Verfahrensdokumentation erstellen

Verfahrensdokumentation erstellen

Bevor die Bearbeitung der Verfahrensdokumentation beginnen kann, müssen Sie Ihre „Mandanten einladen“ und diese müssen Ihr Angebot mit den hinterlegten Konditionen annehmen.

Anschließend können die Verfahrensdokumentation für diejenigen Mandanten erstellt werden, welche die Einladung angenommen haben.

Mandanten einladen

Sie beginnen den Einladungsprozess per Klick auf die Kachel Verfahrensdokumentation auf der Startseite von ADDISON Compliance Online.

Oben finden Sie einen Fortschrittsbalken (1-2-3-4-Aktiv). Dieser zeigt Ihnen, in welcher Phase der Einrichtung Sie sich befinden:

1 - Daten vervollständigen: Einladungsdaten prüfen.

2 - Mandanten einladen: Auswahl der Mandanten und Einstellungen.

3/4/Aktiv - Einladungsstatus überwachen: Start des aktiven Monitorings.

1 - Daten vervollständigen

• Diese Liste zeigt Mandanten, die noch nicht zur Einladung bereit sind, da keine gültige E-Mail-Adresse vorhanden ist.

Empfehlung: Starten Sie zunächst die Mandantenüberprüfung (Button über der Tabelle). Die Mandantenüberprüfung prüft automatisch, ob alle E-Mail-Adressen vorhanden und technisch korrekt sind, um Fehler beim späteren Versand zu vermeiden. So wird sichergestellt, dass keine doppelten Kontakte entstehen und die Einladungen sicher bei der richtigen Person ankommen.

• Mit Klick auf das Stift-Icon können Sie die Mandanten bearbeiten. Hinterlegen Sie eine gültige E-Mail-Adresse und ergänzen oder aktualisieren Sie optional weitere Mandantendaten, um die Einladung vorzubereiten.
• Sobald alle benötigten Daten vorhanden sind, wird ein Mandant in dieser Liste nicht mehr angezeigt und erschein stattdessen in Schritt 2 - Mandanten einladen. 

2 - Mandanten einladen

• Hier aufgeführte Mandanten sind technisch bereit für die Einladung.
• Über den Filter "Prüfstatus" > "Manuelle Prüfung empfohlen" können Sie auch diejenigen Mandanten sichtbar machen und einladen, für die eine Überprüfung der E-Mail-Adresse empfohlen wird (z.B. wegen einer nicht-persönlichen info@ E-Mail).
• Mit Klick auf das Einladungs-Icon (Papierflieger) können Sie Einstellungen an den einzelnen Mandanten vornehmen, bevor diese eingeladen werden. Dazu gehören: den einzuladenden Anwender auszuwählen oder den verantwortlichen Mitarbeiter anpassen.

Mandanten einzeln einladen

Beim Einladen einzelner Mandanten kann per Checkbox "Mandant hat bereits akzeptiert (keine Zustimmungsabfrage)" festgelegt werden, dass der Mandant den Auftrag bereits akzeptiert hat. Wenn dies aktiviert ist, dann muss der Mandant der Teilnahme an der Verfahrensdokumentation nicht zustimmen und ein Kanzleimitarbeiter kann direkt mit der Bearbeitung für den Mandanten beginnen.

Über die Checkbox "Mandant darf Abschnitte NICHT an Berater übergeben" wird individuell festgelegt, ob der Mandant im System einzelne Fragen zur Bearbeitung an die Kanzlei übergeben kann.

Außerdem können bei der Einzeleinladung die Auftragskonditionen aus dem Bereich "Prozess einrichten" individuell je Mandant überschrieben werden. Dies umfasst den Abo-Typ sowie die hinterlegten Preise zur Weiterverrechnung.

Mandanten im Massenverfahren einladen

Hier gibt es zusätzliche Optionen, um einzuschränken, welche Mandanten eingeladen werden sollen. Die empfohlenen Einstellungen sind standardmäßig immer vorbelegt.

1. Mandanten, die noch keinen aktiven Zugang haben, erhalten nur dann eine Einladung, wenn die Checkbox aktiviert ist.
2. Mandanten, die bereits aktive Zugänge haben, diese aber nicht der hinterlegten Einladungs-E-Mail-Adresse zugeordnet werden können, erhalten nur dann eine Einladung, wenn die Checkbox aktiviert ist. Dies verhindert, dass ungewollt neue ADDISON OneClick Zugänge angelegt werden, wenn bereits Zugänge existieren. In diesem Fall empfiehlt es sich, die Einladungs-E-Mail zu überprüfen bzw. zu ändern.
3. Nutzer, die noch den alten Zugang benutzen (mit Zugangsnummer, Benutzername und Passwort), werden im Laufe des Login-Prozesses auf den neuen Zugang mit E-Mail-Adresse umgestellt, wenn die Checkbox aktiviert ist.

