Zahlstellen-Verfahren

Zahlstellen-Verfahren

Grundlagen des Verfahrens

Mit dem bereits am 19.12.2007 verabschiedeten Gesetz zur Änderung des SGB IV und anderer Gesetze wurde u. a. auch die Einführung eines maschinell unterstützen Zahlstellen-Verfahrens im Rahmen der Krankenversicherung der Rentner (KVdR) beschlossen. Dadurch verpflichtet der Gesetzgeber die Zahlstellen für Versorgungsbezüge und die Krankenkassen, dass die Abgabe ihrer gegenseitigen Meldungen ab 01.01.2011 nur noch in elektronischer Form erfolgen darf. Die rechtliche Grundlage hierzu ist in § 202 Abs. 2 und Abs. 3 SGB V geregelt.

Das KVdR-Zahlstellenverfahren wurde bereits zum 01.01.1983 eingeführt, wobei zu Beginn die erforderlichen Informationen über den Bezug einer Betriebsrente direkt vom Versorgungsbezugsempfänger an seine Krankenkasse gemeldet wurden. Seit 1989 allerdings existiert das bisherige „Papier-Meldeverfahren“ zwischen Zahlstellen und Krankenkassen mit seinen umfangreichen Meldeverpflichtungen. Wie bei früheren papierbezogenen Meldeverfahren wurden über die Jahre natürlich auch diverse Defizite und Unzulänglichkeiten im Meldedialog zwischen Zahlstellen und Krankenkassen aufgedeckt, die letztendlich vom Gesetzgeber aufgegriffen und umgesetzt wurden. Neben einer effizienteren und schnelleren Abwicklung versprechen sich beide Meldeseiten auch eine deutliche Verbesserung in der Datenqualität innerhalb des KVdR-Zahlstellen-Verfahrens.

Neben der elektronischen Übermittlung der Zahlstellenmeldungen zählt auch die elektronische Übermittlung der Beitragsnachweise durch die Zahlstellen an die Krankenkassen zur gesetzlichen Verpflichtung ab 01.01.2011 innerhalb des maschinellen Zahlstellenverfahrens. Die Beitragsnachweise der Zahlstellen konnten allerdings bisher schon auf freiwilliger Basis elektronisch übermittelt werden, was in der ADDISON Lohn- und Gehaltsabrechnung auch bereits seit 2006 unterstützt wurde.

Definition Zahlstelle

Die Eigenschaft einer Zahlstelle ergibt sich aus der Zahlung von Versorgungsbezügen, die an eine frühere Erwerbstätigkeit anknüpfen und aus Gründen der Einschränkung der Erwerbsfähigkeit oder zur Alters- oder Hinterbliebenenversorgung gewährt werden. Die Zahlstelleneigenschaft ist also unabhängig von der Beitragsermittlungs- bzw. Beitragsabführungspflicht, von der sie sich auf Antrag befreien lassen kann.

Verfahrensteilnehmer

Jede Zahlstelle von Versorgungsbezügen ist ab 01.01.2011 zur elektronischen Übermittlung der Zahlstellenmeldungen verpflichtet, wenn sie mindestens einen Versorgungsbezugsempfänger besitzt, der in der gesetzlichen Krankenversicherung pflicht-, freiwillig- oder familienversichert ist (§ 202 Abs. 1 und 2 SGB V). Für privat krankenversicherte Versorgungsbezugsempfänger können und müssen keine Meldungen erstellt werden. Die Meldeverpflichtung besteht unabhängig von der Beitragsabführungspflicht der Zahlstelle. Die Zahlstelle wird im Zahlstellenverfahren durch ihre Zahlstellennummer identifiziert. Um den Krankenkassen die Kommunikation zu ermöglichen muss die Zahlstelle jeweils ihre aktuellen Kommunikationsdaten melden.

Jeder Versorgungsbezugsempfänger, der in der gesetzlichen Krankenversicherung pflicht-, freiwillig- oder familienversichert ist, muss seiner Zahlstelle seine aktuelle Krankenkasse bzw. einen Krankenkassenwechsel mitteilen (§ 202 Abs. 1 und 3 SGB V). Der Versorgungsbezugsempfänger wird im maschinellen Zahlstellenverfahren durch die Sozialversicherungsnummer identifiziert, während der jeweilige Versorgungsbezug innerhalb einer Meldung durch das Aktenzeichen der Zahlstelle eindeutig geschlüsselt ist.

Mandantenstammdaten für das Zahlstellen-Verfahren

Mandant | Zahlstellennummer

Für das elektronische Zahlstellen-Verfahren ist die Eingabe der Zahlstellennummer im Menü Stammdaten / Mandant / Str1 / Zahlstelle zwingend erforderlich. Die Zahlstellennummer ist immer achtstellig und beginnt an den ersten drei Stellen mit 106 bis 108. Die Vergabe der Zahlstellennummer erfolgt elektronisch über die Schaltfläche "Beantragen" oder auf Antrag der Zahlstelle bei der ITSG:

ITSG GmbH - Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung
Schumannstr. 7
10117 Berlin

Fax: 06104 60050-353
E-Mail: [email protected]

Die Anträge zum Ausfüllen können im Internet unter https://download.gkv-ag.de, Reiter Antrag Zahlstellennummer heruntergeladen und an obige Adresse geschickt oder gefaxt werden.

Mandant | Befreiung von der Beitragsabführungspflicht

• bis 06.2019

Zahlstellen, die regelmäßig weniger als 30 beitragspflichtige Versorgungsbezugsempfänger abrechnen, können sich von der Beitragsabführungspflicht befreien lassen, indem sie bei der zuständigen Krankenkasse beantragen, dass das Mitglied die Beiträge selbst abführt.
Durch Aktivierung des Kontrollkästchens Befreiung von der Beitragsabführungspflicht im Menü Stammdaten / Mandant / Str1 / Zahlstelle wird die Beitragsberechnung und –abführung für alle Versorgungsbezugsempfänger dieser Zahlstelle unterdrückt. Die Meldeverpflichtung der Zahlstelle ist hiervon nicht betroffen.

ab 07.2019 Mit der Neuregelung aus dem Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG) haben Zahlstellen künftig Beiträge von allen versicherungspflichtigen Versorgungsbezugsempfängern an die Krankenkasse abzuführen und im Zahlstellenverfahren nachzuweisen. Aus diesem Grund wird das Kennzeichen Befreiung von der Beitragsabführungspflicht im Mandant / Str1 / Zahlstellen ab 01.07.2019 ignoriert.

Mandant | Bestandsmeldungen

Durch Aktivierung des Kontrollkästchens Bestandsmeldungen erstellen im Menü Stammdaten / Mandant / Str1 / Zahlstelle werden auf Anforderung einzelner Krankenkassen beim Erstellen von Zahlstellenmeldungen Bestandsmeldungen für alle bei dieser Krankenkasse versicherten Versorgungsbezugsempfänger für den Monat erstellt.

Weitere Informationen zu Bestandsmeldungen im Kapitel Meldungen der Zahlstelle unter Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.

Mandant | Pseudo- Änderungsmeldung

Durch Aktivierung des Kontrollkästchens Pseudo-Änderungsmeldung erstellen im Menü Stammdaten / Mandant / Str1 / Zahlstelle werden für alle Versorgungsbezugsempfänger Änderungsmeldungen erstellt, auch wenn keine Änderung vorliegt. Dies wird z.B. benötigt, um den Krankenkassen einen neuen Adressaten (ADDISON Datenservice) für die Rückmeldungen im Zahlstellenverfahren mitzuteilen, sofern dieser aus anderen Gründen noch nicht bekannt ist.

Kommunikationsdaten

Um den Krankenkassen die Kommunikation im Zahlstellen-Verfahren zu ermöglichen, muss die Zahlstelle jeweils ihre aktuellen Kommunikationsdaten melden.

Die Kommunikationsdaten werden mit jeder Meldung im Zahlstellen-Verfahren übermittelt. Hierzu müssen im Menü Stammdaten / Mandant / DFÜ / Ansprechpartner die erforderlichen Angaben zum Ansprechpartner (Name, Telefon, E-Mail) entsprechend erfasst werden. Sollten bereits Angaben zum DFÜ-Ansprechpartner für andere elektronische Meldeverfahren vorhanden sein, werden diese natürlich auch für das Zahlstellen-Verfahren verwendet.

