Verarbeitung

Verarbeitung

Jobkette

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Verarbeitung / Jobkette.

Die Jobkette bietet die Möglichkeit, mehrere Funktionen und Auswertungen gleichzeitig zu starten. Sie ist kostkreisübergreifend. Es können beliebig viele Jobketten angelegt werden.

Werden die Jobs Dauerbuchungen, LeitKSt kopieren, Verteilung und/oder Umlagen verwendet, müssen sie unbedingt in dieser Reihenfolge am Anfang der Jobkette stehen.

Ist der Eintrag Jobkette-Mandant oder eine Jobkettenbezeichnung markiert, dann erfolgt mit der rechten Maustaste (Kontextmenü) oder über dieses Symbol die Anlage einer Jobkette.

Auswertung hinzufügen

Ist ein beliebiger Jobketteneintrag markiert, dann wird über dieses Symbol (oder mit der rechten Maustaste über das Kontextmenü) die Zuordnung weiterer Jobs angeboten. Die Auswahl erfolgt durch Doppelklick auf den gewünschten Job oder durch einfachen Klick und Verwendung der Schaltfläche Übernehmen. Je nach Typ des Jobkettenelements werden auf der rechten Seite für jeden Eintrag individuelle Einstellungen (Grunddaten) definiert, siehe Druckjobs.

Umbenennen

Jeder Job kann in der Jobkette individuell umbenannt werden.

!Controlling controlling image370.png Kopieren

Diese Funktion kopiert einen markierten Eintrag. So kann z.B. eine Kostenstellenliste in der Jobkette mehrfach dupliziert werden, um danach bei jeder dieser Auswertungen unterschiedliche Einstellungen zu definieren.

!Controlling controlling image75.png Löschen

Ist ein Jobketteneintrag markiert, dann wird dieser gelöscht. Ist die Bezeichnung einer Jobkette markiert, dann wird die komplette Jobkette gelöscht.

nach unten/oben verschieben

Die Reihenfolge der Jobs kann manuell verschoben werden.

Start der Jobkette

Das Druckersymbol des Jobkettenmenüs startet die Jobkette, bei der zuvor per Mausklick ein Jobketteneintrag oder die Bezeichnung markiert wurde. Zunächst wird ein Dialog mit den Startparametern angezeigt. Der Druck des Druckdatums ist optional.

!Controlling controlling image374.png PDF

Ausgabe aller Listen im PDF-Format.

!Controlling controlling image375.png Email

Ausgabe im PDF-Format über eine E-Mail.

Vom Auswertungsmonat wird automatisch das Auswertungsquartal abgeleitet, wenn in der Liste der Einzelbelege die Option "lfd. Quartal" ausgewählt wurde.

Monatswechsel

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Verarbeitung / Monatswechsel.

Dieser Dialog definiert den Monat, der bei allen Dialogen als Verarbeitungs- bzw. Auswertungsmonat vorgeschlagen wird.

Außerdem kann ein Sperrdatum eingegeben werden, bis zu dem dann die Erfassung gesperrt ist.

aktueller Monat

Der hier definierte Monat wird in allen Auswertungen und beim Buchen vorgeschlagen. Dieser Vorschlagswert kann jederzeit auf einen beliebigen Monat geändert werden (auch mit den Tasten [Strg]+[Bild]).

Wird z.B. beim Buchen oder in Auswertungen vom automatisch vorgeschlagenen Monat auf den Folgemonat gewechselt, dann bietet das Programm einen automatischen Monatswechsel an.

komplett abgerechnet

Mit der Option "aktueller Monat -1" wird für Auswertungen immer automatisch der Vormonat vordefiniert.

Bei Auswahl der Option "manuelle Definition" kann für Auswertungen ein beliebiger Monat eingegeben werden.

In beiden Fällen gilt der aktuelle Monat nur für Jobkette und Buchungsdialoge.

gesperrt bis inkl. Monat

Die Sperrung von Monaten verhindert versehentliche Eingaben in abgeschlossenen Perioden. Das Sperrdatum kann jederzeit geändert oder gelöscht werden.

LeitKSt kopieren

Enthalten in Basic-/Standard-/Premium-Lizenz. Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Verarbeitung / LeitKSt kopieren.

Programmzweck

Falls unter Kostenstellen und Bereiche Leitkostenstellen hinterlegt wurden, kann über den Menüeintrag LeitKSt kopieren eine Übernahme der Statistikmengen der Leitkostenstelle in die zugeordneten Kostenstellen bzw. Kostenträger erfolgen.

