Weitere Informationen zu SEPA Zahlungsdateien

Weitere Informationen zu SEPA Zahlungsdateien

Allgemeine Informationen

SEPA-Zahlungsdatei - Dateiformat

Die SEPA-Datei wird im XML-Format ausgegeben.

Dateiname

Der Dateiname ist wie folg aufgebaut: S0000001.xml.

Länge Verwendungszweck

Die Länge des Verwendungszwecktextes beträgt max. 140 Zeichen.

Referenz des Auftraggebers >Message Identification< (Group Header)

Je Datei wird in deren Kopfsatz eine eindeutige Referenzangabe des Auftraggebers ausgegeben.
Diese Referenz hat folgenden Aufbau und ist 35 Stellen lang und wird auch auf dem Dateibegleitzettel angedruckt.

• 2 Stellen Konstante AD
• 9 Stellen Mandanten-Nummer
• 7 Stellen Mandanten-Name
• 8 Stellen TTMMJJJJ
• 6 Stellen Uhrzeit Dateierstellung: hhmmss
• 3 Stellen fortlaufende Nummer

Beispiel: AD000005000Test Gm03062009134217001

Referenz zur eindeutigen Identifizierung des Sammlers >Payment Information Identification< (Payment Instruction Information)

Eine Datei kann mehrere logische Dateien enthalten.
Jede logische Datei wird mit einer eindeutigen ID versehen.
Diese ID ist max. 35 Stellen lang und wird vom Programm wie folgt vergeben:

• 9 Stellen Mandanten-Nummer
• 6 Stellen Mandanten-Name
• 8 Stellen TTMMJJJJ
• 6 Stellen Uhrzeit Dateierstellung: hhmmss
• 3 Stellen fortlaufende Nummer

Beispiel: AD000005000TESTGM26102010171654001

Zahlungskennung >End to End ID< (Einzeltransaktion)

Je Zahlung wird zusätzlich eine sogenannte 35-stellige End to End ID ausgegeben, also eine eindeutige Kennung der Zahlung, die von den Banken bis zum Begünstigten durchgereicht wird.

Die End to End ID ist wie folg aufgebaut:

• 2 Stellen Konstante AD
• 17 Stellen Mandantenname
• 8 Stellen TTMMJJJ
• 6 Stellen hhmmss
• 6 Stellen fortlaufende Nummer je Zahlung

Beispiel: ADTESTGMBHZAHLUNGSV03062011133040000004

Kennzeichnung der Zahlungsarten Purpose Code

Die Kennzeichnung der Zahlungsarten erfolgt bei SEPA in dem Feld External Purpose Code auf Einzeltransaktionsebene.

Lohn- und Gehalt	SALA
VWL	CBFF
AVWL	CBFFR

SEPA-Überweisungen als Echtzeitüberweisung (Instant Payments) ausführen

Was sind SEPA-Echtzeitüberweisungen?

SEPA-Echtzeitüberweisungen, sogenannte Instant Payments, sind eine gesonderte Art von SEPA-Zahlungen, die rund um die Uhr 24/7/365 sekundenschnell gesendet und dem Überweisungsempfänger unmittelbar gutgeschrieben werden.

Wie lange dauert eine Echtzeitüberweisung?

Echtzeitüberweisungen werden in der Regel innerhalb von 10 Sekunden beim Überweisungsempfänger gutgeschrieben.

Gibt es eine Betragsgrenze?

Eine einzelne SEPA-Überweisung darf 100.000 EUR nicht überschreiten. Dieses Limit wird zum 05.Oktober 2025 aufgehoben.

Was kosten SEPA-Echtzeitüberweisungen?

Für SEPA-Echtzeitüberweisungen fallen ggf. zusätzliche Gebühren an.

Ab Herbst 2025 dürfen die Gebühren für ausgehende SEPA-Echtzeitüberweisungen nicht höher sein, wie für klassische SEPA-Überweisungen.

Kontaktieren Sie vor dem ersten Versenden von Echtzeitüberweisungen Ihre Hausbank, ggf. müssen Sie eine gesonderte Vereinbarung für die Einreichung mit Ihrer Hausbank vereinbaren.

Können Echtzeitüberweisungen wieder zurückgerufen werden

Ja, das ist in der Regel unter Angabe eines Grundes bei Ihrem Kreditinstitut möglich und unter der Voraussetzung, dass der Überweisungsempfänger zustimmt.

Wie können SEPA Echtzeitüberweisungen versendet werden?

SEPA-Echtzeitüberweisungen können über ADDISON in Dateiform erstellt und über Ihr Online Banking Programm versendet werden.