3 - Eingeladen | 4 - Abgelehnt | Aktiv (Einladungen überwachen)

• Eingeladene Mandanten erhalten eine E-Mail und Sie können überwachen, ob und wie die Mandanten auf die Einladung reagieren.
  • 3 - Eingeladen: Hier werden Mandanten aufgelistet, die eingeladen wurden aber noch nicht auf die Einladung reagiert haben. Die Mandanten verbleiben in dieser Liste solange, bis sie das Angebot aktiv annehmen oder ablehnen oder die Einladung nach der dritten Erinnerungsmail automatisch abläuft.
  • 4 - Abgelehnt: Hier werden Mandanten aufgelistet, die eine Einladung abgelehnt haben oder bei denen die Einladung aufgrund einer fehlenden Reaktion abgelaufen ist oder die Nutzung des Dienstes beendet (gekündigt) haben.
  • Aktiv: Hier werden die Mandanten aufgelistet, welche die Einladung angenommen haben und damit den Dienst (Kassenmeldung) aktiviert haben.
• Die Spalte „Status“ zeigt an, ob noch keine Reaktion erfolgte und Erinnerungen eingeplant sind oder die Einladung angenommen, abgelehnt, abgelaufen oder gekündigt wurde.
• Über das Senden-Icon versenden Sie eine abgelehnte oder abgelaufene Einladung erneut an Ihre Mandanten.
• Klicken Sie auf einen Listeneintrag, um die Detailansicht eines Mandanten zu öffnen und weitere Informationen zu diesem zu sehen, wie vereinbarte Preise, Historie der Einladung und den Bearbeitungsstand.

Detailansicht im Reiter „Historie“

Hier werden die für den Mandanten hinterlegten Einstellungen und Preise angezeigt. Der gewählte Abo-Typ für die Verfahrensdokumentation (Mandant verantwortlich/ Berater verantwortlich/ Externer Dienstleister verantwortlich) kann hier nachträglich verändert werden. Dabei kann gewählt werden, ob die Konditionen in diesem Zuge angepasst werden sollen und ob der Mandant erneut zustimmen muss oder die Änderungen direkt übernommen werden können.

Des Weiteren wird in diesem Bereich die Historie der versendeten E-Mails an den Mandanten sowie weitere Aktionen, wie das Akzeptieren, Ablehnen oder Kündigung der Verfahrensdokumentation angezeigt. Per Klick auf das Briefumschlag-Symbol können die exakten Wortlaute der versandten Mails eingesehen werden.

Detailsansicht im Reiter „Bearbeitungsstand“

Die Ansicht gibt den aktuellen Bearbeitungsstand der Verfahrensdokumentation wieder. Per Klick auf "Aktuellen Fragebogen öffnen" wird der Fragebogen des Mandanten, mit den bereits bearbeiteten und unvollständigen Fragen geöffnet.

In der Box „Datenaktualisierung“ kann die verantwortliche Person seitens Mandant neu bestimmt werden und außerdem kann neu festgelegt werden, wie Kasse und elektronische Aufzeichnungssysteme im Rahmen der Verfahrensdokumentation erfasst werden sollen. Der Mandant trifft diese Auswahl bereits beim ersten Öffnen des Fragebogens zur Verfahrensdokumentation.

Die Einstellungen sind wie folgt zu verstehen:

• Wenn die Checkbox "Kassenbindung" aktiviert ist, dann werden die gemeldeten Aufzeichnungssystem aus dem Modul zur Kassenmeldung in die Verfahrensdokumentation übertragen.
• Über das Dropdown Menü ("Existiert eine generelle Verfahrensregelung?") wird festgelegt, ob die abgefragten Verfahren und Maßnahmen zu den Kassensystemen für die Verfahrensdokumentation für jede Kasse einzeln gemacht werden sollen oder diese angaben generell für den gesamten Betrieb oder einzelne Standort gültig sind:
  • Ja, für alle Standorte: Alle Angaben werden gesammelt für alle Kassensystem des Betriebs getätigt
  • Ja, pro Standort: Alle Angaben werden gesammelt je Standort/Betriebsstätte des Betriebs getätigt
  • Nein, alle Aufzeichnungssysteme müssen einzeln dokumentiert werden 

Änderungen werden per Klick auf „Daten neu übergeben“ in den aktuellen Fragebogen zur Verfahrensdokumentation übernommen. 

Detailansicht im Reiter "Verfahrensdokument erstellt"

Der Bereich dient als Archiv für alle bisher erstellten Verfahrensdokumentationen, inklusive der mitgeltenden Unterlagen und ELSTER-Meldeprotokolle, welche hier zum Donwload verfügbar sind.

Verwaltung der Mandanten mit aktiver Verfahrensdokumentation

Nach Einladung der Mandanten können Sie in die Bearbeitungsansicht der Verfahrensdokumentation wechseln. Diese finden Sie auf der Startseite von Compliance Online unter der Überschrift „Mandanten bearbeiten" über die Kachel „Verfahrensdokumentation". Hier finden Sie unter „Teilnehmende Mandanten" alle Mandanten, die das Angebot angenommen haben und die durch die Kanzlei zu erledigenden Aufträge.