Personalstammdaten für das Zahlstellen-Verfahren

Personal | Versorgungsbezüge | Beitragsabführungspflicht

Anhand des Schlüssels für die Beitragsabführungspflicht im Menü Stammdaten / Personal / Versorgungsbezüge wird festgelegt, wie die Zahlstelle bei der Beitragsermittlung für KV und PV innerhalb des Zahlstellenverfahrens für den jeweiligen Versorgungsbezugsempfänger zu verfahren hat.

Die Information über die Beitragsabführungspflicht erhält die Zahlstelle innerhalb des elektronischen Meldedialogs immer von der Krankenkasse zurückgemeldet, als Reaktion auf eine Beginn-Meldung für einen Versorgungsbezugsempfänger bzw. als Veränderungsmeldung (z.B. bei einem Wechsel des Versorgungsbezugsempfängers in die private Krankenversicherung oder in die freiwillige gesetzliche Krankenversicherung).

Für die Beitragsabführungspflicht stehen folgende Schlüssel zur Auswahl:

Schlüssel	Verarbeitung
nein (KV + PV)	Es werden keine KV-/PV-Beiträge aus Versorgungsbezügen von der Zahlstelle ermittelt und an die Krankenkasse abgeführt, da der Versorgungsbezugsempfänger entweder privat oder freiwillig gesetzlich krankenversichert ist.
ja (KV + PV)	Es werden KV-/PV-Beiträge aus Versorgungsbezügen von der Zahlstelle ermittelt und an die Krankenkasse abgeführt.
ja (nur KV)	Es werden nur KV-Beiträge aus Versorgungs-bezügen von der Zahlstelle ermittelt und an die Krankenkasse abgeführt, da der Versorgungsbezugsempfänger privat pflegeversichert versichert ist.
ja (KV + PV) Beihilfe/ Heilfürsorge	Es werden KV-/PV-Beiträge aus Versorgungs-bezügen von der Zahlstelle ermittelt und an die Krankenkasse abgeführt. Für die Berechnung der PV-Beiträge wird nur der halbe allgemeine PV-%-Satz verwendet, da der Versorgungsbezugsempfänger nach beamtenrechtlichen Vorschriften oder Grundsätzen bei Krankheit oder Pflege einen Anspruch auf Beihilfe oder Heilfürsorge besitzt.

Personal | Versorgungsbezüge | Ende Meldeverpflichtung wegen Krankenkassenwechsel

Der Kassenwechsel erfolgt auf Initiative des Versorgungsbezugsempfängers. Der Kassenwechsel muss durch den Versorgungsbezugsempfängers der Zahlstelle angezeigt werden.

Das Ende der Meldeverpflichtung zum laufenden VB wegen Kassenwechsels kann aber auch von der bisherigen Krankenkasse an die Zahlstelle gemeldet werden. In den Fällen, in denen der bisherigen Krankenkasse zum Zeitpunkt der Meldung die neue Krankenkasse bekannt ist, übermittelt sie deren Betriebsnummer sowie das Ende der Meldeverpflichtung.

Sofern die Betriebsnummer der neuen Krankenkasse nicht bekannt ist, muss die Zahlstelle diese beim Versorgungsbezugsempfänger unverzüglich erfragen und daran anschließend an die neue Krankenkasse eine Meldung „Bewilligung/Beginn“ erstatten.

Personal | Versorgungsbezüge | Mehrfachbezug

Anhand des Schlüssels für den Mehrfachbezug im Menü Stammdaten / Personal / Versorgungsbezüge wird festgelegt, wie die Zahlstelle bei der Beitragsermittlung für KV und PV innerhalb des Zahlstellenverfahrens für den jeweiligen Versorgungsbezugsempfänger zu verfahren hat, wenn dieser noch weitere Versorgungsbezüge von anderen Zahlstellen erhält. Die Information über den Mehrfachbezug erhält die Zahlstelle innerhalb des elektronischen Meldedialogs immer von der Krankenkasse zurückgemeldet, als Reaktion auf eine Beginn-Meldung für einen Versorgungsbezugsempfänger bzw. als Veränderungsmeldung (z.B., wenn weitere Versorgungsbezüge von anderen Zahlstellen hinzukommen oder wegfallen).

Für den Mehrfachbezug stehen folgende Schlüssel zur Auswahl:

Schlüssel	Verarbeitung
nein	Der Versorgungsbezugsempfänger bezieht keine weiteren Versorgungsbezüge von anderen Zahlstellen. Bei der Berechnung der KV-/PV-Beiträge aus Versorgungsbezügen durch die Zahlstelle darf die Geringbeziehergrenze angewendet werden.
ja	Der Versorgungsbezugsempfänger bezieht weitere Versorgungsbezüge von anderen Zahlstellen. Bei der Berechnung der KV-/PV-Beiträge aus Versorgungsbezügen durch die Zahlstelle darf die Geringbeziehergrenze nicht angewendet werden.
ja (Geringbezieher)	Der Versorgungsbezugsempfänger bezieht weitere Versorgungsbezüge von anderen Zahlstellen. Bei der Berechnung der KV-/PV-Beiträge aus Versorgungsbezügen durch die Zahlstelle darf die Geringbeziehergrenze aber trotzdem angewendet werden, weil die Summe aller Versorgungsbezüge unter der Geringbeziehergrenze liegt.

Personal | Versorgungsbezüge | Anspruch auf Beihilfe/ Heilfürsorge

Das Kontrollkästchen Anspruch auf Beihilfe/Heilfürsorge im Menü Stammdaten / Personal / Versorgungsbezüge ist zu aktivieren, wenn der Versorgungsbezugsempfänger nach beamtenrechtlichen Grundsätzen oder Vorschriften bei Krankheit oder Pflege einen Anspruch auf Beihilfe oder Heilfürsorge besitzt. In diesem Fall darf die Zahlstelle bei der Berechnung der PV-Beiträge nur den halben allgemeinen PV-%-Satz verwenden -> Schlüssel Beitragsabführungspflicht = ja (KV und PV) Beihilfe/Heilfürsorge.

Personal | Versorgungsbezüge | Veränderungsmeldung an Krankenkasse erforderlich

Wenn das Kontrollkästchen Veränderungsmeldung an Krankenkasse erforderlich im Menü Stammdaten / Personal / Versorgungsbezüge aktiviert ist, wird bei einer Veränderung der Höhe des laufenden Versorgungsbezugs bzw. bei einem Hinzukommen/Wegfall eines Versorgungseinmalbezugs eine Veränderungsmeldung an die Krankenkasse übermittelt.

Die Information, ob eine Veränderungsmeldung durch die Krankenkasse gewünscht, wird erhält die Zahlstelle innerhalb des elektronischen Meldedialogs immer von der Krankenkasse zurückgemeldet, als Reaktion auf eine Beginn-Meldung für einen Versorgungsbezugsempfänger bzw. als Veränderungsmeldung (z.B., wenn weitere Versorgungsbezüge von anderen Zahlstellen hinzukommen oder wegfallen).

Hiervon nicht betroffen sind Änderungen zu Name und Anschrift des Versorgungsbezugsempfängers. Diese werden grundsätzlich als Änderungsmeldung an die Krankenkasse übermittelt unabhängig von der Aktivierung des Kontrollkästchens.

Personal | Versorgungsbezüge | Rente nach ALG (Alterssicherung der Landwirte)

Wenn das Kontrollkästchen Rente nach ALG (Alterssicherung der Landwirte im Menü Stammdaten / Personal / Versorgungsbezüge aktiviert ist, erfolgt die Berechnung der KV-Beiträge aus Versorgungsbezügen durch die Zahlstelle nur mit dem halben allgemeinen KV-%-Satz, da der Versorgungsbezugsempfänger eine Rente oder Landabgabenrente aus der Alterssicherung der Landwirte (ALG) bezieht. Die Information, ob der Versorgungsbezugsempfänger eine Rente nach ALG bezieht, erhält die Zahlstelle innerhalb des elektronischen Meldedialogs als Reaktion auf eine Beginn-Meldung für einen Versorgungsbezugsempfänger bzw. als Veränderungsmeldung immer von der Krankenkasse zurückgemeldet.

Personal | Versorgungsbezüge | Max. beitragspflichtiger Versorgungsbezug (VB-Max)

Im Feld Max. beitragspfl. Versorgungsbezug (VB-Max) im Menü Stammdaten / Personal / Versorgungsbezüge werden alle zurückgemeldeten VB-Max der einzelnen Versorgungsbezüge zusammenaddiert.

Der VB-Max ist die Differenz zwischen der KV-BBG und der Altersrente des Versorgungsbezugsempfängers aus der gesetzlichen Rentenversicherung und kann evtl. auf unterschiedliche Versorgungsbezüge aufgeteilt werden.

