Voraussetzungen

Voraussetzungen

Allgemeine Informationen

Die Voraussetzungen einer aussagefähigen Leistungserfassung gelten in gleichem Maße auch für die Mitarbeiterplanung. Das heißt, die Qualität der Leistungserfassung wirkt sich unmittelbar auf ihre Aussagefähigkeit aus.

Zur Qualität der Leistungserfassung gehören deshalb

• Vollständige Erfassung (aller Beschäftigten, auch Chefs)
• Zeitnahe Erfassung
• Richtige Zuordnung auf alle abzurechnenden Aufträge
  (auch mandatsbezogene Zeiten, die nicht direkt abgerechnet werden)
• Keine Rechnungspositionen ohne Leistungen
  (außer echte Vorauszahlungen, wie z.B. zum Jahresabschluss)
• Vollständige Erfassung der nicht verrechenbaren Zeiten (z.B. Urlaub, Weiterbildung, Krankheit, Verwaltungstätigkeiten, usw.)

Eine unvollständige oder verspätete Leistungserfassung führt auch zur unvollständigen Darstellung in der Mitarbeiterplanung. D.h. nur wenn alle mandatsbezogenen Zeiten (auch Chef-Zeiten), zeitnah erfasst sind, erhalten Sie aussagefähige Daten.

Mitarbeiterstammblatt

Wochenarbeitszeit

Die Verwaltung der Wochenarbeitszeiten aller zu planenden Mitarbeitern ist eine Voraussetzung für die Mitarbeiterplanung.

Die Wochenarbeitszeit kann im Dokument Mitarbeiter im Mitarbeiterstammblatt im Register Stundensätze verwaltet werden.

Der erfasste Wert planbar % wird innerhalb der Mitarbeiterplanung nicht ausgewertet. Diese Angabe ist für das Modul Planung und Stundensatz notwendig.

Benutzerrecht

Innerhalb der Benutzerrechte stehen Ihnen im Mitarbeiterstammblatt zwei Rechte im Bereich Funktion zur Verfügung.

Das Recht Planungsverantwortung (andere Mitarbeiter) kann für alle Mitarbeiter oder für einzelne Mitarbeiter aktiviert werden. Damit können z.B. Abteilungsleiter die entsprechenden Mitarbeiter zugeordnet bekommen.

Auch eine Vertretung für andere Mitarbeiter kann bei Bedarf hierüber gesteuert werden.

Standardmäßig sind beide Rechte nicht gesetzt!

D.h., dass das Recht, abhängig von der gewählten Aktenoption Benutzerrechte - Grundeinstellung ist.

Register – Mitarbeiterplanung

Im Mitarbeiterstammblatt finden Sie das Register Mitarbeiterplanung. Die hier erfassten Werte beziehen sich immer auf das komplette Jahr.

Mitarbeiter planbar

Hiermit wird festgelegt, ob der Mitarbeiter planbar ist und damit in der Mitarbeiterplanung berücksichtigt wird.

Bundesland Hier kann das Bundesland des Mitarbeiters verwaltet werden. Bei der Berechnung der verfügbaren Zeiten werden diese automatisch um die Feiertage des Bundeslandes verringert.

Bitte lassen Sie diese Eingabe leer (), wenn Sie die Feiertage als interne Aufträge erfassen.

z.B. Auftragsart 9 (interne Angelegenheiten).

Das hier hinterlegte Bundesland kann innerhalb der Leistungserfassung bei der Ausgabe der Mitarbeiterzeiten ebenfalls ausgewählt werden.

Abteilung Der Mitarbeiter kann einer Abteilung zugeordnet werden. Innerhalb der Mitarbeiterplanung besteht in den Eigenschaften des Dokumentes die Möglichkeit, Abteilungen zu selektieren.

Abteilungen können über die Schaltfläche und dem anschließenden Dialog angelegt, bearbeitet oder gelöscht werden.

