Verfahrensdokumentation einrichten (Einstellungen)

Verfahrensdokumentation einrichten (Einstellungen)

Vor Beginn der Bearbeitung der Verfahrensdokuementation und dem Einladen der Mandanten empfiehlt es sich, die Voreinstellungen im Bereich zu überprüfen und ggfs. individuell anzupassen. 

Der Bereich „Einrichtung“

Im Bereich „Einrichtung“ auf der Startseite von ADDISON Compliance Online finden sich alle Einstellungen zur Verfahrensdokumentation und den weiteren Modulen. Dazu gehören modulübergreifende Einstellungen sowie die Preiseinstellungen für die Weiterverrechnung der Leistungen an die Mandanten sowie die Vorlagen für die Texte der Einladungs-E-Mails, die an die Mandanten versendet werden. Sie können die Texte prüfen, überarbeiten und auf die Standardeinstellungen zurücksetzen.

Tipp: Nutzen Sie den Einrichtungsassistenten, um vom System einmal komplett durch die relevanten Einstellungen geführt zu werden und keine wichtige Einstellung zu verpassen. Der Einrichtungsassistent wird über den Button "Geführte Einrichtung" aufgerufen.

Hinweis: Die Kanzleimitarbeiter- und die Mandantenverwaltung zur Vorbereitung von ADDISON Compliance Online werden im Artikel Erste Schritte in ADDISON Compliance Online beschrieben.

Übergreifende Einstellungen

Hinterlegen Sie allgemeine Angaben zu Ihrer Kanzlei (z. B. Kanzleiname, Adresse, Kontaktdaten). Diese Daten werden in der Kommunikation mit Ihrer Mandantschaft verwendet. Diese Daten werden für alle Module in ADDISON Compliance Online synchron gehalten.

Unter Auftragsbedingungen können Sie die generellen Auftragsbedingungen Ihrer Kanzlei als PDF hochladen. Diese werden in den Einladungsemails verlinkt und müssen vom Mandanten beim Auftragsangebot akzeptiert werden.

Unter Berater-Benachrichtigungen für Verfahrensdokumentation kann eine E-Mail-Adresse hinterlegt werden, an die ein täglicher oder wöchentlicher Bericht zum Status der Verfahrensdokumentation bei den Mandanten der Kanzlei geschickt wird. Dieser verschafft einen Überlick über den Einladungs- und Bearbeitungsstand der Mandanten.
 

Preise einstellen

Unter „Preise einstellen“ kann das Standard-Abonnement-Modell (1) sowie die Preise (2) hinterlegt werden, die an den Mandanten für die Nutzung der Anwendung weiterberechnet werden.

Außerdem kann über die Checkbox „Voreinstellung: Mandant darf Abschnitte NICHT an Berater übergeben“ (3) festgelegt werden, ob Mandanten bei der Bearbeitung der Verfahrensdokumentation direkt aus der Anwendung heraus Unterstützung für die Bearbeitung anfragen können.

Für jeden der drei Abonnement-Typen können jeweils die folgenden Preise konfiguriert werden:

• Einrichtungspreis (einmalig): Einmaliger Preis, der mit der erstmaligen Faktura berechnet wird.
• Preis pro Periode (monatlich/ jährlich): Wiederkehrende Gebühr, unabhängig von der Nutzung des Moduls durch die Mandanten.
• Stundensatz: Für abrechenbare Beratungsleistungen (z. B. Unterstützung bei Bearbeitung der Verfahrensdokumentation).

Die Preise können beliebig kombiniert oder weggelassen werden.

Zusätzlich existiert ein Freitextfeld „Extraangaben zu den Konditionen“ (4). Hier können optional weitere Konditionen hinterlegt werden, die dem Mandanten zur Zustimmung angezeigt werden.

Den Mandanten werden diese Preise während des Einladungsprozesses präsentiert und sie müssen diesen zustimmen, bevor sie mit der Bearbeitung beginnen können.