Das Weiterleiten von SEPA Echtzeitüberweisungen an das AOC-Banking ist aktuell noch nicht möglich, da der Versand von Sammelüberweisungen noch nicht unterstützt wird.

Im Service Rechenzentrums Verfahren (Efis/Container Format) können verfahrensbedingt generell keine SEPA-Echtzeitüberweisungen versendet werden.

Voraussetzungen

Kontaktieren Sie vor dem ersten Versenden von Echtzeitüberweisungen Ihre Hausbank, um sicherzustellen, dass diese Echtzeitüberweisungen entgegennehmen kann.

Ggf. müssen Sie auch eine gesonderte Vereinbarung für die Einreichung mit Ihrer Hausbank abschließen.

Echtzeitüberweisungen müssen über Ihre Onlinebankings-Software über eine gesonderte EBICS Auftragsart (z.B. CIP) gesendet werden.

Welche Banken nehmen an dem Verfahren teil?

Echtzeitüberweisungen in EU/EWR-Länder mit Euro-Währung:

Seit Januar 2025 müssen Zahlungsdienstleister in Ländern mit der Landeswährung EUR SEPA Echtzeitüberweisungen empfangen können.

Ab Oktober 2025 müssen sie auch ausgehende Echtzeitüberweisungen versenden können.

Echtzeitüberweisungen in EU/EWR-Länder ohne Euro-Währung:

EU/EWR-Länder, die nicht den Euro als Landeswährung haben, müssen bis zum 09. April 2027 Echtzeitüberweisungen empfangen können.

Register der Teilnehmer an SEPA-Zahlungen und zahlungsbezogenen Systemen | Europäischer Zahlungsverkehrsrat (europeanpaymentscouncil.eu)

Für Hausbankverbindungen, die entweder für den Versand der Zahlungen an das Service Rechenzentrum oder an das AOC Banking geschlüsselt wurden, können keine Echtzeitüberweisungen aktiviert werden.

Dateierstellung SEPA Lastschriften - allgemeine Informationen

Dateiformat

SEPA-Lastschriften werden müssen in einem XML-basiertes Datenformat erstellt werden.

Länge Verwendungszweck

Die Länge des Verwendungszwecktextes umfasst bei SEPA-Lastschriften 140 Zeichen.

Trennung von Basis und Firmenlastschriften

SEPA-Basislastschriften und SEPA-Firmenlastschriften müssen generell jeweils in 2 getrennten Dateien bei den Banken eingereicht werden. Daher werden diese vom Programm standardmäßig in 2 getrennten Dateien ausgegeben.

Logische Blöcke innerhalb der Datei

Innerhalb einer SEPA-Lastschriftdatei werden die Lastschriften noch einmal in einzelne Blöcke (Payment Information Block) je nach Zahlungsfrequenz (Einmal, Erst und Folgelastschriften) und Fälligkeitsdatum untergliedert.

Kennzeichnung der Lastschriftfrequenz

Bei der SEPA-Lastschriftdateierstellung müssen die einzelnen Lastschriften gekennzeichnet werden, ob es sich um eine Einmal- Erst- oder Folgelastschrift handelt.

Folgelastschriften dürfen nicht mit einer niedrigeren Fälligkeit als Erstlastschriften bei der Bank eingereicht werden.

Fälligkeitsdatum

SEPA-Lastschriften müssen generell zwingend mit einem Fälligkeitsdatum eingereicht werden (das Tagesdatum ist nicht zulässig und wird ansonsten von der Bank auf das nächste gültige Fälligkeitsdatum gesetzt oder die Lastschrift wird von der Bank abgelehnt).

Wenn Sie in der Finanzbuchhaltung geschlüsselt haben, dass jede Rechnung mit einer einzelnen, separaten SEPA-Lastschrift eingezogen werden soll, wird als Fälligkeitsdatum die Fälligkeit (OP Fälligkeit) der Rechnung in die Zahlungsdatei übergeben.

Wenn Sie diesen Einzeleinzug nicht geschlüsselt haben, sondern mehrere Rechnungen gebündelt mit einer SEPA-Lastschrift einziehen, wird bei der SEPA-Dateierstellung den Lastschriften ein errechnetes Fälligkeitsdatum mitgegeben, damit die Mindes Bankeinreichungstage für SEPA-Lastschriften eingehalten werden.

Dieses basiert immer auf dem SEPA-Zahlungsdateierstellungsdatum.

Eine Firmenlastschrift hat standardmäßig eine Vorlauffrist von 2 Bankarbeitstagen.

