Adsolut Boekhouding : Groeperen van regels bij het verwerken van aankoopfacturen

Vanaf versie 25.14.0 is het mogelijk om detaillijnen van aankoopfacturen te groeperen. Dit is handig bij het verwerken van inkomende Peppol facturen.

Instellingen

Algemene instelling op dossier niveau

In de dossier settings is er een mogelijkheid voorzien om op het niveau van het dossier een algemene instelling te doen voor het groeperen van de detaillijnen bij het importeren van aankoopfacturen (UBL/Peppol).

Een eventuele groepering zal steeds ook rekening houden met de BTW-code aangezien dit belangrijk is voor het opvullen van de BTW-aangifte. Regels met een verschillende BTW-code zullen niet met elkaar gegroepeerd kunnen worden.

U gaat hiervoor naar 'Systeembeheer::Dossier Settings::OCR/UBL'

Alle: Er wordt geen groepering toegepast. Alle detaillijnen worden uit het XML-bericht overgenomen.
Centralisatie volgens artikel (per btw-code): Bevat de factuur meerdere regels van hetzelfde artikel, dan zal Adsolut deze regels met elkaar optellen op voorwaarde dat dezelfde btw-code is gebruikt.
Enkel totaalbedrag (per btw-code): De bedragen en eventuele hoeveelheden, worden opgeteld per btw-code.
Geen: Er worden geen detaillijnen overgenomen uit het XML-bericht. Dit is handig voor facturen waarbij u geen gedetailleerde uitsplitsing nodig hebt maar deze door de leverancier wel wordt opgenomen in de factuur, bv. bij telefonie.
Als u werkt met ontvangstbonnen waarbij er een grootboekrekening is ingegeven kan het ook handig zijn om niet de detaillijnen uit de factuur over te nemen aangezien u deze manueel terug dient te verwijderen.

Voorbeeld

In dit voorbeeld gaat het over een factuur met 5 detaillijnen:

3 lijnen gaan over artikel A
- 2 lijnen hiervan hebben 21% btw
- 1 lijn heeft 6% btw
lijn met artikel B en 21% btw
lijn met artikel C en 6% btw

Op de leverancier is er een standaardboeking ingevuld met 3 grootboekrekeningen. Deze zullen bij het verwerken worden overgenomen.

Let wel dat de regels uit de standaardboeking één op één worden overgenomen. Er zit geen logica achter om de bedragen te koppelen met de bepaalde grootboekrekening uit de standaardboeking.

(1) Dossier setting staat op 'Alle':

Alle regels worden overgenomen naar Adsolut zoals ze in de factuur zijn opgenomen:

(2) Dossier setting staat op 'Centralisatie volgens artikel (per btw-code)'

De 3 regels van 'Artikel A' zijn samengevoegd naar 2 regels op basis van de btw-code.

(3) Dossier setting staat op 'Enkel totaalbedrag (per btw-code)'

De regels worden per btw-code opgeteld. Dit voorbeeld toont bijkomend het gedrag van de standaardboeking.

Op de leverancier zijn er 3 grootboekrekeningen ingegeven als standaardboeking. Deze worden bij het verwerken van aankoopfacturen één op één overgenomen ook al is er geen factuurregel beschikbaar na de groepering. De regel wordt met een 0,00 bedrag opgenomen in de boeking.

(4) Dossier setting staat op 'Geen'

Er worden geen detaillijnen uit de factuur opgenomen. Dit wil zeggen dat er ook geen bedragen van de detaillijnen worden overgenomen.

In dit voorbeeld is er een standaardboeking ingesteld op de leverancier, deze wordt opgehaald.

Aparte instelling per leverancier

Op de leveranciersfiche kan u dezelfde groepering toepassen. Deze instelling op de leveranciersfiche krijgt voorrang op de instelling in de dossier settings.

Gerelateerde onderwerpen

Adsolut: postcode en/of gemeente is niet gekend of onbestaande in subdossier

Deze handleiding beschrijft hoe je in Adsolut nieuwe gemeenten kunt toevoegen: via relatie- of leveranciersfiche, direct in de gemeentelijst onder Parameters > Relaties > Gemeente, of door meerdere gemeenten te importeren vanuit een Excelbestand met kolommen voor landen_code, postcode en naam. Ook wordt benadrukt dat alleen Belgische gemeenten standaard aanwezig zijn en dat buitenlandse gemeenten handmatig toegevoegd moeten worden. Verder bevat de tekst tips over het beheren van landen en het verwijderen van dubbele gemeenten zonder NIS-code om systeemproblemen te voorkomen. Links naar aanvullende handleidingen worden meegeleverd.

Adsolut back-ups

Dit document geeft uitgebreide richtlijnen voor het maken, plannen en automatiseren van back-ups binnen Adsolut, inclusief het MasterKB (hoofddossier) en subdossiers. Het benadrukt het belang van ongewijzigde backupbestanden en het uitvoeren van back-ups buiten kantooruren om datacorruptie te voorkomen. Er worden drie backupniveaus besproken: binnen Adsolut, van SQL-databases (offline/ single_user modus vereist) en van bestandssystemen. Automatisering via ServiceTask wordt besproken, maar afgeraden vanwege cumulatieve opslag, handmatige opschoning en beveiligingsrisico’s. Advies is om gespecialiseerde software te gebruiken en wijzigingen altijd in overleg met een IT-partner door te voeren.

Waar moet ik op letten bij het ingeven van de naam van mijn onderneming, het ingeven van de rekeningnummers, en het meesturen van de kopie indentiteitskaart voor de registratie.

Bij de registratie van uw onderneming op het e-invoicingportaal is het belangrijk om de ondernemingsnaam exact in te geven zoals geregistreerd in de officiële ondernemingsgegevens. Controleer daarnaast dat de kopie van de identiteitskaart duidelijk leesbaar, volledig en geldig is. Bij het invoeren van de rekeningnummers dien je na te gaan dat alle IBAN-nummers correct zijn overgenomen en overeenkomen met de rekeningnummers van de onderneming. Een correcte invoer van deze gegevens voorkomt vertragingen of problemen tijdens de registratie.

Waar vind ik het nieuwe e-invoicingportaal (2025) en hoe activeren, openen en beheren?

Deze handleiding beschrijft het activatieproces van het nieuwe e-invoicingportaal via My.Adsolut.com, exclusief voor beheerders. Activatie is kosteloos en volgt automatisch via de tegel "Koop online". Na activatie verschijnen de links "Open" en "Beheer" voor toegang tot het portaal. Met "Open" beheert u facturen en dossierinstellingen, en met "Beheer" beheert u gebruikersrechten en abonnementgegevens. Extra informatie en prijsdetails staan op de productpagina. Het portaal biedt een onboarding en functionaliteiten voor efficiënte elektronische factuurverwerking. Meer info is beschikbaar via een ondersteuningslink.

Minimale versievereisten om het nieuwe e-invoicingportaal te kunnen gebruiken

Dit document informeert over de minimale versievereisten van Wolters Kluwer-software (zoals Adsolut, Expert/M, Vero, Briljant, Top Account) voor gebruik met het nieuwe e-invoicingportaal. Het benadrukt het belang van het updaten van de software en dat men beheerder moet zijn op My.Adsolut.com om het product te kopen en koppelingen te maken. Daarnaast wordt aangeraden lid te worden van ondersteuningsgroepen via het Support portaal om waardevolle informatie en meldingen te ontvangen over de software.