Rutinbeskrivning som egendefinierade fält

Reko 510 Förståelse för uppdragsgivarens verksamhet samt ekonomiska flöden och processer/Rex 320 Kunskap om uppdragsgivarens verksamhet

Här ingår att upprätta beskrivningar av företagets rutiner vad gäller t. ex. försäljning, inköp, lön, lager, likvida medel, periodbokslut, moms årsbokslut/årsredovisning mm.

Dokumentationen är en viktig del för förståelse av hur uppdraget utförs för uppdragets team och för överlämningsbart skick.

I Capego Practice Management kan du som administratör skapa en eller flera Fältgrupper med egendefinierade fält, där du kan lägga in rutinbeskrivningar på respektive kund. Vi beskriver här hur du lägger upp det i programmet och hur alla handläggare använder fälten.

Fältgrupper

Gå till Inställningar - Kontakter - Egendefinierade fält, här väljer du Fältgrupper.

Klicka på knappen +Egendefinierad fältgrupp skriv in namnet under Gruppnamn t ex Rutinbeskrivningar eller Fullmakter, bocka för Gör denna grupp tillgänglig på "Detaljer-skärmen i kontakter. Då syns Fältgruppen och de fält som du kopplar till den gruppen i Grunddata-fliken på respektive kund när du har fyllt i något i fältet. Det är först när du har fyllt i något i ett Egendefinierade fält som de syns på Grunddata-fliken.

Första gången du fyllter i något hittar du fälten i fliken Egendefinierade fält. I fliken Egendefinierade fält kan du alltid se när och av vem som den senaste ändringen har gjorts.

Egendefinierade fält

Gå till Inställningar - Kontakter - Egendefinierade fält, här väljer du + Egendefinierat fält.

Välj Fälttyp i rullistan. När det gäller Rutinbeskrivningar är det lämpligt att välja Textruta. I vår artikel Egendefinierade fält för kontakter kan du läsa förklaring till respektive fälttyp.

Fyll i Fältnamn, t ex lön, inköp, försäljning, bokslut, deklaration osv

På bilden ser du hur det ser ut på klienten när rutinbeskrivningen är ifyld.

Relaterade dokument

Processmallar

Dokumentet beskriver användning och hantering av processmallar i en byrå. Processmallar innehåller milstolpar, aktiviteter, referensdatum och datumregler, och används för att enkelt lägga till detaljerade arbetsuppdrag för klienter. Mallarna kan redigeras före användning, men namnändringar är begränsade när de kopplats till klienter. Det finns färdiga mallar för olika ekonomiska uppdrag, men dessa bör anpassas efter byråns rutiner. Processmallar kan redigeras och tas bort endast om de inte är kopplade till klienter. Aktiviteter kan göras obligatoriska och tilldelas roll och förfallodatum.

Lägg till handläggare

Dokumentet beskriver hur ansvarig person i företaget skapar och underhåller handläggarkonton i Capego Practice Management. Processen innefattar att logga in, gå till Åtkomsthantering, bjuda in nya medlemmar genom att fylla i kontaktuppgifter, välja rollen som ordinarie medlem eller administratör, och tilldela produktåtkomst. Handläggaren får sedan en inbjudan via mejl för att acceptera och skapa ett konto. Invigningens status kan följas och hanteras under fliken "Väntande inbjudningar". Slutligen tilldelas behörighetsprofiler under Inställningar > Handläggare. En länk till mer information om behörigheter finns också.

Produktutbildning Capego Practice Management

Vill du fördjupa dina kunskaper i Capego Practice Management?

Övervaka din Lagringsanvändning

Dokumentet beskriver hur man kan se och hantera lagringsutrymme i Dokumenthantering via fliken Lagringsanvändning. Ett stapeldiagram visar historik över lagringsanvändning per månad, uppdelat på utrymme som används exklusive papperskorgen och utrymme i papperskorgen. En lista visar de 100 största filerna på arbetsytan, där användare kan öppna och undersöka filstorlek. Filer kan tas bort permanent utan att gå via papperskorgen, genom att markera filerna, klicka på "Ta bort permanent" och bekräfta.

Åtkomst från mobil eller surfplatta

Capego Practice Management erbjuder ett mobilt gränssnitt för iPhone, Android-telefoner och surfplattor, vilket ger enkel åtkomst till kontakter och funktioner var som helst. Användare kan ringa samtal, söka adresser på karta och lägga till Capego som genväg på startskärmen via instruktioner för Android och iPhone. På surfplattor finns sidopaneler borttagna för större visningsutrymme, med åtkomst via menyknappen till instrumentpanel, kontakter, jobb & fakturering, rapporter och inställningar, vilket underlättar mobil hantering av verksamheten.