Verarbeitungsmonat

Der laut Verarbeitung / Monatswechsel vorgeschlagene aktuelle Monat ist überschreibbar. Der Verarbeitungsmonat lässt sich auch mit der Tastenkombination [Strg]+[Bild] umstellen

Verarbeitungsprotokoll

Das Verarbeitungsprotokoll dokumentiert, welche Statistikmengen in welche Kostenstellen/KTr kopiert wurden.

vorhandene Werte überschreiben

Diese Option überschreibt die Werte. Ansonsten bleiben die vorhandenen Werte erhalten und werden im Verarbeitungsprotokoll mit dem Vermerk Wert dokumentiert.

Istmengen von Statistikzeilen … kopieren

Die Funktion kopiert nur Istwerte von Statistikzeilen. Statistikzeilen enthalten grundsätzlich nur Mengen.

Falls die übernommenen Statistikmengen als variable Bezugswerte für Verteilung oder Umlage verwendet werden sollen, ohne die Leitkostenstelle selbst zu berücksichtigen, dann ist unter Kostenstellen und Bereiche für die Leitkostenstelle das Kennzeichen abgerechnet einzuschalten.

Verteilung

Enthalten in Basic-/Standard-/Premium-Lizenz. Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Verarbeitung / Verteilung.

Bei der Verteilung werden aus allen Buchungsstapeln, die aus FIBU oder LOHN übernommen wurden, die Einzelbelege auf Kostenstellen verteilt, die ohne Kostenstelle gebucht wurden. Die Voraussetzung, dass für Fibu-Konto bzw. Lohnart ein Verteilungsstammsatz vorliegt wird vor der Verteilung geprüft, siehe Stammdaten / Verteilungsstamm

Verteilungsmonat

Vorgeschlagen wird der aktuelle Monat laut Verarbeitung / Monatswechsel. Die Verarbeitung kann für mehrere Monate gleichzeitig gestartet werden. Die Monate sind auch mit der Tastenkombination [Strg]+[Bild] einstellbar.

Verteilungsprotokoll

Das Verteilungsprotokoll gibt detaillierte Informationen über die Verteilungsschlüssel und die Berechnung der verteilten Werte wieder.

Verteilung durchführen

Es wird zunächst geprüft, ob für alle vorhandenen Buchungen ohne Kostenstelle, eine Verteilungsanweisung vorliegt. Wenn dem nicht so ist, wird die Verteilung abgebrochen und die Fehler werden protokolliert. In diesem Fall wird die Verteilung auch nicht für die Konten durchgeführt, die eine Verteilungsanweisung haben. Die Verteilung erzeugt einen eigenen Verteilungsstapel unter Istdaten / Systembuchungen und neben dem Verteilungsprotokoll auch automatisch ein Verteilungsjournal des Verteilungsstapels. Buchungsstapel, die unter Istdaten / Buchen stehen, werden automatisch journalisiert und damit gesperrt.

Die Verteilung ist jederzeit wiederholbar und löscht automatisch den alten Verteilungsstapel des betroffenen Monats. Bezugswertänderungen ab einem bestimmten Monat können mit einem Gültigkeitsdatum eingegeben werden.

AfA buchen

Enthalten in Standard-/Premium-Lizenz. Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Verarbeitung / AfA buchen.

Auf der Basis der Investitionsdetailplanung können in KOST kalkulatorische Abschreibungsbuchungen erstellt werden, siehe **Planung /**Investitionsdetailplanung

Monat

Der laut Verarbeitung / Monatswechsel vorgeschlagene aktuelle Monat ist überschreibbar. Der Verarbeitungsmonat lässt sich auch mit der Tastenkombination [Strg]+[Bild] umstellen.

jedes Wirtschaftsgut separat buchen

Buchungstext: Wirtschaftsgutbezeichnung und ggf. ANL-Nr.

Buchungsstapel erstellen

Diese Verarbeitung erzeugt einen Systembuchungsstapel. Die Wiederholung löscht dann den alten Systembuchungsstapel.

Umlagen

Enthalten in Basic-/Standard-/Premium-Lizenz. Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Verarbeitung / Umlagen.

Die Umlage legt die Kosten der Hilfskostenstellen auf die Hauptkostenstellen um. Voraussetzung ist, dass mindestens eine Umlagezeile angelegt wurde und dass keine unvollständigen Umlagestammdaten vorhanden sind, siehe **Stammdaten / Zeilenstamm /**Umlagezeile

Umlagemonat

Vorgeschlagen wird der aktuelle Monat laut Verarbeitung / Monatswechsel. Die Verarbeitung kann für mehrere Monate gleichzeitig gestartet werden. Die Monate sind auch mit der Tastenkombination [Strg]+[Bild] einstellbar.