Wenn der monatliche Versorgungsbezug den VB-Max übersteigt, muss die Zahlstelle nur KV-/PV-Beiträge aus Versorgungsbezügen bis zur Höhe des VB-Max berechnen. Die Information über den VB-Max erhält die Zahlstelle innerhalb des elektronischen Meldeverfahrens immer von der Krankenkasse zurückgemeldet, als Reaktion auf eine Beginn-Meldung für einen Versorgungsbezugsempfänger bzw. als Veränderungsmeldung (z.B. bei Anpassung der Altersrente, wenn keine automatische Anpassung durch die Zahlstelle gestattet ist).

Personal | Versorgungsbezüge | Behinderter Mensch (Vbez. ab vollendetem 60. LJ)

Nach § 19 Abs. 2 EStG gelten Bezüge wegen Erreichens einer Altersgrenze erst dann steuerrechtlich als Versorgungsbezüge, wenn der Steuerpflichtige das 63. Lebensjahr oder wenn er schwerbehindert ist, das 60. Lebensjahr vollendet hat.

Durch Aktivierung des Kontrollkästchens wird der Versorgungsbezug für den behinderten Mensch erst ab dem vollendetem 60. Lebensjahr steuerrechtlich berücksichtigt.

Personal | Versorgungsbezüge | Anwendung des DBA

Für beschränkt steuerpflichtige Versorgungsempfänger, bei denen die Abkommensvorteile nach den DBA Türkei, Spanien oder Norwegen anzuwenden sind, wird der Lohnsteuerabzug auf Versorgungsbezüge nach diesen Vorschriften begrenzt.

Die Lohnsteuerberechnung erfolgt dabei unter Berücksichtigung des jeweiligen Programmablaufplans zur maschinellen Berechnung der Lohnsteuer für den entsprechenden Lohnzahlungszeitraum.

Der ehemalige Arbeitnehmer erhält auf Antrag (Antrag auf Erteilung einer Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug für beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer) vom Betriebsstättenfinanzamt eine entsprechende Bescheinigung, auf der vermerkt ist, dass das DBA anzuwenden ist.

• DBA Türkei
  Nach dem DBA Türkei ist der Jahresbezug von Versorgungsbezügen bis zu einer Höhe von 10.000,00 EUR steuerfrei zu stellen. Die folgende Besteuerung darf 10% des Bruttobetrags nicht übersteigen. Der "verbrauchte" Freibetrag wird erstmals auf der Lohnsteuerbescheinigung 2016 unter der Nummer 34 ausgewiesen ("Verbrauchter" Freibetrag: Summe aus Versorgungsfreibetrag, Zuschlag zum Versorgungsfreibetrag und Werbungskostenpauschbetrag.)
• DBA Norwegen
  Begrenzung der Besteuerung auf 15% des Bruttobetrags.
• DBA Spanien
  Begrenzung der Besteuerung auf 5%, ab 2030 auf 10% des Bruttobetrags.

Besonderheit: Die Begrenzung der Steuerberechnung von Versorgungsbezügen ist ausgeschlossen, wenn sie vor dem 1. Januar 2015 begonnen haben. Es ist der allgemein gültige Programmablaufplan zur maschinellen Berechnung der Lohnsteuer anzuwenden. Das gilt auch bei mehreren Versorgungsbezügen, wenn einer der Versorgungsbezüge vor dem 1. Januar 2015 begonnen hat.

Anlage eines Versorgungsbezuges, Hinterbliebenenbezuges, Bezug wegen Verminderter Erwerbsfähigkeit oder Sterbegeld

Um einen Versorgungsbezugsempfänger abrechnen zu können sind folgende Einstellungen notwendig:

• Personengruppe: 998
• Beitragsgruppen-Schlüssel: 0000
• Erfassung der steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Angaben zur Abrechnung von Versorgungsbezügen plus automatische Lohnarten zur Abrechnung im Menü Personal / Versorgungsbezüge

Weitere Informationen zur Abrechnung von Versorgungsbezügen im Kapitel Verdiensterhebungen (digitale)

Allgemein

Durch die Erhebung werden die Verdienstdaten an die Statistischen Ämter des Bundes und der Länder geliefert. Die Erhebungsergebnisse dienen als wichtige Grundlage für politische Entscheidungen, z.B. für die Mindestlohnkommission, die Berechnung des Gender Pay Gap sowie zur Verdienstentwicklung in Land und Bund allgemein. Gleichzeitig soll durch eine verstärkte Automatisierung und Digitalisierung der Erhebungsprozess effizienter gestaltet und der Aufwand für die Meldebetriebe so gering wie möglich gehalten werden.

Die Vierteljährliche Verdiensterhebung (VVE) wird zum Ende Dezember 2021 abgeschafft. Die Verdienststrukturerhebung (VSE) und die Sondererhebung (VE) entfallen zukünftig ab 2022.

Für den Berichtsmonat April 2021 wird im Mai 2021 die neue Verdiensterhebung erstmalig und einmalig für Zwecke der Mindestlohnkommission durchgeführt. Die regelmäßigen monatlichen Datenlieferungen starten ab dem Berichtsmonat Januar 2022.

Für die Verdiensterhebung ist der elektronische Meldeweg gesetzlich verpflichtend. Nur in absoluten Härtefällen werden noch Papiermeldungen angenommen.

Gegenüber den bisherigen Statistiken VVE und VSE ändert sich wesentlich:

Einzeldatensätze, alle SV-Beschäftigten, monatlich

Merkmale, so wie in der betrieblichen Software gespeichert

bezahlten Arbeitsstunden sind Bestandteil der Lieferung auf Ebene der SV-Beschäftigten

Einstellungen

Ansprechpartner Lohn- & Gehalt

Die Absenderangaben (Adressdaten) des Datenübermittlers und Angaben zum Ansprechpartner werden für Rückfragen zur Sendung benötigt. Hierfür wird der Kanzleistempel verwendet.

Sofern für Mandanten/Firmen abweichende Ansprechpartner*innen verwendet werden sollen, so kann dies unter Stammdaten | Mandant | DFÜ im Bereich Ansprechpartner vorgenommen werden.

Grundangaben des Mandanten

Je meldepflichtigem Betrieb sind in der ADDISON Lohn & Gehaltsabrechnung unter Stammdaten | Mandant | Verdienstangaben Grundangaben vorzunehmen.

Hier werden das Statistische Landesamt, an welches die Daten laut Aufforderung übermittelt werden sollen, die Identnummer (mitgeteilte BerichtseinheitID) für den Betrieb, die Tarifbindung und weitere optionale Angaben erfasst. Diese müssen zeitraumbezogen nur geändert werden, sofern die bisher hinterlegten Tatbestände nicht mehr zutreffend sind. Im optionalen Feld für die Bemerkungen an das statistische Amt kann bei Bedarf zur Erläuterung ein Freitext erfasst werden. Die zugehörige Betriebsnummer wird aus dem Mandantenstamm (Hauptbetrieb) verwendet.

Werden zusätzliche Betriebsstätten verwendet, für welche eigene Meldungen abgegeben werden müssen, können je Betriebsnummer abweichende Angaben unter Mandant | Betr.|Abweichende Angaben Verdiensterhebung erfasst werden. Arbeitnehmer, die den Betriebsstätten zugeordnet sind, werden mit diesen Angaben versendet.

Datenübermittlung

Um die Meldungen der Verdiensterhebung zu erstellen, rechnen sie den Berichtsmonat ab und rufen in den Steuerungsdaten unter Bescheinigungen | Verdiensterhebungen die Auswertung auf, und starten den Vorgang.

Der Dialog mit den Voreinstellungen zur Überprüfung der im Mandantenstamm hinterlegten Daten muss bestätigt werden (dies kann in den Einstellungen zur Verdiensterhebung innerhalb der Steuerungsdaten deaktiviert werden). Sollten noch Änderungen notwendig sein kann die Ausführung hier abgebrochen werden und die Stammdaten für die Verdiensterhebung korrigiert werden. Bei Bestätigung der Angaben wird die Meldedatei erstellt, welche anschließend im Meldecenter zum Versand bereitgestellt ist. Mit dem nächsten Sendevorgang werden die Meldungen übermittelt und für bereits gesendete Meldungen vorhandene Protokolle abgerufen. Sofern die Protokolle empfangen wurden, erscheinen die Verdiensterhebungen in den abgeschlossenen Aufträgen.

