Neuerungen

Neuerungen

HV 2/2026

Neuerungen

• Unterstützung aktueller ERechnungsstandards
  SBA unterstützt nun XRechnung 3.0.2 (Validierung mit KoSITValidator 1.6.0, Stand 31.01.2026) sowie ZUGFeRD 2.4.
  Damit ist die konforme Verarbeitung moderner ERechnungsformate sichergestellt.

Korrekturen und Verbesserungen

• :SBA
• Korrektur beim UDD4Import, sodass ZUGFeRDBelege auch dann importiert werden, wenn das automatische Archivieren im Workflow nicht aktiviert ist.
• Behebung eines Fehlers, bei dem ERechnungen fälschlich über die Funktion „in neue Heftung zusammenführen“ miteinander verknüpft werden konnten

HV 1/2026

Neuerungen

Folgende Neuerungen und Verbesserungen sind enthalten:

• Optionale Deaktivierung des REB-Datenfensters

Ab sofort besteht die Möglichkeit, das REB-Datenfenster bei Bedarf auszublenden.

Die Einstellung kann über folgendes Menü vorgenommen werden:

Verwaltung / Einstellungen / REB-Datenfenster deaktivieren

Die Einstellung wird benutzerbezogen gespeichert.

• SBA/REB: Option zum Anhängen weiterer Dokumente an XRechnungen

In der SBA-Rechnungsverarbeitung und im Rahmen der REB-Workflowfreizeichnung in UniWeb ist es nun möglich, zusätzliche Dokumente wie bspw. Lieferscheine an XRechnungen anzuhängen.

In der SBA-Rechnungsverarbeitung und im Rahmen der REB-Workflowfreizeichnung in UniWeb ist es nun möglich, zusätzliche Dokumente wie bspw. Lieferscheine an XRechnungen anzuhängen.

Nachdem ein zusätzliches Dokument zu einer XRechnung hinzugefügt wurde, wird in der Dokumentenansicht die Registerkarte „Dokument“ aktiviert, unter der sich die angehängten Belege finden HINWEIS: Hierbei ist zu beachten, dass nur Bilder und PDF-Dateien, aber keine weiteren E-Rechnungen an E-Rechnungen angehängt werden können.

• Anmerkungen für die E-Rechnungsansicht

Die Möglichkeiten zum Anbringen von Anmerkungen auf E-Rechnungen wurden erweitert.

Die Positionsansicht ist in drei Bereiche aufgeteilt. Oben werden die Basisdaten der Rechnung zusammengefasst, darunter folgen die einzelnen Rechnungspositionen und ganz unten werden die Anmerkungen zur Rechnung tabellarisch dargestellt.

• Verbesserung der Klassifizierung von E-Rechnungen als Ausgangsrechnung anhand von Steuernummern, die ohne Schrägstrich gespeichert wurden

Die Bereiche mit den Basisdaten und den Positionsdaten verfügen über eine eigene Toolbar, über welche die verschiedenen Anmerkungen angebracht werden können.

Oben bei den Basisdaten der E-Rechnung können Anmerkungen folgenden Typs angebracht werden:

Beim Wechsel in die (HTML-)Ansicht einer E-Rechnung werden die Anmerkungen rechts grafisch dargestellt. Anmerkungen zu einzelnen Rechnungspositionen werden optisch mit den Positionsdaten auf der (HTML-)Ansicht verbunden, wenn in der Ansicht die Registerkarte „Details“ ausgewählt wird.

• Erweiterung der Kontierungsvorschläge zur Generierung von Aufteilungsbuchungen für
  E-Rechnungen

Die Kontierungsvorschläge zur Generierung von Aufteilungen wurden erweitert, um auch automatisierte Aufteilungsbuchungen für E-Rechnungen erzeugen zu können.

Neu sind in diesem Zusammenhang zwei Aufteilungsarten, um

a) Aufteilungen anhand von Artikelnummern bzw. Artikelnamen oder

b) kumuliert anhand der ausgewiesenen Mehrwertsteuer zu erzeugen.

Zum Anlegen oder Ändern des Kontierungsvorschlags wechseln Sie in die Registerkarte Verwaltung und wählen dort den gewünschten Kreditor aus.

In der Registerkarte Allgemein kann der Kontierungsvorschlag für den Kreditor definiert werden. Er besteht aus zwei Elementen, den Grunddaten und der Aufteilung.

In der Registerkarte Aufteilung lässt sich eine feste Aufteilungsvorschrift für den Kreditor definieren.

Um eine Aufteilungsvorschrift anzulegen oder zu ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten.

Es öffnet sich der Dialog Buchungsvorschläge, in dem die einzelnen Positionen der automatischen Aufteilungsvorschrift definiert werden können.

Über die Schaltflächen auf der rechten Seite können einzelne Zeilen angelegt, bearbeitet oder wieder gelöscht werden. Da die einzelnen Aufteilungsvorschriften im Rahmen der Dokumentenanalyse von oben nach unten abgearbeitet werden, besteht zudem die Möglichkeit, über die Pfeil-Schaltflächen die Reihenfolge der einzelnen Vorschriften zu ändern.

Über die Schalflächen Hinzufügen bzw. Ändern können die Vorgaben für eine Buchungszeile angelegt bzw. bearbeitet werden.

Im Dialog Kontierungsvorschlag bearbeiten lassen sich die folgenden Felder vorgeben:

: BU Buchungsschlüssel : MWST Mehrwertsteuersatz in Prozent : G.Konto Gegenkonto : Kost 1, Kost 2 Kostenstellen : Text Buchungstext

Wichtig für eine spätere automatische Aufteilung sind die Felder Art und Wert.

Bei der Art stehen folgende Optionen zur Auswahl:

: (0) Bruttobetrag Ein fester absoluter Betrag : (1) % Gesamtbetrag %-Anteil an der Gesamtsumme : (2) % Restbetrag %-Anteil des verbleibenden Rests : (3) Restbetrag Der verbleibende Restbetrag : (4) ArtikelNr. Artikelnummer (E-Rechnung) : (5) Artikelname Artikelname (E-Rechnung) : (6) Artikel MwSt kumuliert nach MwSt (E-Rechnung

Speziell für E-Rechnungen sind die Aufteilungsarten Artikelnummer / Artikelname und Artikel MwSt vorgesehen.

• Artikelnummer / Artikelname

Beim Anlegen einer Aufteilungsvorschrift dieser Art lässt sich über das Lupensymbol ein Artikel aus allen E-Rechnungen auswählen, die bereits für den aktuellen Kreditor verarbeitet wurden.

Rechnungspositionen für den ausgewählten Artikel werden dann als Aufteilung mit diesem Kontierungsvorschlag übernommen.

Der Mehrwertsteuersatz muss nicht vorgegeben werden, da er aus der E-Rechnung übernommen wird.

