1. Werken met Servicebonnen en Servicecontracten.

In Adsolut KMO‑beheer kan je zowel abonnementscontracten als servicecontracten beheren.

Abonnementscontracten
Dit zijn overeenkomsten waarbij de klant (bv. gebruiker van software) op regelmatige basis een factuur ontvangt voor een terugkerende dienst. Het factuurbedrag blijft meestal hetzelfde gedurende de looptijd van het contract.
Servicecontracten
Hierbij worden onderhoud, herstellingen of diensten gefactureerd. Het factuurbedrag kan variëren afhankelijk van de geleverde prestaties, gebruikte materialen of gespendeerde tijd.

1. Algemeen

Binnen het menu KMO‑beheer vind je verschillende onderdelen om contracten en service-opvolging te beheren.
Afhankelijk van je schermresolutie kunnen knoppen groter of kleiner worden weergegeven.

Belangrijkste functies:

Artikels: beheer van artikels die op contracten gebruikt worden.
Installaties
Contracten
Servicebonnen / Herstellingen
Offertes & Orders
Vervangtoestellen
Verzendingen leveranciers

2. Installaties

Installaties worden beheerd via Parameters > Parameters > Installaties.

Een installatie:

is altijd gekoppeld aan een relatie
kan een afwijkend installatieadres hebben (gebaseerd op de verzendadressen)
kan meerdere keren voorkomen per relatie

Velden van een installatie

Relatie: de klant waaraan de installatie gekoppeld is
Contactpersoon: Contactpersoon voor de installatie bij de relatie
Leveradres: bij geen keuze wordt het factuuradres gebruikt
Project optioneel (Project waar de installatie aan gekoppeld is)
Code: unieke installatiecode
Benaming: van de installatie
Datum opstart: Datum van opstarten van de installatie
Serienummer Optioneel (serienummer van het artikel, gekoppeld aan de installatie)
Artikelnummer Optioneel (Artikelnummer, gekoppeld aan de installatie)
Opmerking: Opmerking bij de installatie

Tabbladen

Historiek

Toont alle servicebonnen voor deze installatie, inclusief status.

Historiek verkoop

Toont detail van alle servicebonnen (verkoop) voor deze installatie.

Contracten

Geeft een overzicht van alle gekoppelde contracten.

Support ticket

Geeft een overzicht van de gekoppelde Support Tickets voor deze installatie.

Interne memo

Voor interne opmerkingen of informatie over de installatie.

3. Herstellingen en Servicebonnen

Een servicebon kan ontstaan vanuit:

een verkoopbon (via Maak servicebon)
de installatiefiche (via Maak servicebon)

Na het aanmaken verschijnen extra tabbladen.

Contract

Indien de servicebon vanuit een contract komt, wordt hier de contractinfo weergegeven.

Service

Beheer hier:

foutomschrijving
omschrijving van de herstelling
eventuele toebehoren

Toebehoren beheer je via Parameters > Aankoop/Verkoop/Service > Toebehoren.

Installaties

Hier selecteer je op welke installatie(s) de servicebon betrekking heeft.

Vervangtoestellen

Indien een toestel tijdelijk wordt uitgeleend, kan je dit hier koppelen.
Dit beheer je via KMO‑beheer > Verkoop > Vervangtoestellen.

Offertes & Orders

Vanuit een servicebon kan je via Bestek opmaken een offerte genereren.

Na bevestiging door de klant kan je de artikels overnemen naar het tabblad Order.

Let op:

Kies een leverancier doorbestelling indien artikels via een bestelvoorstel moeten worden doorbesteld.
Vergeet niet de offerte af te handelen.

Na ontvangst van goederen kan je via Afleveren het artikel van Order naar Artikel overzetten.

Verzendingen leveranciers

Wanneer artikels voor nazicht of herstelling naar de leverancier worden gestuurd, kan je deze opvolging doen via het tabblad Verzendingen leveranciers.

Algemeen beheer gebeurt via KMO‑beheer > Verkoop > Verzendingen leveranciers.

4. Herstelling verwerken

Servicebon aanmaken

Maak eerst een verkoopbon aan.
Gebruik Maak servicebon om deze om te zetten naar een servicebon.

Dit kan ook rechtstreeks vanuit de installatiefiche.

Interventie inplannen

Via Maak afspraak plan je snel een afspraak in de agenda.

In de agenda:

klik rechts op het gewenste tijdstip
kies Afspraak invoegen

Tijd en artikels registreren

Prestaties: registreer gepresteerde uren
Artikels: registreer gebruikte materialen

Deze worden automatisch meegerekend bij facturatie.