Bei fehlerhaften Protokoll-Rückmeldungen erscheinen diese im Meldecenter unter den fehlerhaften Meldungen. Die Ergebnisse sind durch Doppelklick auf diese Meldung einsehbar und zu bearbeiten. Anschließend sollen die fehlerhaften Meldungen manuell bestätigt werden und nach Korrektur neu abzugeben. Es werden immer komplette Meldungen erstellt. Die jeweils zuletzt gesendete Meldung wird vom Statistischen Bundesamt verarbeitet.

Zum Druck des Protokolls der Verdiensterhebung rufen sie den Menüpunkt in den Steuerungsdaten auf.

Die Auswertungen können auch in die Jobkette aufgenommen werden.

Die Verdiensterhebung kann in die Statusbildung des Bearbeitungsmonats mit aufgenommen werden.

Werden Rückrechnungen auf Monate durchgeführt, für die bereits Meldungen abgegeben wurden, werden die Verdiensterhebungen bei Abweichungen zur Ursprungsmeldung im Verrechnungsmonat automatisch neu bereitgestellt.

Versorgungsbezüge.

Ein Versorgungsbezug kann über die Schaltfläche im Bereich Versorgungsbezug laufend/Sonstiger Bezug, Sterbegeld, etc. angelegt werden.

Über das Optionsfeld wird festgelegt, um welche Versorgungsbezugsart es sich handelt:

• Versorgungsbezug laufend/Sonstiger Bezug

  : Versorgungsbezüge, die wegen Erreichens einer Altersgrenze gezahlt werden. Die Inanspruchnahme des Versorgungsfreibetrags ist in diesen Fällen erst nach Erreichen des 63. Lebensjahres (bei schwer behinderten Menschen nach Erreichen des 60. Lebensjahres) möglich.

• Hinterbliebenenbezug laufend/Sonstiger Bezug

  : Versorgungsbezüge, die als Hinterbliebenenbezüge gezahlt werden.

• Bezug wg. vermind. Erwerbsfähigkeit laufend/Sonstiger Bezug

  : Versorgungsbezüge, die wegen verminderter Erwerbsfähigkeit gezahlt werden.

• Sterbegeld

  : Stirbt der Arbeitnehmer im Laufe des Monats, hat er bis zum Todestag Anspruch auf Arbeitslohn. Der Arbeitgeber hat noch das restliche Gehalt für den Sterbemonat und ggf. auch noch den Arbeitslohn für weitere zwei oder drei Monate an die Hinterbliebenen zu zahlen.

Daten aus Monat

Über die Pfeile kann in bereits abgerechnete Monate die Veränderungen an dem geöffneten Versorgungsbezug angesehen werden.

Beginn Versorgungsbezug

Hier ist das Beginn-Datum des Versorgungsbezuges einzutragen.

Die Höhe des Versorgungsfreibetrags und des Zuschlags zum Versorgungsfreibetrag richten sich nach dem Jahr des Versorgungsbeginns. Maßgebend für den Versorgungsbeginn ist das Jahr, in dem erstmals ein Anspruch auf die Versorgungsbezüge besteht.

Das Beginn-Datum kann nicht kleiner als der Anlagemonat des Versorgungsbezugs/Eintrittsdatum des Arbeitnehmers sein. Das Datum wird für die Bewilligungs-/Beginn-Meldung des Versorgungsbezuges bei der Zahlstelle verwendet.

Jahr als Grundlage des Versorgungsfreibetrags, wenn abweichend vom Beginn (Kohorte)

Wenn der tatsächliche Beginn des Versorgungsbezuges abweichend zum Beginn Versorgungsbezug ist, muss hier der abweichende Beginn erfasst werden, um den für den Versorgungsbezug geltenden Versorgungsfreibetrag und Zuschlag richtig zu ermitteln.
Beispiele:

Folgt ein Hinterbliebenenbezug einem Versorgungsbezug, bestimmen sich der Prozentsatz, der Höchstbetrag des Versorgungsfreibetrags und der Zuschlag zum Versorgungsfreibetrag für den Hinterbliebenenbezug nach dem Jahr des Beginns des Versorgungsbezugs beim Verstorbenen (§ 19 Abs. 2 Satz 7 EStG).

Beim Bezug von Witwen- oder Waisengeld (Hinterbliebenenbezug) ist also für die Berechnung der Freibeträge für Versorgungsbezüge das Jahr des Versorgungsbeginns beim Verstorbenen maßgebend, der diesen Versorgungsanspruch zuvor begründete.

Änderung Versorgungsbezug

Das Feld wird automatisch mit dem Änderungsdatum des Versorgungsbezuges aus der Rückmeldung der Krankenkasse gefüllt.

Ende Versorgungsbezug

Sollte ein Versorgungsbezug nur über einen gewissen Zeitraum ausbezahlt werden, ist hier ein Ende-Datum zu setzen. Auf Grund des Ende-Datums wird im maschinellen Zahlstellenverfahren eine Beendigungsmeldung an die Krankenkasse geschickt.

Versorgungsbezug laufend

Die Berechnung des Versorgungsfreibetrags und des Zuschlags zum Versorgungsfreibetrag erfolgt nur einmal, und zwar im Zeitpunkt der erstmaligen Zahlung des Versorgungsbezugs.

Aus diesem Grund ist der Betrag des ersten Gewährungsmonats anzugeben. Bei nicht monatlicher Zahlung ist der Betrag entsprechend auf einen Monatsbetrag zu kürzen und einzutragen.

Lohnart lfd. Bezug

Es ist die Lohnart auszuwählen, die in der Abrechnung verwendet werden soll.

Kontrollkästchen Aufteilung

Sollen Beträge auf unterschiedliche Lohnarten erfolgen, z.B. aufgrund von Verbuchungen, ist das Kontrollkästchen zu aktivieren und Lohnarten auszuwählen. Im öffnenden Dialog kann dann die Verteilung auf die unterschiedlichen Lohnarten eingestellt werden.

Zuvor müssen hierfür individuellen Lohnarten mit den entsprechenden Steuerungen angelegt werden.

Zahlbetrag lfd. Bezug

Hier ist der Betrag vorzugegeben, welcher dem Versorgungsbezugsempfänger als lfd. Bezug in die Abrechnung übernommen wird.
Bei regelmäßigen Anpassungen des lfd. Bezuges ist der Betrag entsprechend anzupassen.

Kontrollkästchen Zahlung ruht

Wird eine Zahlung ausgesetzt, kann hier die Zahlung auf ruhend gestellt werden.

Es wird eine Beendigungsmeldung ausgelöst. Nach entfernen des Ruhekennzeichens wird wieder eine Bewilliungsmeldung ausgelöst bzw. bei rückwirkendem Entfernen wird die Beendigungsmeldung wieder storniert.

Zahl.-Periode lfd. Bezug

Festlegung der Zahlungsperiode

Von/Bis

Hier kann ein Zeitraum eingetragen werden, in welchem die oben eingestellten Merkmale des Versorgungsbezuges gültig sind.

Wichtiger Hinweis zu Sonstigen Bezügen:

Sonstige Bezüge können nur in Verbindung mit einem lfd. Bezuges vorliegen und können daher auch nur abgerechnet werden, wenn ein lfd. Bezug vorliegt.

Sollte kein lfd. Bezug vorliegen, handelt es sich auch nicht um eine Einmalzahlung/Sonstigen Bezuges; evtl. handelt es sich um einen lfd. Versorgungsbezug, der nur viertel-, halb- oder jährlich zur Auszahlung kommt.

VBez. Sonstiger Bezug

Die Berechnung des Versorgungsfreibetrags und des Zuschlags zum Versorgungsfreibetrag erfolgt nur einmal, und zwar im Zeitpunkt der erstmaligen Zahlung des Versorgungsbezugs.

Aus diesem Grund ist der Betrag des ersten Gewährungsmonats anzugeben. Bei nicht monatlicher Zahlung ist der Betrag entsprechend auf einen Monatsbetrag zu kürzen und einzutragen.

Lohnart Sonstiger Bezug

Es ist die Lohnart auszuwählen, die in der Abrechnung verwendet werden soll.

Zahlbetrag Sonstiger Bezug

Hier ist der Betrag vorzugegeben, welcher dem Versorgungsbezugsempfänger als Einmalbezug in die Abrechnung übernommen wird.
Bei regelmäßigen Anpassungen des Einmalbezuges ist der Betrag entsprechend anzupassen.

Zahl.-Periode Sonstiger Bezug

Festlegung der Zahlungsperiode.

