Verwendungszwecktexte / Zahlungsavise einstellen

Einrichten

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Stammdaten / Firmendaten / Finanzbuchhaltung / Registerkarte Zahlungsverkehr / Schaltfläche Verwendungszwecke / Avise konfigurieren

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Die Konfigurationszeile für den Verwendungszwecktext für Lastschriften und Überweisungen ist in zwei Bereiche aufgeteilt:

1. Global per Konto

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2. Per Belegnr. / Offenen-Posten

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Global per Konto (je Zahlungsträger)

Im Bereich Global wird gesteuert, welche Angaben bei jedem neuen Zahlungsträger generell gedruckt bzw. ausgegeben werden sollen. Standardmäßig ist für Lastschriften hier die Fibu-Kontonummer und für Überweisungen die Kundennummer vorbelegt.

Wenn für einen Lieferanten in einem Zahllauf automatisch mehrere Überweisungsträger erstellt werden, weil der Verwendungszweck des ersten Zahlungsträgers nicht für alle Rechnungsnummern ausreicht, gibt das Programm für jeden weiteren Zahlungsträger die Fibu Kontonummer bzw. die Kundennummer wieder neu mit aus.

Wenn Sie hier weitere Informationen je Zahlungsträger ausgeben möchten z.B. beim Lieferant zusätzlich zu der Kundennummer noch die Fibu Kontonummer, wählen sie in der Listbox das entsprechende Datenfeld aus und übernehmen es über die Schaltfläche #3494108: Finanzbuchhaltung zahlvk image61.png in das Eingabefeld Global.

Per Belegnr. / Offenen-Posten

In diesem Bereich wird gesteuert, welche Angaben je Rechnung bzw. je Offenen-Posten in den Verwendungszweck übergeben werden sollen.

Standardmäßig werden die Belegnummer 1 und der Skontobetrag je Belegnummer ausgegeben.

Mögliche Datenfelder Für den Verwendungszwecktext

Prinzipiell gibt es für die möglichen Datenfelder bezogen auf die Offenen-Posten zwei Steuerungsvarianten:

Jeder OP wird einzeln geduckt, auch bei gleicher Belegnummer
Jeder OP wird einzeln gedruckt, gleiche Belegnummern werden jedoch zusammengefasst (empfohlen)

Daher darf man im Verwendungszweck nicht die Felder für Einzelandruck mit den Feldern für zusammengefassten Andruck der Belegnummer mischen.

Beispiel:

Zahlbetrag je Belegnummer kumuliert [„Z“ eff_zahlbetrag]

mit OP-Bruttobetrag einzeln [„B“ opbetrag].

Richtig wäre [„Z“ eff_zahlbetrag] mit [„O“ eff_opbetrag] oder

[„B“ opbetrag] mit [„Z“ zahlbetrag].

Datenfelder, die in den Verwendungszwecktext eingesteuert werden können

Platzhalter	Beschreibung
[konto]	Fibu Kontonummer
[kundennr]	Kundennummer aus den Kontenstammdaten bei Lieferantenkonten
[“, Bel „belegnr1“ „]	Belegnummer 1, gleiche Belegnummern nur einmalig
[”, Bel “op_belegnr1” “]	Belegnummer 1, je OP einzeln (bei mehrfach gleicher Belegnummer ebenfalls)
[“, Bel „belegnr2“ „]	Belegnummer 2 je OP einzeln (bei mehrfach gleicher Belegnummer ebenfalls)
[“ Dt „rdatum]	Belegdatum je Belegnummer nur einmalig (ältestes Belegdatum)
[“ Dt „bdatum]	Belegdatum je OP einzeln ohne Jahreszahl
[“ Dt „bdatum_jahr]	Belegdatum je OP einzeln mit Jahreszahl
[“ Sk „skonto“ „]	Skontobetrag je OP einzeln (bei mehrfach gleicher Belegnummer ebenfalls)
[“ „skontoprozent“ %“]	Skontoprozentsatz
[“ „opbetrag]	Offener-Posten Betrag (Brutto). Bei gleichen Belegnummern jede einzeln
[“ „zahlbetrag]	Zahlbetrag, jede Belegnummer einzeln. (Bei gleichen Belegnummern jeder einzelne Zahlbetrag ausgegeben)
[“ „butext]	Buchungstext je Offenen Posten einzeln
[“ „rbutext]	Buchungstext nur von der Rechnung
[“ „eff_zahlbetrag]	Zahlbetrag kumuliert je Belegnummer (bei mehrfach gleicher Belegnummer)
[“ „eff_opbetrag]	Offener-Posten Betrag (Brutto). Kumuliert je Belegnummer (bei mehrfach gleicher Belegnummer)
[“ Sk: „eff_skonto]	Skontobetrag kumuliert je Belegnummer (bei mehrfach gleicher Belegnummer)

Veränderung einer Feldüberschrift im Verwendungszwecktextes

Bei den einzelnen Datenfeldern des Verwendungszwecks haben Sie die Möglichkeit, die Feldüberschrift wie z.B. SK zu ändern. Dabei darf nur der Text, der sich innerhalb einer eckigen Klammer in Hochkommas („“) befindet, bei dem betreffenden Platzhalter geändert werden, da ansonsten der Zahlungsverkehr das Feld nicht mehr ausgeben kann.

