BBS entweder auf Gruppen- oder Benutzerebene getroffen haben. Sind keine Einschränkungen bzgl. der Mandanten getroffen worden, so hat die Aktivierung dieser Funktion keinen Sinn. Die Aktivierung dieser Funktion setzt voraus, dass die Windows-Rechteverwaltung auf Windows Active Directory basiert. Das Setzen der Berechtigungen wird mit Hilfe vom ADDISON Installer Server-Dienst an das Betriebssystem in Auftrag gegeben. Die Aktivierung dieser Option bedingt u.U. eine Umstellung des ADDISON Installer Server-Dienstes an den Clients (Server/Desktop), an denen die ADDISON-Anwendungen gestartet werden. Wenn Sie die Anweisungen nicht beachten, kann dies zu Fehlverhalten innerhalb der Anwendungen führen. Weitere Informationen erhalten Sie in diesem Abschnitt.

Folgende Mandantenverzeichnisse unterhalb DATEN werden dabei berücksichtigt:

• [Mandantennummer]
• ClientProfile[Mandantennummer]
• Extern[Mandantennummer]
• SRZ[Mandantennummer]

Folgende Mandantenverzeichnisse unterhalb CMS werden dabei berücksichtigt:

• Berichte[Mandantennummer]
• Bilanz[Mandantennummer]
• Portal[Mandantennummer]

Diese Funktionalität muss explizit aktiviert werden. Ist diese nicht aktiviert worden, so gelten die Verzeichnis-Berechtigungen der Standardeinrichtung. Um die neue Funktion (vollständig) nutzen zu können sind drei Schritte notwendig:

• Die globale BBS-Option muss aktiviert sein.
• Es muss eine Zuordnung BBS-Benutzer/Windows-Benutzer vorgenommen worden sein.
• Die Windowsrechte müssen gesetzt werden.

Ist diese Option aktiviert worden und es meldet sich ein BBS-Benutzer an, der einem Windows-Benutzer zugeordnet wurde, so wird die Möglichkeit eines Benutzerwechsels innerhalb der ADDISON-Anwendungen verhindert. Bei der Mandantenanlage werden dann auch die Berechtigungen automatisch gesetzt und es wirkt sich auf die Dauer der Ausführung der Funktion aus.

Voraussetzungen

Damit die Funktionalität genutzt werden kann, sind technische Voraussetzungen in Abhängigkeit der genutzten ADDISON Installationsvariante zu schaffen. Dies betrifft in erster Linie den ADDISON Installer Server-Dienst.

Da das Setzen der Berechtigungen mit Hilfe des ADDISON Installer Server-Dienstes an das Betriebssystem in Auftrag gegeben wird, muss dieser ggf. auf einen Domänen-Benutzer mit lokalen administrativen Rechten umkonfiguriert werden, und zwar netzwerkweit. D.h. an allen Systemen, die mit den ADDISON-Anwendungen arbeiten.

Bei einer All-in-One-Installation (Installationsvariante 1, wie z.B. Einplatzinstallation) sind keine gesonderten technischen Voraussetzungen nötig.

Für die Installationsvariante 2 bis 5 (getrennte Server bzw. Client-/Server Installation) muss sichergestellt werden, dass der o.g. Dienst so konfiguriert ist, dass die Dienstanmeldung mit ein Domäne-Konto erfolgt. Die Dienstanmeldung kann mit Hilfe der Anwendung ADWSKonfiguration.exe vorgenommen werden. Die Umkonfiguration sollte jedoch im Rahmen des Workstation-Setups automatisch erfolgen

Die Anpassung des ADDISON Installer Server-Dienstes muss an allen ADDISON-relevanten Systemen vorgenommen werden.

Globale BBS-Option aktivieren

Die neue Funktion Datenverzeichnisse mit Windowsrechten schützen muss explizit aktiviert werden.

Hierzu müssen Sie über die Schaltfläche BBS-Optionen den Menü-Punkt Einstellungen auswählen und innerhalb des angezeigten Dialogs ein Häkchen bei Datenverzeichnisse mit Windowsrechten schützen setzen.

Anschließend müssen Sie den Folgedialog mit Ja bestätigen, wenn Sie diese Funktion tatsächlich aktivieren wollen.

Unmittelbar danach wird ein neuer Dialog gestartet: Einrichtungsassistent für Zugriffssteuerung. Der Assistent dient dazu die Schritte 2 und 3 durchzuführen.