Von/Bis

Hier kann ein Zeitraum eingetragen werden, in welchem die oben eingestellten Merkmale des Versorgungsbezuges gültig sind.

Aktenzeichen VBez-Zahlstelle

Das Aktenzeichen VBez. Zahlstelle (Aktenzeichen Verursacher) dient im elektronischen Meldeverfahren als eindeutiges Identifizierungsmerkmal des einzelnen Versorgungsbezuges und ist Bestandteil jeder Datenübermittlung zwischen Zahlstelle und Krankenkasse. Anhand des Aktenzeichens erfolgt bei der Krankenkasse bzw. Zahlstelle jeweils die Zuordnung der Meldedaten des anderen Verfahrensteilnehmers zu den jeweiligen Versorgungsbezügen.

Das Aktenzeichen VBez. Zahlstelle wird von der ADDISON Lohn- und Gehaltsabrechnung für jeden einzelnen Versorgungsbezug automatisch generiert und kann in den Detailangaben des jeweiligen Versorgungsbezugs eingesehen werden. Das Aktenzeichen stellt eine Kombination aus Mandantennummer, Personalnummer und eindeutiger ID des jeweiligen Versorgungsbezugs dar.

Wird der Arbeitnehmer kopiert oder verschoben, wird das Aktenzeichen weiterhin verwendet, welches bei der Erstanlage vergeben worden ist.

Aktenzeichen Krankenkasse

Das Aktenzeichen Krankenkasse dient im elektronischen Meldeverfahren als weiteres Identifizierungsmerkmal des einzelnen Versorgungsbezuges neben dem Aktenzeichen der Zahlstelle und ist ebenfalls Bestandteil jeder Datenübermittlung zwischen Zahlstelle und Krankenkasse.

Das Aktenzeichen Krankenkasse wird von der jeweiligen Krankenkasse für jeden einzelnen Versorgungsbezug vergeben.

Dieses erhält die Zahlstelle innerhalb des elektronischen Meldeverfahrens immer von der Krankenkasse zurückgemeldet, als Reaktion auf eine Beginn-Meldung für einen Versorgungsbezugsempfänger bzw. als Veränderungsmeldung. Das Aktenzeichen Krankenkasse kann in den Detailangaben des jeweiligen Versorgungsbezugs eingesehen werden.

Max. beitragspfl. Versorgungsbezug (VB-Max)

Hier wird der zurückgemeldete maximal beitragspflichtige Versorgungsbezug (VB-Max) angezeigt.

Individueller Versorgungsfreibetrag und Zuschlag zum Versorgungsfreibetrag

Bei mehreren Versorgungsbezügen mit unterschiedlichem Bezugsbeginn bestimmen sich der maßgebende Prozentsatz für den steuerfreien Teil der Versorgungsbezüge und der Höchstbetrag des Versorgungsfreibetrags sowie der Zuschlag zum Versorgungsfreibetrag nach dem Beginn des jeweiligen Versorgungsbezugs.

Die Summe aus den jeweiligen Freibeträgen für Versorgungsbezüge wird auf den Höchstbetrag des Versorgungsfreibetrags und den Zuschlag zum Versorgungsfreibetrag nach dem Beginn des ersten Versorgungsbezugs begrenzt.

Fällt der maßgebende Beginn mehrerer laufender Versorgungsbezüge in dasselbe Kalenderjahr, können die Bemessungsgrundlagen aller Versorgungsbezüge zusammengerechnet werden, da in diesen Fällen für sie jeweils dieselben Höchstbeträge gelten. Für jeden vollen Kalendermonat, für den keiner der mehreren Versorgungsbezüge gezahlt worden ist, vermindern sich der Versorgungsfreibetrag und der Zuschlag zum Versorgungsfreibetrag in diesem Kalenderjahr um je ein Zwölftel.

Anlage einer Kapitalleistungen/-abfindungen

Eine Kapitalleistung oder die Kapitalisierung eines Versorgungsbezuges ist immer durch die Zahlstelle zu melden. Dabei ist es unerheblich, ob eine laufende Zahlung durch eine Kapitalisierung in voller Höhe oder nur zum Teil abgelöst wird (Kapitalabfindung) oder Versorgungsbezug von vorneherein als Einmalzahlung (Kapitalleistung) ausgezahlt wird.

Eine Kapitalleistung kann über die Schaltfläche im Bereich Kapitalleistung /-abfindung angelegt werden.

Über das Optionsfeld wird festgelegt, um welche Art der Kapitalleistung es sich handelt:

• Kapitalleistung/-abfindung
• Kapitalleistung/-abfindung mit Ratenzahlung

In Abhängigkeit von der Art der Kapitalleistung/-abfindung werden u. a. nur die jeweils zugehörigen Lohnarten zugelassen.

Auszahlungstag

Zeitpunkt der Auszahlung ist das entsprechende Tagesdatum, bei Ratenzahlung das der ersten Rate.

Beginn Beitragspflicht

Bei einer Kapitalleistung oder Kapitalisierung ist der Zeitraumbeginn des Anspruchsbeginns, unabhängig davon, wann die erste Zahlung erfolgt, einzutragen.

Ende Beitragspflicht

Ende-Datum der Kapitalisierung.

Gesamtbetrag

Als Höhe der Kapitalleistung muss der Bruttobetrag, unabhängig von der Beitragspflicht, in Euro und Cent gemeldet werden. Es muss immer der Gesamtbetrag gemeldet werden, auch wenn die Auszahlung in Raten erfolgt.

Lohnart Kapitalleistung

Es werden in der Auswahl nur die für die jeweilige Art des Versorgungsbezuges angezeigt.

Zahlbetrag Kapitalleistung

Gesamt- oder Teilzahlbetrag sind zu erfassen.

Zahl.-Periode Kapitalleistung

Festlegung der Zahlungsperiode

Aktenzeichen VBez. Zahlstelle

Das Aktenzeichen VBez. Zahlstelle (Aktenzeichen Verursacher) dient im elektronischen Meldedialog als eindeutiges Identifizierungsmerkmal des einzelnen Versorgungsbezuges und ist Bestandteil jeder Datenübermittlung zwischen Zahlstelle und Krankenkasse.
Anhand des Aktenzeichens erfolgt bei der Krankenkasse bzw. Zahlstelle jeweils die Zuordnung der Meldedaten des anderen Verfahrensteilnehmers zu den jeweiligen Versorgungsbezügen. Das Aktenzeichen VBez. Zahlstelle wird von der ADDISON Lohn- und Gehaltsabrechnung für jeden einzelnen Versorgungsbezug automatisch generiert. Das Aktenzeichen stellt eine Kombination aus Mandantennummer, Personalnummer und eindeutiger ID des jeweiligen Versorgungsbezugs dar.

Meldungen der Zahlstelle

Erstellung von Zahlstellen-Meldungen

Die Erstellung der Meldungen wird über das Menü Steuerungsdaten / Jobs / Zahlstellen-Verfahren / Zahlstellen-Meldungen bzw. über das Menü Datenausgabe / Zahlstellen-Verfahren / Zahlstellen-Meldungen gestartet und in das Meldecenter zur Übermittlung gestellt.

Versand der Zahlstellen-Meldungen

Die bereitgestellten Zahlstellen-Meldungen können über das Meldecenter versendet werden.

Über das Meldecenter werden auch die Rückmeldungen der Krankenkasse im elektronischen Meldedialog verwaltet und in die ADDISON Lohn- und Gehaltsabrechnung importiert.

Drucken der Zahlstellen-Meldungen

Über das Menü Steuerungsdaten / Jobs / Zahlstellen-Verfahren / Zahlstellen-Meldungen drucken können die Meldebescheinigungen zum Zahlstellenverfahren für Versorgungsempfänger ausgedruckt werden.

Meldegründe der Zahlstelle

Innerhalb des elektronischen Zahlstellen-Verfahrens gibt es die folgenden Meldegründe durch die Zahlstelle:

• 1–Bewilligung/Beginn des Versorgungsbezugs
• 2-Änderung des laufenden Versorgungsbezugs
• 3–Ende des laufenden Versorgungsbezugs
• 5-Vorabbescheinigung (optional für die Zahlstelle)

Bewilligung/Beginn des Versorgungsbezugs

Bei Beginn eines Versorgungsbezugs muss die Zahlstelle eine Beginn-Meldung (Meldegrund = 1-Bewilligung/Beginn des Versorgungsbezugs) an die Krankenkasse übermitteln. Bewilligung/Beginn steht im Zahlstellen-Verfahren nicht nur für den erstmaligen Zeitpunkt, sondern z.B. auch für die Wiederaufnahme eines laufenden Versorgungsbezugs nach einem Schlüsselwechsel (z.B. Änderung des Aktenzeichens VBez. Zahlstelle). Auch bei einem Krankenkassenwechsel ist eine Beginn-Meldung an die neue Krankenkasse zu melden.