• Artikel MwSt

Beim Anlegen einer Aufteilungsvorschrift dieser Art werden alle Rechnungsposition mit dem ausgewählten Mehrwertsteuersatz zu einer Aufteilung mit diesem Kontierungsvorschlag kumuliert.

Für jeden in Frage kommenden Steuersatz muss eine Aufteilungsvorschrift definiert werden.

In der Verwaltung werden die Aufteilungsvorschriften farblich folgendermaßen gekennzeichnet:

• Gelb Artikelnummer / Artikelname
• Grün Artikel MwSt
• Blau Sonstige Methoden

Die Beleganalyse bzw. Datenextraktion verarbeitet die Aufteilungsvorschriften mit diesen Prioritäten:

1. Artikelbezogene Regeln (Art 4 / 5): Aufteilungen nach Artikelnummer bzw. Artikelname haben Vorrang und verbrauchen Positionen zuerst.

2. Anschließend werden MwSt‑Gruppen (Art 6) verarbeitet, die alle noch nicht verwendeten Positionen mit identischem Steuersatz zusammenfassen.

3. Zum Schluss werden die wertbasierten Methoden (Art 0 - 3) angewendet (Betrag, % Gesamtbetrag, % Restbetrag, Restbetrag). Eine Belegposition wird höchstens einmal verarbeitet. Bei einem Treffer über die Artikelnummer wird der Artikelnamen‑Abgleich derselben Position nicht mehr geprüft.

Beträge werden nach jeder Berechnung auf zwei Nachkommastellen gerundet. Verbleibt nach den Aufteilungen ein sehr kleiner Rest, wird dieser bei Abweichungen bis einschließlich 0,02 € automatisch auf 0 gesetzt und der letzten Position zugeschlagen.

Nachdem ein solcher Kontierungsvorschlag vollständig definiert und gespeichert wurde, kann die automatische Aufteilung durch eine Dokumentenanalyse oder Datenextraktion mit einem Beleg des betreffenden Kreditors überprüft werden.

HV 3/2025

Neuerungen

Folgende Neuerungen und Verbesserungen sind enthalten:

• SBA: Erweiterung der KoSIT-Prüfung für ZUGFeRD-Formate

Die KoSIT-Prüfung von E-Rechnungen (eRP) wurde um Regeln zur Prüfung der offiziellen ZUGFeRD-Versionen erweitert

Gültige ZUGFeRD-Belege, die früher gelb gekennzeichnet waren (Erkannter Dokumenttyp: unbekannt), werden nun mit einem grünen Z-Symbol in der Belegliste angezeigt.

• SBA: Regeln für E-Rechnungen

Das SBA-Regelwerk wurde dahingehend erweitert, dass nun auch Informationen aus E-Rechnungen per Regel ausgelesen werden können.

Neben den Standard-Rechnungsfeldern Belegfeld 1 und 2 sowie Kost 1 und 2 können auch alle Zusatzfelder über die Dokumentenanalyse automatisch gefüllt werden.

Regeln für E-Rechnungen können global, pro Mandant oder für einzelne Kreditoren angelegt werden.

Zum Anlegen einer Regel wählen Sie eine passende E-Rechnung in der Belegliste aus, wechseln in die (HTML-)Ansicht und öffnen rechts in der Verwaltung die gewünschte Registerkarte zum Bearbeiten von Regeln.

Hier wird zunächst das Format der möglichen Regel ausgewiesen (Bildrechnung und eRechnung), welches - in Abhängigkeit vom zugrundeliegenden Belegtyp - automatisch festgelegt wird.

Im Bereich Regeltyp wählen Sie das zusätzlich zu füllende Erfassungsfeld (bspw. Beleg2) aus und klicken auf die Schaltfläche . Selektieren Sie mit der Maus in der HTML-Ansicht der E-Rechnung das gewünschte Feld, dessen Inhalt in das Erfassungsfeld übernommen werden soll ((hier Feld BT-12 (Vertragsnummer)).

Anschließend öffnet sich ein Dialog, über den Sie festlegen können, ob der Feldinhalt grundsätzlich übernommen werden soll (Inhalt) oder die Übernahme nur dann erfolgen soll, wenn der Feldinhalt einem bestimmten Muster entspricht. Nachdem die Regel gespeichert wurde, wird sie bei künftigen Dokumentenanalysen angewendet.

• SBA: Mandantenbezogene Stapelfreigabe

Zusätzlich zur eher benutzerbezogenen Funktion des Stapeltransfers existiert nun auch die Möglichkeit, SBA-Dokumentenstapel freizugeben.

Freigegebene Stapel können dann von anderen Benutzern, die ebenfalls Zugriff auf diesen Mandaten haben, durchsucht werden.

Solange man nicht im System angemeldet ist, können die enthaltenen Belege von anderen Benutzern übernommen werden.

Die Einstellungen zur Stapelfreigabe werden im BDV ArchivManager im Menü Verwaltung im Untermenü Vorgaben über den Menüpunkt Stapelfreigabe vorgenommen.

Standardmäßig ist diese Funktion deaktiviert (Keine Stapel-Freigabe).

Mit Hilfe der Option Alle Stapel freigeben können Benutzer alle Belegstapel anderer Benutzer durchsuchen und die Belege daraus übernehmen, wenn der jeweilige Benutzer nicht angemeldet bzw. offline ist.

Aktivieren Sie die Option Benutzerdefiniert, so müssen die Benutzer einzelne Stapel explizit freigeben, damit diese von anderen Benutzern durchsucht und übernommen werden können.

Ist die Stapelfreigabe (global oder benutzerdefiniert) aktiviert, werden in der Symbolleiste der Dokumentenverwaltung zwei zusätzliche Stapel-Symbole eingeblendet:

	Verfügbare Dokumente in freigegebenen Stapeln
	Übersicht der transferierten Belege

• Klicken Sie auf das Stapel-Symbol mit dem blauen Pfeil, um eine Dialogmaske zu öffnen, in der alle verfügbaren Belege in den freigegebenen Stapeln des aktuellen Mandanten angezeigt werden.

Diese Liste kann sortiert, gruppiert und gefiltert werden, um die gesuchten Belege zu finden. Zusätzlich wird der jeweils markierte Beleg in der Dokumentenvorschau angezeigt. In der Liste lassen sich die gewünschten Zeilen selektieren und mit einem Klick auf die Schaltfläche Heftungen übernehmen und in den eigenen Belegstapel übernehmen.

Wurden eigene Belege von anderen Benutzern übernommen, wird dies durch ein rotes Stapel-Symbol in der eigenen Belegliste signalisiert.