=====Beispiel=====	==========
SEPA-Lastschrift-Dateierstellungsdatum (Tagesdatum)	14.11.2024 (Donnerstag)
Bankeinreichungsvorlauftage	Mindestens 2 Bankarbeitstage
Errechnetes SEPA-Lastschriftfälligkeitsdatum:	18.11.2024 (Montag)

Aktualisierung der Mandatsdaten

Bei der Dateierstellung werden die SEPA-Lastschriftmandate mit Daten, wie beispielsweise dem Erstellungsdatum und dem Lastschrifteinzugsbetrag aktualisiert. Mit jeder Lastschrifterstellung verlängert sich die Gültigkeit eines Mandates auf weitere 36 Monate.

Mandatsänderungen

Innerhalb eines Mandates werden u.a. die zuletzt übermittelte Gläubiger ID sowie der Gläubigername (Zahlungsempfänger) festgehalten.

Sollten Sie diese Angaben verändert, z.B. bei einer Unternehmensveräußerung werden beim nächsten Lastschrifteinzug automatisch Mandatsänderungsätze erzeugt und übermittelt.

Kein Ausführungsdatum möglich

Wenn Sie in diesem Programmteil ein Ausführungsdatum erfassen, wird dieses nur für ggf. in dem Zahlstapel enthaltene Rücküberweisungen verwendet.

Für SEPA-Lastschriften kann kein Ausführungsdatum vorgegeben werden!

SEPA Lastschriften über FinTs versenden

Wenn Sie Ihre Zahlungsdateien per FinTS (ehemals HBCI) über ein Online-Banking Programm an Ihre Hausbank versenden, müssen Sie dieses im Programm einstellen, da bei der Dateiausgabe einige Besonderheiten berücksichtigt werden müssen.

Der Electronic Banking Berater Ihrer Hausbank kann Ihnen im Bedarfsfall Auskunft darüber geben, welches Protokoll Sie benutzen. Das Pendant zu FinTS (ausgerichtet auf Privatkunden) ist EBICS (ausgerichtet auf Firmenkunden). Für den Versand über EBICS müssen Sie keine gesonderten Einstellungen vornehmen.

Falls Sie Ihre Zahlungsdateien über FinTs versenden, stellen Sie dieses wie folgt im Programm ein:

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Mandant / Unternehmen / Registerkarte Bankverbindungen / Kontrollkästchen:
SEPA-Datei wird über FinTS an die Bank versendet.

Wenn dieser Check gesetzt ist, wir dieser für alle Hausbankverbindungen eines Mandanten angewandt.

Wichtiger Hinweis Zum Versand von SEPA-Lastschriften über FinTS

Beim Versand über FinTS wird je Sammler (Payment Information Block) eine separate Datei erstellt, da beim Versand unter FinTS dieser nur einmal je Datei vorkommen darf.

D.h., wenn Sie beispielweise in einem Zahlungslauf Basis-Lastschriften versenden, die Einmal- Erst und Folgelastschriften enthalten, dann erhalten Sie min. 3 Dateien.

Wenn Sie Ihre Lastschriftdateien per FinTS (ehemals HBCI) über ein Online-Bankingprogramm an Ihre Hausbank versenden, sollten Sie dieses Verfahren für SEPA-Lastschriften von Ihrer Hausbank möglichst auf den Versand über EBICS umstellen lassen.

Wiederholte Erstellung von SEPA-Lastschriftdateien

Wenn Sie einen Zahlstapel mit SEPA-Lastschriften wiederholt ausgeben, werden Sie gefragt, ob die SEPA-Lastschriftmandate erneut aktualisiert werden sollen.

Wenn Sie JA wählen, wird die Datei neu erstellt und es werden die Mandate neu aktualisiert.
Dabei wird der historische Eintrag innerhalb der Mandatsdaten von der vorherigen Ausgabe des Zahlstapels automatisch gelöscht.

Sollten Sie die Dateierstellung nicht am gleichen Tag vornehmen, wie die Ursprungsdatei erstellt wurde, wird auch die Fälligkeit neu berechnet.

Sie sollten nur Ja wählen, wenn Sie beispielweise am Vortag eine SEPA-Datei erstellt haben und diese nicht an die Bank versendet haben.

Sollten Sie die Zahlungsträgererstellung nur wiederholen, weil die Verbuchung möglicherweise nicht erfolgen konnte, dann wählen Sie Nein. In diesem Fall wird keine neue Zahlungsdatei erstellt, die Mandate werden nicht aktualisiert und es wird nur die Verbuchung erneut ausgeführt, falls alle oder einzelne OPs noch nicht verbucht wurden.