Die Beginn-Meldung für einen laufenden Versorgungsbezug enthält die folgenden Informationen:

• Beginn-Datum des Versorgungsbezugs
• Höhe des laufenden Versorgungsbezugs = Brutto-Auszahlungsbetrag ohne Begrenzung auf den VB-Max. Bei laufenden Versorgungsbezügen muss immer der monatliche Zahlbetrag gemeldet werden, auch wenn die Auszahlung in anderen Zeiträumen erfolgt (z.B. quartalsweise).

Die Beginn-Meldung für eine Kapitalleistung enthält die folgenden Informationen:

• Auszahlungszeitpunkt der Kapitalleistung
• Beginn und Ende des Zeitraums der Kapitalleistung
• Gesamtsumme der Kapitalleistung, auch wenn die Auszahlung in Raten erfolgt

Die Beginn-Meldung kann als einzige Meldung im Zahlstellen-Verfahren abrechnungsunabhängig erstellt werden (= simulierte Abrechnungsversion).

Schlüsselwechsel des laufenden VB (Wechsel des Abrechnungssystems)

Als Wechsel gilt im Zahlstellenmeldeverfahren die Fortsetzung eines laufenden Versorgungsbezuges mit einem geänderten Schlüssel. Der Versorgungsbezug ist im Verfahren durch folgende Schlüssel gekennzeichnet

• Zahlstellennummer
• Aktenzeichen des Versorgungsbeziehers bei der Zahlstelle
• Versicherungsnummer
• Betriebsnummer der zuständigen Krankenkasse

Ändern sich durch eine Umstellung oder durch Wechsel des Abrechnungssystems ein oder mehrere Schlüsselteile der Zahlstelle (z.B. Aktenzeichen bei der Zahlstelle), kann dies nicht durch eine Änderungs-, Pseudo- oder Bestandsmeldung erfolgen, sondern muss durch ein Meldepaar „Ende“ und „Bewilligung/Beginn“ übermittelt werden.

Die Zahlstelle muss dabei sicherstellen, dass das Ende- und das Beginndatum der Fortsetzung lückenlos aufeinander folgen.

Ende des laufenden Versorgungsbezugs

Bei Ende eines laufenden Versorgungsbezugs muss die Zahlstelle eine Ende-Meldung (Meldegrund = 3-Ende des laufenden Versorgungsbezugs) an die Krankenkasse übermitteln. Ende steht im Zahlstellen-Verfahren nicht nur für den letztmaligen Zeitpunkt eines laufenden Versorgungsbezugs (z.B. Tod des Versorgungsbezugsempfängers), sondern z.B. auch bei einem Schlüsselwechsel für den Endezeitpunkt des bisherigen Schlüssels (z.B. Änderung des Aktenzeichens VBez. Zahlstelle) – die Fortsetzung mit dem neuen Schlüssel wird als Beginn-Meldung gemeldet.

Die Ende-Meldung für einen laufenden Versorgungsbezug enthält das Ende-Datum des Versorgungsbezugs.

Der Meldegrund Ende ist im Meldedialog sowohl in den Meldungen der Zahlstelle als auch in den Meldungen der Krankenkasse vorgesehen. Erfährt die Zahlstelle vom Ende durch eine Meldung der Krankenkasse (Meldegründe 6–9) muss sie ihrerseits keine Ende-Meldung an die Krankenkasse erstatten.

Änderung des laufenden Versorgungsbezugs

Eine Änderung in der Höhe des laufenden Versorgungsbezugs ist durch die Zahlstelle nur mit einer Änderungsmeldung (Meldegrund = 2-Änderung des laufenden Versorgungsbezugs) an die Krankenkasse zu melden, wenn sie dies mit einer Meldung vorher ausdrücklich angefordert hat (Kontrollkästchen Veränderungsmeldung an Krankenkasse erforderlich im Menü Stammdaten / Personal / Versorgungsbezüge ist aktiviert).

Die Änderungsmeldung für einen laufenden Versorgungsbezug enthält die folgenden Informationen:

• Änderungsdatum des laufenden Versorgungsbezugs
• Höhe des laufenden Versorgungsbezugs = Brutto-Auszahlungsbetrag ohne Begrenzung auf den VB-Max. Bei laufenden Versorgungsbezügen muss immer der monatliche Zahlbetrag gemeldet werden, auch wenn die Auszahlung in anderen Zeiträumen erfolgt (z.B. quartalsweise).

Zusätzliche Einmalzahlungen (Versorgungseinmalbezüge) zu laufenden Versorgungsbezügen werden für das Meldeverfahren auch als laufende betrachtet, wodurch sich die Höhe des Versorgungsbezugs sowohl im Monat der Einmalzahlung als auch im Folgemonat verändert und entsprechend auch in einer Änderungsmeldung gemeldet werden muss, wenn das Kontrollkästchen Veränderungsmeldung an Krankenkasse erforderlich im Menü Stammdaten / Personal / Versorgungsbezüge aktiviert ist.

Änderungsmeldung wegen Änderung Name/Anschrift

Die Zahlstelle muss immer eine Änderungsmeldung an die Krankenkasse übermitteln, wenn sich in den Angaben zum Namen und Anschrift des Versorgungsbezugsempfängers Veränderungen ergeben haben.

Vorabbescheinigung

Vor der erstmaligen Bewilligung eines laufenden Versorgungsbezuges kann die Zahlstelle in Form einer sogenannten „Vorabbescheinigung“ die Daten zum Beginn des Versorgungsbezuges an die Krankenkasse übersenden, um von ihr eine Meldung über das bestehende Versicherungsverhältnis und zur grundsätzlichen Beitragspflicht zu erhalten. Nach Vorliegen der Rückmeldung der Krankenkasse zur Vorabbescheinigung führt die Zahlstelle die Bewilligung des Versorgungsbezuges durch und errechnet die tatsächliche Höhe der Leistung. Anschließend folgt die Meldung über die Bewilligung/ den Beginn des Versorgungsbezuges. Bei der Vorabbescheinigung handelt es sich um ein optionales Verfahren für die Zahlstelle. Ungeachtet der Vorabbescheinigung muss stets eine Meldung mit GD = 1 „Bewilligung/Beginn des Versorgungsbezuges“ erfolgen. Die Vorabbescheinigung ist mit dem Grund = „5“ an die für den Versorgungsbezugsempfänger zuständige Krankenkasse zu melden.

Über die Schaltfläche Vorabbescheinigung erstellen im Menü Stammdaten / Personal / Versorgungsbezüge kann nach Neuanlage eines Versorgungsbezuges die Vorabbescheinigung erstellt werden. Im Unterschied zu den anderen Meldegründen ist es hierbei ausreichend nur den Beginn des Versorgungsbezuges anzugeben. Die Vorabbescheinigung kann nicht mehr erstellt werden, sobald für den betreffenden Versorgungsbezug eine Meldung wegen Bewilligung/Beginn des Versorgungsbezuges vorliegt. In diesem Fall ist die Schaltfläche zur Erstellung nicht verfügbar.

Die Vorabbescheinigung für einen laufenden Versorgungsbezug enthält die folgenden Informationen:

• Beginn-Datum des Versorgungsbezugs

Storno-/Berichtigungsmeldungen

Für die Stornierung bzw. Berichtigung von Zahlstellen-Meldungen gilt die gleiche Verfahrensweise wie bei anderen Verfahren (z.B. DEÜV-Meldungen). Kommt es aufgrund einer Veränderung der Stammdaten im nicht abgerechneten Zustand, durch Wiederholungsabrechnung oder Rückrechnung zu veränderten Meldeinhalten im Vergleich zu den übermittelten Zahlstellen-Meldungen, so erstellt ADDISON automatisch die daraus resultierenden Storno- bzw. Berichtigungsmeldungen.

