Kassenmeldungen erstellen

Kassenmeldungen erstellen

Bevor die Bearbeitung der Kassenmeldung beginnen kann, müssen Sie Ihre „Mandanten einladen“ und diese müssen Ihr Angebot mit den hinterlegten Konditionen annehmen.

Anschließend können die Kassenmeldungen für diejenigen Mandanten erstellt werden, welche die Einladung angenommen haben.

Mandanten einladen

Sie beginnen den Einladungsprozess per Klick auf die Kachel Verfahrensdokumentation auf der Startseite von ADDISON Compliance Online.

In der geöffneten Ansicht finden Sie oben einen Fortschrittsbalken (1-2-3-4-Aktiv). Dieser zeigt Ihnen, in welcher Phase der Einrichtung Sie sich befinden:

1 - Daten vervollständigen: Einladungsdaten prüfen.

2 - Mandanten einladen: Auswahl der Mandanten und Einstellungen.

3/4/Aktiv - Einladungsstatus überwachen: Start des aktiven Monitorings.

1 - Daten vervollständigen

• Diese Liste zeigt Mandanten, die noch nicht zur Einladung bereit sind, da keine gültige E-Mail-Adresse vorhanden ist.

Empfehlung: Starten Sie zunächst die Mandantenüberprüfung (Button über der Tabelle). Die Mandantenüberprüfung prüft automatisch, ob alle E-Mail-Adressen vorhanden und technisch korrekt sind, um Fehler beim späteren Versand zu vermeiden. So wird sichergestellt, dass keine doppelten Kontakte entstehen und die Einladungen sicher bei der richtigen Person ankommen.

• Mit Klick auf das Stift-Icon können Sie die Mandanten bearbeiten. Hinterlegen Sie eine gültige E-Mail-Adresse und ergänzen oder aktualisieren Sie optional weitere Mandantendaten, um die Einladung vorzubereiten.
• Sobald alle benötigten Daten vorhanden sind, wird ein Mandant in dieser Liste nicht mehr angezeigt und erschein stattdessen in Schritt 2 - Mandanten einladen. 

2 - Mandanten einladen

• Hier aufgeführte Mandanten sind technisch bereit für die Einladung.
• Über den Filter "Prüfstatus" > "Manuelle Prüfung empfohlen" können Sie auch diejenigen Mandanten sichtbar machen und einladen, für die eine Überprüfung der E-Mail-Adresse empfohlen wird (z.B. wegen einer nicht-persönlichen info@ E-Mail).
• Mit Klick auf das Einladungs-Icon (Papierflieger) können Sie Einstellungen an den einzelnen Mandanten vornehmen, bevor diese eingeladen werden. Dazu gehören: den einzuladenden Anwender auszuwählen oder den verantwortlichen Mitarbeiter anpassen.

Mandanten einzeln einladen

Beim Einladen einzelner Mandanten kann per Checkbox "Mandant hat bereits akzeptiert (keine Zustimmungsabfrage)" festgelegt werden, dass der Mandant den Auftrag bereits akzeptiert hat. Wenn dies aktiviert ist, dann muss der Mandant der Teilnahme an der Kassenmeldung nicht zustimmen und ein Kanzleimitarbeiter kann direkt mit der Bearbeitung für den Mandanten beginnen.

Über die Checkbox "Mandant darf Abschnitte NICHT an Berater übergeben" wird individuell festgelegt, ob der Mandant im System einzelne Fragen zur Bearbeitung an die Kanzlei übergeben kann.

Außerdem können bei der Einzeleinladung die Auftragskonditionen aus dem Bereich "Prozess einrichten" individuell je Mandant überschrieben werden. Dies umfasst den Abo-Typ sowie die hinterlegten Preise zur Weiterverrechnung.

Mandanten im Massenverfahren einladen

Hier gibt es zusätzliche Optionen, um einzuschränken, welche Mandanten eingeladen werden sollen. Die empfohlenen Einstellungen sind standardmäßig immer vorbelegt.