Umlageprotokoll

Das Umlageprotokoll gibt detaillierte Informationen über die Umlageschlüssel und die Berechnung der umgelegten Werte wieder (4 Nachkommastellen bei Anteilen unter 0,10 %).

Abgerechnete Kostenstellen werden nicht umgelegt und zur besseren Übersicht auch nicht im Umlageprotokoll vermerkt.

Umlage durchführen

Die Umlage kann jederzeit wiederholt werden. Voraussetzung ist, dass die Bezugswerte bzw. die Gewichtung für diese Umlage nicht geändert wurden bzw. noch zutreffend sind.

Export Buchungen/Salden

Enthalten in Basic-/Standard-/Premium-Lizenz. Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Verarbeitung / Export Buchungen/Salden.

Diese allgemeine Schnittstelle exportiert Buchungen, Ist- und Plansalden, siehe Import

Standardexportformate der Konfigurationsdatei kostexp.ini

• ADDISON Kost-Buchungsschnittstelle: Die Funktion Import kann die Datei wieder in ADDISON Controlling einlesen.
• aus Liste der Einzelbelege (CSV-Format, z.B. für Excel®)
• … Einzelbelege mit KSt und KTr (nur für "Durchbuchen")
• Salden: yyyy.mm;KoA+Bez;KSt+Bez;IstBetrag;PlanBetrag
• Planzahlen-Export (Tank & Rast): spezifische Planausgabe
• Einzelbelege mit KSt und KTr (nur Salden)
• ADDISON Kost-Buchungsschnittstelle mit Belegnummer 2
• aus Liste der Einzelbelege mit Belegnummer 2
• aus Liste der Einzelbelege mit Belegnummer 2 (Verwendungsnachweis)

Beispiele aus kostexp.ini

• Export von Ist- und/oder Plansalden: "Salden=YES"
• Ausgabe des Planwertes z.B. an 6. Stelle: PlanBetrag=6
• Getrennte Ausgabe von Monats- und Jahresangabe, z.B. an 3. und 4. Stelle: Buchungsjahr=3, Buchungsmonat=4

Die individuell angepasste Datei kostexp.ini ist unter ...\Software\Daten\import\kost in ein neues Unterverzeichnis custom zu kopieren. Die Einträge im custom-Verzeichnis haben Vorrang und werden beim Update nicht überschrieben.

Dateiname

Individueller Standardpfad ist über INI-Eintrag vordefinierbar.

Monat

Der aktuelle Monat laut Monatswechsel ist überschreibbar.

mit Vormonaten

Die Ausgabe schließt alle Vormonate des Wirtschaftsjahres ein.

Stapel einzeln auswählen

Option blendet alle relevanten Buchungsstapel zur Auswahl ein (keine Systembuchungen und Stapel der manuellen Umlage).

Import

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Verarbeitung / Import.

Diese allgemeine Schnittstelle importiert Buchungen aus Fremdsystemen. Wird KOST 1 und KOST 2 eingesetzt, dann ist der Import jeweils separat durchzuführen, siehe Export Buchungen/Salden

Mit dem Import-Assistenten individuell angepasste Importformate werden bei Programm-Updates nicht überschrieben.

Der Import von folgenden Importformaten erfolgt ohne Vorzeichenumkehr analog zu den dazugehörigen Standardformaten für den Export (Erlöse benötigen ein negatives Vorzeichen):

• Plan-12Monatssalden: KoA;;KSt;;12Beträge (.csv)
• Ist-12Monatssalden: KoA;;KSt;;12Beträge (.csv)

Für Vorjahresbelege ohne Buchungsdatum wird ggf. die "man. Definition" aus Verarbeitung | Monatswechsel verwendet.

Datei

Hier ist die zu importierende Datei auszuwählen. (Die Datei wird nach der Übernahme nicht automatisch gelöscht.)

Importformat

Die Datei kostimp.ini beinhaltet folgende Standard-Formate:

• Import aus Fibu, Lohn, Controlling (.csv)

• Plan-12Monatssalden: KoA;;KSt;;12Beträge (.csv) Für den Import kann z.B. eine Excel-Datei erstellt und im CSV-Format gespeichert werden. Erlöse müssen ein negatives Vorzeichen haben. Die 4 ersten Titelzeilen werden beim Import ignoriert. 1. Spalte = Kostenartennummer, 3. Spalte = KSt-Nummer, 5.-16. Spalte = 12 Monatsbeträge

  : Der Import in gesperrte Pläne wird abgewiesen.