Die globale BBS-Option kann jederzeit zurückgenommen werden indem das Häkchen bei Datenverzeichnisse mit Windowsrechten schützen entfernt wird. Wenn Sie dies tun, werden Sie auf die Konsequenzen aufmerksam gemacht. Folgender Dialog wird Ihnen angezeigt:

Erst, wenn Sie den Dialog mit Ja bestätigen werden die Berechtigungen auf Windowsebene entfernt. Die Zuordnungen BBS-/Windows-Benutzer bleiben jedoch erhalten. Sie werden nicht entfernt.

Zuordnung BBS-Benutzer/Windows-Benutzer vornehmen

Unmittelbar nach Aktivierung der neuen Funktion können Sie eine Zuordnung BBS-Benutzer/Windows-Benutzer mit Hilfe des Einrichtungsassistenten für Zugriffssteuerung treffen. Die Zuordnung kann auch aus den BBS-Benutzereigenschaften getroffen werden.

Sie können den Windows-Anmeldenamen direkt in das Feld selbst erfassen oder mit Hilfe der Fernglas-Schaltfläche kann Benutzer aus der Active Directory-Datenbank übernommen werden. Dabei öffnet sich ein Dialog in folgender Form:

Per Doppelklick auf einen Eintrag aus dem o.g. Dialog wird der Windows-Benutzer als BBS-Benutzer übernommen.

Sind Zuordnungen getroffen worden so ist die Anzeige der Benutzerinformation um eine Spalte ergänzt: Windows-Benutzerkonto zugeordnet. Ein Häkchen signalisiert, ob für den BBS-Benutzer eine Zuordnung zu einem Windows-Benutzer getroffen worden ist.

Die Person, die die Zuordnung trifft, ist verantwortlich dafür, dass es durch die Zuordnung nicht zu einer unerwünschten Sperrung kommt. Es betrifft u.a. den Windows-Benutzer Administrator: es muss sichergestellt werden, dass der Administrator sich nicht aussperrt.

Rechte setzen

Das Setzen der Berechtigungen auf Windowsebene kann jederzeit aus dem Einrichtungsassistent für Zugriffssteuerung explizit vorgenommen werden, indem auf Rechte setzen geklickt wird.

Sofern die globale BBS-Option aktiviert und eine Zuordnung BBS-/Windows-Benutzer innerhalb der BBS-Benutzereigenschaften getroffen wird, werden die Berechtigungen auf Windowsebene automatisch vorgenommen.

Einrichtungsassistent für Zugriffssteuerung

Der Assistent ist in Zusammenhang mit der Funktion Verzeichnisschutz auf Windowsebene zu bringen. Wenn Sie die globale BBS-Option aktiviert haben wird die Schaltfläche automatisch bereitgestellt/zugänglich gemacht. Ist die globale Option nicht aktiviert worden, so bleibt diese Schaltfläche ausgegraut.

Der Dialog zeigt Ihnen die BBS-Benutzer (Links) und die Windows-Benutzer (Rechts), die noch nicht zugeordnet worden sind.

Nachfolgend erhalten Sie eine Beschreibung der Haupt-Schaltflächen des Einrichtungsassistenten:

		Darüber können Sie eine manuelle Zuordnung der BBS-/Windows-Benutzer durchführen.
		Darüber können Sie eine automatische Zuordnung der BBS-/Windows-Benutzer durchführen vorausgesetzt, die Anmeldenamen stimmen überein.
		Mit der Schaltfläche können Sie eine Zuordnung aufheben.
		Darüber können Sie letztendlich den Vorgang zum Setzen der Windowsrechte auf Verzeichnisebene starten.

Das Setzen der Rechte erfolgt in verschiedenen Schritten bzw. Phasen, die in Abhängigkeit der Komplexität der durchzuführenden Aktionen unterschiedlich lange dauern können.

Der Fortschritt wird im Einrichtungsassistenten in Form von Statusdialogen angezeigt:

		Phase 1: Berechtigungen ermitteln.
		Phase 2: Berechtigungen setzen

Mandantenpräsentationen

Besprechungen mit Mandanten, die auf Basis unserer Anwendungen stattfinden müssen (z.B. Bilanzbesprechung), sollten so stattfinden können, dass Daten anderer Mandanten innerhalb unserer Anwendungen nicht sichtbar sind (Stichwort DSGVO). Um das umzusetzen haben Sie bisher Einstellungen innerhalb des Benutzerberechtigungssystems (BBS) für den Zweck angepasst.