Klicken Sie auf das rote Stapel-Symbol, um eine Übersicht der transferierten Belege zu erhalten

Die zuletzt übernommenen Belege werden fett dargestellt.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Zur Kenntnis genommen, wird die Ansicht zurückgesetzt und das rechte Stapel-Symbol ist wieder gelb.

• Beim Buchen mit SBA und hier der Verwendung "Buchung aus Buchungsvorschlag erstellen" kann nun optional einePrüfung auf doppelte Belege aktiviert werden.

Diese kann über Menü / Verwaltung / Einstellungen / Prüfung auf doppelte Belege bei automatischem Buchungsvorschlag benutzerbezogen aktiviert werden.

Soll eine bereits vorhandene Rechnung erneut verbucht werden, wird nun die bereits bekannte Hinweismeldung angezeigt und muss mit JA (dann wird Rechnung erneut verbucht) oder NEIN (Buchung wird dann übersprungen) bestätigt werden.

• Übernahme des Fälligkeitsdatums optional unterbinden bei E-Rechnungen

Bei E-Rechnungen wird oft ein Fälligkeitsdatum durch den Rechnungsersteller mitgegeben und somit in die Buchungsmaske übernommen. Da dieses Fälligkeitsdatum ggf. von der hinterlegten Zahlungskondition im Personenkontostamm abweicht, musste dieses bisher manuell beim Buchen entfernt werden.

Die Übernahme eines Fälligkeitsdatums bei E-Rechnungen (ZugFerd oder XRechnung) kann nun optional unterbunden werden.

Diese kann über Menü / Verwaltung / Einstellungen / Fälligkeitsdatum bei E-Rechnungen nicht übernehmen benutzerbezogen aktiviert werden.

Diese Option kann ebenfalls im Rechnungseingangsbuch gewählt werden und greift dann auch für SBA.

• neuer Reiter Rechnungsprüfung

Mit der Einführung der E-Rechnung gewinnt die Rechnungsprüfung an noch größerer Bedeutung. Die E-Rechnungsprüfung war bisher in SBA und SBA-REB unter dem Reiter Einstellungen "versteckt".

Unter dem neuen Reiter Rechnungsprüfung befinden sich nun die Rechnungsprüfung (RP) für alle Rechnungen, welche keine E-Rechnungen sind und die Rechnungsprüfung (eRP) für die E-Rechnungen.

Der Reiter eRP ist nur vorhanden, wenn es sich um eine E-Rechnung (ZugFerd oder X-Rechnung) handelt.

Verbesserungen

• Im Spezialstapel "Fixes Personenkonto" wird bei E-Rechnungen beim Einladen/Analysieren das vorgegebene Personenkonto verwendet

• Bei der Datenextraktion von E-Rechnungen wurde kein Kreditor zugeordnet, wenn dieser auch als Debitor (mit USt-ID) existierte

• Bei Analyse/Datenextraktion werden die Anmerkungen von E-Rechnungen nicht mehr entfernt

• Die TIF-Konvertierung wurde analog zum JobServer vereinheitlicht

• Bei derPositionsansicht von E-Rechnungen kann nun nach der Spalte Anmerkungen sortiert werden

• Die Tab-Reihenfolge in der Dokumentenansicht von E-Rechnungen wird nun benutzerbezogen gespeichert

• :

• : Die Reiter können per Drag & Drop in die gewünschte Reigenfolge gebracht werden

• Erweiterung der KoSIT-Prüfung für ZUGFeRD-Formate

• Ein Fehler beim UDD-Export (BXP-Export mit Belegen) von Heftungen mit mehr als 10 Seiten und sehr langen Dateinamen wurde korrigiert

HV 2/2025

Folgende Neuerungen und Verbesserungen sind enthalten:

Neuerungen

• SBA: Filtern der Belegliste nach Dokumentennamen

Die Filtermöglichkeiten der SBA-Belegliste wurden um den Dokumentennamen erweitert, so dass von eingeladenen Belegen nach diesem gefiltert werden kann.

Der Dokumentname entspricht im Wesentlichen dem Dateinamen eines Belegs. Bei mehrseitigen Belegen wird bei jeder Seite am Ende noch eine fortlaufende Nummer angehängt.

Zum Anwenden eines solchen Filters kickt man auf das Filter-Symbol in der Belegliste und wählt aus dem Drop-Down-Menü den Menüpunkt „Index-Filter anzeigen“ aus. Dort kann man aus der Liste den Filter „Dokumentname“ auswählen und im rechts danebenstehenden Feld den Filtertext eingeben.

In der Belegliste werden anschließend nur diejenigen Belege angezeigt, deren Dokumentname dem eingegebenen Filterkriterium entsprechen.

Verbesserungen

• Beim Druck von XRechnungen wurde aus der HTML-Ansicht nur die Registerkarte "Übersicht" gedruckt

• Fehler beim Einladen von XRechnungen des Typs "CreditNote XML" wurde behoben

• SBA: Die Kreditor/Debitor-Erkennung funktioniert, auch wenn die UStID in der XML ein Leerzeichen enthält

• SBA: Verbesserung des Programmverhaltes beim Hinzuladen von ZugFerd-Belegen, wenn z.B. kein Fälligkeitsdatum vorhanden oder im Feld Verwendungszweck (BT-83) zu viele Zeichen vorhanden sind.

• JobServer: Optimierung der Verarbeitung von "beschädigten" PDF-Dateien

• SBA: Leeres Fenster (KoSIT-Report/Externe Anzeige von XRechnungen), wenn der Windows-Benutzername Leerzeichen enthält

HV 1/2025

• SBA: Technische Validierung von E-Rechnungen

Beim Einladen von E-Rechnungen (XRechnung/ZUGFeRD) wird nun bei jedem Dokument eine Prüfung auf formale Fehler mit dem Validator der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) durchgeführt.

Eine kurze Zusammenfassung der Ergebnisse wird neben der Belegliste unter Einstellungen und dort in der Registerkarte eRP (elektronische Rechnungsprüfung) angezeigt.

Über die Schaltfläche Anzeigen kann der vollständige Prüfbericht der Validierung aufgerufen werden.

Über Speichern kann dieser als HTML-Dokument gespeichert werden.

Technisch werden die Prüfberichte über einen lokalen Dienst generiert, der über den Port 8099 er-reichbar ist. Der Port lässt sich in der Konfigurationsdatei C:\ProgramData\BDV\UA.ini ändern.

Die KoSIT-Validierung stellt sicher, dass der Datenteil einer E-Rechnung den vorgegeben IT-Standards und den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Die Validierung erfolgt aktuell auf Basis der Version 1.5.0, um die aktuell gültigen XML-Schemata für die entsprechenden Syntaxe zu prüfen.

Konkret werden XRechnungen ab Version 3.0 (UBL & CII) sowie ZUGFeRD ab Version 2.3 bzw. Factur-X ab 1.0 für die Profile BASIC, EN16931 und EXTENDED geprüft.