1. Mandanten, die noch keinen aktiven Zugang haben, erhalten nur dann eine Einladung, wenn die Checkbox aktiviert ist.
2. Mandanten, die bereits aktive Zugänge haben, diese aber nicht der hinterlegten Einladungs-E-Mail-Adresse zugeordnet werden können, erhalten nur dann eine Einladung, wenn die Checkbox aktiviert ist. Dies verhindert, dass ungewollt neue ADDISON OneClick Zugänge angelegt werden, wenn bereits Zugänge existieren. In diesem Fall empfiehlt es sich, die Einladungs-E-Mail zu überprüfen bzw. zu ändern.
3. Nutzer, die noch den alten Zugang benutzen (mit Zugangsnummer, Benutzername und Passwort), werden im Laufe des Login-Prozesses auf den neuen Zugang mit E-Mail-Adresse umgestellt, wenn die Checkbox aktiviert ist.

3 - Eingeladen | 4 - Abgelehnt | Aktiv (Einladungen überwachen)

• Eingeladene Mandanten erhalten eine E-Mail und Sie können überwachen, ob und wie die Mandanten auf die Einladung reagieren.
  • 3 - Eingeladen: Hier werden Mandanten aufgelistet, die eingeladen wurden aber noch nicht auf die Einladung reagiert haben. Die Mandanten verbleiben in dieser Liste solange, bis sie das Angebot aktiv annehmen oder ablehnen oder die Einladung nach der dritten Erinnerungsmail automatisch abläuft.
  • 4 - Abgelehnt: Hier werden Mandanten aufgelistet, die eine Einladung abgelehnt haben oder bei denen die Einladung aufgrund einer fehlenden Reaktion abgelaufen ist oder die Nutzung des Dienstes beendet (gekündigt) haben.
  • Aktiv: Hier werden die Mandanten aufgelistet, welche die Einladung angenommen haben und damit den Dienst (Kassenmeldung) aktiviert haben.
• Die Spalte „Status“ zeigt an, ob noch keine Reaktion erfolgte und Erinnerungen eingeplant sind oder die Einladung angenommen, abgelehnt, abgelaufen oder gekündigt wurde.
• Über das Senden-Icon versenden Sie eine abgelehnte oder abgelaufene Einladung erneut an Ihre Mandanten.
• Klicken Sie auf einen Listeneintrag, um die Detailansicht eines Mandanten zu öffnen und weitere Informationen zu diesem zu sehen, wie vereinbarte Preise, Historie der Einladung und den Bearbeitungsstand.

Detailansicht im Reiter „Historie“

Hier werden die für den Mandanten hinterlegten Einstellungen und Preise angezeigt. Der gewählte Abo-Typ für die Kassenmeldung (Mandant verantwortlich/ Berater verantwortlich/ Externer Dienstleister verantwortlich) kann hier nachträglich verändert werden. Dabei kann gewählt werden, ob die Konditionen in diesem Zuge angepasst werden sollen und ob der Mandant erneut zustimmen muss oder die Änderungen direkt übernommen werden können.

Des Weiteren wird in diesem Bereich die Historie der versendeten E-Mails an den Mandanten sowie weitere Aktionen, wie das Akzeptieren, Ablehnen oder Kündigung der Kassenmeldung angezeigt. Per Klick auf das Briefumschlag-Symbol können die exakten Wortlaute der versandten Mails eingesehen werden.

Kassenmeldung bearbeiten

Nach Einladung der Mandanten können Sie in die Bearbeitungsansicht der Kassenmeldung wechseln. Diese finden Sie auf der Startseite von Compliance Online unter der Überschrift „Mandanten bearbeiten" über die Kachel „Kassenmeldungen". Hier finden Sie unter „Teilnehmende Mandanten" alle Mandanten, die das Angebot angenommen haben, sowie die erfassten Daten zu den Systemen und die erstellten ELSTER-Meldungen.

Teilnehmende Mandanten

• Die Liste zeigt alle Mandanten, die der Teilnahme zugestimmt haben und ihre Aufzeichnungssysteme über die Anwendung melden.
• Die Spalte „Status“ gibt den Bearbeitungsstand des Meldeprozesses je Mandant an:
  • „nicht gestartet“: Mandant hat die Einladung akzeptiert, aber noch nicht mit der Bearbeitung begonnen.
  • „in Bearbeitung“: Mandant hat mit der Bearbeitung begonnen.
  • „Fertiggestellt und bereit zur Übermittlung“: Der Mandant hat den Meldeprozess vollständig durchlaufen und die Daten zur Übermittlung freigegeben. Die automatische Übermittlung hat noch nicht stattgefunden.
  • „versendet“: Die Meldedaten wurden an ELSTER übermittelt.
  • Klicken Sie auf einen Listeneintrag, um das Meldeformular des Mandanten zu öffnen. Hier können Sie die von den Mandanten eingegebenen Daten einsehen, überprüfen und falls notwendig auch selbst bearbeiten.

