Aktivieren der Kostenrechnung

Aktivieren der Kostenrechnung

Neuanlage eines Mandanten (Firma)

Soll ein neuer Mandant (Firma) mit Kostenrechnung eingerichtet werden, wählen Sie bei der Neuanlage in der Mandanten-/Firmen-Auswahl die entsprechende Vorlage, da in dieser die Dokumente für die Kostenrechnung bereits integriert sind. Dokumente, die noch nicht vorhanden sind, können eingefügt werden. Die Angaben in Kostenrechnung im Mandantenstammblatt können erst vorgenommen werden, wenn der Mandant bereits gespeichert ist. Direkt nach der Anlage des Mandanten (Firma) sind die nachfolgende Dokumente einzurichten.

Einrichtung in einem bestehendem Mandanten (Firma)

Möchten Sie in einem bereits bestehenden Mandanten die Kostenrechnung nachträglich einrichten, sind folgende Schritte durchzuführen:

Jahresunabhängige Stammdaten: Anlage des Registers und der Dokumente für die Kostenrechnung

Klicken Sie in Dauerakte bzw. Stammdaten -> Jahresunabhängig auf den Ordner Grundlagen Rechnungswesen. Wählen Sie entweder im Kontextmenü den Eintrag Neu | Dokument oder benutzen Sie das Menü Datei neu (AKTE). Klicken Sie in der Ordnerstruktur links des Dialogfensters Dokument hinzufügen unter Stammdaten Rechnungswesen mit der rechten Maustaste auf den Eintrag Stammdaten Kostenrechnung. Wählen Sie anschließend Register übernehmen. Das Register mit allen Dokumenten wird in der Ordnerstruktur angelegt. Per drag+drop können Sie das Register und die darin befindlichen Dokumente an eine andere Position verschieben. Dokumente, die nicht benötigt werden können gelöscht werden.

Jahresabhängige Dokumente: Anlage des Registers und der Dokumente für die Kostenrechnung

Klicken Sie in der Jahresakte / den jahresabhängigen Dokumenten auf den Ordner Rechnungswesen. Wählen Sie entweder im Kontextmenü den Eintrag Neu | Dokument oder benutzen Sie das Menü. Klicken Sie in der Ordnerstruktur links des Dialogfensters Dokument hinzufügen unter Stammdaten Rechnungswesen mit der rechten Maustaste auf den Eintrag Kostenrechnung. Wählen Sie anschließend Register übernehmen. Das Register mit allen Dokumenten wird in der Ordnerstruktur angelegt. Per drag+drop können Sie das Register und die darin befindlichen Dokumente an eine andere Position verschieben. Dokumente, die nicht benötigt werden können gelöscht werden.

Kostenartenrahmen / Kostenartenrahmen Servicefunktion

Der Kostenartenrahmen innerhalb der Kostenrechnung ist vergleichbar mit dem Kontenstamm der Fibu. Bei der Erfassung wird immer auf eine Kostenstelle und auf eine Kostenart gebucht. In der Kostenart werden die Jahresverkehrszahlen der Kostenrechnung abgespeichert.

Die einzelnen Kostenarten werden in der Kostenrechnung automatisch durch die Erfassungen innerhalb der Fibu-Buchungsmaschine angelegt. Für jedes bebuchte Konto, dessen Werte in die Kostenrechnung einfließen soll, wird im Standardfall eine Kostenart mit der gleichen Nummer und Bezeichnung angelegt. Neben diesem Verfahren der Neuanlage bei der Erfassung mit der Fibu-Buchungsmaschine können die Kosten-/Erlösarten im Dokument Kostenartenrahmen auch manuell angelegt werden.

Beispiel: Konto 4210 Miete -> Kostenart 4210 Miete (Aufwand)

Im Kontenstamm hat man bei einem Konto, das in die Kostenrechnung einfließt, allerdings auch die Möglichkeit unter der Registerkarte Kostenrechnung eine Schlüsselung vorzunehmen, die es ermöglicht die Kostenart zu überschreiben. Ist diese Option aktiviert, so kann bei der Erfassung von Fibu-Buchungen mit Kostenrechnungsinformationen die Kostenart abgeändert werden.

Die Verwaltung der Kostenarten erfolgt im Kostenartenrahmen. Über das Dokument Kostenartenrahmen Servicefunktion in der Zentralakte / den Zentralen Stammdaten kann von den ausgelieferten Standard-Kostenartenrahmen ein Kanzlei-Kostenartenrahmen kopiert werden. Die Vorgehensweise hierbei ist analog zum Dokument Kontenrahmen Servicefunktion.

Für den Kanzlei-Kostenartenrahmen können beim Kopieren die Kostenartenrahmen-Nummer und die Kostenartenrahmen-Bezeichnung vergeben werden.