E-Mail Vorlagen

Generelle Einstellungen

Hier werden generelle Grundeinstellungen für alle E-Mails hinterlegt, die im Rahmen der Verfahrensdokumentation an Mandanten versendet werden. Dazu gehören:

• Auswahl der Textfarbe in E-Mails
• Anrede in E-Mails: Anrede individuell festlegen. Es wird automatisch unterschieden zwischen Mandanten mit bekannten oder unbekannten Vor- und Nachnamen
• Erläuterungen zum Login: Ein Hilfetext zum Login in Compliance Online (ADDISON OneClick). Es wird unterschieden, ob der Mandant bereits einen OneClick Zugang mit E-Mail-Adresse und Passwort hat, einen OneClick Zugang mit Zugangsnummer, Benutzername und Passwort hat (alter Zugang) oder noch gar keinen OneClick Zugang besitzt.
• Signatur: 2 Optionen zum Einfügen einer individuellen Kanzlei-Signatur für die E-Mails.
  1. Aktivieren der Checkbox "Signatur aus den generellen Einstellungen nutzen", um dir Signatur aus den Portal-Einstellungen von ADDISON OneClick übernehmen. Dies entspricht der Signatur, die auch für den Versand sonstiger E-Mails aus ADDISON OneClick verwendet wird.
  2. Signatur im Feld "Eingefügte Signatur" manuell hinterlegen.

E-Mail Textvorlagen

Es existieren Textvorlagen für die folgenden E-Mail-Typen:

• Einladung Mandant: Einladung an Mandanten zur Teilnahme an der Verfahrensdokumentation und Bearbeitung im Self-Service.
• Einladung Berater: Einladung an Mandanten zur Teilnahme an der Verfahrensdokumentation bei Bearbeitung der Verfahrensdokumentation durch die Steuerkanzlei.
• Einladung Partner: Einladung an Mandanten zur Teilnahme an der Verfahrensdokumentation bei Bearbeitung der Verfahrensdokumentation durch einen durch die Steuerkanzlei beauftragten Dienstleister.
• Einladung Mandant zugestimmt: Wird versendet, wenn keine Zustimmung eines Mandanten zur Erstellung der Verfahrensdokumentation eingeholt werden muss und diese direkt aktiviert wurde.
• Einladung zur Mitarbeit: Wenn weitere Personen zur Bearbeitung der Verfahrensdokumentation eingeladen wurden.
• Erinnerung Einladung: Erinnerung an Mandanten zur Teilnahme an der Verfahrensdokumentation bei Nichtreagieren des Mandanten.
• Keine Reaktion auf Einladung Verfahrensdokumentation: Wird versendet, wenn der Mandant auf die Einladung zu Verfahrensdokumentation nicht reagiert
• Ablehnung der Einladung: Wird versendet wenn, der Mandant die Einladung zu Verfahrensdokumentation ablehnt.
• Keine Verfahrensdokumentation benötigt: Wird versendet wenn der Mandant angibt, keine Verfahrensdokumentation zu benötigen.
• Beendigung Dienst Verfahrensdokumentation: Informationsmail an Mandanten bei Kündigung des Dienstes.

Die Vorlagen der E-Mails können jeweils im Menüpunkt der Vorlage über den Button „Mailvorlage bearbeiten“ angepasst werden. Hier können Sie sich außerdem jederzeit eine Testmail zusenden lassen, um die hinterlegten Texte zu prüfen.

In den E-Mail Vorlagen stehen verschiedene Platzhalter-Textbausteine zur Verfügung, die beim Versand der E-Mails automatisch befüllt werden (Achtung: beim Versand über die Testmail Funktion werden die Daten nicht befüllt). Die Platzhalter können über den Button Feld einfügen ausgewählt und in die Vorlage eingesetzt werden.

Zu den Platzhaltern gehören neben den im Bereich Generelle Einstellungen hinterlegten Werten für die Anrede, die Login-Hilfe und die Signatur, u. A. auch der Kanzleiname, Mandantenname und -nummer.

Über die Schaltfläche „Auf Standard zurücksetzen“ können jederzeit die ursprünglich bereitgestellten Textvorschläge wiederhergestellt werden.