Ziel produktive Stunden

In diesem Feld tragen Sie den Prozentanteil der produktiven Stunden ein, die der Mitarbeiter erreichen soll. Diese Angabe dient zu Informationszwecken. Die Summe der produktiven und nicht verrechenbaren Stunden muss immer 0% oder 100% betragen.

Ziel nicht verrechenbare Stunden In diesem Feld tragen Sie den Prozentanteil der nicht verrechenbaren Stunden ein, die der Mitarbeiter erreichen soll. Diese Angabe dient zu Informationszwecken. Die Summe der produktiven und nicht verrechenbaren Stunden muss immer 0% oder 100% betragen.

Geplante Überstunden Hier können für den Mitarbeiter geplante Überstunden erfasst werden. Damit haben Sie die Möglichkeit, die verfügbare Zeit des Mitarbeiters ggfs. zu erhöhen.

Dokument Auftragsgruppen

Das Dokument Auftragsgruppen dient der Zusammenfassung von Auftragsarten/Angelegenheiten für die Mitarbeiterplanung.

Damit ist es möglich für die Planung z.B. eine Auftragsgruppe Jahresabschluss zu definieren und die Planung auf Basis der jeweiligen Auftragsgruppe durchzuführen. Weiterhin ist die Auftragsgruppe für die Ermittlung von produktiven bzw. nicht verrechenbaren Stunden sowie für die Ermittlung der Plan- und Ist-Werte relevant.

Mit der Standardauslieferung wird bereits ein bestimmtes Portfolio von Auftragsarten (Kurzbezeichnung) als Auftragsgruppen ausgeliefert. - Das Dokument Auftragsgruppen ist nur für die Mitarbeiterplanung notwendig.

Auftragsgruppen sind für die Mitarbeiterplanung zwingend notwendig. Es werden nur Aufträge (Auftragsarten/Angelegenheiten) in der Mitarbeiterplanung berücksichtigt, die einer Auftragsgruppe zugeordnet sind.

• Eine Angelegenheit kann nur einer Auftragsgruppe zugeordnet werden. Damit ist sichergestellt,
• dass die Aufträge für Statistikdaten richtig ausgewertet werden.

Beispiel

Auftragsgruppe	Auftragsart	Angelegenheit
Jahresabschluss	Jahresabschluss	Aufstellung Jahresabschluss
		Steuerbilanz aus Handelsbilanz
		Erstellung eines Anhangs
	Steuererklärungen	KSt
		GewSt
		USt

Eine individuelle Anpassung der Auftragsgruppen kann von Ihnen jederzeit vorgenommen werden. Falls Sie eine bestehende Angelegenheit mehreren Auftragsgruppen zuordnen möchten, müssen Sie in diesem Fall die Angelegenheit duplizieren.

Folgende Funktionen sind möglich und über Schaltflächen anwählbar:

Neu		Hinzufügen einer Auftragsgruppe
Öffnen		Verwaltung einer Auftragsgruppe
Löschen		Entfernen eines markierten Eintrags (Mehrfachselektion möglich)

Beispiel einer Auftragsgruppe:

Angelegenheiten

Im Dokument Angelegenheiten gibt es im Register Mitarbeiterplanung neue Kennzeichen.

Angelegenheit in der Planung Hiermit wird definiert, ob Aufträge mit dieser Angelegenheit in der Planung angezeigt werden sollen. So können z.B. spezielle interne Angelegenheiten oder "Test-"Angelegenheiten von der Planung ausgeschlossen werden.

(Standardeinstellung = Ja)

Bereits bestehende Planungen werden nicht aktualisiert. Aufträge mit dieser Angelegenheit werden nicht mehr in der Planung aktualisiert bzw. hinzugefügt.

Auftragsanlage bei der Erstellung einer Planung Hiermit wird definiert, ob "Einmalaufträge" (z.B. Erbschaftsteuererklärung, Gutachten) von der automatischen Auftragsanlage (Planaufträge) bei der Erstellung einer Planung ausgeschlossen werden sollen.

