XML-Datei mit Zuweisungskriterien (Dateiimport Aktenmanager)

XML-Datei mit Zuweisungskriterien (Dateiimport Aktenmanager)

Für die Anlieferung von Dateien und die Identifizierung der notwendigen Angaben ist es für den Import in den Aktenmanager notwendig, dass für jede Datei, die eingelesen wird, im überwachten Verzeichnis neben der zu importierenden Datei ebenso eine XML - Datei einfügt wird, die den nachfolgenden Aufbau und Inhalt hat. Der Name der XML-Datei ist frei definierbar. Wir empfehlen jedoch aus Übersichtlichkeitsgründen, den gleichen Namen zu verwenden, wie den der einzufügenden Datei.

Beispieldatei

 <Aktentyp>1</Aktentyp>
 <Aktennummer>502</Aktennummer>
 <Aktenjahr>2023</Aktenjahr>
 <Sachgebiet>100</Sachgebiet>
 <Dokumentname>Beispiel_Jahresakte_2023_steuern.pdf</Dokumentname>
 <MitarbeiterKurzname>Lizenznehmer</MitarbeiterKurzname>

Beschreibung der Tags

Sachgebiets-IDs

Der nachfolgenden Tabelle können Sie die Ids der Sachgebiete entnehmen, die in der XML-Datei anzugeben sind. Weiterhin enthält die Tabelle Auskünfte darüber, bei welchen Aktenarten diese Sachgebiete bereitstehen und in welchem Aktenbereich das Sachgebiet jeweils zur Verfügung steht.

Prozessabschnitte Nutzung Dateiimport Aktenmanager

Nachfolgend erhalten Sie eine kurze Anleitung, die die Vorgehensweise bei der Einrichtung und Nutzung des Dateiimports in den Aktenmanager beschreibt.

Prinzipiell lässt sich der Prozess in folgende Schritte unterteilen:

• Einrichtung/Anlage des überwachten Verzeichnisses, in die die zu importierenden Dateien und die dazugehörigen XML-Dateien eingefügt werden.
• Einrichtung/Anlage des Sicherungs-Verzeichnisses, in welchem die importierten Dateien bis zum Löschdatum verbleiben, das im Dokument automatische Aufgaben definiert ist.

Absicherung Verzeichnisse Windows-Berechtigungen

Beachten Sie, dass Sie das überwachte Verzeichnis und das Sicherungsverzeichnis mit Windows-Berechtigungen vor nicht autorisierten Zugriffen schützen, damit nicht unbeabsichtigt Dokumente in die Aktenstruktur von tse:nit / cs:Plus übernommen werden. Achten Sie weiterhin darauf, dass das Windows-Konto, unter dem der Dienst ADDISON Scheduler Server läuft, auf diese Verzeichnisse mit Vollzugriff eingerichtet ist. Wir empfehlen Ihnen diese Verzeichnisse auf dem gleichen Rechner einzurichten, auf dem auch der ADDISON Scheduler Server - Dienst läuft.

• Anlegen des Dokuments Automatische Aufgaben in Dauerakte/Dauerregister der Zentral- oder Kanzleiakte.

• Einrichtung des Dateiimports mit Hilfe des Dokuments Automatische Aufgaben. U.a. Festlegung des Rhythmus, des importierenden tse:nit / cs:Plus Benutzers, des Zeitfensters von bis.

• Bereitstellung/Einfügen der einzulesenden Dokumente/Dateien in dem überwachten Verzeichnis gemeinsam mit den dazugehörigen XML-Dateien. Die Bereitstellung der Dateien kann ggf. auch automatisch durch ein externes Programm bzw. durch einen Job erfolgen.

  Nach der Bereitstellung fügt der Dateiimport die Dokumente/Dateien in die entsprechenden Akten von tse:nit / cs:Plus ein und sichert diese temporär im Sicherungsverzeichnis.

  Die Sortierung der durch den automatischen Import einfügten Dateien im Aktenmanager erfolgt innerhalb des jeweiligen Registers absteigend nach dem Alter des Angelegt am Datum, d.h. die jüngsten, zuletzt importierten Dateien werden in der Ordnerstruktur jeweils unten angefügt.

  Die eingefügten Dateien, werden aus dem überwachten Verzeichnis entfernt, sobald der Import erfolgreich war.

• Prüfung bzw. Weiterbearbeitung der Dokumente in tse:nit / cs:Plus, auf Basis des individuellen Workflows in Ihrer Kanzlei.

• Ggf. Kontrolle der Protokolle im Dokument automatische Aufgaben, sofern es Unstimmigkeiten beim automatischen Einfügen der Dokumente in den Aktenmanager gab.