Vollmachtsverwalter für Kammer Vollmachtsdatenbank

Vollmachtsverwalter für Kammer Vollmachtsdatenbank

Allgemein

Der "Vollmachtsverwalter“ dient dem Zweck über eine Programmverbindung zur Vollmachtsdatenbank (VDB) der Steuerberaterkammer die Vollmachten der VDB zu verwalten und ermöglicht die:

• Synchronisation der Mandanten-Vollmachten aus der VDB mit dem Programm (die VDB ist dabei das führende System),
• Neuanlage bzw. Update von Mandanten-Vollmachten in der VDB
• Löschen von Mandanten-Vollmachten in der VDB
• Erstellung von Mandanten-Vollmachten im PDF-Format auf Basis der Vorlage zur "Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen"
• Manueller Export der Mandanten-Stammdaten für den Import in die VDB im CSV-Format,

Mit Hilfe des Vollmachtsverwalter können Sie beide Verfahren (Elster/VDB), ggf. auch parallel, benutzen.

Bevor mit dem Vollmachtsverwalter gearbeitet werden kann, muss sichergestellt sein, dass auf die Vollmachtsdatenbank mit einem Authentifizierungsmedium zugegriffen werden kann, diese vollständig eingerichtet und "betriebsbereit" ist ([Kapitel 3.1]).

Verwaltung von Vollmachten für Unternehmen

Eine der wesentlichen Neuerungen des Vollmachtsverwalter ist, dass hiermit auch Vollmachten für Unternehmensmandanten verwaltet werden können. Für Unternehmen können aber auch weiterhin keine E-Belege abgerufen werden.

Programmaufruf

Das Dokument Vollmachtsverwalter steht über das Kontextmenü Neu | Dokument in den Doku-mentvorlagen im Register Steuern der Dauer- und Jahresakte zur Neuanlage im Aktenmanager für die Mandanten-, Kanzlei- und Zentralakte zur Verfügung.

Funktionen

Symbol	Funktion
	Menübefehle:
	Aufruf des Mandantenauswahldialogs zur Übernahme der Personen und Unternehmen in den Vollmachtsverwalter. Bei Eheleuten/Lebenspartnerschaften werden automatisch beide Personen übernommen. Bei Steuerpflichtigen/Eheleuten/Lebenspartnerschaften mit Unternehmen wird automatisch zu den Personen auch das Unternehmen übernommen. Unternehmen können ebenfalls übernommen werden. Hinweis:
	Erfassen und bearbeiten der Vollmacht im Vollmachtsverwalter auf Basis der Vorlage "Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen" Hinweis: - Um die Vollmacht vollständig an die VDB übergeben zu können, müssen noch Ort und Datum der Unterschrift der „Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen“ erfasst werden. Erfolgt die Erfassung nicht, so ist die spätere Übermittlung von der VDB an die Finanzverwaltung nicht möglich.
	Löschen des/der im Vollmachtsverwalter selektierten Mandanten mit ihren Vollmachtsdaten Hinweis: - Die Vollmacht in der VDB wird dadurch NICHT gelöscht.
	Neuanlage bzw. Aktualisierung (Update) der Vollmacht aus dem Vollmachtsverwalter in der VDB auf Basis der Vorlage "Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen"
	Abruf einzelner Vollmachten aus der VDB Die aktuellen Status der selektierten Einträge im Vollmachtsverwalter werden mit den Status in der VDB abgeglichen und anschließend im Vollmachtsverwalter aktualisiert. Neben den Status der Vollmacht werden auch die Details der Vollmacht selbst aktualisiert. Hinweis: - Führendes System ist die VDB
	Abruf aller Vollmachten aus der VDB Die aktuellen Status von allen Vollmachten in der VDB werden mit den Einträgen im Vollmachtsverwalter abgeglichen und anschließend im Vollmachtsverwalter aktualisiert. Neben den Status der Vollmacht werden auch die Details der Vollmacht selbst aktualisiert. Sind Vollmachten in der VDB angelegt, aber im Vollmachtsverwalter noch nicht vorhanden, so werden diese ebenfalls gesucht und angelegt. Je nach Anzahl der vorhandenen Vollmachten in der VDB, kann dies einige Zeit in Anspruch nehmen. Hinweis: - Führendes System ist die VDB
	Löschen von Vollmachten direkt in der VDB. Zusätzlich kann in einem Zuge anschließend die Vollmacht auch direkt im Vollmachtsverwalter entfernt werden.
	Anzeigen der Vollmacht aus dem Vollmachtsverwalter im PDF-Format auf Basis der Vorlage "Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen"
	VDB-Export – VDB-Verfahren Für die markierte(n) Person(en) und Unternehmen kann eine Export-Datei erstellt werden, die anschließend manuell in der VDB importiert werden kann. Beim erstmaligen Export wird automatisch in der Spalte „VDB-Typ“ das Kennzeichen „Neuanlage“ gesetzt und in der Spalte „Status“ der Status „offen“ eingetragen. Beim weiteren Export wird automatisch in der Spalte „VDB-Typ“ das Kennzeichen „Änderung“ gesetzt.
	Nutzung Smartcard/mIDentity Wird zur Authentifizierung an der VDB eine Smartcard oder ein mIDentity-Stick genutzt, so ist dieser Menüpunkt von jedem Arbeitsplatz einmalig aufzurufen, an dem mit dem Vollmachtsverwalter eine Verbindung zur VDB aufgebaut werden soll, und entsprechend mit JA zu beantworten. Ansonsten kann es zu Problemen beim Aufruf des Browsers mit dem Datev-Login kommen. Bei Auswahl des Menüpunktes erscheint der folgende Dialog: Wurde die Einstellung fälschlicherweise eingestellt, so kann durch erneute Auswahl des Menüpunktes die Einstellung auch wieder entfernt werden: Für Nutzer von Smartcard und mIDentity-Stick sollte die Einstellung aber grundsätzlich beibehalten werden.

