Textbausteinverwaltung
Textbausteinverwaltung
Allgemein
Programmaufruf
Die Textbausteinverwaltung kann sowohl in ADDISON als auch in Microsoft Word aufgerufen werden.
In ADDISON im Seitenbereich Ablage / Verwaltung / Dokumentvorlagen.
Allgemein
Bei Brief erstellen auf der Registerkarte Vorlagen/Brieftext durch Anklicken der Schaltfläche Textbaustein.
In Microsoft Word durch Anklicken der Schaltfläche Textbausteine.
Programmzweck
Über Textbausteine können häufig verwendete Textelemente gespeichert und schnell eingefügt werden. Solche Textelemente können z.B. feststehende Formulierungen oder Tabellen sein, die häufig bei der Erstellung von Dokumenten verwendet werden.
In der Textbausteinverwaltung können Textbausteine angelegt, bearbeitet und eingefügt werden.
Textbausteine können bei Brief erstellen in den Brieftext oder im erstellten Dokument in Microsoft Word eingefügt werden.
Benutzeroberfläche
Die Benutzeroberfläche besteht aus:
- Baumstruktur mit Kategorien
- Tabelle mit vorhandenen Textbausteinen
- Eingabefeld für den Inhalt der Textbausteine
Die Symbolleiste der Textbausteinverwaltung
Einfügen eines Textbausteins
Auswahl eines Textbausteins
Die Textbausteine werden in Kategorien gespeichert. Innerhalb einer Kategorie können beliebig viele Textbausteine angelegt sein.
Für das Einfügen eines Textbausteins gehen Sie bitte wie folgt vor:
Klicken Sie die Kategorie an, in der sich der gewünschte Textbaustein befindet.
Klicken Sie den gewünschten Textbaustein an.
Klicken Sie die Schaltfläche Übernehmen an.
Bei Übernehmen schließen
Mit der Option Bei Übernehmen schließen wird gesteuert, ob die Textbausteinverwaltung nach Einfügen eines Textbausteins geschlossen wird oder geöffnet bleibt.
Ist die Option gesetzt, wird die Textbausteinverwaltung bei Einfügen eines Textbausteins geschlossen (= Standardeinstellung).
Ist die Option nicht gesetzt, bleibt die Textbausteinverwaltung nach Einfügen eines Textbausteins geöffnet. Um die Textbausteinverwaltung zu verlassen, ist die Schaltfläche Schließen anzuklicken.
Bearbeitung von Textbausteinen
Kategorien
Die Kategorien unterscheiden sich in 2 Bereiche:
ADDISON-Standard-Kategorien
Eigene Kategorien
Die ADDISON-Standard-Kategorien und die darin enthaltenen Textbausteine können nicht verändert werden. Die von ADDISON ausgelieferten Textbausteine in den ADDISON-Standard-Kategorien werden bei Updates überschrieben, so dass immer die aktuellen Textbausteine vorhanden sind.
Im Bereich der eigenen Kategorien können Kategorien und Textbausteine angelegt, bearbeitet und gelöscht werden. Die eigenen Kategorien werden bei Updates nicht überschrieben.
Standard-Textbausteine können bearbeitet werden, in dem diese von der ADDISON-Standard-Kategorie in eine eigene Kategorie kopiert werden.
Kategorien bearbeiten
Die eigenen Kategorien können bearbeitet werden. Eigene Kategorien können neu angelegt, umbenannt und gelöscht werden.
Benutzen Sie zur Bearbeitung der Kategorien die Schaltflächen Neue Kategorie anlegen, Kategorie umbenennen und Kategorie löschen.
Textbaustein neu anlegen
Für die Neuanlage eines Textbausteins gehen Sie bitte wie folgt vor:
Wählen Sie in der Baumstruktur der Kategorien eine eigene Kategorie aus, z.B. unter der Kategorie Eigene Brieftexte.
Klicken Sie die Schaltfläche Neuen Textbaustein anlegen an.
Geben Sie eine Bezeichnung für diesen Textbaustein ein. Die Bezeichnung sollte eindeutig sein, so dass Sie den Textbaustein aufgrund dieser Bezeichnung wieder erkennen können.
Der neue Textbaustein wird jetzt in der Liste der vorhandenen Textbausteine angezeigt.
Klicken Sie den neuen Textbaustein in der Liste der vorhandenen Textbausteine an.
Klicken Sie die Schaltfläche Textbaustein bearbeiten an.
Geben Sie den Inhalt für den Textbaustein im Eingabefeld ein. Bei Bedarf stehen im Eingabefeld verschiedene Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung.
Textbaustein bearbeiten
Zur Bearbeitung eines vorhandenen Textbausteins gehen Sie bitte wie folgt vor:
Wählen Sie die Kategorie aus, in der der zu bearbeitende Textbaustein angelegt ist.
Klicken Sie den zu bearbeitenden Textbaustein in der Liste der vorhandenen Textbausteine an.
Klicken Sie die Schaltfläche Textbaustein bearbeiten an.
Bearbeiten Sie den Inhalt des Textbausteins.
Textbaustein kopieren
Für das Kopieren eines Textbausteins gehen Sie bitte wie folgt vor:
Wählen Sie die Kategorie aus, in der der zu kopierende Textbaustein angelegt ist.
Klicken Sie den zu kopierenden Textbaustein in der Liste der vorhandenen Textbausteine an.
Klicken Sie die Schaltfläche Textbaustein kopieren an.
Wählen Sie die Kategorie, in die der Textbaustein kopiert werden soll.
Geben Sie im Feld neuer Dateiname den gewünschten Dateinamen für den neuen Textbaustein ein.
Bestätigen Sie den Dialog Textbaustein kopieren mit OK.
Um den Textbaustein zu verändern gehen Sie wie bei Textbaustein bearbeiten vor.
Textbaustein verschieben
Für das Verschieben eines Textbausteins gehen Sie bitte wie folgt vor:
Wählen Sie die Kategorie aus, in der der zu verschiebende Textbaustein angelegt ist.
Klicken Sie den zu verschiebenden Textbaustein in der Liste der vorhandenen Textbausteine an.
Klicken Sie die Schaltfläche Textbaustein verschieben an.
Wählen Sie die Kategorie, in die der Textbaustein verschoben werden soll.
Geben Sie im Feld neuer Dateiname ggf. einen anderen Dateinamen für den Textbaustein ein.
Bestätigen Sie den Dialog Textbaustein verschieben mit OK.
Textbaustein löschen
Für das Löschen eines Textbausteins gehen Sie bitte wie folgt vor:
Wählen Sie die Kategorie aus, in der der zu löschende Textbaustein angelegt ist.
Klicken Sie den zu löschenden Textbaustein in der Liste der vorhandenen Textbausteine an.
Klicken Sie die Schaltfläche Textbaustein löschen an.
Bestätigen Sie die Abfrage für das Löschen des Textbausteins mit Ja.