Alternativ zur Kopiermöglichkeit kann man über das Symbol oder das Menü Bearbeiten Kontenrahmen übernehmen, im Dokument Kostenartenrahmen Servicefunktion den Kontenrahmen aus der Finanzbuchhaltung als Kostenartenrahmen übernehmen. Dies ist sinnvoll, wenn die Einstellungen und Namen der Kostenarten mit den Bezeichnungen und Einstellungen des Kontenrahmens übereinstimmen sollen.

Nach der Anlage des individuellen Kanzleikostenartenrahmes kann dieser im Dokument Kostenartenrahmen in der Dauerakte bzw. unter Stammdaten | Jahresunabhängig bearbeitet werden. In den Dokumenteigenschaften muss bei den Grundeinstellungen der neu kopierte/erstellte Kanzlei-Kostenartenrahmen hinterlegt werden.

Kostenstellen

Anlegen von Kostenkreisen

Als nächster Schritt ist das Dokument Kostenstellen in der Dauerakte zu bearbeiten. In diesem Dokument werden die Kostenstellen verwaltet. Diese werden übergeordneten, frei definierbaren Kostenkreisen (Gruppierung von Kostenstellen) zugeordnet. Das Programm bietet die Möglichkeit maximal drei Kostenkreise in der Mandantenakte zu hinterlegen.

Beispiel:

Kostenkreis 1 = Kostenstellen

Kostenkreis 2 = Kostenträger

Kostenkreis 3 = Mitarbeiter

Zur Anlage der Kostenkreise und Kostenstellen wird das Dokument Kostenstellen mit einem Doppelklick geöffnet. Sind noch keine Kostenkreise vorhanden, öffnet sich nach OK automatisch der Dialog.

Wenn bereits ein Kostenkreis vorhanden ist, kann mit Klick auf Auswahldialog das Dialogfenster geöffnet werden. Durch Bestätigung der Schaltfläche Neuen Kostenkreis anlegen oder über das Kontextmenü Neu kann nun ein Kostenkreis angelegt werden. Zuerst wird die Nummer des Kostenkreises vergeben und mit OK oder Enter bestätigt.

Für den Kostenkreis können folgende Informationen hinterlegt werden:

• Bezeichnung und Kurzbezeichnung des Kostenkreises

• Verarbeitung

  : - Die Kostenstelle ist beim Erfassen änderbar und muss nicht eingegeben werden. : - Die Kostenstelle ist änderbar, es besteht jedoch die Eingabepflicht einer Kostenstelle.

• Mit Mengenführung (zusätzlich zu den Beträgen eine weitere, genauere Auswertungsmöglichkeit).

• Nummernkreis der Kostenstellen innerhalb des Kostenkreises von – bis (die Vergabe der Kostenstellen-Nummern kann bei den angelegten Kostenkreisen identisch sein)

• Differenzkostenstelle (wird herangezogen, wenn beim Eingeben oder beim Import einer Buchung keine Kostenstelleninformation übergeben wird.)

Anlegen von Kostenstellen

Es können nun mit der gleichen Vorgehensweise weitere Kostenkreise, oder zu dem bereits bestehenden Kostenkreisen die untergeordneten Kostenstellen angelegt werden.

Dazu wird der Kostenkreis in der Übersicht erneut mit OK bestätigt oder mit Kostenkreis auswählen ausgewählt.

Die Anlage der einzelnen Kostenstellen können Sie, entweder mit Neu oder über den Kontextmenüpunkt Neu durchführen.

Für die Kostenstellen können Sie folgende Informationen hinterlegen:

• Die Kostenstellen-Nummer
• Bezeichnung und Kurzbezeichnung der Kostenstelle
• Art (Kostenstelle oder Statistik-Kostenstelle)
• Kostenstellenbeginn und Kostenstellenende bestimmt die Gültigkeit der Kostenstelle,
• Projektkostenstelle [keine Erfassung von Soll-Werten] (aktivierbar, wenn Gültigkeit eingetragen wurde)

Verrechnungspreise

Verrechnungspreise dienen, unabhängig von der Fibu, der separaten Leistungserfassung, die innerhalb der „Kost-Buchungsliste“ durchgeführt werden kann; z.B. wird im Zusammenhang mit einer Menge der Betrag automatisch durch Menge * Preis ermittelt, Bsp. Stundenzettelerfassung.

Hier ist es des Weiteren über Bearbeiten möglich, eine Preishistorie für die Kostenstelle einzurichten.

Bankverbindung

Bankverbindung des Auftraggebers, die bei der Disposition herangezogen wird. Zahlungen, die diese Kostenstelle betreffen, werden immer von dem hier hinterlegten Konto bezahlt. Die gewählte Bankverbindung muss im Mandantenstammblatt hinterlegt sein. Eine Prüfung findet an dieser Stelle nicht statt.

Zusatzangaben

Bauträger-Anteil in %, max. 100% möglich, für Sachverhalte aufzuteilender Vorsteuer bei spezieller Schlüsselung von Folgebuchungen nutzbar.