Filtern

Über die Filterzeile kann nach jedem Spaltenkriterium die Personen-/Unternehmensauswahl eingeschränkt werden.

Spalten

Die Spalten können nach Bedarf auch ein- bzw. ausgeblendet werden.

Die Einstellung erfolgt über das Kontextmenü (rechte Maustaste) innerhalb der Spaltenüberschrift.

Sie können damit passend zum Verfahren die Ansicht vom Vollmachtsverwalter selbst konfigurieren.

Spalte VaSt-Abruf

Unterschieden werden folgende Status:

• Nicht beantragt
• Offen
• Genehmigt
• Abgelehnt
• Begrenzt
• In Prüfung
• Nicht möglich

Nur wenn der Status „Genehmigt“ gesetzt ist, kann auch ein Abruf der E-Steuerbelege über das VaStBRM durchgeführt werden.

Bei Unternehmen ist der Status "Nicht möglich" automatisch gesetzt, da ein Abruf von E-Steuerbelegen für Unternehmen nicht möglich ist.

Spalte StKto-Abruf

Unterschieden werden folgende Status:

• Offen
• Genehmigt
• Abgelehnt
• Begrenzt
• In Prüfung

Wenn der Status „Genehmigt“ gesetzt ist, wird automatisch die Steuerkontoabfrage für die genehmigte Steuernummer im Mandantenstamm freigegeben. Die Steuerkontoabfrage kann wie gewohnt genutzt werden.

Spalte DIVA

Teilnahme an der elektronischen Bescheidbekanntgabe (DIVA II)

Manueller VDB Export

• Beim VDB-Export per CSV-Datei wird automatisch der Status auf „Offen“ gesetzt.
• Nach der Übermittlung der Vollmacht von der VDB an die Finanzverwaltung, kann der Status manuell auf "genehmigt" gestellt werden.

Verwaltung der Status

Spalte: VaSt-Abruf und StKto-Abruf

• Der Status kann manuell geändert werden, z. B. wenn das Mandat erlischt.
• Durch den Abruf der aktuellen Vollmachten aus der VDB, wird der Status anhand der bei der Finanzverwaltung für das Authentifizierungsmedium hinterlegten Einträge, für alle Personen und Unternehmen aktualisiert.