Meldungen der Krankenkasse

Meldegründe der Krankenkasse

Innerhalb des elektronischen Zahlstellen-Verfahrens gibt es die folgenden Meldegründe durch die Krankenkasse:

• 1–Rückmeldung zu Bewilligung/Beginn des Versorgungsbezugs
• 2–Änderung zum laufenden Versorgungsbezug
• 3=Unzuständige Krankenkasse
• 5=Rückmeldung zur Vorabbescheinigung
• 6–Meldepflichtende des laufenden Versorgungsbezugs an bisherige Krankenkasse wegen Kassenwechsels
• 7–Meldepflichtende des laufenden Versorgungsbezugs wegen Endes der gesetzlichen Rente
• 8–Meldepflichtende des laufenden Versorgungsbezugs wegen Endes der Mitgliedschaft in der gesetzlichen Krankenversicherung
• 9-Meldepflichtende des laufenden Versorgungsbezugs wegen Tod

Rückmeldung zu Bewilligung/Beginn des Versorgungsbezugs

Zur Beginn-Meldung (Meldegrund = 1-Bewilligung/Beginn des Versorgungsbezuges) der Zahlstelle erhält sie im elektronischen Meldedialog immer eine Rückmeldung der Krankenkasse zu Bewilligung/Beginn des Versorgungsbezugs (Meldegrund = 1). In dieser Rückmeldung sind folgende Informationen enthalten:

• Aktenzeichen Krankenkasse
• Aktenzeichen VBez. Zahlstelle
• Schlüssel zur Beitragsabführungspflicht
• Beginn-Datum der Beitragsabführungspflicht
• VB-Max (wenn Beitragsabführungspflicht = ja)
• Kennzeichen „Anpassung VB-Max durch Zahlstelle“ (wenn Beitragsabführungspflicht = ja)
• Schlüssel zum Mehrfachbezug
• Kennzeichen „Veränderungsmeldung an Krankenkasse erforderlich“ (i.d.R., wenn Mehrfachbezug = ja)

Änderung zum laufenden Versorgungsbezug

In der Änderungsmeldung (Meldegrund = 2) der Krankenkasse können folgende Informationen enthalten sein, je nach Auslöser der Veränderung:

• Aktenzeichen Krankenkasse
• Änderungsdatum der Beitragsabführungspflicht (immer vorhanden)
• Schlüssel zur Beitragsabführungspflicht
• VB-Max (wenn Beitragsabführungspflicht = ja)
• Kennzeichen „Anpassung VB-Max durch Zahlstelle“ (wenn Beitragsabführungspflicht = ja)
• Schlüssel zum Mehrfachbezug
• Kennzeichen „Veränderungsmeldung an Krankenkasse erforderlich“ (i.d.R., wenn Mehrfachbezug = ja)

Unzuständige Krankenkasse

In der Rückmeldung "Unzuständige Krankenkasse (Meldegrund = 3)" meldet die Krankenkasse der Zahlstelle als Antwort zurück das der gemeldete Versorgungsbezugsempfänger nicht bei dieser Krankenkasse versichert ist. Die korrekte Krankenkasse muss bei dem Versorgungsbezugsempfänger durch die Zahlstelle erfragt werden!

Rückmeldung zur Vorabbescheinigung

In der Rückmeldung zur Vorabbescheinigung (Meldegrund = 5) der Krankenkasse sind die folgenden Informationen enthalten:

• Schlüssel zur Beitragsabführungspflicht (Maßgebend für die Abrechnung des Versorgungsbezuges ist aber immer der Schlüssel der Beitragsabführungspflicht aus der Rückmeldung zur Bewilligung/Beginn des Versorgungsbezuges mit Meldegrund = 1)

Meldepflichtende des laufenden Versorgungsbezugs an bisherige Krankenkasse wegen Krankenkassenwechsel

In der Ende-Meldung der Krankenkasse zum Krankenkassenwechsel (Meldegrund = 6) sind die folgenden Informationen enthalten:

• Ende-Datum der Beitragsabführungspflicht
• Betriebsnummer der neuen Krankenkasse des Versorgungsbezugsempfängers (wenn dies der bisherigen Krankenkasse bekannt ist)

Aufgrund dieses Meldegrundes muss die Zahlstelle eine Beginn-Meldung an die neue Krankenkasse des Versorgungsbezugsempfängers übermitteln.

Meldepflichtende des laufenden Versorgungsbezugs wegen Ende der gesetzlichen Rente

In der Ende-Meldung der Krankenkasse wegen Ende der gesetzlichen Rente (Meldegrund = 7) ist das Ende-Datum der Beitragsabführungspflicht enthalten.

Dieser Meldegrund bewirkt bei der Zahlstelle die Einstellung der Beitragsermittlung bzw. –abführung, wie sie ihr zuvor durch die Krankenkasse auferlegt war.

Meldepflichtende des laufenden Versorgungsbezugs wegen Ende der Mitgliedschaft in der gesetzlichen Krankenversicherung

In der Ende-Meldung der Krankenkasse wegen Ende der Mitgliedschaft in der gesetzlichen Krankenversicherung (Meldegrund = 8) ist das Ende-Datum der Beitragsabführungspflicht enthalten.

Dieser Meldegrund bewirkt bei der Zahlstelle die Einstellung der Beitragsermittlung bzw.
–abführung, wie sie ihr zuvor durch die Krankenkasse auferlegt war.

Meldepflichtende des laufenden Versorgungsbezugs wegen Tod

In der Ende-Meldung der Krankenkasse wegen Tod (Meldegrund = 9) ist das Ende-Datum der Beitragsabführungspflicht enthalten.

Dieser Meldegrund bewirkt bei der Zahlstelle die Einstellung der Beitragsermittlung bzw.
–abführung, wie sie ihr zuvor durch die Krankenkasse auferlegt war. Das Todesdatum des Versorgungsbezugsempfängers wird automatisch als Austrittsdatum wegen Tod in das Menü Stammdaten / Personal / Pers.-1 übernommen.

Import der Rückmeldungen

Der automatische Import der zurückgemeldeten Informationen in den Personalstamm erfolgt über das Meldecenter.

Anhand der Datumsfelder

• Beginn der Beitragsabführungspflicht
• Änderung der Beitragsabführungspflicht
• Ende der Beitragsabführungspflicht

werden die gemeldeten Daten automatisch dem zugehörigen Abrechnungsmonat zugeordnet.

Import von Rückmeldungen

Die von der Krankenkasse gemeldeten Daten für abgerechnete bzw. zukünftige Monate werden automatisch in die Änderungsliste für rückwirkende bzw. zukünftige Stammdatenkorrekturen eingetragen. Die Verarbeitung der Änderungen erfolgt wie gewohnt mit Abrechnung des nächsten Monats.

Protokollierung des Imports

Beim Import der Rückmeldungen über das Meldecenter wird automatisch ein Protokoll der pro Zahlstelle und Versorgungsbezugsempfänger importierten Daten in den Listenmanager abgestellt.

GKV-Betriebsrentenfreibetragsgesetz

Hintergrund

Durch das GKV-Betriebsrentenfreibetragsgesetzes gilt rückwirkend ab 01.01.2020 für Versorgungsbezüge aus Leistungen der betrieblichen Altersversorgung ein monatlicher Freibetrag, der versicherungspflichtige Mitglieder der gesetzlichen Krankenversicherung von Beiträgen zur gesetzlichen Krankenversicherung entlastet. Die monatlichen Gesamteinnahmen aus Betriebsrenten werden damit bis zu einem Betrag von einem 1/20 der monatlichen Bezugsgröße nach § 18 SGB IV beitragsfrei gestellt. Im Jahr 2020 sind dies 159,25 EUR.

Was ist zu beachten ab 01.01.2020?

• Der Freibetrag gilt nur für Leistungen der betrieblichen Altersversorgung (Versorgungsbezüge nach § 229 Absatz 1 Satz 1 Nummer 5 SGB V).
• Der Freibetrag gilt nicht in der gesetzlichen Pflegeversicherung.
• Die Höhe beträgt ein 1/20 der monatlichen Bezugsgröße nach § 18 SGB IV (2020 = 159,25 EUR).
• Die bereits derzeit geltende Freigrenze von 1/20 der monatlichen Bezugsgröße gilt weiterhin und ist vorrangig zu prüfen.
• Lt. GKV-Spitzenverband ist bei der Ermittlung des beitragspflichtigen Versorgungsbezuges zunächst der Freibetrag von der monatlichen Leistung abzuziehen und anschließend, soweit die Leistung den Freibetrag übersteigt, der übersteigende Betrag ggf. auf die Beitragsbemessungsgrenze bzw. den maximalen Versorgungsbezug (VBmax) zu reduzieren.

Umsetzung in ADDISON Lohn & Gehalt

Jeder über den 31.12.2019 hinaus fortlaufend gewährte Versorgungsbezug muss programmseitig eingestuft werden:

• "Betriebsrente nach § 229 Absatz 1 Satz 1 Nr. 5 SGB V"

oder

• "keine Betriebsrente".