(Standardeinstellung = Ja)

Planungsaufteilung Hiermit wird definiert, ob bei der Neuerstellung einer Planung die Istzeiten des Auftrags und/oder die Planstunden aus den Serienaufträgen entsprechend der Kanzleioption Planungszeitraum/Aufteilung (nach Monat oder KW) aufgeteilt werden sollen. Die Summe der Zeiten werden dabei zwischen dem Starttermin und der geplanten Fertigstellung des Auftrags gleichmäßig verteilt.

(Standardeinstellung = keine Aufteilung)

Beispiel

• Starttermin: 16.01.xx
• geplanter Fertigstellungstermin: 04.04.xx
• Planstunden: 10 Stunden

Voraussetzung für die automatische Aufteilung ist die Verwaltung von Startermin und geplantem Fertigstellungstermin im Auftrag.

Ablauf der Aufteilung

• Beginn mit Starttermin des Auftrags / Ende des Monats
• Danach mit 01. des Folgemonats / Ende des Monats (maximal geplanter Fertigstellungstermin)

16.01. – 31.01. => 2,50 (Starttermin bis Ende Monat)

01.02. – 28.02. => 2,50 (kompletter Monat)

01.03. – 31.03. => 2,50 (kompletter Monat)

01.04. – 04.04. => 2,50 (Anfang Monat bis gepl. Fertigstellungstermin)

Eventuelle Rundungsdifferenzen werden der letzten Position zugeordnet.

Eine Aufteilung der Zeiten je Mitarbeiter kann später in der Planung für alle Angelegenheiten manuell durchgeführt werden.

Kennzeichen für die Anzeige der Planstunden Hiermit wird definiert, ob Aufträge mit dieser Angelegenheit als produktive oder nicht verrechenbare Aufträge in die Mitarbeiterplanung einfließen.

(Standardeinstellung = produktive Stunden)

Bei der Neuanlage weiterer Angelegenheiten müssen diese Kennzeichen bei Bedarf gesetzt werden.

Im Dokument Angelegenheiten steht die Auftragsgruppe bereit. Diese dient bei der Mitarbeiterplanung als zusätzliche Möglichkeit zur Planung auf Auftragsgruppen. Ein zusätzliches Dokument zur Verwaltung der Auftragsgruppen steht nach der programmseitigen Freigabe der Mitarbeiterplanung zur Verfügung.

Diese Auftragsgruppe wird standardgemäß mit der Kurzbezeichnung der Auftragsart automatisch ausgeliefert.

Bei Bedarf kann die Eingabe der Auftragsgruppe (z.B. bei Neuanlagen) auch entfallen (leeres Feld). Eine nachträgliche Zuordnung ist jederzeit möglich.

Auftragskarte

Zur Planung der Aufträge gibt es in der Auftragskarte im Register Zeitplanung das Feld Starttermin.

- Der Starttermin ist der Termin, an dem die Bearbeitung des Auftrags beginnt. Dieses Datum ist für die Zuordnung der Mitarbeiter eines Auftrags notwendig. Abhängig von dem Starttermin des Auftrags können die Starttermine der Mitarbeiter (siehe Schaltfläche Mitarb.Planung) verwaltet werden. Der Auftrag wird anschließend in die richtige Kalenderwoche/Monat/Jahr der Planung berücksichtigt. - Bitte achten Sie bei der Neuanlage eines Auftrags darauf, dass der Starttermin eingetragen und gespeichert wurde. - Dieses Feld ist ein Pflichtfeld und wird mit dem Vorschlagswert 01. des Auftragstermins, dem Tagesdatum oder dem angepassten Starttermin aus dem Vorjahresauftrag vorbelegt. - Bereits durch das Datenbank-Update der Version 2/2018 wurde der Starttermin einmalig automatisch in alle vorhandenen Aufträge geschrieben. - Für eine automatische Aufteilung des Auftrags auf mehrere Starttermine der Mitarbeiter muss auch der geplante Fertigstellungstermin verwaltet werden.