Ältere Versionen werden nicht validiert.

Eine valide E-Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben in formal korrekter Form enthalten, eine E-Rechnung kann daher ohne eine ordnungsgemäße Validierung und Prüfung nicht als rechtskonform angesehen werden. Der Rechnungsempfänger darf die Vorsteuer aus einer erhaltenen Rechnung nur dann ziehen, wenn die Rechnung sämtliche gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Wird eine E-Rechnung im Rahmen der KoSIT-Prüfung als nicht valide erkannt, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug unter Umständen bereits aufgrund formaler Mängel verweigern.

• Achtung: Die KoSIT-Validierung ersetzt nicht die inhaltliche Prüfung einer E-Rechnung. Es handelt sich dabei lediglich um eine zusätzliche technische Prüfung, die im Rahmen der Verarbeitung von E-Rechnungen hinzutritt.

• SBA Belegliste: Zusätzliche Kennzeichnung von E-Rechnungen

In der SBA-Belegliste werden E-Rechnungen mit einem zusätzlichen Symbol gekennzeichnet, einem X für XRechnungen und einem Z für ZUGFeRD-Belege. Dieses Symbol wird in unterschiedlichen Farben dargestellt, abhängig vom Validierungsstatus der E-Rechnung.

• Erläuterungen:

• Hinweis:

Ein rotes Symbol existiert für ZUGFeRD-Rechnungen (aktuell) nicht, da es seitens der Koordinierungs-stelle für IT-Standards (KoSIT) bis dato nicht für alle ZUGFeRD-Schemata vollumfängliche Prüfroutinen gibt.

• SBA Belegliste: Filtern nach E-Rechnungen und fixierten Heftungen

Die Filtermöglichkeiten der SBA-Belegliste wurden erweitert, so dass Anwender auch nach XRechnungen, ZUGFeRD-Belegen sowie fixierten Heftungen filtern können.

Wird z.B. der Filter Fixiert aktiviert, werden in der Belegliste nur fixierte Heftungen angezeigt, alle anderen Belege werden ausgeblendet.

• SBA Belegansicht: Optimierte Visualisierung von XRechnungen

Auch wenn die aus einer E-Rechnung übernommenen Kopfdaten grundsätzlich korrekt sind (da sie im XML-Teil bereits digital angeliefert wurden) müssen der Rechnungsinhalt und dessen zeitliche bzw. buchhalterische Einordnung ggf. im Rahmen der Kontierung eingesehen bzw. geprüft werden. Die KoSIT-Validierung (als rein technische Formatkonformitätsprüfung) ersetzt nicht die inhaltliche Prüfung der Rechnung.

Während bei einer ZUGFeRD-Rechnung dazu bei Bedarf weiterhin das Dokumentenbild der PDF als herkömmliche Sichtkomponente genutzt werden kann, ist die Standard-Visualisierung der rein XML-basierten XRechnung in Form der HTML-Ansicht im täglichen Handling unter Umständen wenig über-sichtlich.

Die verschiedenen Registerkarten können je nach Rechnungsumfang etliche (Zusatz-)Informationen enthalten, die je nach Buchungstiefe / Aufteilungserfordernis im Rahmen der Finanzbuchhaltung möglicherweise nur wenig Relevanz besitzen. Wesentliche Informationen müssten dann ggf. durch mühsames Scrollen bzw. Wechseln der Registerkarten „zusammengesucht“ werden.

Neben der Standard-Visualisierung Ansicht und der XML-Rohdatenansicht findet sich daher in der Registerkarte Positionen eine zusammengefasste Visualisierung, die neben den wesentlichen Buchungsdaten (Kopfdaten) und Rechnungsinfos auch die Rechnungspositionen in einer tabellarischen Listendarstellung übersichtlich vereint.

Zu den Kopfdaten und jeder Einzelposition der E-Rechnung lassen sich benutzerindividuelle Anmerkungen erfassen.

Um eine Anmerkung für die gesamte Rechnung hinzuzufügen, klicken Sie im oberen Bereich der Kopf-daten auf die Schaltfläche Anmerkungen für die Kopfdaten.

Zur Erfassung einer Anmerkung für eine einzelne Rechnungsposition selektieren Sie diese in der Positionsliste und wählen anschließend über das Kontextmenü den Befehl Anmerkung hinzufügen aus.

• Die folgenden Befehle stehen für die Übernahme in die ADDISON Buchungsmasken aktuell noch nicht zur Verfügung.

• Position übernehmen

• Position kumuliert übernehmen

• Alle Positionen kumuliert übernehmen nach Steuersätzen übernehmen

• SBA Erfassung: Optimierter Detail-Modus zur Buchungserfassung von E-Rechnungen

Sofern Sie bei der aktiven E-Rechnung keine Aufteilung anhand von Positionsdaten vornehmen müssen, dem Rechnungsinhalt sowie den Buchungsdaten „nahestehende“ Informationen aber schnell ein-sehen wollen - ohne dazu in die bisweilen umfangreiche (HTML-)Ansicht zu wechseln - können Sie dazu auch den für E-Rechnungen erweiterten Detail-Modus der Buchungserfassung nutzen.

Diesen aktivieren Sie in der SBA-Toolbar über das Dokumentensymbol

Wenn Sie anschließend in der SBA Erfassung in die Felder Betrag, Belegnummer, Datum etc. klicken, wird Ihnen im frei positionierbaren Fenster Suchbereich ein Ausschnitt der jeweiligen Visualisierung angezeigt, der den entsprechenden Feldinhalt sowie dessen jeweiliges „Umfeld“ beinhaltet.

Beispiel für die Anzeige der Informationen zum Betragsfeld:

• MandantenManager: Besondere Einstellungen für die Verarbeitung von E-Rechnungen

Im MandantenManager lassen sich im Menü Einstellungen im Untermenü E-Rechnung zwei globale Einstellungen für die Verarbeitung von E-Rechnungen vornehmen.

• Validierung

Einladen verweigern, wenn Basisbuchungsdaten fehlen (globale Einstellung) Mit dieser Einstellung lässt sich das Einladen von E-Rechnungen unterbinden, bei denen in der Rech-nung Basisbuchungsdaten fehlen.

Das Einladen von E-Rechnungen ist dann nicht möglich, wenn in den Metadaten entweder Umsatz, Datum, Belegnummer oder der Verkäufer/Lieferant fehlen.

• KoSIT-Warnungen als Fehler behandeln (globale Einstellung)

Wird diese Einstellung aktiviert, werden Warnungen bei der Validierung von E-Rechnungen wie Fehler behandelt. E-Rechnungen werden dann in der Belegliste mit einem roten statt einem gelben Symbol angezeigt.