Spalte: DIVA

Das Kontrollkästchen kann nicht direkt in der Spalte geändert werden.

Für Änderungen siehe [Vollmacht mit Beantragung der elektronischen Bescheidbekanntgabe].

Spalte: VDB-Typ

Um im Vollmachtsverwalter neu hinzugefügte Mandanten direkt zu erkennen, die noch nicht an die VDB übertragen wurden, wird der Status auf "Neuanlage" gesetzt.

Hauptsächlich dient die Spalte jedoch als Kennzeichen für die Erstellung der Export-Datei.

• Status "Neuanlage": beim erstmaligen Export der Daten
• Status "Änderung": wenn der Datensatz erneut exportiert wird.
• Status: "Löschen": beim Export werden diese Datensätze mit dem Kennzeichen für „Löschen“ in der Datei vermerkt. Mit ausführen des Exports wird automatisch der Status auf „Nicht möglich“ gesetzt.

Spalte: Art des Rechts

• VaSt
• StKto
• VaSt u. StKto

Beim Anlegen des Mandanten im Vollmachtsverwalter wird in der Spalte hinterlegt, welche Rechtearten für den Mandanten möglich sind.

Spalte: Übermittlungsstatus VDB - Finanzamt

In der Spalte wird der Übermittlungsstatus hinterlegt, der nach dem Übertragen von der VDB an das Finanzamt an die VDB zurückgemeldet wurde. Er kann über die Schaltfläche "Abruf einzelner Vollmachten aus der VDB" oder "Abruf aller Vollmachten aus der VDB" abgerufen werden.

Spalten: Steuerart, Finanzamtnummer, Finanzamtname und Steuernummer

Im unteren Bereich des Vollmachtsverwalter werden für den jeweils markierten Mandanten die im Mandantenstammblatt hinterlegten Stammdaten zum Finanzamt eingeblendet.

Bevollmächtigung im VDB-Verfahren

Das Beantragen und Freischalten der Rechte für die Vollmachten der Mandanten findet im VDB-Verfahren direkt innerhalb der VDB statt.

Der Vollmachtsverwalter spiegelt lediglich den aktuellen Stand der Vollmachten und die Status zu VaSt-Abruf und Steuerkontoabfrage der Mandanten aus der VDB wider. Die VDB ist das führende System.

Sind Status nicht den Erwartungen nach entsprechend gesetzt oder der "Übermittlungsstatus VDB -Finanzamt" enthält Fehlermeldungen, so sind diese innerhalb der VDB zu korrigieren. Einzig die Hinweismeldung "Übermittlung nicht möglich - Pflichtfelder nicht gefüllt" kann über die "Neuanlage / Aktualisierung der Vollmacht" aus dem Programm korrigiert werden, indem die Pflichtfelder Ort und Datum der Vollmacht nachgetragen werden.

Hinweis:

Nur wenn in der Spalte „VaSt-Abruf“ der Status „Genehmigt“ gesetzt ist, wird der Mandant im VaStBRM angezeigt und es kann wie bisher darüber auch ein Abruf der E-Steuerbelege durchgeführt werden.

Verbindung zur VDB

Für die Kommunikation zwischen Vollmachtsverwalter und VDB muss eine Verbindung zwischen beiden aufgebaut werden.

Eine Verbindung ist bei folgenden Aufrufen zwingend erforderlich:

• Vollmacht im Vollmachtsverwalter bearbeiten (wg. Liste der Bekanntgabeadressen aus VDB)
• Neuanlage / Aktualisierung der Vollmacht in der VDB
• Abruf der aktuellen Vollmachten aus der VDB
• Löschen einer Vollmacht in der VDB
• Anzeigen der Vollmacht im PDF-Format

Nach dem Aufruf einer dieser Schaltflächen erscheint ein Fenster des eingestellten Standardbrowsers mit dem DATEV Login, um sich an der VDB anzumelden. Dort ist im nächsten Schritt das entsprechende Anmeldeverfahren auszuwählen und die Anmeldung mit dem Authentifizierungsmedium durchzuführen.