Zu erledigen

Hier verwalten Sie die Kassensysteme selbst, wenn der Mandant die Bearbeitung durch die Kanzlei in Auftrag gegeben hat.

• Die Liste zeigt alle Kassenmeldungen, die von einem Kanzleimitarbeiter bearbeitet werden müssen, wenn der Mandant die Bearbeitung in Auftrag gegeben hat.
• Filtern Sie nach Bearbeitungsstatus und dem verantwortlichen Mitarbeiter. Standardmäßig ist der aktuell bearbeitende Mitarbeiter vorausgewählt.
• Klicken Sie auf einen Listeneintrag, um das Meldeformular im Bearbeitungsmodus zu öffnen und die erforderlichen Daten zu erfassen.

Kassenmeldung erstellen

Klicken Sie auf einen Listeneintrag, um das Meldeformular des Mandanten zu öffnen. Hier können Sie die von den Mandanten eingegebenen Daten einsehen, überprüfen und falls notwendig auch selbst bearbeiten.

Hinweis: Das Formular zur Erfassung der Kassensysteme ist identisch, egal ob die Erfassung durch einen Kanzleimitarbeiter oder einen Mandanten erfolgt. Im Folgenden wird aus diesem Grund nur die Ansicht aus der Kanzleiperspektive dargestellt.

Die Erstellung der Kassenmeldung erfolgt in 4 Schritten:

1. Firmenangaben: allgemeine Angaben zum meldenden Betrieb

Importfunktion für Kassen: Um den manuellen Aufwand zu reduzieren, können über die Importfunktion aus den Kassen generierte DSFinV-K-Exporte eingelesen werden. Mehr Informationen dazu finden Sie in unserem Leitfaden für die Erstellung von DSFinV-K-Exporten.

2. Betriebsstätten: Auflistung der Betriebsstätten, für die eine Kassenmeldung erstellt werden soll

3. Kassen (Aufzeichnungssysteme): Erfassung aller vorhanden Kassen je Betriebsstätte

4. Übergabe zum Berater: Bestätigung, dass alle die Angaben vollständig sind und die Meldung erstellt werden soll.

Hinweis: Nach Abschluss des letzten Schrittes wird die ELSTER-Meldung automatisch erzeugt. Es ist kein weiteres Handeln Ihrerseits notwendig.

Kassenmeldung überarbeiten / Erneute Meldung erstellen

Nachdem eine Meldung erstellt wurde, können die Meldedaten jederzeit überarbeitet werden oder neue Kassen hinzugefügt oder außer Betrieb genommene Kassen abgemeldet werden. 

Hierfür muss das Meldeformular erneut geöffnet werden. Im ersten Schritt des Prozesses kann das Formular über die Schaltfläche "Überarbeiten und erneut melden" erneut freigeschaltet werden.

Anschließend kann das Formular bearbeitet und eine neue Meldung erstellt werden.

Übersicht Elstermeldungen

Nach der Erfassung der Daten können Sie hier den Status der ELSTER-Meldungen einsehen und die fertiggestellten Meldeprotokolle herunterladen.

• Ein Listeneintrag entspricht einer ELSTER-Meldung eines Standortes eines Unternehmens. Meldungen werden für jeden Standort eines Unternehmens separat erstellt, wobei ein Standort mehrere Meldungen haben kann (z. B. erneute Meldung nach Inbetriebnahme einer neuen Kasse).
• Die Spalte „Status“ zeigt den aktuellen Verarbeitungsstand der Meldung an, z. B. „In Arbeit“, „Vorbereitet zum Versand“, „Versendet“, „Zurückgemeldet“ (fertiggestellt) oder „Geblockt“.
• Verfolgen Sie die Zeit der Erstellung, des Versands und der Rückmeldung durch ELSTER.
• Die versendeten Meldungen können als XML-Datei und das ELSTER-Meldeprotokoll als PDF heruntergeladen werden.