• E-Rechnung in gesonderten Stapel (Benutzereinstellung)

SBA-Anwender können benutzerindividuell einstellen, ob sie E-Rechnungen im XML-Format nur in Spezialstapeln oder auch in normalen Buchungsstapeln verarbeiten möchten. Die entsprechende Einstellung lautet E-Rechnung in gesondertem Stapel und kann im Unides-Scanclient im Menü Einstellungen unter Verarbeitung ein- und ausgeschaltet werden. In der Standardeinstellung können alle Belegtypen inkl. XRechnungen in Standardstapel eingeladen und verarbeitet werden.

• JobServer: Administratorübersicht für alle laufenden bzw. nicht abgeholten Jobs

Es kommt häufiger vor, dass Jobs aus den verschiedensten Gründen nicht abgeholt werden und im System verbleiben.

Hierzu existiert nun eine Job-Übersicht, die sich im UAServerManager über die Schaltfläche Jobs aufrufen lässt.

Die Übersicht ist nur aufrufbar für SBA-Benutzer, die Mitglied der Gruppe Administratoren sind.

• JobServer: E-Mail Benachrichtigung über fertiggestellte Jobs

SBA-Benutzer, die eine E-Mail-Adresse hinterlegt haben, können sich regelmäßig per E-Mail über fertiggestellte Jobs informieren lassen.

Die Einstellungen dazu lassen sich im Unides Scan-Client im Menü DMS über den Menüpunkt Überwachung von fertigen Jobs ändern und ist

Hier kann eingestellt werden, ob und nach wie vielen Tagen eine Benachrichtigung erfolgen soll.

Für den Systembenutzer Admin (SU) besteht ebenfalls die Möglichkeit, eine Benachrichtigung einzu-richten. Dazu wird die Einstellung im ArchivManager im Menü Verwaltung unter Vorgaben > Jobs über den Menüpunkt Überwachung von fertigen Jobs vorgenommen.

An gleicher Stelle können über den Menüpunkt Überwachung von Jobs mit Fehlern Benachrichtigungen für Jobs mit Fehlern beim automatisierten Archivieren eingestellt werden.

Die Benachrichtigungs-E-Mails werden vom BDV ArchivService versendet

HV 3/2024

• Konten im Seitenbereich

Beim Buchen mit SBA können die Konten im Seitenbereich jetzt optional in den Arbeitsplatzeinstellungen aktiviert werden.

• Funktion zum Zusammenführen von (mehreren) Mappen

Über das Kontextmenü der SBA-Belegliste können nun mehrere Mappen zu einer (Sammel-)Mappe zusammengeführt werden.

• 

• Automatische Erkennung von XRechnungen als Ein- oder Ausgangsrechnung

XRechnungen (elektronische Rechnungen im XML-Format) können in der SBA-Belegliste in speziellen Dokumentenstapeln verarbeitet werden.

Dabei kann bei den Belegen nun automatisch zwischen Eingangs- und Ausgangsrechnungen unterschieden werden.

Die Einstufung als Ausgangsrechnung erfolgt, wenn in den Belegdaten bei den Informationen zum Verkäufer eine hinreichende Übereinstimmung mit den beim Mandanten gespeicherten Daten gefunden wird.

Maßgeblich sind hier

• die Umsatzsteuer-ID

• und/oder die Steuernummer.

Bei Ausgangsrechnungen werden Debitoren anhand der folgenden Informationen zum Käufer identifiziert:

• (Name,

• Kundennummer

• Umsatzsteuer-ID

• und/oder Adresse

Bei der Adresse muss der Ländercode, die Straße und der Ort übereinstimmen.

Bei Eingangsrechnungen erfolgt die Identifizierung von Kreditoren anhand der hinterlegten

• Umsatzsteuer-ID

• oder der Steuernummer

• und etwaigen IBAN-Nummern

• Workflow-Start-Dialog: Anzeige der Auto-Gruppen bei gruppenabhängigen Workflows einstellbar

Im Auswahl-Dialog beim Starten von Workflows kann im Falle von gruppenabhängigen Workflows nun die Anzeige der Auto-Gruppen deaktiviert werden. Dadurch wird die Auswahl der gewünschten Gruppe zur Freizeichnung erheblich vereinfacht.

DVD 2/2024

• Tägliche Archivspeicheroptimierung zur Verbesserung der Archivierungsgeschwindigkeit

Archivierte SBA-Belege werden verschlüsselt in aufsteigend sortierten Segment-Dateien gespeichert. Zur Optimierung der Archivierungsgeschwindigkeit wird nun einmal täglich der Basiszeiger zur Suche des ersten freien Segments vom ArchivService angepasst.

Der ArchivService ist ein Windows-Dienst, der bei einer SBA-Serverinstallation mitinstalliert wird.

Die Uhrzeit, zu der die Anpassung vorgenommen wird, kann im ArchivManager im Menü Verwaltung im Untermenü Vorgaben über den Menüpunkt Archivspeicheroptimierung angepasst werden.

• Icon Bild verschieben in SBA Toolbar integriert

• 

Die Funktion Bild verschieben war bislang nur im Bereich der Belegverknüpfung vorhanden und aktivierbar. Nun steht diese Funktion auch in SBA Toolbar zur Verfügung.

• Neue Benutzerberechtigung für Änderungen im Dialog Externes DMS

Im Dialog Externes DMS konnte bislang jeder Benutzer Änderungen an den Einstellungen vornehmen. Ab sofort gibt es dafür ein eigenes Recht, mit dem gesteuert wird, ob Benutzer Änderungen an den Einstellungen für das externe DMS vornehmen können.

Im BenutzerManager wurde dazu die neue System-Gruppe Externes DMS eingeführt.

• Alle Benutzer wurden dieser Gruppe automatisch als Mitglied hinzugefügt, in der zunächst das neue Recht Darf Einstellungen für „Externes DMS“ ändern aktiviert ist.

• Um dieses Recht allen Benutzern zu entziehen, entfernen Sie in der Gruppe Externes DMS im Reiter Global den Haken beim Recht Darf Einstellungen für „Externes DMS“ ändern.

Ruft ein Benutzer anschließend den Dialog Externes DMS auf, sind alle Eingabemöglichkeiten deaktiviert.

Mitglieder der Gruppe Administratoren verfügen immer über das Recht, hier Änderungen vorzunehmen.

Nach Bedarf lässt sich dieses Recht bei weiteren Gruppen (bspw. ausgewählten Auto-Benutzergruppen) aktivieren.

• Bei der Benutzeranlage das Recht zur Auswahl bei Weiterleitung, Stellvertretung und Anfrage nicht automatisch vergeben

Neben der automatischen Benutzeranlage beim SBA-Start können im BenutzerManager auch weitere Benutzer und Gruppen manuell angelegt werden. Neue Benutzer und Gruppen erhalten nun nicht mehr automatisch die Rechte, um bspw. bei der Workflow-Freizeichnung in der Auswahl bei Weiterleitung, Stellvertretung und Anfrage zu erscheinen.