Dies kann zukünftig schnell und übergreifend je Zahlstelle (Mandant) für alle Versorgungsbezugsempfänger über den neuen Assistenten "Erfassung der Art des Versorgungsbezuges" im Menü "Erfassung Import" durchgeführt werden. In der Spalte "Betriebsrente" muss das entsprechende Kontrollkästchen gesetzt werden, wenn es sich um eine Betriebsrente nach § 229 Absatz 1 Satz 1 Nr. 5 SGB V handelt oder es bleibt leer, wenn es sich um keine Betriebsrente handelt. Wurde ein Versorgungsbezug noch nicht eingestuft, wird im Kontrollkästchen ein schwarzes Quadrat angezeigt.

Durch die Einstufung des Versorgungsbezuges als "Betriebsrente" wird automatisch ein Rückrechnungsgrund ab 01.2020 angelegt und der Freibetrag darf ab 01.2020 in der Berechnung der KV-Beiträge auf den Versorgungsbezug angewendet werden (ohne Rückmeldung der Krankenkasse), wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

• Es besteht Beitragsabführungspflicht in der Krankenversicherung für den betreffenden Versorgungsbezug lt. vorliegender Rückmeldung der Krankenkasse im Zahlstellen-Meldeverfahren (siehe Stammdaten | Personal | Versorgungsbezüge | Rückmeldung der Krankenkasse).
• Es besteht kein Mehrfachbezug für den betreffenden Versorgungsbezug lt. vorliegender Rückmeldung der Krankenkasse im Zahlstellen-Meldeverfahren (siehe Stammdaten | Personal | Versorgungsbezüge | Rückmeldung der Krankenkasse).
• Das neue Optionsfeld "Betriebsrente (Versorgungsbezug nach § 229 Absatz 1 Satz 1 Nummer 5 SGB V") unter Stammdaten | Personal | Versorgungsbezüge ist aktiviert.

Unter Stammdaten | Personal | Versorgungsbezüge | Rückmeldung der Krankenkasse wird in diesem Fall das Feld "Anspruch auf Betriebsrentenfreibetrag" automatisch mit "Ja" vorbelegt solange die Krankenkassen noch keine Rückmeldungen zur Anwendung des Betriebsrentenfreibetrages übermitteln können.

Bis zum 30.09.2020 ist die Einstufung als Betriebsrente optional und es erfolgt nur ein Hinweis, solange noch nicht alle bestehenden Versorgungsbezüge über den Assistenten bzw. unter Stammdaten | Personal | Versorgungsbezüge hinsichtlich der Betriebsrente eingestuft wurden. Ab 01.10.2020 ist eine fehlende Einstufung dann abrechnungsverhindernd und es kommt der folgende Fehler:

Bei Neuanlage eines Versorgungsbezuges muss zukünftig auch immer gleich die Einstufung für die Betriebsrente erfolgen, ansonsten kann die Neuanlage im Dialog unter Stammdaten | Personal | Versorgungsbezüge nicht abgeschlossen werden!

Auswirkungen Zahlstellen-Meldeverfahren

Keine Begrenzung bei der Meldung des Zahlbetrages auf die KV-BBG Die zum Jahreswechsel eingeführte Begrenzung auf die KV-BBG (für 2020: 4.687,50 EUR) wird wieder rückgängig gemacht und laufende Versorgungsbezüge einschließlich etwaiger Einmalzahlungen sind wieder ungeachtet der monatlichen KV-BBG in unbegrenzter Höhe zu melden, damit die Krankenkassen in allen Fällen die Anwendung des Betriebsrentenfreibetrags prüfen und feststellen können. Die neue Regelung gilt rückwirkend ab dem 01.01.2020 für Meldezeiträume ab dem 01.01.2020. In ADDISON Lohn & Gehalt werden bereits abgegebene Zahlstellen-Meldungen für diesen Meldezeitraum berichtigt (Stornierung und Neumeldung), sofern der Zahlbetrag in diesen Zahlstellen-Meldungen auf die KV-BBG begrenzt wurde.

Kennzeichnung einer Betriebsrente im Zahlstellen-Meldeverfahren ab 01.01.2020 Zahlstellen haben in allen Meldungen, die für Meldezeiträume ab dem 1. Januar 2020 abgegeben werden, im neuen Feld "Art Versorgungsbezug" das Kennzeichen 5 anzugeben, sofern eine Betriebsrente gewährt wird. Dies gilt für laufende und für einmalige gezahlte Versorgungsbezüge sowie ungeachtet der Tatsache, ob ein Einfachbezug oder Mehrfachbezug vorliegt und ob eine Beitragsabführungspflicht besteht.

Aus diesem Grund wird in ADDISON Lohn & Gehalt mit dem ersten Zahlstellen-Meldelauf ab 01.10.2020 (da die Annahmestellen erst ab diesem Zeitpunkt die neue Datensatzversion verarbeiten können) für alle über den 31.12.2019 fortlaufend gewährten Versorgungsbezug eine Änderungsmeldung mit der neuen Kennzeichnung "Art Versorgung" erstellt. Alle im Zeitraum 01.01.2020 bis 30.09.2020 bereist erstellen Zahlstellen-Meldungen müssen auch entsprechend der neuen Kennzeichnung "Art Versorgung" berichtigt werden (Stornierung und Neumeldung).

Rückmeldungen im Zahlstellen-Meldeverfahren ab 01.10.2020 Wenn der Status „Mehrfachbezug“ erfüllt ist, aufgrund einer der nachfolgend aufgeführten Tatbestände, trifft die Krankenkasse die Entscheidung ob und inwiefern der Betriebsrentenfreibetrag zu berücksichtigen ist.

Berücksichtigung des Freibetrags bei einem Mehrfachbezug (laufender Versorgungsbezug)

• mehrere laufende Betriebsrenten,
• mehrere einmalig gezahlte Betriebsrenten,
• eine laufende Betriebsrente und eine einmalig gezahlte Betriebsrente,
• eine laufende Betriebsrente und einen laufenden/einmalig gezahlten anderen Versorgungsbezug,
• eine laufende/einmalig gezahlte Betriebsrente und Arbeitseinkommen.

Sofern eine Beitragsabführungspflicht für die Zahlstelle besteht, ist in der Rückmeldung der Krankenkasse die Feststellung enthalten, ob und inwiefern die Zahlstelle einen Freibetrag zu berücksichtigen hat. Diese Feststellung ergibt sich aus den Angaben im Feld Kennzeichen Freibetrag.

Hierbei sind folgende Angaben möglich:

• Kennzeichen Freibetrag NEIN

Die Zahlstelle hat den Freibetrag im Rahmen der Beitragsabrechnung nicht zu berücksichtigen. In diesen Fällen wird der Freibetrag bei einer anderen laufenden oder einmaligen Betriebsrente gewährt (der Freibetrag gilt pro Versorgungsbezieher und nicht für jeden Zahlbetrag).

• Kennzeichen Freibetrag JA

Die Zahlstelle hat den vollen Freibetrag im Rahmen der Beitragsabrechnung zu berücksichtigen. Änderungen in der Höhe des Freibetrages (Anpassung zum 01.01.) hat die Zahlstelle eigenständig zu berücksichtigen. Die Berücksichtigung eines veränderten Freibetrags ist kein Meldeanlass und der Krankenkasse nicht zu melden. Zudem wird auch die Krankenkasse bei einer Veränderung des Freibetrags (allein aus Anlass der jährlichen Anpassung der Bezugsgröße zum 01.01.) keine Änderungsmeldung der Zahlstelle übermitteln.

• Kennzeichen Freibetrag ANTEILIG

Sofern nur ein anteiliger Freibetrag zu berücksichtigen ist, erfolgt in der Meldung der Krankenkasse die zusätzliche Angabe eines Betrages in Eurocent im Feld Freibetrag. Dies werden regelmäßig Fallkonstellationen sein, in denen aufgrund der geringen Zahlbetragshöhe mindestens einer Betriebsrente die Gewährung des Freibetrags auf mehrere Betriebsrenten verteilt wird. Die Zahlstelle hat diesen anteiligen Freibetrag im Rahmen der Beitragsabrechnung zu berücksichtigen. Bei anteiligen Freibeträgen erfolgt nach der jährlichen Anpassung der Bezugsgröße ggf. von der Krankenkasse eine Änderungsmeldung mit einem neu zu Gewährenden anteiligen Freibetrag.