Kassenmeldung einrichten (Einstellungen)

Kassenmeldung einrichten (Einstellungen)

Vor Beginn der Bearbeitung der Kassenmeldungen und dem Einladen der Mandanten empfiehlt es sich, die Voreinstellungen im Bereich zu überprüfen und ggf. individuell anzupassen.

Der Bereich „Einrichtung“

Im Bereich „Einrichtung“, auf der Startseite von ADDISON Compliance Online, finden sich alle Einstellungen zur Kassenmeldung und den weiteren Modulen. Dazu gehören modulübergreifende Einstellungen sowie die Preiseinstellungen für die Weiterverrechnung der Leistungen an die Mandanten sowie die Vorlagen für die Texte der Einladungs-E-Mails, die an die Mandanten versendet werden. Sie können die Texte prüfen, überarbeiten und auf die Standardeinstellungen zurücksetzen.

Tipp: Nutzen Sie den Einrichtungsassistenten, um vom System einmal komplett durch die relevanten Einstellungen geführt zu werden und keine wichtige Einstellung zu verpassen. Der Einrichtungsassistent wird über den Button "Geführte Einrichtung" aufgerufen.

Hinweis: Die Kanzleimitarbeiter- und die Mandantenverwaltung zur Vorbereitung von ADDISON Compliance Online werden im Artikel Erste Schritte in ADDISON Compliance Online beschrieben.

Übergreifende Einstellungen

Hinterlegen Sie allgemeine Angaben zu Ihrer Kanzlei (z. B. Kanzleiname, Adresse, Kontaktdaten). Diese Daten werden in der Kommunikation mit Ihrer Mandantschaft verwendet. Diese Daten werden für alle Module in ADDISON Compliance Online synchron gehalten.

Unter Auftragsbedingungen können Sie die generellen Auftragsbedingungen Ihrer Kanzlei als PDF hochladen. Diese werden in den Einladungsemails verlinkt und müssen vom Mandanten beim Auftragsangebot akzeptiert werden.

Unter Berater-Benachrichtigungen für Kassenmeldungen kann eine E-Mail-Adresse hinterlegt werden, an die ein täglicher oder wöchentlicher Bericht zum Status der Verfahrensdokumentation bei den Mandanten der Kanzlei geschickt wird. Dieser verschafft einen Überlick über den Einladungs- und Bearbeitungsstand der Mandanten.

Preise einstellen

Unter „Preise einstellen“ kann das Standard-Abonnement-Modell (1) sowie die Preise (2) hinterlegt werden, die an den Mandanten für die Nutzung der Anwendung weiterberechnet werden.

Für jeden der drei Abonnement-Typen können jeweils die folgenden Preise konfiguriert werden:

• Einrichtungspreis / Fixpreis (einmalig): Einmaliger Preis, der mit der erstmaligen Faktura berechnet wird.
• Monatspauschale/Mandant: Monatlich wiederkehrende Gebühr je Mandant, unabhängig von der Nutzung des Moduls durch die Mandanten.
• Stundensatz: Für abrechenbare Beratungsleistungen (z. B. Unterstützung für den Mandanten bei der Bearbeitung der Kassenmeldung).
• Monatlich pro System: Wiederkehrende Gebühr je gemeldetem Kassensystem.
• maximal/Mandant: Deckelung der Gebühr „Monatliche pro System“ je Mandant auf einen Maximalbetrag.

Die Preise können beliebig kombiniert oder weggelassen werden, es wird aber empfohlen nur eine der beiden Optionen „Monatspauschale/Mandant“ oder „Monatlich pro System“ zu verwenden.

Zusätzlich existiert ein Freitextfeld „Extraangaben zu den Konditionen“ (3). Hier können optional weitere Konditionen hinterlegt werden, die dem Mandanten zur Zustimmung angezeigt werden.

Den Mandanten werden diese Preise während des Einladungsprozesses präsentiert und sie müssen diesen zustimmen, bevor sie mit der Bearbeitung beginnen können.

E-Mail Vorlagen

Generelle Einstellungen

Hier werden generelle Grundeinstellungen für alle E-Mails hinterlegt, die im Rahmen der Kassenmeldung an Mandanten versendet werden. Dazu gehören:

• Auswahl der Textfarbe in E-Mails
• Anrede in E-Mails: Anrede individuell festlegen. Es wird automatisch unterschieden zwischen Mandanten mit bekannten oder unbekannten Vor- und Nachnamen
• Erläuterungen zum Login: Ein Hilfetext zum Login in Compliance Online (ADDISON OneClick). Es wird unterschieden, ob der Mandant bereits einen OneClick Zugang mit E-Mail-Adresse und Passwort hat, einen OneClick Zugang mit Zugangsnummer, Benutzername und Passwort hat (alter Zugang) oder noch gar keinen OneClick Zugang besitzt.
• Signatur: 2 Optionen zum Einfügen einer individuellen Kanzlei-Signatur für die E-Mails.
  • Aktivieren der Checkbox „Signatur aus den generellen Einstellungen nutzen“, um dir Signatur aus den Portal-Einstellungen von ADDISON OneClick übernehmen. Dies entspricht der Signatur, die auch für den Versand sonstiger E-Mails aus ADDISON OneClick verwendet wird.
  • Signatur im Feld „Eingefügte Signatur“ manuell hinterlegen.

E-Mail Textvorlagen

Es existieren Textvorlagen für die folgenden E-Mail-Typen:

• Einladung Kasse Mandant: Einladung an Mandanten zur Teilnahme an der Kassenmeldung und Bearbeitung im Self-Service.
• Einladung Kasse Berater: Einladung an Mandanten zur Teilnahme an der Kassenmeldung bei Befüllung der Kassenmeldung durch die Steuerkanzlei.
• Einladung Kasse Partner: Einladung an Mandanten zur Teilnahme an der Kassenmeldung bei Befüllung der Kassenmeldung durch einen durch die Steuerkanzlei beauftragten Dienstleister.
• Erinnerung Kassenmeldungen: Erinnerung an Mandanten zur Teilnahme an der Kassenmeldung bei Nichtreagieren des Mandanten.
• Ablehnung der Einladung: Wird versendet wenn, der Mandant die Einladung zu Kassenmeldungen ablehnt.
• Aktualisierung Kassenmeldung: Regelmäßiger Hinweis als Erinnerung die Kassen bei Veränderungen erneut zu melden
• Einladung zur Mitarbeit: Wird versendet wenn, vom Mandanten ein neuer Nutzer zur Mitarbeit eingeladen wird.
• Beendigung Dienst Kassenmeldungen: Informationsmail an Mandanten bei Kündigung des Dienstes

Die Vorlagen der E-Mails können jeweils im Menüpunkt der Vorlage über den Button „Mailvorlage bearbeiten“ angepasst werden. Hier können Sie sich außerdem jederzeit eine Testmail zusenden lassen, um die hinterlegten Texte zu prüfen.

In den E-Mailvorlagen stehen verschiedene Platzhalter-Textbausteine zur Verfügung, die beim Versand der E-Mails automatisch befüllt werden (Achtung: beim Versand über die Testmail Funktion werden die Daten nicht befüllt). Die Platzhalter können über den Button Feld einfügen ausgewählt und in die Vorlage eingesetzt werden.

Zu den Platzhaltern gehören neben den im Bereich Generelle Einstellungen hinterlegten Werten für die Anrede, die Login-Hilfe und die Signatur, u. A. auch der Kanzleiname, Mandantenname und -nummer.

Über die Schaltfläche „Auf Standard zurücksetzen“ können jederzeit die ursprünglich bereitgestellten Textvorschläge wiederhergestellt werden.