Der Starttermin kann auch manuell in der Auftragskarte verwaltet werden.

Im Feld Planstunden können Sie die Planstunden eines / mehrerer Mitarbeiter(s) erfassen.

Sofern nur ein Mitarbeiter an dem Auftrag arbeiten wird, können Sie die Plan-Stunden direkt im Erfassungsfeld Planstunden erfassen. In diesem Fall wird der Starttermin des Mitarbeiters mit dem Starttermin des Auftrags vorbelegt.

Standardmäßig wird der zuständige Mitarbeiter (Register Bearbeitung) als Mitarbeiter für die Mitarbeiterplanung vorgeschlagen.

Sind bei einem Auftrag mehrere Mitarbeiter mit Planstunden erfasst, können diese nur noch über die Schaltfläche Mitarb. Planung verwaltet werden. Eine direkte Erfassung im Register Zeitplanung ist nicht möglich.

Dialog Mitarb.Planung/Mitarbeiterdetails

Der nachfolgende Dialog kann über die Schaltfläche Mitarb.Planung aufgerufen werden. Der gleiche Dialog steht auch innerhalb der Mitarbeiterplanung zur Verfügung (siehe Kapitel Mitarbeiterdetails )

Weitere Mitarbeiter des Auftrags, weitere Starttermine der Mitarbeiter, eine Aufteilung der Stunden auf einen Mitarbeiter und das Löschen eines Eintrags können innerhalb dieses Dialogs durchgeführt werden.

Im oberen Teil des Dialogs werden informatorisch Angaben zum Auftrag angezeigt. Im unteren Teil des Dialogs können die verschiedenen Starttermine, geplanten Fertigstellungstermine und die Planstunden der Mitarbeiter verwaltet werden.

Folgende Funktionen sind möglich:

Neu	Hierzu muss in der Zeile unterhalb der Spaltenüberschrift (Nr. Mitarbeiter, usw.) "geklickt" werden. Die Nummer oder der Name könnendirekt eingegeben oder über einen Auswahldialog ausgewählt werden. Anschließend sind die Planstunden, der Start und das Ende dieses Eintrags zu erfassen.
Eingaben verwerfen		Alle erfassten Daten nach der Anwahl dieses Dialogs werden wieder auf den ursprünglichen Wert zurückgesetzt.
Löschen		Entfernen eines markierten Eintrags (Mehrfachselektion möglich)
Mitarbeiter neu aufteilen		Stunden können für einen Mitarbeiter automatisch aufgeteilt werden.

Datum prüfen In den Dialogen der Mitarbeiterdetails erfolgt eine Vielzahl von Prüfungen bzgl. des Starttermine und des geplanten Fertigstellungstermins.

Beispiel

• Der erfasste Starttermin des Mitarbeiters liegt hinter dem Fertigstellungstermin
  

  Diese Meldung kann mit der Taste beendet und das Datum korrigiert werden.

• Der erfasste Starttermin des Mitarbeiters liegt vor dem Starttermin des Auftrags
  

  Hier kann bei Bedarf der Starttermin des Auftrags angepasst werden.

Mitarbeiter neu aufteilen Ein Dialog zur automatischen Aufteilung der Stunden auf einen Mitarbeiter kann über die Schaltfläche Mitarbeiter neu aufteilen aufgerufen werden.

Nach der Erfassung / Auswahl des Mitarbeiters und der Eingabe der Planstunden werden diese

zwischen dem Starttermin und der geplanten Fertigstellung des Auftrags gleichmäßig entsprechend der Kanzleioption nach Monat oder Kalenderwoche verteilt.