Beispiel Datenfeld Skontobetrag

Der Platzhalter für den Skontobetrag ist standardmäßig wie folgt angelegt:
[„ SK** **“eff_skonto]

Der Skontobetrag wird im Verwendungszwecktext damit wie folgt aufbereitet:
(Leerzeichen) SK 22,84.

Innerhalb der Hochkommas ist als erstes ein Leerzeichen, damit nicht alle Daten aneinander geschrieben werden.

Die Feldüberschrift lautet SK. Anschließend folgt wieder ein Leerzeichen, somit wird zwischen SK und dem eigentlichen Skontobetrag ein Leerzeichen eingefügt.

Wenn beispielsweise anstatt SK das Wort Skonto ausgegeben werden soll, muss der Platzhalter wie folgt geändert werden: [„ Skonto “eff_skonto]

Beispiel Datenfeld Belegnr. 1

Der Standardplatzhalter für die Belegnummer1 sieht wie folgt aus: [“ / Bel „belegnr1].

Die Belegnummer wird wie folgt ausgegeben: (Leerzeichen) / Bel 4711

Beispiel für einen Standard Verwendungszwecktext

Der Standard-Verwendungszweck wird vom Programm wie folgt dargestellt:

Lieferantenzahlung

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Beispiele für Steuerungen im Verwendungszweck

Offene-Posten detailliert ausgewiesen, jedoch gleiche Belegnummern zusammengefasst (empfohlen)

Darstellung der Offenen Posten:

Mit Belegnummer 1 (bei gleichen Belegnummern nur 1 x)
Belegdatum ohne Jahr (bei gleichen Belegnummern das älteste Datum)
Skontobetrag (kumuliert je Belegnummer)
Zahlbetrag (kumuliert je Belegnummer)
Steuerung im Firmenstamm:

[“ / Bel „belegnr1] [“ Dt „rdatum][“ Sk „eff_skonto][“ Z „eff_zahlbetrag]

Beispiel bei einer Lieferantenzahlung:

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Offene-Posten detailliert, bei gleicher Belegnummer ebenfalls

Darstellung der Offenen Posten:

Belegnummer 1 (bei gleichen Belegnummern je OP einzeln)
Skontobetrag (bei gleichen Belegnummern je OP einzeln)
Zahlbetrag (bei gleichen Belegnummern je OP einzeln) im Verwendungszweck.

Steuerung im Firmenstamm:

[“ / Bel „op_belegnr1][“ Dt „bdatum][“ Sk „skonto][“ Z „zahlbetrag]

OP-Liste

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Beispiel Verwendungszweck bei einer Lieferantenzahlung:

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Andruck/Ausgabe der Belegnummer 2 in den Verwendungszweck

Darstellung der Offenen Posten:

Mit Belegnummer 2 (bei gleichen Belegnummern nur 1 x)

Skontobetrag (kumuliert je Belegnummer)

Steuerung im Firmenstamm: [“ / Bel: „belegnr2][“ Sk: „eff_skonto]

Für die Zahlungsavise sollte die Belegnummer 2 ebenfalls eingesteuert werden:

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Andruck/Ausgabe des Buchungstextes in den Verwendungszweck

Darstellung der Offenen Posten:

Belegnummer 1 (bei gleichen Belegnummern nur 1 x)
Skontobetrag (einzeln je Belegnummer)
Buchungstext (bei gleichen Belegnummern z.B. bei Anzahlungen den Buchungstext der Rechnung).

Steuerung im Firmenstamm: [“ / Übel „belegnr1][“ SK „skonto][“ „rbutext]

Andruck des Buchungstextes im Verwendungszweck:

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Für die Zahlungsavise sollte die Belegnummer ebenfalls eingesteuert werden:

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Wir weisen an dieser Stelle darauf hin, dass die Verwendungszwecke in den Zahlungsträgern möglichst sparsam mit Angaben gefüllt werden sollten, da man ansonsten eventuell gegen das Postmonopol verstößt. Wenn man je Rechnungsnummer den Brutto- Skonto- sowie Nettobetrag ausgewiesen haben möchte, sollte man besser die Steuerung Immer Zahlungsavis erstellen vornehmen. Dabei würde immer ein Avis erstellt werden und jeweils nur ein Zahlungsträger je Kunde / Lieferant.