Benutzerrechte	Gruppenrechte

Diese Rechte müssen im BenutzerManager ab sofort explizit vergeben werden.

• Stapeltransfer-Schaltfläche in der Toolbar der Belegliste

In der SBA-Belegliste können Belegstapel (bspw. bei einer Urlaubsvertretung) von anderen Benutzern übernommen werden. Neben der Möglichkeit über das Kontextmenü im unteren Bereich der Stapel-verwaltung, lässt sich der Stapeltransfer nun auch über ein Symbol in der Toolbar aufrufen.

• Beim Stapeltransfer die Anzahl der enthaltenen Belege anzeigen

Im Dialog Stapeltransfer wird nun zu jedem Benutzer, Mandanten und Stapel in Klammern die Anzahl der enthaltenen Belege angezeigt.

• Zusätzliche Optionen im Kontextmenü zum Löschen von exportierten Heftungen

In der SBA-Belegliste existieren im Kontextmenü von Stapeln und Mappen nun zusätzliche Menüpunk-te, über die sich alle Heftungen löschen lassen, die mit einem der Exportiert-Kennzeichen versehen sind.

• 

Über den Menüpunkt Heftungen löschen mit Status Exportiert DMS lassen sich so bspw. alle Heftungen aus der Belegliste löschen, die in ein externes DMS exportiert wurden.

• Kontextmenü-Funktion zum Senden von mehreren Mappen als Job oder Vorgang

Wenn Sie in der SBA-Belegliste mehrere Mappen selektieren und anschließend das Kontextmenü aufrufen, besteht die Möglichkeit, diese Mappen an den JobServer (oder als Vorgang) zu senden.

• 

Senden Sie mehrere selektierte Mappen an den JobServer, wird jeweils pro Mappe ein separater Job erzeugt.

• Aufruf der Stellvertreterregelung zum Einstellen der eigenen Stellvertretung

Der Aufruf der eigenen Stellvertreterregelung z.B. im Falle des Urlaubs, Krankheit usw. kann nun im SBA Kontext erfolgen.
Über Menü / Verwaltung / Stellvertreterregelung öffnet sich der folgende Dialog:

Im Dialog Stellvertretung werden alle bereits angelegten Stellvertretungen des aktuellen Benutzers angezeigt.

Über die Schaltflächen Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen können aktuelle und zukünftige Stellvertretungen angelegt, bearbeitet und auch wieder gelöscht werden.

Diese Einstellungen konnten bisher nur im BDV Benutzermanager vorgenommen werden.

DVD 3/2023

• Standardmäßige Anzeige von Vorschaubildern in der Belegliste

In der SBA-Belegliste wird standardmäßig die Anzeige mit kleinen Vorschaubildern aktiviert.

Über das Auswahl-Menü können Benutzer die Anzeige der Vorschaubilder wie gewohnt nach ihren Wünschen anpassen.

• Übergabe der Buchungsperiode an das UNIWEB per WF

Die Übergabe der Buchungsperiode kann nur erfolgen, wenn der WF aus dem Buchen gestartet wird.

Dabei ist die Buchungsperiode ein reines Informationsfeld und kann vom Freizeichner nicht geändert werden.

• Voraussetzung:

Im Archivmanager muss das Feld “BuPeriode” angelegt werden.

Die exakte Benennung ist hier wichtig, da im Code bereits ein Index: BuPeriode für den Austausch zwischen SBA und REB verwendet wird.

Anschließend ist im Workflowmanager über Datei / Globale Daten-Felder eine neue Variable anzulegen. Das eben erstellte Archivfeld muss nun mit der Variablen verbunden werden.

Es muss nun noch ein neues Template erstellt und die neue Variable eingefügt werden.

Ein neuer Workflow auf Basis des erweiterten Templates ist ebenfalls zu erstellen.

In der Gruppenfeld Eingabe ist bei Feldname BuPeriode einzugeben.

Im UniWeb ist nun die Buchungsperiode im entsprechenden Workflow enthalten.

DVD 2/2023

• Zusätzliche Schaltflächen zum Hinzuladen in Schwarz-Weiß, Graustufen und Farbe

In der SBA-Belegliste befindet sich nun neben der Hinzuladen-Schaltfläche ein Auswahlmenü, über das sich - abweichend von der Standardeinstellung - Belege in Schwarz-Weiß (Bitonal), in Graustufen oder in Farbe (keine Konvertierung) einladen lassen.

Durch einen Klick auf das Plus-Symbol werden die Belege wie bisher mit den Standardeinstellungen eingeladen.

• RegelManager - Erhöhung der Anzahl der Regelalternativen auf 10

Die Anzahl der Alternativen, die pro Regeltyp angelegt werden können, wurde von bisher 5 auf 10 erhöht.

• Unterbindung von Mehrfachanmeldungen eines Benutzers im selben Mandant

Bislang war es möglich, mit einem Benutzer SBA mehrfach im selben Mandanten zu öffnen. Dies führte zu einer Reihe von technischen Problemen, die oft nur sehr umständlich vom Support behoben werden konnten.

Dies ist ab sofort nicht mehr möglich. Beim SBA-Aufruf eines Mandanten, der bereits vom selben Benutzer in SBA geöffnet ist, erscheint nun die folgende Meldung:

Zu Wartungszwecken kann diese Mandantensperre über den BenutzerManager temporär aufgehoben werden.

Dazu wählen Sie unter System den Bereich Benutzeranmeldung und klicken dort rechts oben auf die Schaltfläche Sitzungen.

Es wird das folgende Dialogfenster geöffnet:

In der Sitzungsübersicht sind die SBA-Benutzersitzungen in der Spalte Mandant-Sperre mit der Kennzeichnung EXCLUSIVE versehen.

Um die Sperre aufzuheben**, markieren Sie die Zeile der gewünschten Benutzersitzung** und klicken anschließend auf die Schaltfläche Mandantensperre zurücksetzen.

DVD 1/2023

• SBA Drag & Drop - Erweiterung der Spaltenauswahl

Im Zuordnungsdialog bei Buchungen sind die folgenden, neuen Spalten zur Auswahl ergänzt worden:

1. Buchungsdatum

2. Konto

3. Beleglink

4. Steuerschlüssel

5. UStID

6. Kost1

7. Kost2

DVD 3/2022

• Protokollierung bei Änderung der Einstellung auf ext. DMS

Eine Änderung der bisherigen Einstellung bei Externes DMS verwenden, wird nun im Protokoll der Anwenderaktionen festgehalten.

