Adsolut: Kan ik documenten / bestanden opladen bij aankoop- of verkoopfacturen?

Je kan bij elke individuele factuur bestanden en/of documenten toevoegen door deze te slepen naar de factuur. Of door het document te scannen bij de boeking.

Om documenten in reeks op te laden volg je onderstaande werkwijze:

Plaats de documenten in een map en geef de documenten de volgende naamgeving:
XXXX-YYJVVV

XXXX: dit is de code van het dossier
dan een scheidingsteken '-'
YY: dit is de ogmcode uit het dagboek
J: dit is het jaartal: 5 staat bijvoorbeeld voor het boekjaar 2015
VVV : dit is het volgnummer

Dus als u een code hebt zoals DEMO-0351, dan is dit factuur 1 in jaar 2015 voor dagboek met ogm-code '03' en dat voor het dossier DEMO.

Als u de pdf's van de facturen zo opslaat in een map, dan kunt u die als volgt inlezen:

Ga naar Systeembeheer, Configuratie, Creatie Taken/lijsten/Statistiek

Klik op Inlezen pdf's en koppelen aan documenten...

Controleer of de rechten aan de juisten groepen toegekend zijn.
In ons voorbeeld aan de groep 'Algemeen'. Dit betekent dat de gebruiker die dit gaat inlezen in de groep 'Algemeen' moet zitten.

Om de documenten in te lezen, ga je naar kantoor - Taken/Lijsten/Statistiek

Selecteer de lijst Inlezen pdf's en koppelen aan documenten (aan- verkoop of bonnen)

Geef vervolgens de locatie in waar je de documenten hebt bewaard of klik op het foldertje om de juiste locatie te selecteren

Klik op OK om het inlezen/koppelen te starten

Gerelateerde onderwerpen

Adsolut: postcode en/of gemeente is niet gekend of onbestaande in subdossier

Deze handleiding beschrijft hoe je in Adsolut nieuwe gemeenten kunt toevoegen: via relatie- of leveranciersfiche, direct in de gemeentelijst onder Parameters > Relaties > Gemeente, of door meerdere gemeenten te importeren vanuit een Excelbestand met kolommen voor landen_code, postcode en naam. Ook wordt benadrukt dat alleen Belgische gemeenten standaard aanwezig zijn en dat buitenlandse gemeenten handmatig toegevoegd moeten worden. Verder bevat de tekst tips over het beheren van landen en het verwijderen van dubbele gemeenten zonder NIS-code om systeemproblemen te voorkomen. Links naar aanvullende handleidingen worden meegeleverd.

Adsolut back-ups

Dit document geeft uitgebreide richtlijnen voor het maken, plannen en automatiseren van back-ups binnen Adsolut, inclusief het MasterKB (hoofddossier) en subdossiers. Het benadrukt het belang van ongewijzigde backupbestanden en het uitvoeren van back-ups buiten kantooruren om datacorruptie te voorkomen. Er worden drie backupniveaus besproken: binnen Adsolut, van SQL-databases (offline/ single_user modus vereist) en van bestandssystemen. Automatisering via ServiceTask wordt besproken, maar afgeraden vanwege cumulatieve opslag, handmatige opschoning en beveiligingsrisico’s. Advies is om gespecialiseerde software te gebruiken en wijzigingen altijd in overleg met een IT-partner door te voeren.

Waar moet ik op letten bij het ingeven van de naam van mijn onderneming, het ingeven van de rekeningnummers, en het meesturen van de kopie indentiteitskaart voor de registratie.

Bij de registratie van uw onderneming op het e-invoicingportaal is het belangrijk om de ondernemingsnaam exact in te geven zoals geregistreerd in de officiële ondernemingsgegevens. Controleer daarnaast dat de kopie van de identiteitskaart duidelijk leesbaar, volledig en geldig is. Bij het invoeren van de rekeningnummers dien je na te gaan dat alle IBAN-nummers correct zijn overgenomen en overeenkomen met de rekeningnummers van de onderneming. Een correcte invoer van deze gegevens voorkomt vertragingen of problemen tijdens de registratie.

Waar vind ik het nieuwe e-invoicingportaal (2025) en hoe activeren, openen en beheren?

Deze handleiding beschrijft het activatieproces van het nieuwe e-invoicingportaal via My.Adsolut.com, exclusief voor beheerders. Activatie is kosteloos en volgt automatisch via de tegel "Koop online". Na activatie verschijnen de links "Open" en "Beheer" voor toegang tot het portaal. Met "Open" beheert u facturen en dossierinstellingen, en met "Beheer" beheert u gebruikersrechten en abonnementgegevens. Extra informatie en prijsdetails staan op de productpagina. Het portaal biedt een onboarding en functionaliteiten voor efficiënte elektronische factuurverwerking. Meer info is beschikbaar via een ondersteuningslink.

Minimale versievereisten om het nieuwe e-invoicingportaal te kunnen gebruiken

Dit document informeert over de minimale versievereisten van Wolters Kluwer-software (zoals Adsolut, Expert/M, Vero, Briljant, Top Account) voor gebruik met het nieuwe e-invoicingportaal. Het benadrukt het belang van het updaten van de software en dat men beheerder moet zijn op My.Adsolut.com om het product te kopen en koppelingen te maken. Daarnaast wordt aangeraden lid te worden van ondersteuningsgroepen via het Support portaal om waardevolle informatie en meldingen te ontvangen over de software.