Tip:

Gebruik zeker onze ServiceApp voor techniekers op de baan.
Minder dubbel werk, minder fouten, veel tijdswinst!

Factureren

Servicebonnen worden gefactureerd via de standaardflow: KMO‑beheer > Verkoopbonnen.

5. Servicecontracten

Servicecontracten gebruik je om periodieke diensten te plannen, uit te voeren en te factureren. Onderhoudscontracten zijn hiervan het meest voorkomende voorbeeld.

5.1 Algemene gegevens

Doc: Hier kies je het boek waarin het contract wordt geregistreerd. Het contractnummer wordt automatisch ingevuld bij het bewaren.

Boek: Je kan verschillende boeken gebruiken voor het beheer van contracten. Op basis van het geselecteerde boek wordt het contractnummer automatisch ingevuld zodra je het contract bewaart.

Relatie: De relatie die aan het contract gekoppeld is.

Contactpersoon: Je kan een contactpersoon selecteren. Wanneer de taal van de contactpersoon afwijkt van de taal van de relatie, vraagt het systeem of je de contracttaal wil aanpassen naar de taal van de contactpersoon.

Factureren aan: Hier kan je een andere relatie aanduiden waaraan gefactureerd moet worden.

Omschrijving: Een korte omschrijving van het contract of servicecontract.

Datum opmaak: De datum waarop je het contract hebt opgesteld. Dit mag dezelfde datum zijn als de begindatum, maar dat is niet verplicht.

Contracttype: Je kiest tussen een contract (abonnement) of een servicecontract. Afhankelijk van je keuze worden specifieke velden en tabbladen zichtbaar.

Begindatum: De begindatum van het contract of servicecontract.

Einddatum: De einddatum van het contract. Dit is niet verplicht.

Status: De status van het contract kan drie waarden hebben:

Lopend
Stopgezet
Voorstel

Let op: enkel lopende contracten worden meegenomen bij het genereren van bonnen.

Totaal is: De periode waarop het totaalbedrag van de samenstelling gebaseerd is (bijv. jaarlijks). Het bedrag in de samenstelling is dus het te betalen bedrag voor die periode.

Interventiestatus:

gepland
in planning
stopgezet

Interventietermijn: De interval waarop interventies moeten gebeuren: per dag, week, maand of jaar.

Aantal termijnen: Het aantal interventies binnen de hierboven ingestelde termijn.

Interventie en volgende interventie:

Interventie: datum van de interventie.
Vlgd interventie: datum van de volgende geplande interventie.

5.2 Detailgegevens

De tabbladen op een contract bevatten verschillende gegevens. Welke zichtbaar zijn, hangt af van het gekozen contracttype.

Tabblad Samenstelling

Deze tab bevat alle artikels die bij het contract horen.
In tegenstelling tot een abonnement kan je hier ook voorraadartikels selecteren. Deze artikels worden standaard gebruikt tijdens de service-interventie (bijvoorbeeld een luchtfilter bij onderhoud van een machine).

Tabblad Installaties

Je kan één of meerdere installaties aan het contract koppelen. Deze worden later in de handleiding uitgebreider behandeld.

Tabblad Facturatie

Hier kan je facturatieparameters instellen, zoals:

leveradres
vertegenwoordiger
BTW‑regime
prijscategorie
… en andere opties.

Tabblad Interne memo

In dit tabblad kan je interne informatie opslaan via een rich‑text editor.

Tabblad Planning

Toont de interventies die al gepland zijn op basis van dit contract.

Tabblad Status planning

Toont de voortgang van de planning.

Tabblad Opvolging contracten

Overzicht van openstaande of uitgevoerde opvolging rond dit contract.

Tabblad Historiek

Overzicht van de verkoopbonnen die reeds werden aangemaakt op basis van dit contract.

5.3 Plannen, registreren en factureren

Op basis van servicecontracten kan je periodieke interventies inplannen. Dit kan:

rechtstreeks vanuit het servicecontract
via het dashboard

Servicebonnen worden, net zoals verkoopbonnen bij abonnementen, gegenereerd vanuit de contracten.
De verdere flow voor planning en afhandeling volgt dezelfde stappen als bij ad‑hoc interventies.

5.4 Servicebon aanmaken

Je kan servicebonnen genereren:

vanuit de detailweergave van één contract
vanuit het overzicht om meerdere contracten tegelijk te verwerken

Na het klikken op ‘Bonnen genereren’ verschijnt het volgende scherm:

Via de knop ‘Genereer’ maak je de bonnen aan tot de gewenste periode.

Tip: deze stap kan je overslaan door meteen vanuit het contract een interventie te plannen.