Neue Protokolleinträge:

• Direkte Weiterleitung der GMI Belege aus SMART Connect an SBA und SBA Jobserver

Mit der neuen Programmversion können Sie nun optional entscheiden, ob Belege, welche über Getmyinvoice (GMI) in Verbindung mit SMART Connect abgerufen werden, direkt nach SBA übergeben werden sollen. Bei Verwendung des BDV Jobservers werden die übertragenen Belege entsprechend analysiert.

Bitte beachten Sie: Die Verarbeitung der Belege mit SBA erfolgt ohne Berücksichtigung der mitgelieferten Daten des Vorsystems.

• Einrichtung in SMART Connect

Um die Verarbeitung von Belegen der Datenquelle GetMyInvoices über SBA (mit oder ohne Jobserver) für Mandanten zu aktivieren, steht Ihnen über den Steuerberater-Zugang (Portal-Admin) in SMART Connect in den Firmeneinstellungen auf dem Register Steuerberater Einstellungen eine neue Einstellmöglichkeit zur Verfügung.

Mit Aktivierung dieser Einstellung werden die Belege von GetMyInvoices ab dem nächsten Datenabruf (manuell oder automatisch) direkt auf dem Workflow-Status Bereit zur Übertragung abgestellt und mit dem nächsten Periodenabschluss bzw. mit der nächsten automatischen Übertragung gesammelt (nicht nach Perioden getrennt) in einer Nachricht an die Steuerberatersoftware übertragen. Bei manuellem Abruf können Sie diese Belege auch manuell über den Periodenabschluss an die Steuerberatersoftware übergeben.

Die an die Steuerberatersoftware übertragenen Belege stehen Ihnen in Folge zeitnah direkt im Buchen mit SBA in der Steuerberatersoftware zur Verfügung. Es ist kein Import über die Datenübernahme notwendig/möglich. Die übergebenen Belege finden Sie im Postkorb mit dem Betreff SMART Connect SBA.

• Postkorb-Eintrag

Bei Verwendung des BDV Jobservers erhalten die übertragenen Belegstapel die Art Belegjob und als Text/Betreff den Eintrag SMART Connect SBA.

Ist kein BDV Jobserver vorhanden oder der Dienst nicht aktiv, dann erhalten die Belegstapel die Art Belegstapel.

• Verarbeitung/Analyse mit dem Standardjob Jobserver für Postkorb Datenextraktion

Der Job beinhaltet die folgenden Schritte:

• Dateikonvertierung (Farbkonvertierung: automatisch)

• Leerseiten-Entfernung (Dateigröße: 3500 Byte)

• Texterkennung

• Datenextraktion

Dieser Job eignet sich gut zur Verarbeitung von Dokumenten, die aus SMART Connect stammen, da durch die Datenextraktion die Heftungsgrenzen nicht verändert werden.

Aktuell ist der o.a. Standardjob fest hinterlegt und kann nicht geändert werden.

• Abholung/Übergabe in SBA
• bei Verwendung des BDV Jobservers

Die übergebenen Belegstapel finden Sie bei Verwendung des BDV Jobservers auf dem Reiter Job.

1. ohne Einsatz des BDV Jobservers Die übergebenen Belegstapel finden Sie ohne Verwendung des BDV Jobservers auf dem Reiter Portal:

• (Rück)Übertragung der verbuchten Belege nach SMART Connect

Die Übermittlung erfolgt durch das Ausführen der entsprechenden Jobkette Finanzbuchhaltung und Bilanz über Auswertungen / Jobkette Finanzbuchhaltung und Bilanz / Jobkette mit Auswertung Finanzreport/SMART Connect Update:

• Anzeige der aktualisierten Buchungen in SMART Connect

Die in SBA verbuchten und über die Jobkette nach Smart Connect übertragenen Belege befinden sich nun im Bereich Archiviert.

• Unterstützung von ZUGFeRD 2.2

Mit der neusten SBA Version wird nun auch der Import/Verarbeitung von Zugferd 2.2 Rechnungen ermöglicht.

• Lernen/Lerndaten auch in der Kunden/Lieferanten-Liste anzeigen

Die Spalten Lernen und Lerndaten(LD) werden nun ebenfalls in der Kunden/Lieferantenliste angezeigt.

• Erweiterung der Kontierungsvorschläge zur beleginhaltsabhängigen Differenzierung und Gene-rierung automatischer Aufteilungen

Die Standard-Kontierungsvorschläge für einzelne Kreditoren wurden erweitert, um auch Buchungsauf-teilungen fest vorgeben zu können. Dies kann für bestimmte Kreditoren hilfreich sein, deren Rechnungen bspw. immer nach einem fest definierten Schlüssel aufzuteilen sind.

Zum Anlegen oder Ändern des Standard-Kontierungsvorschlags wechseln Sie in die Registerkarte Verwaltung und wählen dort den gewünschten Kreditor aus.

In der Registerkarte Allgemein kann der Standard-Kontierungsvorschlag für den Kreditor definiert werden. Er besteht aus zwei Elementen, den Grunddaten und der Aufteilung.

Den Kontierungsvorschlag für die Grunddaten können Sie durch Eingabe von Werten in die Felder BU bzw. SL (Steuerschlüssel), G.Konto (Gegenkonto, Aufwands- bzw. Sachkonto), sowie Kost 1 und Kost 2 hinterlegen. Im Feld Text können Sie einen kreditorindividuellen Standard-Buchungstext erfassen, der dann anstelle der in den Textfeldoptionen kreditorübergreifend hinterlegten Verfahrensweise angewendet wird.

In der Registerkarte Aufteilung kann eine feste Aufteilungsvorschrift für den Kreditor definiert werden.

Um eine Aufteilungsvorschrift anzulegen oder zu ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten.

Es öffnet sich der Dialog Buchungsvorschläge, in dem die einzelnen Positionen der automatischen Aufteilungsvorschrift definiert werden können.

Über die Schaltflächen auf der rechten Seite können einzelne Zeilen angelegt, bearbeitet oder wieder gelöscht werden.

Da die einzelnen Vorschriften von der Dokumentenanalyse von oben nach unten abgearbeitet werden, besteht zudem die Möglichkeit, über die Pfeil-Schaltflächen die Reihenfolge der einzelnen Vorschriften zu ändern.

Über die Schalflächen Hinzufügen bzw. Ändern können die Vorgaben für eine Buchungszeile angelegt bzw. bearbeitet werden.