Des Weiteren werden bei vielen Firmen/Unternehmen zunehmend die Bankkontoauszüge über ein Bankprogramm in Dateiform abgerufen und automatisch in die Finanzbuchhaltung übernommen. Dabei werden die Kontoauszüge, so gut es automatisch möglich ist, vorkontiert. Dies ist nicht möglich, wenn die Verwendungszwecke zu viele Informationen enthalten.

Daher ist es am günstigsten, ausschließlich die Kunden- bzw. die Fibu-Kontonummer sowie die Rechnungsnummer in den Verwendungszweckzeilen abzustellen.

Schecks

Der Standard-Verwendungszweck für die Schecks sieht wie folgt aus.

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Belegnr. 2 statt Belegnr. 1 drucken

Über die Option Belegnr. 2 statt Belegnr. 1 drucken können Sie steuern, dass in der Spalte Belegnummer die Belegnummer 2 anstatt der Belegnummer 1 gedruckt wird.

Buchungstext als Bemerkung drucken

Zusätzlich können Sie steuern, dass rechts neben dem Zahlbetrag der Buchungstext als Bemerkung gedruckt wird.

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Anzahl der Verwendungszweckzeilen

Die Anzahl der zur Verfügung stehenden Verwendungszweckzeilen richtet sich nach dem Zahlungsträger (SEPA--Datei / beleghafte Zahlungsträger), auf dem die Zahlungen erstellt bzw. ausgegeben werden.

Reichen die Verwendungszweckzeilen des entsprechenden Zahlungsträgers nicht aus nicht aus, erstellt das Programm automatisch ein Zahlungsbegleitschreiben (Avis).

=====Zahlungsträgerart=====	=====Anzahl Verwendungszweckzeilen=====
SEPA Überweisungen in Papierform	2 Zeilen á 35 Zeichen
Auslandsüberweisungen	4 Zeilen à 35 Zeichen
SEPA Überweisungen / Lastschriften in Dateiform	140 Zeichen

Zahlungsbegleitschreiben (Avise) einstellen

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Stammdaten / Firmendaten / Finanzbuchhaltung / Registerkarte Zahlungsverkehr /
Schaltfläche Verwendungszwecke / Avise konfigurieren.

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Der Standard-Spaltenaufbau der Zahlungsavise sieht wie folgt aus:

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Bemerkungsfeld für Zahlungsavise einstellen

In der Spalte Hinweis auf den Zahlungsavisen (Bemerkungsfeld) können Sie wahlweise die Belegnummer 1 oder die Belegnummer 2, sowie den Skontoprozentsatz eines Offenen-Postens andrucken lassen.

Dazu wählen Sie je nach Zahlungsart das gewünschte Datenfeld aus und übernehmen es mit der Schaltfläche Einfügen in das Eingabefeld.

Belegnr. 2 anstatt Belegrn. 1 drucken

Wenn in der Spalte Belegnummer auf dem Avis die Belegnummer 2 anstatt der Belegnummer 1 gedruckt werden soll, kreuzen Sie bitte die Option Belegnr. 2 statt Belegnr. 1 drucken an.

Individuelle Texte für Zahlungsavise

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Stammdaten / Firmendaten / Finanzbuchhaltung /Registerkarte Zahlungsverkehr /

Schaltfläche Zusätzliche Texte Zahlungsavis eingeben.

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Für die Zahlungsavise können Sie hier einen individuellen Text erfassen.

Es besteht die Möglichkeit, für die unterschiedlichen Zahlungsarten jeweils einen separaten Kopf- und Fußtext zu erfassen.

Festlegung der Einstellungen für den Druck von Zahlungsträgern

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar:
OP-Verwaltung / Zahlungsträger erstellen / Schaltfläche Optionen.

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Im Programm Allgemeiner Zahlungsverkehr werden für alle Zahlstapel unabhängig von welchem Programm (Fibu/Lohn) sie erstellt wurden, die eigentlichen Zahlungsträger erstellt. Hier müssen Sie vor dem ersten Zahlungslauf festlegen, welche Art von Zahlungsträger Sie erstellen möchten.

Zahlungsträgerdruck auf Formulare

Wenn die Zahlungsträger auf Laserformulare gedruckt werden sollen, sind vorher die Einstellungen für den Ausdruck vorzunehmen: Z.B. ob ein Verrechnungs- oder Orderscheck gedruckt werden soll.

Zahlungsträger in Dateiform erstellen

Wenn die Zahlungen in Dateiform ausgegeben werden, sind die Einstellungen für die Dateiausgabe unter der Registerkarte SEPA Datei zu definieren wie z. B. der Datenpfad für Ausgabe der Datei.