Vorgehensweise
Vorgehensweise
Aufruf des Dashboards
Beim Aufruf des Dashboards werden die Mandanten in drei Gruppen eingruppiert:
Status: Bearbeitung - Bei diesen Mandanten ist die Umstellung auf SMART Connect noch nicht erfolgt, Basecone ist aktiviert.
Status: Erledigt - Bei diesen Mandanten ist die Umstellung auf SMART Connect abgeschlossen, Basecone ist deaktiviert.
Status: Nicht relevant - Bei diesen Mandanten ist kein Basecone aktiviert. Eine Umstellung ist daher nicht notwendig.
Standardmäßig werden Mandanten mit dem Status "Nicht relevant" im Dashboard nicht angezeigt. Durch das Entfernen des Checks links unten bei "[Status] = "Bearbeitung" oder [Status] = "Erledigt"" werden auch diese Mandanten angezeigt. Die Aktivierung von Apps oder die Übernahme der Lieferanten-Daten wird damit auch für diese Mandanten möglich.
Durchführung der Umstellung zu SMART Connect
Auswahl der Mandanten und Hinweise zu den möglichen Jobs/Aktionen
Zur Durchführung der Umstellung zu SMART Connect markieren Sie mindestens einen Mandanten mit dem Status "Bearbeitung".
Folgende Jobs/Aktionen können über das Dashboard ausgeführt werden:
- Aktivierung SMART Connect Integration
- Aktivierung SMART Connect Box
- Aktivierung SMART Connect Workflow (wenn SMART Connect Workflow aktiviert wird, erfolgt automatisch auch eine Aktivierung von SMART Connect Integration)
- Aktivierung Beleg- und Dateiupload
- Lieferanten übernehmen (Lieferanten-Daten aus der Vorerfassung an SMART Connect übertragen)
- Online-Banking aktivieren
Bearbeitungshinweise: Führen Sie den Mauszeiger über die Bezeichnung der Spalte, um Erläuterungen und Preisinformationen zu erhalten:
Eine Mehrfachbearbeitung von Mandanten ist möglich. Hierzu markieren Sie die gewünschten Mandanten bei gedrückter Strg-Taste. Mit der Shift-Taste ist zudem eine "von … bis"-Markierung möglich.
Umstellung der Mandanten nach SMART Connect durchführen
Wenn mindestens ein Mandant markiert wurde, setzen Sie als nächstes den Check in der entsprechenden Spalte, um die einzelnen Jobs/Aktionen auszuwählen:
Es können mehrere Aktionen gleichzeitig aktiviert werden:
Wenn Mandanten aktiviert und Jobs/Aktionen ausgewählt wurden, kann die Ausführung über den Play-Button angestoßen werden:
Anschließend ist der Start der ausgewählten Jobs/Aktionen zu bestätigen:
Sobald alle Jobs/Aktionen abgeschlossen sind, ändert sich auch der Status im Dashboard:
Wurden alle Aktionen zur Umstellung ausgewählter Mandanten durchgeführt, muss anschließend manuell der Check bei "Migration abgeschlossen" gesetzt werden:
Bearbeitungshinweis: Über die rechte Maustaste ist (beispielsweise zur Prüfung der durchgeführten Änderungen) der Sprung in den Konfigurator über "Details im Browser öffnen" sowie das Kopieren des Zellinhaltes in die Zwischenablage möglich.
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Basecone kündigen
Voraussetzungen
Um Basecone für die ausgewählten Mandanten über das Dashboard kündigen zu können, müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein:
Der Check bei "Migration abgeschlossen" muss gesetzt sein.
In der Spalte "Dokumente archiviert" muss das grüne Symbol angezeigt werden. Dies ist der Fall, wenn alle Basecone-Dokumente archiviert worden sind.
Bitte beachten Sie: Sollte beim ausgewählten Mandanten unter "Dokumente archiviert" ein rotes Symbol angezeigt werden, dann wurden nicht alle Dokumente aus Basecone archiviert. Dies ist bspw. möglich, wenn nach der nächtlichen Synchronisation weiter mit Basecone gearbeitet wurde.
Prüfen Sie gegebenenfalls, ob für diese Mandanten in Basecone Belege vorhanden sind, die noch nicht getaggt wurden. Diese können nicht archiviert werden. Verwerfen Sie diese Dokumente oder kategorisieren Sie diese Dokumente als Eingangsrechnungen in Basecone.
Da die Synchronisation der Dokumente nachts erfolgt, sollte die Arbeit mit Basecone daher mehrere Tage vor der beabsichtigten Kündigung der Basecone-App beendet werden. Solange es Mandanten gibt, bei denen Basecone noch aktiviert ist, erscheint beim Schließen des Dashboards die folgende Hinweismeldung:
Basecone-Kündigung
Wenn die beiden Voraussetzungen "Migration abgeschlossen" und "Dokumente archiviert" erfüllt sind, dann kann die Kündigung von Basecone erfolgen. Optional kann auch das Rechnungseingangsbuch deaktiviert werden. Hierzu setzen Sie den Check in der entsprechenden Spalte und stoßen die Verarbeitung über den Play-Button an.
Nach erfolgreicher Basecone-Kündigung wird der Status des Mandanten automatisch auf "Erledigt" gesetzt.
Die Basecone-Kachel wird aus der Konfiguration des Mandanten entfernt. Wenn Basecone bei allen Mandanten gekündigt wurde, ist die Migration von Basecone zu SMART Connect abgeschlossen.