Erscheint der Standardbrowser nicht oder wurde zu einem anderen Standardbrowser gewechselt, so prüfen Sie bitte die Einstellungen des Browsers. ([siehe 11.4. Einrichtung Standardbrowser])

Nach erfolgreichem Login kann der Browser geschlossen werden.

Sind auf einem Authentifizierungsmedium mehrere Organisationen (Kanzleien) vorhanden, so erscheint zusätzlich ein Auswahlfenster, in dem eine Organisation (Kanzlei) ausgewählt werden muss.

Die ausgewählte Aufgabe wird ausgeführt.

Der Login bleibt für einen unbestimmten Zeitraum erhalten. Während dieses Zeitfensters können auch weitere Aufgaben, die ein Login erfordern würden, erledigt werden, ohne dass der Anwender erneut zum Login aufgefordert wird. Ein erneutes Login ist erst nötig, wenn das Zeitfenster abgelaufen ist. Dann wird der Anwender automatisch bei der nächsten Aufgabe dazu aufgefordert.

Vollmacht im Vollmachtsverwalter bearbeiten

Allgemeines

Die Vollmacht des Mandanten kann über die Schaltfläche "Vollmacht bearbeiten" aufgerufen und entsprechend angepasst werden.

Hinweise:

• Der Dialog ist an die Vorlage "Vollmacht zu Vertretung in Steuersachen" angepasst.
• Pflichtfelder sind Ort und Datum in Zeile 42/43 (durch * gekennzeichnet)
• Hinweis: Sind diese Beiden nicht gefüllt und es wird die Vollmacht an die VDB übertragen, erscheint in der Spalte "Übermittlungsstatus VDB - Finanzamt" die Hinweismeldung "Übermittlung nicht möglich - Pflichtfelder nicht gefüllt".
• Die Vollmacht kann anschließend über die Schaltfläche "Anzeigen der Vollmacht im PDF-Format" in ein PDF-Dokument auf Basis der Vorlage "Vollmacht zu Vertretung in Steuersachen" gewandelt und gespeichert oder ausgedruckt werden.
• Die Vollmacht kann außerdem über die Schaltfläche "Neuanlage / Aktualisierung der Vollmacht in der VDB" direkt an die VDB übertragen werden.

Vollmacht mit Beantragung der elektronischen Bescheidbekanntgabe

Über die Vollmacht haben Sie die Möglichkeit die elektronische Bescheidbekanntgabe (Digitaler Verwaltungsakt - DIVA II) über die Vollmachtsdatenbank zu beantragen.

Voraussetzung dazu ist, dass in der Vollmachtsdatenbank (Menüpunkt Kanzlei verwalten > Bekanntgabeadresse verwalten) bereits für die Kanzlei eine oder mehrere Bekanntgabeadressen mit zugehöriger E-Mail-Adresse angelegt sind und das entsprechende Kontrollkästchen "Bescheide sollen elektronisch bekannt gegeben werden" im Abschnitt "Bescheidbekanntgabe in elektronischer Form" aktiviert ist.

Für die Hinterlegung der elektronischen Bescheidbekanntgabe in der Vollmacht wählen Sie unter "Bekanntgabevollmacht" in Zeile 20 das Kontrollkästchen "Bescheide sollen elektronisch bekannt gegeben werden" und anschließend in der Auswahl darunter eine der angebotenen Bekanntgabeadressen aus.

Zum Ausschluss von DIVA II-Bescheiden führen folgende Angaben in der Vollmacht: - Ausschluss des Festsetzungsverfahrens in Zeile 15 - Ausschluss der Est in Zeile 15 - Zeitlicher Ausschluss in Zeile 23 oder 24

Abschließend muss die Vollmacht über die Schaltfläche "Neuanlage / Aktualisierung der Vollmacht" an die VDB übertragen werden.

In der Übersicht des Vollmachtsverwalters ist in der Spalte DIVA ersichtlich, ob die elektronische Bescheidbekanntgabe bereits beantragt wurde.