Meldepflicht für SEPA Lastschriften

Bei SEPA-Lastschriften über 12.500 Euro in das Ausland gibt es, analog wie bei Auslandsüberweisungen eine Meldepflicht an die Deutsche Bundesbank.

Bei der Dateierstellung im Programmteil Allgemeiner Zahlungsverkehr werden Lastschriften über 12.500 EUR in einem separaten Protokoll protokolliert.

Sie müssen anschließend eine Meldung an die Bundesbank erstellen, Hinweise dazu finden Sie auf dem Protokoll.

Datenträgeraustauschdatei für Auslandszahlungen erstellen

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar:

Rechnungswesen: OP-Verwaltung / Zahlungsträger erstellen |

Lohn & Gehalt: Datenausgabe / Zahlungsträger erstellen /
USt Jahreserklärung: **Alle / Zahlungsträger erstellen /**Kanzlei: Fakturierung / Zahlungsträger erstellen /

Karteikartenreiter DTAZV (Ausland)

Programmbeschreibung

Über diesen Programmteil können die in Zahlstapeln enthaltenen Auslandszahlungen als Datei im DTAZV Format ausgegeben werden.

Dieses Dateiformat wird ab November 2026 nicht mehr unterstützt. Ab diesem Zeitpunkt müssen Sie die Auslandszahlungen in dem neuen XML-Format bei den Banken einreichen.

Wichtiger Hinweis:

Standardmäßig werden für grenzüberschreitende Überweisungen außerhalb der EU sowie für EU-Eilüberweisungen (Zahlungsart 11) jeweils separate Dateien erstellt.

Bei der Dateierstellung werden automatisch die notwendigen Begleitschreiben wie beispielsweise der Dateibegleitzettel ausgedruckt.

Nach der Auswahl eines oder mehrerer Zahlstapel über den Vorlaufdialog starten Sie die Dateierstellung über den Menüeintrag STARTEN des Dialogmenüs.

Solange ein Zahlstapel vorhanden ist, kann die Erstellung der Datei beliebig oft wiederholt werden. Nach dem Start der Dateierstellung werden vom Programm die nachfolgenden Schritte durchgeführt:

• Erstellung der Original DTAZV Datei
• Erstellung der 1:1 Sicherungskopie
• Erstellung des Sammelbelegs,
  auf diesem werden die Verwendungszwecktexte angedruckt, wie sie in die Datei ausgegeben worden sind.
• Erstellung des Dateibegleitzettels.
• Automatische Verbuchung bei Fibu Zahlungen.
  Bei Wiederholungserstellung erfolgt keine erneute Verbuchung

Wichtig: Die Begleitpapiere sollten möglichst immer 2-fach ausgedruckt werden, diese werden benötigt, sollte einmal die Sicherungskopie der Datei von der Bank angefordert werden.

Auftraggeber

Hier werden die einzelnen Zahlungsaufträge mit Gesamtzahlbetrag gruppiert nach Absenderbankverbindung angezeigt.

Haben Sie über den Vorlaufdialog 2 Zahlstapel mit der gleichen Absenderbankverbindung ausgewählt, so erscheint hier nur ein Zahlungsauftrag, da Zahlstapel mit gleicher Absenderbankverbindung zusammengefasst werden.

Bei unterschiedlichen Absenderbankverbindungen werden entsprechend mehrere Zahlungsaufträge angezeigt.

Wenn Sie die Erstellung der Datenträgeraustauschdatei starten, werden alle hier angezeigten Aufträge verarbeitet.

Bei Erstellung der DTAZV Datei auf Diskette verlangt das Programm bei unterschiedlichen Empfängerbankverbindungen je Auftrag eine separate Diskette.

Empfänger

Unter Empfänger werden die Auslandszahlungen des unter Auftraggeber ausgewählten Zahlungsauftrages einzeln angezeigt.

Auftrag ausführen am

Über dieses Datum kann der Verarbeitungszeitpunkt der Datei und somit die Ausführung der Zahlungen bei der Bank vorgegeben werden. Dadurch können die Dateien am Erstellungstag direkt an die Banken übermittelt werden, die Ausführung der Zahlungen erfolgt jedoch zu dem vorgegebenen Ausführungstermin.

Das Ausführungsdatum darf nicht mehr als 15 Tage über dem Tagesdatum (Erstellungsdatum der Datei) liegen und wird vom Programm entsprechend abgeprüft.