• Planmengen: KoA;;KSt;;12Mengen (.csv)

  : Dieses Format gilt auch für Planmengen von Statistikzeilen.

• Ist-Mengen von Statistikzeilen: KoA;;KSt;;12M. (.csv)

• Ist-Salden: yyyymm;KoA;KSt;Betrag (.csv)

  : Dieses Format dient zur schnellen Erfassung von Ist-Salden eines Unternehmens, z.B. bei Unternehmensberatungen. (1 Titelzeile, autom. KSt-Anlage, Skalierungsfaktor=0,01)

• Stammdatenimport: KSt;Bez.;Verantw.;Kurzbez. (.csv)

  : Die Datei muss 3 oder 4 Trennzeichen pro Zeile enthalten. Das 4. Trennzeichen hinter der Kurzbez. kann entfallen.

• Import aus [tse:nit] mit KStBez (.csv)

  : Kost[1,2];DatumBuch<tt.mm.yyyy>;DatumBeleg;BelegNummer;FremdktoKA;Betrag<x,xx>;Kostenstelle;KStBez;Text

• Import aus Kanzlei (.csv)

• Ist-12Monatssalden: KoA;;KSt;;12Beträge (.csv)

• Ist-Mengen: yyyymm;KoA;KSt;Menge (.csv)

  : Damit werden auch Werte für Statistikzeilen importiert.

Stapelname

Das ergibt die Buchungsstapelbezeichnung. Die Angabe entfällt beim Import von Planzahlen, Statistikwerten und Stammdaten.

Importieren

Diese Schaltfläche startet den Import.

!Controlling controlling image340.png Import-Assistent

… unterstützt bei der Anlage individueller Import-Formate.

Insbesondere die direkte Zuordnung der Spalten für eine ausgewählte Import-Datei beschleunigt die Anlage/Anpassung.

individuelle Konfiguration

Nach der ersten Anpassung wird automatisch eine individuelle Konfiguration erzeugt und vom Import-Assistenten verwaltet. (Manuelle Bearbeitung der Konfigurations-Datei kostimp.ini entfällt.)

Kopie eines Formates der Standard-Konfiguration

Es wird eine Liste der Standard-Formate angezeigt. Das ausgewählte Standard-Format kann kopiert und unverändert verwendet werden. Natürlich ist danach auch eine individuelle Anpassung des kopierten Formates möglich.

Voreinstellungen

Mit dieser Schaltfläche werden die Voreinstellungen angezeigt. Sie sollten in der Regel nicht geändert werden und gelten für alle Formate, in denen keine abweichende Einstellung vorliegt.

Nach der Änderung der Voreinstellungen sind alle bereits vorhandenen Formate ggf. nochmals zu prüfen und zu speichern.

Importformat

Die Bezeichnung des Formates kann hier angepasst werden.

Herkunft

Die Schnittstelle ordnet das Fremdkonto analog zum Integrationskennzeichen (Controlling, FIBU, LOHN, EXTERN) über den Zeilenstamm von ADDISON Controlling einer Kostenart zu.

Datumsformat

Jahresangabe ist z.B. mit ddmmyyyy auch vierstellig möglich.

Wertart

1=fix+var, 2=fix, 3=var, 4=Menge

Dezimaltrennzeichen

Damit kann als Dezimaltrennzeichen ein Punkt und als Tausendertrennzeichen ein Komma definiert werden und umgekehrt. Fehlt die Spezifikation, gilt die Einstellung aus Windows.

Skalierungsfaktor

Bei 1,00 müssen Nachkommastellen gesondert angegeben werden. Bei 0.01 wird aus dem Wert 10000 der Wert 100,00.

Daten im Datensatz

Anzahl der durch Trennzeichen getrennten Daten je Datensatz

Titelzeilen ignorieren

Grundsätzlich beginnt der Import mit der ersten Zeile (0). Ein Spaltentitel in der ersten Zeile kann übersprungen werden (1).

Feldtrenner

Dieser Eintrag definiert das Trennzeichen zwischen den Daten.

Fixe Länge

Für diesen Sonderfall muss in der nachfolgenden Tabelle für jede Spalte die Feldlänge definiert werden.