Mit dem Feature Mandantenpräsentationen haben wir das Verfahren flexibler gestaltet. Das neue Feature dient dazu BBS-Berechtigungen vor einer bevorstehenden Mandantenpräsentation einzurichten, und festzulegen auf welche Mandanten im Rahmen der Präsentation zugegriffen werden darf, ohne das eigentliche BBS starten zu müssen. Diese Festlegung kann durch eine Person Ihres Vertrauens (z.B. eine Person aus dem Frontoffice) außerhalb des Benutzerberechtigungssystems (BBS) vorgenommen werden.

Um dieses Feature nutzen zu können, müssen Sie innerhalb BBS folgendes tun:

• einen eingeschränkten Administrator und
• mindestens einen Präsentationsbenutzer einrichten.

Notwendige BBS-Einstellungen

Sie müssen unbedingt Einstellungen von BBS-Benutzern vorgenommen haben, um dieses Feature nutzen können. Es muss v.a. mindestens ein BBS-Benutzer geben, der über die Eigenschaft Präsentationsbenutzer verfügt. Diese Eigenschaft oder das BBS-Benutzer-Merkmal wird gesetzt indem Sie

• auf die rechte Maustaste klicken und aus dem Kontextmenü Merkmale den Punkt Präsentationsbenutzer auswählen oder
• den BBS-Benutzer-Dialog per Doppelklick auf den gewünschten BBS-Benutzer öffnen und dort, den Haken bei Präsentationsbenutzer setzen.

Zusätzlich können Sie ein BBS-Benutzer mit der Eigenschaft eingeschränkter Administrator einrichten. Der BBS-Benutzer wird dann in der Lage versetzt werden, die Verwaltung der Präsentationsbenutzer außerhalb von BBS vornehmen zu können.

Die Einrichtung eines eingeschränkten Administrators wird wie für ein Präsentationsbenutzer vorgenommen. Diese Eigenschaft oder das BBS-Benutzer-Merkmal wird gesetzt indem Sie

• auf die rechte Maustaste klicken und aus dem Kontextmenü Merkmale den Punkt Eingeschränkter Admin auswählen oder
• den BBS-Benutzer-Dialog per Doppelklick auf den gewünschten BBS-Benutzer öffnen und dort, der Haken bei Eingeschränkter Administrator setzen.

Beachten Sie, dass die BBS-Benutzer-Merkmale Administrator, Eingeschränkter Administrator und Präsentationsbenutzer sich untereinander ausschließen. Meldet sich ein Präsentationsbenutzer an, so hat er unterhalb vom Menüpunkt Sicherheit einen eingeschränkten Funktionsumfang. Ein Benutzerwechsel ist untersagt.

Verwaltung der Präsentationsbenutzer außerhalb von BBS

Der (eingeschränkte) Administrator bekommt der Zugang zum Menüpunkt Mandantenpräsentation unterhalb vom ADDISON-Menü Sicherheit.

Die Funktion/der Dialog zur Verwaltung der Präsentationsbenutzer kann erst dann gestartet werden, wenn der Anwender sein BBS-Kennwort oder Windows-Kennwort (falls die Anmeldung beim Starten der Anwendung mit ein Windows-Benutzername erfolgte) Nach Eingabe des Kennwortes wird folgender Dialog angezeigt:

Darüber kann festgelegt werden, welche Mandanten für welchen BBS-Präsentations-Benutzer freigeschalten werden sollen. Hierfür müssen Sie:

• Einen Präsentationsbenutzer mit dem Fernglas auswählen falls mehr als ein Präsentationsbenutzer eingerichtet worden ist. Standardmäßig wird der erster Präsentationsbenutzer angezeigt, der in der Datenbank gefunden wird.
• Die Mandanten mit dem Fernglas auswählen, die der ausgewählter Präsentationsbenutzer bearbeiten darf.

Darüber hinaus kann optional festgelegt werden, ob beim Verlassen der Präsentation ein besonderer Mandant freigeschaltet werden muss, wie z.B. ein Test-Mandant. Die Auswahl erfolgt über das Fernglas bei Zurücksetzen mit.