Wenn mehrere Zahlstapel mit unterschiedlichen Hausbankverbindungen in einem Zahlungslauf verarbeitet werden, ist das Ausführungsdatum je Zahlungsauftrag separat vorzugeben, indem Sie jeweils die Datensätze unter Auftraggeber auswählen und das Datum eingeben.

XML-Datenträgeraustauschdatei für Auslandszahlungen erstellen

Sie müssen dieses Zahlungsformat ab November 2026 verpflichtendes für Auslandszahlungen außerhalb des SEPA-Raums verwenden.

Voraussetzungen

Damit ein Zahlstapel in dem neuen xml-basierten Zahlungsformat ausgegeben werden kann, müssen Sie vor der Erstellung eines Zahlstapels im zentralen Mandantenstamm innerhalb der Hausbankverwaltung / AZV-Daten / folgendes Kontrollkästchen aktivieren:
Auslandszahlungen im XML-Format erstellen. Diese Erstellung der Auslandszahlungsdatei ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar:

Rechnungswesen: OP-Verwaltung / Zahlungsträger erstellen /

Lohn & Gehalt: Datenausgabe / Zahlungsträger erstellen /Karteikartenreiter AZV (Ausland) XML-Format

Programmbeschreibung

Über diesen Programmteil können die in Zahlstapeln enthaltenen Auslandszahlungen als Datei im neuen AZV XML Format, welches ab November 2026 verpflichtend ist, ausgegeben werden.

Für die Auslandszahlungsarten Überweisung und Scheck werden innerhalb der XML-Zahlungsdatei sog. separate Sammler getrennt für Überweisung und Scheck angelegt.

Bei der Dateierstellung werden automatisch die notwendigen Begleitschreiben wie beispielsweise der Dateibegleitzettel erstellt.

Nach der Auswahl eines oder mehrerer Zahlstapel über den Vorlaufdialog starten Sie die Dateierstellung über den Menüeintrag STARTEN des Dialogmenüs.

Solange ein Zahlstapel vorhanden ist, kann die Erstellung der Datei beliebig oft wiederholt werden. Nach dem Start der Dateierstellung werden vom Programm die nachfolgenden Schritte durchgeführt:

• Erstellung der Original AZV XML Datei
• Erstellung der 1:1 Sicherungskopie
• Erstellung des Sammelbelegs,
  auf diesem werden die Verwendungszwecktexte angedruckt, wie sie in die Datei ausgegeben worden sind.
• Erstellung des Dateibegleitzettels
• Automatische Verbuchung bei Fibu Zahlungen.
  Bei Wiederholungserstellung erfolgt keine erneute Verbuchung

Wichtig: Die Begleitpapiere sollten möglichst immer 2-fach ausgedruckt werden, diese werden benötigt, sollte einmal die Sicherungskopie der Datei von der Bank angefordert werden.

Auftraggeber

Hier werden die einzelnen Zahlungsaufträge mit Gesamtzahlbetrag gruppiert nach Absenderbankverbindung angezeigt.

Haben Sie über den Vorlaufdialog 2 Zahlstapel mit der gleichen Absenderbankverbindung ausgewählt, so erscheint hier nur ein Zahlungsauftrag, da Zahlstapel mit gleicher Absenderbankverbindung zusammengefasst werden.

Bei unterschiedlichen Absenderbankverbindungen werden mehrere Zahlungsaufträge angezeigt.

Wenn Sie die Erstellung der Datenträgeraustauschdatei starten, werden alle hier angezeigten Aufträge verarbeitet.

Empfänger

Unter Empfänger werden die Auslandszahlungen des unter Auftraggeber ausgewählten Zahlungsauftrages einzeln angezeigt.

Auftrag ausführen am

Über dieses Datum kann der Verarbeitungszeitpunkt der Datei und somit die Ausführung der Zahlungen bei der Bank vorgegeben werden. Dadurch können die Dateien am Erstellungstag direkt an die Banken übermittelt werden, die Ausführung der Zahlungen erfolgt jedoch zu dem vorgegebenen Ausführungstermin.

Das Ausführungsdatum darf nicht mehr als 15 Tage über dem Tagesdatum (Erstellungsdatum der Datei) liegen und wird vom Programm entsprechend abgeprüft.

Wenn mehrere Zahlstapel mit unterschiedlichen Hausbankverbindungen in einem Zahlungslauf verarbeitet werden, ist das Ausführungsdatum je Zahlungsauftrag separat vorzugeben, indem Sie jeweils die Datensätze unter Auftraggeber auswählen und das Datum eingeben.