Arbeitsbereich Rechteverwaltung

Die Anzeige der Daten im Arbeitsbereich ist unterschiedlich, je nachdem ob Sie in den

Dokumenteigenschaften den Anzeigemodus Explizit oder Hierarchisch gewählt haben. Einige

Funktionen aus dem Menüband können Sie auch über das Kontextmenü aufrufen.

Arbeitsbereich Anzeigemodus Explizit

Im Arbeitsbereich werden die Berechtigungen aller Benutzer und Benutzergruppen angezeigt, die in der Datenbank gespeichert sind. Sie können den Datenbestand des Dokuments nach einem oder mehreren Kriterien gruppieren. Bei einer Gruppierung, werden die vorhandenen Daten unter dem gewählten Gruppierungselement zusammen gefasst. Als Gruppierungselement stehen alle vorhandenen Spalten zur Verfügung. Ziehen Sie den Spaltenkopf mit gehaltener linker Maustaste in den Gruppierungsbereich Beachten Sie, dass bei der Gruppierung per Drag and Drop die Spalte aus der Tabellenansicht entfernt wird und nur noch als Gruppierungselement vorhanden ist.

Arbeitsbereich Anzeigemodus Hierarchisch

Im Anzeigebereich am oberen Rand wird der aktuelle Benutzer bzw. die Benutzergruppe angezeigt. Beachten Sie, dass die hierarchische Anzeige immer die Berechtigungen für den

Benutzer bzw. Benutzergruppe anzeigt, die Sie in den Dokumenteigenschaften eingestellt haben.

Alle Rechteeinstellungen beziehen sich ausschließlich auf diesen Benutzer bzw. Benutzergruppe.

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Alle Schutzfähigen Elemente werden in einer Baumstruktur dargestellt. Die Elemente sind in

Rechtebereiche aufgeteilt . Einige Elemente tauchen mehrfach auf, z. B. die Sachgebiete mit den zugehörigen Dokumenten. Damit können Sie Rechte für ein Dokument in einer bestimmten Firma oder einer Firmengruppe bzw. in allen Ordnerstrukturen vergeben.

Anzeigemodus Hierarchisch: Prüfbereich für effektive Berechtigungen

Mit den Eingabefeldern im Bereich Berechtigungen anzeigen für -> Prüfbereich für effektive Berechtigungen können Sie steuern, für welchen Bereich die geltenden Berechtigungen

berechnet werden. Wenn Sie beispielsweise sehen wollen, was der gewählte Benutzer mit dem

Konto mit der Nummer 4750 machen darf, geben Sie 4750 als Anfangsnummer und als

Endnummer für den Prüfbereich ein.

Wenn Sie einen Prüfbereich einstellen der mehrere Nummern umfasst, werden als Effektive Berechtigungen nur die angezeigt, die für den ganzen Nummernbereich gelten. Wenn Sie keinenWert für Anfangsnummer oder Endnummer angeben, betrachtet das Programm den Start als minus unendlich bzw. das Ende als plus unendlich. In diesem Fall gilt der gesamte Bereich als

verweigert, wenn die Berechtigung auf eine Nummer innerhalb des Bereichs verweigert ist.

Anzeigemodus Hierarchisch: Bereich Filter

Mit dem Filter im Bereich Berechtigungen anzeigen für können Sie den Datenbestand nach

mehreren Kriterien eingrenzen. Die Einstellung Und oder Oder ändern Sie mit Klick auf die

Schaltfläche. Die Kombinationsmöglichkeiten sind unbegrenzt.

Beispiele für Filtereinstellungen in der Rechteverwaltung


	Beispiel: Wenn Sie nur Dokumente innerhalb der Zentralen Stammdaten sehen wollen, die im Namen das Wort Kostenstelle enthalten, erreichen Sie das durch folgenden Filter:


	Beispiel: Wenn Sie für einen Benutzer oder eine Benutzergruppe nur die Einträge selektieren wollen, bei denen explizit für diesen Benutzer oder die Benutzergruppe eine Hinterlegung erfolgt ist, stellen Sie den Filter wie folgt ein:

Anzeigemodus Hierarchisch: Spalten Effektive Berechtigungen, Eigene Berechtigungen und Geerbte Berechtigungen

Die Berechtigungen für das jeweilige Element werden in drei Spalten angezeigt:

Effektive Berechtigungen: In dieser Spalte steht was der Benutzer bzw. Benutzergruppe

: tatsächlich darf. Wenn Sie z. B. wissen wollen, ob der Benutzer das Dokument Buchungsliste in der Firma Musterfirma löschen darf, navigieren Sie im Baum zu -> Alles -> Firmen -> : 999 – Musterfirma -> Sachgebiete -> Finanzbuchhaltung -> Buchungsliste und schauen : nach, ob hier die Berechtigung Löschen aufgelistet ist.


	Hinweis: Vollzugriff beinhaltet alle Berechtigungen, also auch Löschen.

Eigene Berechtigungen: Dies sind die Berechtigungen die für dieses Schutzfähige Element und den eingestellten Benutzer bzw. Benutzergruppe direkt/explizit vergeben wurden.
Geerbte Berechtigungen: Diese Berechtigungen wirken sich auf das aktuelle Schutzfähige Element aus, sind aber im logisch übergeordneten Schutzfähigen Element definiert.


	Beispiel für geerbte Berechtigungen: Das Sachgebiet vererbt seine Rechte an die dazugehörenden Dokumente. Eine Benutzergruppe vererbt ihre Rechte an die dazugehörenden den Benutzer.

Im Feld Benutzer/Benutzergruppe in den Dokumenteigenschaften wählen Sie, für welchen

Benutzer oder welche Benutzergruppe die Berechtigungen angezeigt werden. Wenn die Auswahl verändert wird, werden die drei Spalten Effektive Berechtigungen, Eigene Berechtigungen und Geerbte Berechtigungen neu berechnet. Dies geschieht im Hintergrund, Sie können das Programm weiter bedienen.

Anzeigemodus Hierarchisch: Rechte bearbeiten

Benutzerrechte pflegen und erfassen Sie im Dialogfenster Berechtigungen editieren. Beachten

Sie, dass in den Dokumenteigenschaften der Anzeigemodus Hierarchisch eingestellt sein muss.

Achten Sie darauf, dass Sie für die Bearbeitung den richtigen Benutzer bzw. die Benutzergruppe

gewählt haben.

Datenbestand ausgeben

Sie können den Datenbestand des Dokuments in verschiedenen Formaten ausgeben. Die

ausgegebene Datei wird rechts im Multifunktionsbereich Register Aktivitätsanzeige angezeigt. Im

Untermenü stehen verschiedene Möglichkeiten für die Ausgabe der Daten zur Verfügung:

Excel-Export: Die Daten werden im Excel-Format exportiert. Zum Exportieren müssen die

: Daten als XLS-Datei gespeichert werden. Anschließend können Sie die Datei mit Excel : öffnen.
HTML-Export: Die Daten werden im HTML-Format exportiert. Zum Exportieren müssen die

: Daten als HTML-Datei gespeichert werden. Anschließend können Sie die Datei mit dem : Standardbrowser öffnen.
CSV-Export: Die Daten werden im CSV-Format exportiert. Zum Exportieren müssen die

: Daten als CSV-Datei gespeichert werden, die Daten der einzelnen Spalten werden durch : Semikolon getrennt. Die Datei können Sie mit jedem beliebigen Texteditor oder mit Excel : öffnen.
Text-Export: Die Daten werden im Text-Format exportiert. Die Datei können Sie mit jedem

: beliebigen Texteditor öffnen.