Beispiel

• Starttermin: 16.01.
• geplanter Fertigstellungstermin: 04.04.
• Planstunden: 10 Stunden

Voraussetzung für die automatische Aufteilung ist die Verwaltung von Startermin und geplanter Fertigstellungstermin im Auftrag.

Ablauf der Aufteilung

• Beginn mit Starttermin des Auftrags - Ende des Monats
• Danach mit 01. des Folgemonats - Ende des Monats (maximal geplanter Fertigstellungstermin)
• Eventuelle Rundungsdifferenzen werden der letzten Position zugeordnet

16.01. – 31.01. => 2,50 (Starttermin bis Ende Monat)

01.02. – 28.02. => 2,50 (kompletter Monat)

01.03. – 31.03. => 2,50 (kompletter Monat)

01.04. – 04.04. => 2,50 (Anfang Monat bis gepl. Fertigstellungstermin)

Hierbei handelt es sich um einen Vorschlag (Start, Ende, Planstunden), der in diesem Dialog direkt geändert werden kann.

Anschließend stehen die neuen Mitarbeiterdetails zur Verfügung

Auftragsliste

Innerhalb der Auftragsliste kann der Starttermin und die geplante Fertigstellung auch als Stapelverarbeitung für mehrere Aufträge geändert werden.

Hier stehen im Kontextmenü und als Schaltfläche die Punkte Starttermin ändern bzw. Geplante Fertigstellung ändern zur Verfügung.

Im dem dazugehörigen Auswahlfenster kann

• ein fester Starttermin/eine geplante Fertigstellung vorgegeben oder
• ein Starttermin aus dem Fertigstellungstermin
  oder
  eine geplante Fertigstellung aus dem Starttermin zurückgerechnet werden.

Zusätzlich können optional auch bereits fakturierte Aufträge mitberücksichtigt werden.

In den Eigenschaften der Auftragsliste kann der Starttermin und die geplante Fertigstellung des Auftrags nach einem relativen Zeitraum eingegrenzt werden kann.

Serienaufträge

Analog zur Auftragskarte beinhaltet auch die Verwaltung der Serienaufträge des Starttermins und der Planstunden.

Das Register Serie enthält folgende Angaben:

• Starttermintag: (1 – Monatsende; „“)
• Startterminmonat: (Aktueller Monat – 15. Folgemonat; „“)

Eine Aufteilung der Stunden auf verschiedene Starttermine der Mitarbeiter ist bei Serienaufträge nicht möglich. Da es sich bei der Aufteilung der Stunden auf verschiedene Starttermine um einen individuellen Vorgang handelt, muss eine Aufteilung von Ihnen innerhalb der Mitarbeiterplanung bzw. der Auftragskarte erfolgen.

Als zusätzliche neue Möglichkeit (ab DVD 3/2019) kann aber optional die Aufteilung der Serienaufträge auch bei der Neuerstellung einer Planung gewählt werden.

• Aufteilung monatlich/nach Kalenderwoche und wie in Angelegenheiten verwaltet.
  Es werden alle Stunden der Mitarbeiter zwischen Start- und geplantem Fertigstellungstermin des Auftrags (diese Daten müssen verwaltet sein) aufgeteilt.

Hinweis zur Berücksichtigung der Serienaufträge Bei einer Erstellung einer Planung auf Basis der Planzeiten, werden die Daten für die Anlage der (Plan)-Aufträge (Mitarbeiter, geplante Stunden, Starttermin, geplanter Fertigstellungstermin) immer aus den Basisdaten der Serie für die Planung herangezogen. Damit werden auch eventuell geänderte Angaben in den dazugehörenden Aufträgen mit den Serieninformationen überschrieben.
Bei der Erstellung einer Planung wird berücksichtigt, ob es für den Auftrag als Basis eine Serie gibt.

Der Auftrag wird nur dann in die Planung übernommen, wenn es keinen Endtermin der Serie gibt bzw. der Endtermin größer als das Planjahr ist.