Teilnehmende Mandanten

• Die Liste zeigt alle Mandanten, die der Teilnahme zugestimmt haben und ihre Verfahrensdokumentation über die Anwendung erstellen.
• Die Spalte „Status“ gibt den Bearbeitungsstand der Verfahrensdokumentation je Mandant an:
  • „Nicht angelegt“: Der Mandant hat die Einladung akzeptiert, aber noch nicht mit der Bearbeitung begonnen (Bei Beginn der Bearbeitung wird automatisch ein Fragebogen angelegt).
  • „In Arbeit“: Der Mandant hat mit der Bearbeitung begonnen.
  • „Abgeschlossen“: Der Mandant hat den Fragebogen vollständig durchlaufen und die Verfahrensdokumentation wurde fertiggestellt.
• Per Klick auf einen Mandanten gelangen Sie in die Detailansicht des Mandanten:
  • Reiter „Bearbeitungsstand“: Hier wird der Status der Bearbeitung angezeigt und über den Button „Aktuellen Fragebogen öffnen“ kann der Bearbeitungsmodus der Verfahrensdokumentation geöffnet werden (Dies gilt, sobald der Fragebogen erstmalig angelegt wurde).
  • Reiter „Verfahrensdokumentation erstellt“: Hier wird die Verfahrensdokumentation, samt der hochgeladenen mitgeltenden Unterlagen und der Kassen-Meldeprotokolle, nach der Fertigstellung abgelegt. Der Bereich dient auch als Archiv, wenn über die Nutzungsdauer hinweg mehrere Versionen der Verfahrensdokumentation erstellt werden.

Zu erledigen

Hier bearbeiten Sie die Verfahrensdokumentation selbst, wenn der Mandant die gesamte Bearbeitung oder die Bearbeitung einzelner Abschnitte durch die Kanzlei in Auftrag gegeben hat.

• Die Liste zeigt alle Mandanten an, deren Verfahrensdokumentation von einem Kanzleimitarbeiter bearbeitet werden müssen.
  • Dies ist der Fall, wenn der Mandant mit dem Abo-Typ „Berater erstellt“ (oder „Externer Dienstleister erstellt“) eingeladen wurde, oder
  • wenn der Mandant selbst bearbeitet, und einzelne Abschnitte zur Bearbeitung an die Steuerkanzlei übergeben hat.
• Die Liste kann nach Bearbeitungsstatus und dem verantwortlichen Mitarbeiter gefiltert werden. Standardmäßig ist der aktuell bearbeitende Mitarbeiter vorausgewählt.
• In der Spalte „Typ“ wird angezeigt, ob die Bearbeitung vollständig durch die Kanzlei erfolgt („Im Auftrag“) oder ob einzelne Abschnitte vom Mandanten übergeben wurden („Abschnitte übergeben“).
• Klicken Sie auf einen Listeneintrag, um die Detailansicht eines Mandanten zu öffnen. Hier können Sie in den Bearbeitungsmodus des Fragebogens wechseln und erhalten eine Übersicht der vom Mandanten an die Kanzlei übergebenen Abschnitte (falls zutreffend).

Verfahrensdokumentation erstellen

Die Verfahrensdokumentation besteht aus einem Fragebogen, welcher dazu dient, abschnittsweise die benötigten Informationen für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation zur Belegablage, dem ersetzenden Scannen, der E-Rechnung, der eingesetzten Unternehmenssoftware und der Kassenführung zu sammeln. Abschließend wird automatisch eine PDF-Datei erstellt, welcher die Informationen in Form eines umfassenden Berichts wiedergibt. Zum Start der Bearbeitung der Verfahrensdokumentation gelangt der Mandant per Klick auf die Kachel „Erstellung der Verfahrensdokumentation“ auf der Startseite der Anwendung. Der Fragebogen öffnet sich in einem neuen Browser-Tab.

Bearbeitung des Fragebogens

Zu Beginn des Fragebogens werden die Themen ausgewählt, die mit der Verfahrensdokumentation abgedeckt werden sollen. Zur Auswahl stehen die Themen:

• Geordnete Belegablage, ersetzendes Scannen und E-Rechnung
• Eingesetzte Unternehmenssoftware
• Kassen und sonstige elektronische Aufzeichnungssysteme

Anschließend wird der Mandant schrittweise durch die Abschnitte des Fragebogens geführt. In jedem Abschnitt besteht die Möglichkeit weitere Bearbeiter hinzuzufügen oder den Abschnitt zur Bearbeitung an die Steuerkanzlei zu übergeben. Sind alle Fragen vollständig beantwortet kann der Fragebogen abgeschlossen werden.

Verfahrensdokumentation herunterladen

Nach der Beantwortung aller Fragen kann der Fragebogen auf der Übersichtsseite abgeschlossen werden. Dadurch wird automatisch eine PDF-Datei erstellt, welche die gesammelten Informationen in Form eines Berichts zusammenfasst. Die Erstellung kann einige Momente dauern und anschließend kann das Dokument heruntergeladen werden. Falls die Verfahrensdokumentation überarbeitet werden soll, kann der Fragebogen an dieser Stelle per Klick auf „Fragebogen erneut öffnen“ wieder zur Bearbeitung freigegeben werden. Dadurch wird eine neue Version erzeugt.