Haben Sie bereits diverse Vollmachten im Vollmachtsverwalter und möchten für diese Vollmachten nachträglich die elektronische Bescheidbekanntgabe beantragen, so bietet die Vollmachtsdatenbank selbst einen einfachen Weg, dies gesammelt für alle gewählten Vollmachten durchzuführen. - Vollmachtsdatenbank öffnen - Filter "Keine elektronische Bescheidbekanntgabe" unter "Anzeige" auswählen - Entsprechende Vollmachten auswählen, bei denen die elektronische Bescheidbekanntgabe gesetzt werden soll - Unter "Vollmacht bearbeiten" "Elektronische Bescheidbekanntgabe vergeben…" aufrufen - Anschließend "Bescheide sollen elektronisch bekannt gegeben werden" auswählen und Sicherheitsabfrage bestätigen - Der Ergebnisdialog erscheint und der Übermittlungsstatus wird bei bereits übermittelten Vollmachten auf "Änderung vorgemerkt" gesetzt. Im Anschluss sollten Sie im Vollmachtsverwalter den "Abruf einzelner Vollmachten" oder ""Abruf aller Vollmachten" aufrufen, um die Änderungen bzgl. DIVA II zu synchronisieren.

Neuanlage / Aktualisierung der Vollmacht in der VDB

Über die Schaltfläche "Neuanlage / Aktualisierung der Vollmacht in der VDB" werden die selektierten Mandanten an die VDB übertragen und dort neu angelegt oder aktualisiert.

Anschließend stehen die Mandanten mit ihren Vollmachtsdaten in der VDB zur weiteren Bearbeitung (Beantragung, Freischaltung, usw.) zur Verfügung.

Hinweis:

Durch diese Schaltfläche ist es nicht mehr erforderlich, den manuellen VDB-Export per CSV Datei zu nutzen. Sie können die Mandantendaten direkt in die VDB übertragen.

Abruf der aktuellen Vollmachten aus der VDB

Um den Vollmachtsverwalter mit den bereits direkt in der VDB angelegten Vollmachten zu aktualisieren und zu synchronisieren, ist der "Abruf einzelner Vollmachten aus der VDB" oder "Abruf aller Vollmachten aus der VDB" über die entsprechende Schaltfläche anzustoßen.

Abruf einzelner Vollmachten

Mit Hilfe des Abrufs einzelner Vollmachten können für die im Vollmachtsverwalter selektierten Mandanten, die in der Vollmachtsdatenbank angelegten Vollmachten synchronisiert werden.

Neben der Selektion eines einzelnen Mandanten ist auch Mehrfachselektion (Taste STRG oder TAB + Mausklick) möglich.

Es wird der Status beim VaSt-Abruf, beim StKto-Abruf, bei DIVA und beim Übermittlungsstatus VDB -Finanzamt und die in der Vollmachtsdatenbank hinterlegte Vollmachtseinstellung der selektierten Mandanten aktualisiert.

Der Abruf einzelner Vollmachten ist in der Mandanten-, Kanzlei- und Zentralakte möglich.

Abruf aller Vollmachten

Durch den Abruf aller Vollmachten werden sämtliche in der Vollmachtsdatenbank angelegten Vollmachten mit dem Vollmachtsverwalter synchronisiert.

Es wird der Status beim VaSt-Abruf, beim StKto-Abruf, bei DIVA und beim Übermittlungsstatus VDB -Finanzamt der Personen bzw. Unternehmen, die bereits im Vollmachtsverwalter angelegt sind, automatisch aktualisiert.

Werden beim Abruf von der Vollmachtsdatenbank Personen oder Unternehmen geliefert, die noch nicht im Vollmachtsverwalter angelegt sind, aber als Mandanten im Programm existieren, so werden auch diese Vollmachten automatisch in den Vollmachtsverwalter eingefügt.

Abschließend werden für jeden im Vollmachtsverwalter vorhandenen Mandanten die in der Vollmachtsdatenbank hinterlegten Vollmachtseinstellungen aktualisiert.

Nach Beenden werden die Status der Personen und Unternehmen auf den aktuellen Stand entsprechend der abgerufenen Vollmachtsliste gesetzt.

Der Abruf aller Vollmachten ist nur in der Zentralakte möglich.

