WICHTIGE Praxis-Hinweise zum Umgang mit SEPA Lastschriften
WICHTIGE Praxis-Hinweise zum Umgang mit SEPA Lastschriften
Was ist zu tun, wenn eine SEPA Lastschrift nicht von der Bank ausgeführt wird?
Lastschrift „platzt“ vor Buchung bei der Bank
Bei jeder Lastschrifterstellung werden die SEPA Mandate mit Angaben zur letzten Lastschrift aktualisiert.
Darüber wird u.a. verwaltet, ob eine Erstlastschrift oder eine Mandatsänderung ausgegeben werden muss.
Falls eine Lastschrift vor Buchung von der Bank zurückkommt, z.B.
- wegen Widerspruch
- fehlerhaften Angaben
- Gesperrte Mandaten (Black List)
sollten die Mandatsstammdaten zurückgesetzt werden.
Wenn Sie keine Folge-Mandatsversionen (Änderung Gläubiger Name/Gläubiger ID) angelegt haben, ist es ausreichend, dieses zu tun, wenn eine Erstlastschrift von der Bank nicht ausgeführt wurde.
Notwenige Maßnahme
Aufruf Mandatsstammdaten: Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Stammdaten / Kundenkonten / Karteikartenreiter Zahlungs- und Mahnkonditionen.
Wechseln Sie neben der Bankverbindung in die Bankverbindungsverwaltung.
Über die Schaltfläche Lastschriftmandat gelangen Sie in die Mandatsverwaltung.
Auf dem Karteikartenreiter Zahlungs- und Mandatshistorie sehen Sie die Mandatshistorieneinträge. Dort können Sie in der Spalte Lastschrifterstellung das Datum des letzten Lastschriftlaufs in der ablesen.
Löschen Sie hier den/die Mandatshistorieneinträge von der/den Lastschrift(en), die nicht ausgeführt wurde(n).
SEPA Lastschriftdatei wurde nicht an Bank gesendet, Lastschriften wurden verbucht, Zahlstapel ist jedoch gelöscht
Lastschriftdatei wurde nicht an Bank gesendet — Lastschriften sollen neu erstellt werden
Bei der Erstellung der SEPA Lastschriftdatei werden die SEPA Mandate mit Mandatseinträgen aktualisiert.
Aufgrund von diesem Eintrag wird u.a. festgestellt, ob beim nächsten SEPA Lastschriftlauf eine Erst- oder Folgelastschrift bzw. eine Mandatsänderungsmeldung ausgegeben werden muss.
Wenn Sie einen verarbeiteten und verbuchten Zahlstapel mit SEPA Lastschriften bereits gelöscht haben, so dass nur noch der Buchungsstapel vorhanden ist, jedoch Sie den Lastschriftlauf wiederholen möchten, reicht es nicht aus, nur den Buchungsstapel zurück zu setzten.
Das Löschen von automatischen ZVK Buchungen führt nicht dazu, dass die dazugehörigen SEPA Lastschrift-Mandatseinträge ebenfalls zurückgesetzt werden!
Dadurch könnte der Fall auftreten, dass Sie für ein Konto eine Folgelastschrift erstellen, obwohl noch keine Erstlastschrift erstellt wurde oder dass Mandatsänderungen nicht übermittelt werden.
Notwenige Maßnahme
Für das Rücksetzen gibt es ein spezielles Pflegeprogramm, mit dem Sie alle Mandate, die in einem Lastschriftlauf enthalten waren, komfortabel komplett zurücksetzen lassen können.
Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar:
Extras / Pflegeprogramme / SEPA Mandatseinträge zurücksetzen
Um die Mandatseinträge eines kompletten Zahllaufs zurückzusetzen, müssen Sie das Datum des Zahllaufs mit Uhrzeit eingeben.
Dieses Datum können Sie sehen, wenn Sie die Stammdaten eines Kundenkontos aufrufen, welches in dem betreffenden Lastschriftlauf enthalten war.
Auf dem Karteikartenreiter Zahlungs- und Mahnkonditionen wechseln Sie neben der Bankverbindung in die Bankverbindungsverwaltung.
Über die Schaltfläche Lastschriftmandat gelangen Sie in die Mandatsverwaltung.
Auf dem Karteikartenreiter Zahlungs- und Mandatshistorie sehen Sie die Mandatshistorieneinträge und dort können Sie in der Spalte Lastschrifterstellung das Datum des letzten Lastschriftlaufs ablesen.
Mandatsänderungen durchführen
Folgende Mandatsänderungen können bei ADDISON verwaltet werden:
Änderung des Gläubigernamens
Änderung der Gläubiger-ID.
Wenn Sie Ihren Firmennamen und/oder die Gläubiger ID in der Zentrale Mandantenverwaltung (ZMIS) ändern, werden ab sofort alle weiteren SEPA Mandate, die Sie neu anlegen, mit dem neuen Firmennamen und der neuen Gläubiger ID angelegt.
Ändern Sie daher den Firmennamen in ZMIS nur bei einer Umfirmierung!
Bei einem Identitätswechsel des Unternehmens müssen Sie allerdings ganz neue SEPA Lastschriftmandate (Folgemandate) anlegen und einholen.
Was ist bei einer SEPA Mandatsänderung zu tun?
Neue SEPA Mandatsversion anlegen. Nach der Änderung des Firmennamens und/oder der Gläubiger ID im Zentralen Mandantenstamm müssen Sie unbedingt sofort, bevor Sie weitere, neue Mandate anlegen und bevor Sie den nächsten SEPA Lastschriftlauf machen, für die bestehenden SEPA Lastschriftmandate eine neue SEPA Mandatsversion anlegen! Ansonsten erhöhen sich die logischen Sammler (Payment Information Blöcke) innerhalb der SEPA Lastschriftdatei!
Mandatsänderung schriftlich mitteilen. Zusätzlich müssen Sie Ihre Schuldner schriftlich über die Mandatsänderung zu informieren.
Bei SEPA Firmen-Lastschriftmandaten müssen Sie darüber hinaus die Bank des Schuldners schriftlich über die Mandatsänderung informieren.
Mandatsänderungen bei der SEPA Lastschriftdatei-Erstellung.
Bei der SEPA Lastschriftdateierstellung müssen Mandatsänderungen ebenfalls mitgegeben werden. Die Verpflichtung, dem Schuldner schriftlich über eine Mandatsänderung zu informieren, entfällt dadurch jedoch nicht! ADDISON gibt bei der Lastschriftdateierstellung die Mandatsänderungen automatisch mit aus, wenn Sie für ihre bestehenden SEPA Lastschriftmandate eine neue SEPA Mandatsversion angelegt haben. Bei Mandatsänderungen werden der alte Gläubigername und/oder die alte Gläubiger ID übermittelt. So legen Sie eine neue Mandatsversion an:
Auswertungen / SEPA Mandatsverwaltung / SEPA Mandatsänderungen erstellen.
Mit diesem Programm können ebenfalls automatisiert SEPA Mandatsänderungsschreiben erstellt werden.