Notizen

Um Notizen zu erfassen ist es notwendig eine Notizart anzulegen. Die Notizart stellt den Oberbegriff oder die Kategorie der verschiedenen Notizen dar. Innerhalb der Notizarten können die eigentlichen Notizen in Form von Texten erfasst werden. Die Notizarten stehen für alle Firmen/Kanzleien zur Verfügung.

Um zu sehen, zu welchen Kostenstellen Notizen hinterlegt sind, wird die Spalte Notiz automatisch eingeblendet, wenn zu einer Kostenstelle des aufgerufenen Kostenkreises Notizen gespeichert wurden.

Mandantenstammblatt / Kanzleistammblatt

Um mit der Kostenrechnung arbeiten zu können, muss im Mandanten-/Kanzleistammblatt die Hinterlegung der Grundangaben für die Kostenrechnung erfolgen. Im Verzeichnis ReWe, ist der Eintrag Kostenrechnung zu finden. Unter diesem Punkt können Sie die relevanten Informationen für die Kostenrechnung hinterlegen.

Hier müssen Sie Ihren Kostenrahmen und mindestens einen Kostenkreis hinterlegen. Die Neuanlage von Kostenrahmen und Kostenkreisen ist auch von dieser Stelle aus möglich. Allerdings erst, nachdem das Mandantenstammblatt mit allen relevanten Daten gespeichert wurde. Den entsprechenden Pflegedienst zur Neuanlage des Kostenartenrahmens bzw. der Kostenkreise erreichen Sie über den Auswahldialog. In der Finanzbuchhaltung können Sie ausschließlich auf die hier angegebenen Kostenkreise buchen.

Buchungen in Finanzbuchhaltung

Hier können Sie festlegen, ob Aufwands- und Ertragskonten in der Fibu für Buchungen mit Kostenstelleninformationen herangezogen werden sollen. Wie Aufwands- und Ertragskonten für die Kostenrechnung geschlüsselt werden, wird im nächsten Abschnitt erläutert.

Die Hinterlegung der Kostenkreise kann nicht mehr geändert werden, wenn im entsprechenden Wirtschaftsjahr bereits mit Kostenstellen-Informationen gebucht wurde.

Mit Leistungsmonat

Wird der Kenner Mit Leistungsmonat gesetzt, besteht bei der Erfassung in der Fibu-Buchungsmaschine die Möglichkeit, die Kosten/Erlöse genau dem Abrechnungsmonat zuzuordnen, in dem sie tatsächlich angefallen sind. In den Auswertungen der Kostenrechnung werden sie im jeweiligen Leistungsmonat ausgewiesen, die dazugehörigen Buchungen in der Finanzbuchhaltung werden jedoch in dem Abrechnungsmonat ausgewiesen, in dem sie erfasst wurden. Der Leistungsmonat kann in den Eigenschaften der Fibu-Dokumente Journal, Konteninfoblatt und Kontenliste und den Kostenrechnungs-Dokumente Kost-Journal und Kost-Infoblatt zusätzlich angezeigt werden.

Kontenstamm/Kontenrahmen

Die GuV-Konten der Standard-Kontenrahmen 03 und 04 sind systemseitig im Register Kostenrechnung als Aufwands- bzw. Ertragskonto geschlüsselt und fließen somit in die Kostenrechnung ein. Möchten Sie den Fibu-Kontenbereich, der beim Buchen oder beim Import in die Kostenrechnung einfließt, erweitern oder eingrenzen, so können Sie z.B. im Kontenstamm bei den entsprechenden Konten die Schlüsselung Aufwand oder Ertrag vornehmen oder diese durch den Eintrag Konto nicht in Kostenrechnung ersetzen.

Kontenstamm

Soll bei der Erfassung die Kostenart nicht aus der Kontonummer abgeleitet werden, kann im Feld Kosten-/Erlösart eine Vorbelegung der Kostenart erfolgen. Diese Kostenart muss jedoch im Kostenartenrahmen existieren. Während der Erfassung in der Buchungsmaschine kann die Kostenart nicht geändert werden, sofern im Kontenstamm deaktiviert ist (=Standardeinstellung).

Ebenfalls können für die entsprechenden Kostenkreise bestimmte Kostenstellen fest hinterlegt werden, die bei der Buchungserfassung als Vorschlagswerte angeboten werden und hier, sofern gewünscht, überschrieben werden können.

Über den Auswahldialog können Sie aus den bereits angelegten Daten auswählen. Nicht vorhandene Kostenstellen können direkt aus dem Kontenstamm angelegt werden. Wenn Sie automatische Buchungen mit Kostenstellen ausführen möchten, kann es eventuell notwendig sein die Kostenstellen im Kontenstamm vorzubelegen. Sind die Kostenstellen im Kontenstamm vorbelegt, werden diese bei der Buchungserfassung automatisch herangezogen, sofern während der Buchungserfassung keine abweichende Kostenstelle angegeben wird. Eine während der Erfassung abgeänderte Kostenstelle hat also Vorrang vor der im Kontenstamm hinterlegten Kostenstelle.