5.5 Interventie inplannen

Vanuit de servicebon kan je via de functie Maak afspraak onmiddellijk een afspraak in de agenda plannen.

De agenda wordt automatisch geopend.
Klik met de rechtermuisknop op het gewenste tijdstip en kies Afspraak invoegen om de afspraak te plaatsen.

5.6 Tijd en artikels registreren

Via het tabblad Prestaties registreer je de gepresteerde uren.
Via het tabblad Artikels registreer je de gebruikte artikels voor de interventie.

Zowel de prestaties als de artikels worden meegenomen in de facturatie.

Tip: Heb je onze Service App al geprobeerd? Ideaal voor techniekers op de baan: minder dubbel werk én minder kans op fouten.

5.7 Factureren

Alle gegenereerde servicebonnen kunnen worden gefactureerd via de standaard flow in Adsolut:

KMO‑beheer > Verkoopbonnen

6. Service Dashboard

Het service‑dashboard geeft je een duidelijk overzicht van alle interventies die moeten worden ingepland op basis van servicecontracten. Vanuit dit dashboard kan je interventies opvolgen, rappels versturen, afspraken plannen en acties registreren.

6.1 Instellingen

Rechten medewerker

Per medewerker stel je in tot welk dashboard hij/zij toegang heeft. Ga naar Parameters > HRM > Medewerkers

Background service

Een achtergrondtaak zorgt ervoor dat servicecontracten tijdig in het planningsscherm worden geladen. Ga hiervoor naar Systeembeheer > Configuratie > Service Tasks.

Service Task: SV_ZetContractInPlanning

6.2 Opvolgfases

Interventies die ingepland moeten worden, worden opgevolgd via opvolgfases.
Je configureert deze via Systeembeheer > Instellingen Logistiek Beheer > Opvolgfases.

Hier beheer je:

de verschillende niveaus
de tijdspanne tussen niveauverhogingen
de standaardmail per niveau
de koppeling naar een eventueel papieren rapport

Veld	Uitleg
Niveau	Het opvolgniveau.
Aantal dagen	Aantal dagen waarna het niveau verhoogt. Adsolut kijkt standaard 30 dagen terug vanaf de Volgende interventie. Daarna begint deze teller te lopen.
Vorig niveau	Het vorige opvolgniveau.
Op dashboard na aant. dagen	Aantal dagen na het versturen van de rappel waarna het interventievoorstel verschijnt in het tabblad Planning interventiecontracten.
Kleur	De kleur van de lijn in het dashboard per niveau.
Op dashboard	Bepaalt of de lijn zichtbaar is op het dashboard.
Mailing actie	Het medium voor rappels (mail, print, telefoon…).
Report	Het rapport dat gebruikt moet worden.
Subject mail NL	Onderwerp van de Nederlandstalige mail.
Body mailen	Tekst van de mail.
Mail als bijlage	Bepaalt of de tekst als bijlage verstuurd wordt.
Printernaam	Printer voor papieren rappels.

6.3 Tabblad Verzenden Rappels Interventiecontracten

Het opvolgen van te plannen interventies start vanuit het derde tabblad op het dashboard: Verzenden rappels interventiecontracten.

Adsolut kijkt standaard 30 dagen terug.
Alle contracten waarvan de volgende interventie binnen 30 dagen valt, worden opgenomen in dit overzicht.

Werkwijze

Selecteer de gewenste lijnen.
Klik op Versturen rappels om de herinneringen te verzenden.

Na verzending verdwijnen de lijnen tijdelijk uit het overzicht.
Wanneer de ingestelde termijn in de opvolgfase is verstreken, en er nog geen afspraak is gepland, verschijnen de lijnen opnieuw in het overzicht — met één niveau hoger.

Tip: via rechtermuisknop > Veldkiezer kan je een regio toevoegen. Handig voor planners die per regio werken.

6.4 Tabblad Planning Interventiecontracten

In dit scherm worden de interventievoorstellen getoond die moeten worden ingepland en/of opgevolgd.

Welke interventies hier verschijnen, wordt bepaald door de instellingen in de opvolgfases.

Acties registreren

Het veld Actie laat toe om opvolging vast te leggen.

Mogelijke acties

Afspraak vastleggen: De agenda opent, zodat je meteen een afspraak kan inplannen.
Andere: Een scherm Opvolging contracten verschijnt waarin je extra info kan noteren.
De lijn komt vervolgens terecht in het tabblad Opvolging interventiecontracten.
Daarnaast ontvangt de vertegenwoordiger een mail voor verdere opvolging.
Geen gehoor: Opent hetzelfde opvolgingsscherm, met standaardtekst “Geen gehoor”.
Geen interesse: Idem, maar met onderwerp “Geen interesse”. De lijn wordt opgenomen in Opvolging interventiecontracten.
Terugbellen: Standaardonderwerp “Terugbellen”.

