Urlaubsrückstellung
Urlaubsrückstellung
Allgemeines
Rückstellungen sind Abgrenzungen periodenübergreifender Erfolgsvorgänge. Die Bildung von Rückstellungen ist mit sofortigem Aufwand verbunden, der den steuerpflichtigen Gewinn mindert oder den Verlust erhöht und erst bei Fälligkeit der Verbindlichkeit in späteren Bilanzperioden realisiert wird. Dieses Abgrenzungsprinzip erfordert einerseits, dass die ungewisse Verbindlichkeit vor dem Bilanzstichtag entstanden sein muss (verbleibende Urlaubstage) und andererseits eine möglichst zutreffende Schätzung des Erfüllungsaufwands (Wert der verbleibenden Urlaubstage) vorzunehmen ist.
Handelsrechtlich ist die rückständige Urlaubsverpflichtung als Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten verpflichtend auszuweisen (§ 249 Abs. 1 Satz 1 HGB). In der Steuerbilanz führt dieses Passivierungsgebot nach dem Maßgeblichkeitsprinzip zu einer Passivierungspflicht für die Urlaubsrückstellungen.
Rückstellungen können definitionsbedingt stets nur Näherungswerte sein. Die Rückstellungsliste in der ADDISON Lohn- und Gehaltsabrechnung berücksichtigt deshalb auch ausschließlich die 5-Tage-Woche für alle Mitarbeiter. Außerdem können im Rahmen der Auswertung nicht alle Gehaltsbestandteile (z.B. Kug, Sonderzahlungen, Zuschüsse usw.) einer endgültigen rechtlichen Einschätzung unterzogen werden. Auch Einzelvertragliche Urlaubsregelungen und andere individuelle Gegebenheiten können bei einer übergreifenden Auswertung naturgemäß nicht berücksichtigt werden.
Wertermittlung
Mit der ADDISON Lohn- und Gehaltsabrechnung besteht die Möglichkeit, den Wert des nicht in Anspruch genommenen Urlaubs sowohl nach dem Steuerrecht als auch nach dem Handelsrecht zu ermitteln. Es werden hierzu die bereits abgerechneten Werte für Gehaltsbestandteile und für Resturlaubstage herangezogen. Zusätzlich können Beiträge zur Berufsgenossenschaft, bereits beschlossene Vergütungserhöhungen und sonstige Zu- oder Abschläge prozentual berücksichtigt werden.
Unter Abrechnungsdatum in den Listeneigenschaften wird der Monat festgelegt, dessen letzter Tag den Stichtag darstellt. Zur Ermittlung des Gegenwertes der Urlaubstage wird der Tagessatz aus dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst der letzten 3 abgerechneten Monate ermittelt.
Beinhaltet dieser 3-Monats-Zeitraum (kumulierte) Vortragsversionen (Status M) oder importierte Versionen (Status I) werden diese in der Liste mit V gekennzeichnet. Sind simulierte Versionen (Status s.) im Ermittlungszeitraum werden diese mit S gekennzeichnet. Sobald ein Mitarbeiter das Kennzeichen V oder S trägt, wird die Liste als SIMULIERTE Auswertung gekennzeichnet und ist als vorläufig anzusehen.
Bei der Berechnung des Tagessatzes für die steuerbilanzielle Ausgabe wird grundsätzlich von einer 5-Tage Woche ausgegangen, was zu durchschnittlich 20,83 Arbeitstagen monatlich führt.
Rechnung:
52 Wochen × 5 Tage =260 Tage
abzüglich Feiertage ./. 10 Tage
maßgebliche Arbeitstage/Jahr = 250 Tage
maßgebliche Arbeitstage/Monat = 20,83 Tage
Bei der Berechnung des Tagessatzes für die handelsrechtliche Ausgabe wird grundsätzlich von 220 Arbeitstagen ausgegangen, was zu durchschnittlich 18,33 Arbeitstagen monatlich führt.
Rechnung:
maßgebliche Arbeitstage/Jahr = 220 Tage
maßgebliche Arbeitstage/Monat = 18,33 Tage
Bei der Listenerstellung wird anhand des Tätigkeitsschlüssels geprüft ob ein Teilzeitarbeitsverhältnis vorliegt. Die so ermittelten Arbeitnehmer werden mit *) gekennzeichnet. Es ist hier zu prüfen ob die zugrunde liegende 5-Tage-Woche zutrifft oder ob ein manueller Eingriff notwendig ist. Lässt sich die Unterscheidung Voll-/Teilzeit nicht anhand des Tätigkeitsschlüssels feststellen, weil dieser nicht erfasst ist, wird der entsprechende Mitarbeiter mit ?) gekennzeichnet. Sollten manuelle Korrekturen notwendig sein, bietet sich hier der csv-Export und eine Nachbearbeitung in einem Tabellenkalkulationsprogramm an.
Ergeben sich bei einzelnen Arbeitnehmern individuelle Besonderheiten, z.B. wegen Beginn oder Ende des Dienstverhältnisses während des Jahres, ist diesen besonderen Umständen ggf. durch eine gesonderte Ermittlung der maßgeblichen Arbeits- und Urlaubstage (BUrlG) Rechnung zu tragen.
Die zum Stichtag zu berücksichtigenden Urlaubstage werden aus dem Menü Stammdaten / Personal / Pers-2 ermittelt. Hier wird der Wert des verbleibenden Urlaubs berücksichtigt.
Der so ermittelte Resturlaub zum Stichtag wird mit dem Tagessatz multipliziert. Dieser ergibt sich als Durchschnitt der letzten 3 Monats-Gesamtbruttobeträge plus/minus etwaiger Zu-/Abschläge. Die Zu-/Abschläge werden als %-Satz in den Listeneigenschaften erfasst. Beachten Sie bitte, dass "bereits beschlossene künftige Gehaltssteigerungen" nur im Handelsrecht Berücksichtigung finden dürfen.
Innerhalb des Registers Urlaubsrückstellung kann festgelegt werden, ob nach Handelsrecht oder nach Steuerrecht ermittelt, oder ob beide Schemata ausgewertet werden sollen. Der maßgebliche Unterschied besteht hierbei am Hinzurechnungsverbot/-gebot einzelner Gehaltsbestandteile. Die Basisdaten der Ermittlung können unter Stammdaten / Monatswerte geprüft werden.
Welche Lohnarten in das zur Ermittlung des Tagessatzes verwendete Gesamtbrutto einfließen und welche zur Wahrung der steuerrechtlichen Vorschriften wieder abgezogen werden (z.B. freiwillige jährliche Sonderzahlung) steuern Sie in der Lohnartensteuerung im Menü Lohnarten / Beträge / Gesamtbrutto bzw. Einmalbez./Jhr.
Die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung errechnen sich analog und fließen in den Tagessatz mit ein.
Weiterhin kann hier der Export der Urlaubsrückstellungsliste als csv-Datei festgelegt werden. Mittels dieser Datei können zum Beispiel etwaige manuelle Korrekturen in Microsoft Excel komfortabel nachgearbeitet werden.
Hinweis
Die Urlaubsrückstellungsliste steht für Mandanten im Baugewerbe bzw. im öffentlichen Dienst nicht zur Verfügung.