Mails versturen vanuit Adsolut voor facturen, aanmaningen en bonnen

In Adsolut kunt u facturen, verkoopbonnen, contracten, offertes, aanmaningen versturen vanuit uw persoonlijke mailbox.

Om te controleren of de instellingen goed staan is het aan te raden een testmail te versturen.
Ga in het dossier naar Systeembeheer > Dossier Settings > Tabblad 'Fax/Mail' en klik op [Verstuur testmail].

Deze mail zal in uw eigen ingestelde mailbox aan moeten komen.
Werkt de test mail niet? Bekijk volgende 2 artikelen:

Mailinstellingen van Adsolut: rond de instellingen in het MasterKB.
Instellingen in het subdossier: rond de instellingen in het dossier zelf.

Op moment dat de mail-instellingen goed staan is het mogelijk te starten met de algemene instellingen. Deze worden hieronder toegelicht.

Wat heb ik nodig?

1. Adsolut gebruiker met administrator rechten (waarschijnlijk heeft de zaakvoerder die, of weet de zaakvoerder wie een account heeft met administrator rechten)
2. Gepersonaliseerde mailbox waarop iedere Adsolut gebruiker mailrechten heeft.

Dit wordt toegelicht in het artikel: De mailinstellingen van Adsolut

1. Facturen mailen

Ga in het dossier > Boekhouding > Dagboeken
Duidt het dagboek aan waarmee de facturen gemaakt worden.
Selecteer in het menu Acties > E-mail instellingen (CTRL + M)
Vul het mailadres in.

Het mailadres dat ingevuld wordt, moet de nodige rechten gekregen hebben.
Dit mailadres zal vanaf nu gebruikt worden voor facturen te versturen.

2. Aanmaningen mailen

Zet de mail instellingen goed per niveau
Ga naar Parameters > Boekhouding > Niveau aanmaningen.

Vul in het veld Email afzender het e-mailadres in vanaf waar de aanmaningen verstuurd moeten worden.
Druk vervolgens op Opslaan.

OPGELET
De mails gaan enkel verzonden worden als de gebruiker de nodige rechten ingesteld hebben.
Hoe dit kan worden ingesteld leest u hier onder stap 2.

3. Bonnen

Zet de juiste instellingen in de gewenste boeken
Ga naar Systeembeheer > Algemeen > Boeken

Duidt het gewenste boek aan. BV: De contracten versturen vanaf een gepersonaliseerde mailbox kan door "contracten" aan te duiden. Selecteer vervolgens 'E-mail - instellingen (CTRL + M) en vul het gewenste mailadres in.
Dit mailadres zal gebruikt worden om contracten te mailen vanaf nu.

OPGELET
De mails gaan enkel verzonden worden als de gebruiker de nodige rechten ingesteld hebben.
Hoe dit kan worden ingesteld leest u hier onder stap 2.

Ga naar instellingen en werkwijze aanmaningen in Adsolut
Ga naar thema: Aanmaningen - Adsolut
Ga naar overzicht van alle thema's binnen Adsolut boekhouding

Gerelateerde onderwerpen

Adsolut: postcode en/of gemeente is niet gekend of onbestaande in subdossier

Deze handleiding beschrijft hoe je in Adsolut nieuwe gemeenten kunt toevoegen: via relatie- of leveranciersfiche, direct in de gemeentelijst onder Parameters > Relaties > Gemeente, of door meerdere gemeenten te importeren vanuit een Excelbestand met kolommen voor landen_code, postcode en naam. Ook wordt benadrukt dat alleen Belgische gemeenten standaard aanwezig zijn en dat buitenlandse gemeenten handmatig toegevoegd moeten worden. Verder bevat de tekst tips over het beheren van landen en het verwijderen van dubbele gemeenten zonder NIS-code om systeemproblemen te voorkomen. Links naar aanvullende handleidingen worden meegeleverd.

Adsolut back-ups

Dit document geeft uitgebreide richtlijnen voor het maken, plannen en automatiseren van back-ups binnen Adsolut, inclusief het MasterKB (hoofddossier) en subdossiers. Het benadrukt het belang van ongewijzigde backupbestanden en het uitvoeren van back-ups buiten kantooruren om datacorruptie te voorkomen. Er worden drie backupniveaus besproken: binnen Adsolut, van SQL-databases (offline/ single_user modus vereist) en van bestandssystemen. Automatisering via ServiceTask wordt besproken, maar afgeraden vanwege cumulatieve opslag, handmatige opschoning en beveiligingsrisico’s. Advies is om gespecialiseerde software te gebruiken en wijzigingen altijd in overleg met een IT-partner door te voeren.

Waar moet ik op letten bij het ingeven van de naam van mijn onderneming, het ingeven van de rekeningnummers, en het meesturen van de kopie indentiteitskaart voor de registratie.

Bij de registratie van uw onderneming op het e-invoicingportaal is het belangrijk om de ondernemingsnaam exact in te geven zoals geregistreerd in de officiële ondernemingsgegevens. Controleer daarnaast dat de kopie van de identiteitskaart duidelijk leesbaar, volledig en geldig is. Bij het invoeren van de rekeningnummers dien je na te gaan dat alle IBAN-nummers correct zijn overgenomen en overeenkomen met de rekeningnummers van de onderneming. Een correcte invoer van deze gegevens voorkomt vertragingen of problemen tijdens de registratie.

Waar vind ik het nieuwe e-invoicingportaal (2025) en hoe activeren, openen en beheren?

Deze handleiding beschrijft het activatieproces van het nieuwe e-invoicingportaal via My.Adsolut.com, exclusief voor beheerders. Activatie is kosteloos en volgt automatisch via de tegel "Koop online". Na activatie verschijnen de links "Open" en "Beheer" voor toegang tot het portaal. Met "Open" beheert u facturen en dossierinstellingen, en met "Beheer" beheert u gebruikersrechten en abonnementgegevens. Extra informatie en prijsdetails staan op de productpagina. Het portaal biedt een onboarding en functionaliteiten voor efficiënte elektronische factuurverwerking. Meer info is beschikbaar via een ondersteuningslink.

Minimale versievereisten om het nieuwe e-invoicingportaal te kunnen gebruiken

Dit document informeert over de minimale versievereisten van Wolters Kluwer-software (zoals Adsolut, Expert/M, Vero, Briljant, Top Account) voor gebruik met het nieuwe e-invoicingportaal. Het benadrukt het belang van het updaten van de software en dat men beheerder moet zijn op My.Adsolut.com om het product te kopen en koppelingen te maken. Daarnaast wordt aangeraden lid te worden van ondersteuningsgroepen via het Support portaal om waardevolle informatie en meldingen te ontvangen over de software.