Einführung zur Stammdatenprüfung

Einführung zur Stammdatenprüfung

Mit dem Modul Datenvalidierung können Sie die Stammdaten Ihrer Mandanten effizient abfragen, überprüfen und ergänzen lassen und die geprüften Daten in Ihre Kazleiorganisation überführen.

Die Durchführung der Stammdatenprüfung erfolgt in drei Schritten: 1. Neue Abfrage planen, 2. Mandanten einladen und 3. Antworten verarbeiten.

Zunächst empfiehlt es sich aber die Voreinstellungen im Bereich Prozess einrichten zu überprüfen. 

Prozess einrichten

Im Bereich „Prozess einrichten“ des Moduls zur Stammdatenprüfung befinden sich die Vorlagen für die Texte der Einladungs-E-Mails, die an die Mandanten versendet werden. Sie können die Texte prüfen, überarbeiten und auf die Standardeinstellungen zurücksetzen.

Reiter „Übergreifende Einstellungen“

Hinterlegen Sie allgemeine Angaben zu Ihrer Kanzlei (z. B. Kanzleiname, Adresse, Kontaktdaten). Diese Daten werden in der Kommunikation mit Ihrer Mandantschaft verwendet.

Diese Daten werden für alle Module in ADDISON Compliance Online synchron gehalten.

Reiter „Texte E-Mails“

Generelle Einstellungen

Hier werden generelle Grundeinstellungen für alle E-Mails hinterlegt, die im Rahmen der Stammdatenüberprüfung an Mandanten versendet werden. Dazu gehören:

• Auswahl der Textfarbe in E-Mails
• Anrede in E-Mails: Anrede individuell festlegen. Es wird automatisch unterschieden zwischen Mandanten mit bekannten oder unbekannten Vor- und Nachnamen
• Erläuterungen zum Login: Ein Hilfetext zum Login in Compliance Online (ADDISON OneClick). Es wird unterschieden, ob der Mandant bereits einen OneClick Zugang mit E-Mail-Adresse und Passwort hat, einen OneClick Zugang mit Zugangsnummer, Benutzername und Passwort hat (alter Zugang) oder noch gar keinen OneClick Zugang besitzt.
• Signatur: Individuelle Kanzleisignatur für die E-Mails hinterlegen. 

E-Mail Textvorlagen

Es existieren Textvorlagen für die folgenden E-Mail-Typen:

• Einladung zur Stammdatenprüfung: Diese E-Mail wird versendet, wenn ein Mandant zur Überprüfung der Stammdaten eingeladen wird.
• Erinnerung Stammdatenüberprüfung: Diese E-Mail wird als Erinnerung an den Mandanten versendet, wenn er auf die Einladung zur Datenüberprüfung nicht antwortet.

Die Vorlagen der E-Mails können jeweils im Menüpunkt der Vorlage über den Button „Mailvorlage bearbeiten“ angepasst werden. Hier können Sie sich außerdem jederzeit eine Testmail zusenden lassen, um die hinterlegten Texte zu prüfen.

In den E-Mail Vorlagen stehen verschiedene Platzhalter-Textbausteine zur Verfügung, die beim Versand der E-Mails automatisch befüllt werden (Achtung: beim Versand über die Testmail Funktion werden die Daten nicht befüllt). Die Platzhalter können über den Button Feld einfügen ausgewählt und in die Vorlage eingesetzt werden.

Zu den Platzhaltern gehören neben den im Bereich Generelle Einstellungen hinterlegten Werten für die Anrede, die Login-Hilfe und die Signatur, u. A. auch der Kanzleiname, Mandantenname und -nummer sowie der „Gegenstand“ der Stammdatenprüfung. Hierbei handelt es sich um ein zusätzliches Anschreiben, das optional im Schritt 1) Neue Abfrage planen individuell je Stammdatenprüfung ergänzt werden kann.

Über die Schaltfläche „Auf Standard zurücksetzen“ können jederzeit die ursprünglich bereitgestellten Textvorschläge wiederhergestellt werden.

Stammdatenprüfung durchführen

Die Durchführung der Stammdatenprüfung erfolgt in drei Schritten: 1. Neue Abfrage planen, 2. Mandanten einladen und 3. Antworten verarbeiten.

(1) Neue Abfrage planen

Über den Button „Neue Datenabfrage“ legen Sie eine neue Abfrage an, in der Sie die Abfragemodule (z. B. Kontaktdaten, Standort oder Webauftritt) auswählen und optional einen Informationstext hinterlegen (Anschreiben), der in die Einladungs-E-Mails an die Mandanten über den Platzhalter „Gegenstand“ eingefügt werden kann.

(2) Mandanten einladen

1. Wählen Sie aus den geplanten Datenabfragen diejenige aus, zu der die Mandanten eingeladen werden sollen.
2. Prüfen Sie, ob für alle Mandanten eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Nur dann ist die Einladung möglich.
3. Sie können eine E-Mail-Adresse hinterlegen, indem Sie auf den Button „Einladen“ in der Zeile des jeweiligen Mandanten klicken und eine Adresse eintragen. An dieser kann auch ein verantwortlicher Mitarbeiter aus der Kanzlei dem Mandanten zugewiesen werden.
4. Markieren Sie die gewünschten Mandanten und klicken Sie auf „Ausgewählte einladen“ und bestätigen Sie die Auswahl, um die Einladungen zu versenden.
5. Die Mandanten erhalten eine Einladungs-E-Mail an die hinterlegte Adresse und können eigenständig einen Zugang zur Anwendung anlegen und mit der Bearbeitung beginnen. Der Bearbeitungsstatus kann im Schritt „3. Antworten verarbeiten“ nachverfolgt werden.

Über den Button „Archivieren“ können Sie Mandanten aus der Liste entfernen. Sie werden dann ebenfalls aus der Liste in den Modulen Kassenmeldung und Verfahrensdokumentation entfernt. Im Bereich Einrichtungsschritte > Mandantenüberischt können Mandanten wieder aus dem Archiv reaktiviert werden. 

(3) Antworten verarbeiten

Überprüfen Sie den Bearbeitungsstatus der Mandanten, validieren Sie die Daten und übernehmen Sie diese final ins System.

• Spalte „Status“: Der Bearbeitungsstatus der Datenabfrage je Mandant.
• Klicken Sie auf einen Listeneintrag, um die eingegebenen Daten des Mandanten in der Detailansicht einzusehen.
• Button „Übernehmen“: Kontrollieren Sie die erfassten Daten und übertragen diese final in das System.
• Button „Abfrage abschließen“: Die aktuell gewählte Abfrage wird archiviert, wobei auch noch nicht fertiggestellte Abfragen abgeschlossen werden.
• Die Daten können in eine Excel-Datei exportiert und heruntergeladen werden.