Hinweis:

Um einen ersten korrekten und synchronen Stand zur Vollmachtsdatenbank im Vollmachtsverwalter anzulegen, ist es sinnvoll, den Vollmachtsverwalter zu leeren (alle Mandanten markieren und löschen) und anschließend den "Abruf aller Vollmachten aus der VDB" durchzuführen.

Je nach Anzahl der vorhandenen Vollmachten in der Vollmachtsdatenbank, kann der Abruf aller Vollmachten und die damit verbundene Synchronisation einige Zeit in Anspruch nehmen.

Mögliche Status

Folgende Status können beim Abruf einzelner oder aller Vollmachten zurückgemeldet werden:

VaSt-Abruf	Bedeutung
Nicht beantragt	Ein bisher noch nicht beantragter Antrag hat diesen Status.
offen	Wird ein Antrag korrekt gestellt, erhält er automatisch den Zustand "offen".
genehmigt	Nach Genehmigung eines offenen Antrags wird dieser in den Zustand "genehmigt" gesetzt.
abgelehnt	Nach Ablehnung (durch den Dateninhaber) eines offenen Antrags wird dieser in den Zustand "abgelehnt" gesetzt.
begrenzt	Ein genehmigter Antrag der in seiner Gültigkeitsdauer begrenzt ist.
In Prüfung	Ein Antrag bei dem noch Unstimmigkeiten bestehen und sich in Prüfung befindet.
Nicht möglich	Dieser Status ist generell Unternehmen zugeordnet, da für diese kein VaSt-Abruf möglich ist.

StKto-Abruf	Bedeutung
offen	Wird ein Antrag korrekt gestellt, erhält er automatisch den Zustand "offen".
genehmigt	Nach Genehmigung eines offenen Antrags wird dieser in den Zustand "genehmigt" gesetzt.
abgelehnt	Nach Ablehnung (durch den Dateninhaber) eines offenen Antrags wird dieser in den Zustand "abgelehnt" gesetzt.
begrenzt	Ein genehmigter Antrag der in seiner Gültigkeitsdauer begrenzt ist.
In Prüfung	Ein Antrag bei dem noch Unstimmigkeiten bestehen und sich in Prüfung befindet.

Mandant hat in der Kammer VDB eine neue Steuernummer von der Finanzverwaltung bekommen

Es ist möglich einen Einkommensteuer-Mandanten ohne Steuernummer aber mit einer gültigen Steuer-Identifikations-Nummer in die Kammer VDB hochzuladen. Die Finanzverwaltung vergibt für diesen Mandanten selbstständig eine Steuernummer, die in der Kammer VDB angezeigt wird.

Beim Abruf/Abgleich der Vollmachten aus der Kammer VDB wird angezeigt, wenn in der Kammer VDB für einen Mandanten eine neue Steuernummer von der Finanzverwaltung vergeben worden ist, aber in unseren Stammdaten für diesen Mandanten noch keine Steuernummer vorhanden ist:

Über die Funktion Speichern kann eine Textdatei erzeugt und gespeichert werden, um nachträglich in den Stammdaten die neue Steuernummer(n) manuell einpflegen zu können.

Die Funktion Abbrechen schließt den Dialog.

Löschen einer Vollmacht in der VDB

Mit der Schaltfläche Löschen einer Vollmacht in der VDB haben Sie die Möglichkeit, Vollmachten direkt in der VDB zu löschen. Mehrfachselektion ist hier möglich.

Beim Aufruf erscheint der folgende Dialog:

Um die Vollmachten der ausgewählten Mandanten in der VDB zu löschen, setzen Sie den Haken bei "Ja, direkt in der Vollmachtsdatenbank löschen".

Sollen direkt nach dem Löschen in der VDB auch die Mandanten im Vollmachtsverwalter gelöscht werden, so setzen Sie zusätzlich auch den Haken "Anschließend auch im Vollmachtsverwalter löschen".

Anzeigen der Vollmacht im PDF-Format

Im Vollmachtsverwalter angelegte Vollmachten können über die Schaltfläche Anzeigen der Vollmacht im PDF-Format per Knopfdruck generiert werden. Eine Mehrfachselektion von Mandanten ist möglich.