Let op: Klanten met een openstaand saldo worden gemarkeerd met een uitroepteken. Door erover te bewegen, zie je het exacte openstaande bedrag.

6.5 Tabblad Opvolging Interventiecontracten

Interventies waarvoor eerder de actie Geen interesse of Andere werd geselecteerd, worden hier getoond.

(Plaats hier de afbeelding van Opvolging interventiecontracten)

Dit overzicht helpt je om interventies die extra aandacht nodig hebben nauwkeurig op te volgen.

De verdere flow voor uitvoering en facturatie is identiek aan die van eerder besproken servicebonnen.

Gerelateerde onderwerpen

Adsolut: postcode en/of gemeente is niet gekend of onbestaande in subdossier

Deze handleiding beschrijft hoe je in Adsolut nieuwe gemeenten kunt toevoegen: via relatie- of leveranciersfiche, direct in de gemeentelijst onder Parameters > Relaties > Gemeente, of door meerdere gemeenten te importeren vanuit een Excelbestand met kolommen voor landen_code, postcode en naam. Ook wordt benadrukt dat alleen Belgische gemeenten standaard aanwezig zijn en dat buitenlandse gemeenten handmatig toegevoegd moeten worden. Verder bevat de tekst tips over het beheren van landen en het verwijderen van dubbele gemeenten zonder NIS-code om systeemproblemen te voorkomen. Links naar aanvullende handleidingen worden meegeleverd.

Adsolut back-ups

Dit document geeft uitgebreide richtlijnen voor het maken, plannen en automatiseren van back-ups binnen Adsolut, inclusief het MasterKB (hoofddossier) en subdossiers. Het benadrukt het belang van ongewijzigde backupbestanden en het uitvoeren van back-ups buiten kantooruren om datacorruptie te voorkomen. Er worden drie backupniveaus besproken: binnen Adsolut, van SQL-databases (offline/ single_user modus vereist) en van bestandssystemen. Automatisering via ServiceTask wordt besproken, maar afgeraden vanwege cumulatieve opslag, handmatige opschoning en beveiligingsrisico’s. Advies is om gespecialiseerde software te gebruiken en wijzigingen altijd in overleg met een IT-partner door te voeren.

Waar moet ik op letten bij het ingeven van de naam van mijn onderneming, het ingeven van de rekeningnummers, en het meesturen van de kopie indentiteitskaart voor de registratie.

Bij de registratie van uw onderneming op het e-invoicingportaal is het belangrijk om de ondernemingsnaam exact in te geven zoals geregistreerd in de officiële ondernemingsgegevens. Controleer daarnaast dat de kopie van de identiteitskaart duidelijk leesbaar, volledig en geldig is. Bij het invoeren van de rekeningnummers dien je na te gaan dat alle IBAN-nummers correct zijn overgenomen en overeenkomen met de rekeningnummers van de onderneming. Een correcte invoer van deze gegevens voorkomt vertragingen of problemen tijdens de registratie.

Waar vind ik het nieuwe e-invoicingportaal (2025) en hoe activeren, openen en beheren?

Deze handleiding beschrijft het activatieproces van het nieuwe e-invoicingportaal via My.Adsolut.com, exclusief voor beheerders. Activatie is kosteloos en volgt automatisch via de tegel "Koop online". Na activatie verschijnen de links "Open" en "Beheer" voor toegang tot het portaal. Met "Open" beheert u facturen en dossierinstellingen, en met "Beheer" beheert u gebruikersrechten en abonnementgegevens. Extra informatie en prijsdetails staan op de productpagina. Het portaal biedt een onboarding en functionaliteiten voor efficiënte elektronische factuurverwerking. Meer info is beschikbaar via een ondersteuningslink.

Minimale versievereisten om het nieuwe e-invoicingportaal te kunnen gebruiken

Dit document informeert over de minimale versievereisten van Wolters Kluwer-software (zoals Adsolut, Expert/M, Vero, Briljant, Top Account) voor gebruik met het nieuwe e-invoicingportaal. Het benadrukt het belang van het updaten van de software en dat men beheerder moet zijn op My.Adsolut.com om het product te kopen en koppelingen te maken. Daarnaast wordt aangeraden lid te worden van ondersteuningsgroepen via het Support portaal om waardevolle informatie en meldingen te ontvangen over de software.