Bei einer Erstellung der Planung auf Basis der Leistungserfassung bzw. der Istzeiten und einer gewählten Aktualisierung Serien vortragen oder/und Berücksichtigung der Serienaufträge werden die ermittelten Planstunden durch die Planstunden der Serie überschrieben. Damit ist sichergestellt, dass eine verwaltete Serie die höchste Priorität hat.

Vorschuss-Pauschalen

Im Dokument Vorschuss-Pauschalen steht das Register Planung zur Verfügung.

Hier können Sie analog zur Auftragskarte

• Angaben zum Starttermin
• Angaben zur geplanten Fertigstellung
• Plan-Gebühr
• Plan-Kosten
• Plan-Stunden (inkl. der Schaltfläche für die Mitarbeiterplanung (Mitarb.Planung))

erfassen.

Eine Aufteilung der Stunden auf verschiedene Starttermine der Mitarbeiter ist bei Vorschuss-Pauschalen nicht möglich. Da es sich bei der Aufteilung der Stunden auf verschiedene Starttermine um einen individuellen Vorgang handelt, muss eine Aufteilung von Ihnen innerhalb der Mitarbeiterplanung bzw. der Auftragskarte erfolgen.

Voraussetzungen Auftragskarte/Serienauftrag/Vorschuss-Pauschalen

Eine wichtige Vorrausetzung für die Mitarbeiterplanung ist, dass

• in den Aufträgen ein zuständiger Mitarbeiter erfasst ist,
• in den Aufträgen mindestens ein Mitarbeiter für die Planung erfasst ist,
• Planstunden für mindestens einen Mitarbeiter erfasst sind,
• der Starttermin gepflegt ist.
• Für die automatische Aufteilung der Stunden auf mehrere Starttermine der Mitarbeiter ein
• weitere Voraussetzung, dass
• der geplante Fertigstellungstermin des Auftrags gepflegt ist.

Aktenoptionen

Die Optionen öffnen Sie in der Zentralakte über das Menü Akte / Optionen. Die notwendigen Angaben für die Mitarbeiterplanung finden Sie hier im Bereich Kanzleiorganisation / Planung.

Planung

Aufträge nach Fakturierung automatisch abschließen Hiermit wird festgelegt, ob die Aufträge nach der Fakturierung automatisch abgeschlossen werden sollen. D.h., dass der Arbeitszustand des Auftrags automatisch auf Fertig gesetzt wird.

Planung für… Hiermit wird festgelegt, mit welcher Darstellung die Mitarbeiterplanung (Register Mitarbeiter und Mandant) standardmäßig geöffnet werden soll.

Zur Auswahl stehen

• Auftragsgruppen
• Auftragsart
• Aufträge

Planungszeitraum/Aufteilung Hiermit legen Sie fest, welche Aufteilung in der Mitarbeiterplanung als Standard berücksichtigt werden soll. Die Aufteilung ist abhängig von den verwalteten Eigenschaften in den Angelegenheiten.

Planungszeitraum nach Monat: Es wird immer der "1." eines Monats als Starttermin genommen.

Planungszeitraum nach Kalenderwoche: Es wird immer der "Montag" einer Kalenderwoche als Starttermin genommen.

Serienaufträge planen Mit dieser Aktenoption können Sie bestimmen, auf welche Weise die Plan-Werte in Serienaufträgen vorbelegt werden:

• Ist-Werte
  Bei dieser Einstellung werden bei der Fakturierung die Ist-Stunden des Vorauftrags auf die Serie übertragen.

Aktenoption Ist-Werte Bei der Fakturierung eines Auftrags werden bei einer aktiven Mitarbeiterplanung die Ist-Stunden ebenfalls auf die Mitarbeiterplanung übertragen.

• GrundangabenHierbei werden immer die Planstunden aus den Grundangaben des Dokuments Serienauftrag übernommen, unabhängig davon, mit welchen Stunden der vorige Auftrag fakturiert wurde.