Vorzeichenumkehr beachten

Für Kostenarten mit der Option Vorzeichenumkehr wird das Vorzeichen der importierten Beträge umgekehrt. Über Auswertungen exportierte Daten können so vorzeichengerecht eingelesen werden. → siehe Stammdaten / Zeilenstamm / Kostenart

Ausgleichsbuchungen

Bei dieser Option werden Differenzbuchungen des Importwertes zum bisherigen Monatssaldo erzeugt. Der Wert der Importdatei entspricht nach dem Import dem neuen Monatssaldo.

KSt-Stammdaten aktualisieren

Bezeichnung, Kurzbezeichnung oder Verantwortlicher einer Kostenstelle werden beim Import überschrieben.

Kostenarten anlegen

Fehlende Kostenarten werden angelegt

Kostenstellen anlegen

Fehlende Kostenstellen werden angelegt, ggf. mit Bezeichnung. (auch in Kombination mit "Bezeichnung aktualisieren")

alles auf KSt

Für diese Option ist eine Kostenstelle anzugeben, auf die alle Buchungen importiert werden. Kostenstellen, die in der Importdatei angegeben sind, werden dann ignoriert.

als Systembuchung

Die Buchungen werden als Systembuchungen gespeichert

MS-DOS-Zeichensatz

Die Option ist zu wählen, wenn Umlaute nicht korrekt sind.

Extension

Diese Einstellung definiert das Datei-Format.

Durchsuchen/Importdatei

Die Auswahl einer Datei mit Muster- oder Echtdaten erleichtert die Zuordnung der Datentypen.

Zuordnungstabelle

… definiert Auswahl und Reihenfolge der Importdaten.

• Kostenart: direkte Zuordnung alternativ zu FremdktoKA
• Plannotizen(24Sp) )
• UnterKonto (oder über "FremdktoKA" mit Punktnotation)

Konsolidierung

Enthalten in Basic-/Standard-/Premium-Lizenz. Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Verarbeitung / Konsolidierung. Die Konsolidierung übernimmt die Bewegungsdaten von anderen Mandanten und speichert sie in Systembuchungsstapeln. Bei Wiederholung wird automatisch der alte Stapel gelöscht. Voraussetzung ist die Firmenstamm-Option Konsolidierung und die Einrichtung unter **Stammdaten /**Konsolidierungsstamm.

Die Liquiditätsvorschau konsolidiert auch Werte der Detailpläne sowie die Kennzahlen für Startsaldo, Forderungen und Verbindlichkeiten. Die Berechnung der Liquiditätswirksamkeit erfolgt auf Basis der Liquiditätsschlüssel vom Konsolidierungsmandant.

!Controlling controlling image384.png

Konsolidierungsmonat

Diese Angabe definiert den Konsolidierungszeitraum.

Istwerte konsolidieren

Deaktivierung nur möglich, wenn Planwertkonsolidierung aktiv

Planwerte aller Monate übernehmen

Für diese Option dürfen im Konsolidierungsmandant keine eigenen Planwerte erfasst sein, da zunächst alle Planwerte gelöscht werden, um dann die neuen Planwerte zu addieren.

Original/Alternativplan Alle (Alternativ-)Pläne

Die Konsolidierung von Alternativplänen setzt eine einheitliche Verwendung voraus.

Kostenarten/Kostenstellen automatisch anlegen

Die Option legt Kostenarten bzw. Kostenstellen, die im Konsolidierungsmandant noch nicht angelegt sind, automatisch an. Ansonsten wird im Protokoll auf die inaktive Option verwiesen.

Kostenstellen-Bezeichnung abgleichen

Abweichende Kostenstellen-Bezeichnungen werden im Konsolidierungsmandant überschrieben und protokolliert.

Umlagezeilen sind im Konsolidierungsmandant mit gleicher Nummer als Kostenart anzulegen (Übernahme als Buchung). Kostenarten mit "Planeingabe in %" sind im Konsolidierungsmandant ohne diese Funktion anzulegen. Bei automatischer Kostenartenanlage werden beide Fälle korrekt berücksichtigt.

Fixkostenanteil laut Konsolidierungsmandant

Diese Option ignoriert abweichende Einstellungen des Fixkostenanteils der Tochtermandanten, siehe Kostenart

Prüfen der Konsolidierung (monatsweise)

Ohne die Konsolidierung zu wiederholen werden damit nachträgliche Buchungen der Tochtermandanten und nicht aktualisierte Stapel in Finanzbuchhaltung oder Controlling gemeldet.