Im Dialog Kontierungsvorschlag bearbeiten lassen sich die folgenden Felder vorgeben:

• BU Buchungsschlüssel

• MWST Mehrwertsteuer

• G.Konto Gegenkonto

• Kost 1, Kost 2 Kostenstellen

• Text Buchungstext

Wichtig für die spätere automatische Aufteilung sind die Felder Art und Wert. Bei der Art stehen folgende Optionen zur Auswahl:

• Bruttobetrag Ein fester absoluter Betrag

• % Gesamtbetrag %-Anteil an der Gesamtsumme

• % Restbetrag %-Anteil des verbleibenden Rests

• Restbetrag Der verbleibende Restbetrag

Nachdem ein solcher Kontierungsvorschlag vollständig definiert und gespeichert wurde, kann die au-tomatische Aufteilung durch eine Dokumentenanalyse oder Datenextraktion mit einem Beleg des be-treffenden Kreditors überprüft werden.

Die oben beschriebenen (Standard-)Kontierungsvorschläge werden bei einer Dokumentenanalyse grundsätzlich immer angewendet, sobald der jeweilige Kreditor erkannt wird.

Ergänzend dazu besteht die Möglichkeit, regelbasierte Kontierungsvorschläge zu definieren, die nur dann angewendet werden, wenn der jeweilige Kreditor erkannt UND zusätzlich ein durch eine Regel definiertes Merkmal auf dem Beleg gefunden wird. Dadurch ist es möglich, kreditorindividuelle Kontierungsvorschläge in Abhängigkeit vom jeweiligen Rechnungsinhalt zu hinterlegen und so unterschiedliche Gegenkonten, Kostenstellen und Buchungstexte anhand des zugrundeliegenden buchhalterisch relevanten Sachverhalts (sofern durch den ausgelesenen Rechnungstext klar definierbar) vorzuschlagen. Zur Definition eines regelbasierten Kontierungsvorschlags selektieren Sie den gewünschten Kreditor in der Verwaltung und legen in der Registerkarte Regeln eine Regel vom Typ Kontierungsvorschlag an.

Anschließend wechseln Sie innerhalb der Regel in den Reiter Kontierungsvorschlag und definieren den hier anzuwendenden Kontierungsvorschlag, der wiederum aus den Grunddaten und einer optionalen Aufteilungsvorschrift besteht. Nachdem die Regel gespeichert wurde, kann der regelbasierte Kontierungsvorschlag durch eine Dokumentenanalyse oder die Datenextraktion mit einem passenden Beleg des betreffenden Kreditors überprüft werden.

• Erweiterung der Barcode-Regeln zur Heftungstrennung anhand von QR-Codes

Alternativ zur automatisierten Heftungstrennung durch die Dokumentenanalyse gab es bislang bereits die Möglichkeit, die Heftungstrennung durch Barcode-Regeln durchzuführen. Dazu musste auf jeder ersten Seite eines Dokuments ein entsprechendes Barcode-Etikett angebracht sein.

Die allgemeinen Regeln (Mandant und Global) wurden nun dahingehend erweitert, dass alternativ zu Barcodes auch QR-Codes zur Heftungstrennung verwendet werden können. Der entsprechende Regeltyp heißt Barcode/QR-Code.

Damit die Regel greift werden Belege benötigt, bei denen sich auf jeder ersten Seite ein QR-Code befindet. TIPP: Anders als bei Barcodes, kann es sich in diesem Fall auch immer um den gleichen QR-Code handeln.

Zum Anlegen einer QR-Code-Regel wechseln Sie in die Verwaltung und legen sie bei den allgemeinen Regeln (Mandant oder Global) eine Regel vom Typ Barcode/QR-Code an.

Wählen Sie das Suchgebiet (grün) so groß, dass Sie sicher sein können, dass sich die QR-Codes immer in diesem Bereich befinden. Markieren Sie anschließend den QR-Code (rot). Wenn dieser lesbar ist, erscheint das Fenster Suchmuster definieren, in dem das Muster QR-Code angeboten wird.

Bestätigen Sie mit OK, um die Regel zu speichern. Anschließend kann die Regel mit entsprechenden Belegen getestet werden. Bei jedem im Suchgebiet gefunden QR-Code beginnt nach der Dokumentenanalyse eine neue Heftung. Kommt es vor, dass auf den zu verarbeitenden Belegen mehrere QR-Codes gedruckt sind, muss das Suchgebiet ggfs. entsprechend verkleinert werden.

Wie bei Barcodes wird der Inhalt des QR-Codes im Heftungsindex im Feld SYS_BC gespeichert.

• Erstellung von frei definierbaren Stempeln

Mit dem neuen Tool Stempel-Editor steht ein neues Werkzeug zur Verfügung, mit dem frei definierbare Stempel erstellt werden können (UAStampEditor.exe).

Die erstellten Stempel können zusätzlich mit zwei Funktionalitäten versehen werden:

1. Darstellung von aktuellen Index-Daten beim Anbringen des Stempels 2. Automatisches Genehmigen/Ablehnen von Workflows beim Anbringen des Stempels Eine ausführliche Beschreibung zur Verwendung des Stempel-Editors und zur Verwendung der frei definierbaren Stempel entnehmen Sie bitte Kapitel 8 der Dokumentation "Installation_SBA.pdf". Diese finden Sie im Downloadmanager unter DVD 3/2022 / Dokumentationen / ADDISON / Weitere Dokumentationen

• Auslesen von Zahlungsinformationen aus EPC-QR-Codes (Giro-Codes)

Ein EPC-QR-Code (auch als „GiroCode“ bekannt) ist ein vom European Payments Council (EPC) standardisierter QR-Code, der alle Daten für eine SEPA-Überweisung enthält.

Wenn sich auf einem Dokument ein lesbarer EPC-QR-Code befindet, dann können in SBA bei jeder Dokumentenanalyse die Zahlungsinformationen ausgelesen und in einem Dialogfenster angezeigt werden.

Die Anzeige der Zahlungsinformation wird beim Klick auf das Dokument in der SBA Belegliste in einem eigenen Dialogfenster dargestellt.

Aus diesem Fenster können die Zahlungsinformationen entsprechend markiert/kopiert werden und somit für den Zahlungsverkehr in ein Multicash-Programm bzw. Bankportal übernommen werden.

In Bereich der Erfassungsansicht gibt es im Falle eines vorhandenen EPC-QR-Codes nun einen weiteren Reiter "Zahl. Info".

Hier stehen die entsprechenden Zahlungsinformationen ebenfalls zum Kopieren und der Übernahme in ein Mulitcash-Programm bzw. Bankportal zur Verfügung.

Im Standard wird der Zahlungsinformationen-Dialog angezeigt, sobald ein entsprechender EPC-QR-Code auf dem Dokument vorhanden ist.

Der Dialog der Zahlungsinformationen aus EPC-QR-Code kann über Verwaltung / Einstellungen / Dialog Zahlungsinformationenaus EPC-QR-Code anzeigen deaktiviert werden.

Die gewählte Einstellung wird benutzerbezogen gespeichert.

Kategorien: Finanzbuchhaltung