Arbeitsbereich Kunden-/Lieferantenstamm

Arbeitsbereich Kunden-/Lieferantenstamm

Der Arbeitsbereich besteht aus einer Filterzeile und der Tabelle mit den aufbereiteten Daten. Das Kontextmenü bietet in der Regel die gleichen Funktionen wie das Menü. Beachten Sie, dass sich der Inhalt des Kontextmenüs unterscheidet, je nachdem, ob Sie es auf der Spaltenbezeichnung oder in der Tabelle öffnen. Über das Kontextmenü der Tabelle können Sie zusätzlich über den Eintrag Filter den Zelleninhalt in die Filterzeile übernehmen bzw. die Filtereingaben entfernen. Über den Eintrag Ausrichtung können Sie festlegen, ob der Text der aktuellen Spalte linksbündig, zentriert oder rechtsbündig ausgerichtet wird.

Dialog Abgleich Kunden-/Lieferanten- bzw. Kontenstamm

Im Dialogfenster Abgleich Kundenstamm bzw. Lieferantenstamm oder Kontenstamm können Sie die Kunden und Lieferanten mit dem Kontenstamm abgleichen und neue Konten bzw. Kunden und Lieferanten anlegen. Abhängig vom Dokument, aus dem der Abgleich gestartet wird, werden die Konten unverändert aus dem jeweils anderen Dokument übernommen. Die Dialogfenster sind weitgehend identisch und werden gemeinsam beschrieben.

Dialog Abgleich

Aus dem Dokument Kunden-, Lieferanten bzw. Kontenstamm

• Symbol Abgleichen
• Menüposition Bearbeiten / Abgleich Kundenstamm (bzw. Lieferanten-/Kontenstamm)

Symbole

Die Einstellungen für die Abgleichsart werden für die nächste Verwendung gespeichert.

Register Manueller Abgleich

• Kundenstamm bzw. Lieferantenstamm

Mit der Option Abgleich der markierten Kunden bzw. Lieferanten mit den Daten aus dem Kontenstamm werden die Daten der markierten Datensätze aus dem Kontenstamm für das gewählte Wirtschaftsjahrs übernommen.

• Kontenstamm:

Mit der Option Abgleich der markierten Konten mit den Daten aus dem Kunden- bzw. Lieferantenstamm werden die Daten der markierten Datensätze aus dem Kunden- und Lieferantenstamm für die gewählten Wirtschaftsjahre übernommen.

Beachten Sie, dass die Auswahl für mehrere Wirtschaftsjahre nur möglich ist, wenn Sie das Dialogfenster aus dem Dokument Kontenstamm geöffnet haben.

Wenn Sie alle Konten, Kunden oder Lieferanten eines Wirtschaftsjahrs abgleichen wollen, können Sie mit der Tastenkombination Strg+A alle Datensätze in einem Schritt markieren. Mehrere Einträge, die nicht untereinander stehen, wählen Sie mit gedrückter Strg-Taste.

Mit der Option Übernahme aller neuen Stammkonten oder Kunden bzw. Lieferanten werden die Datensätze neu angelegt, die noch nicht vorhanden sind. Bei der Neuanlage werden die gemeinsamen Felder übernommen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche OK um die aktuellen Einstellungen für den Abgleich zu speichern.

Starten Sie den manuellen Abgleich mit Klick auf die Schaltfläche Manueller Abgleich starten.

Register Automatischer Abgleich (nur Kunden- und Lieferantenstamm)

Mit dem automatischen Abgleich werden die gemeinsamen Felder der Datensätze sofort abgeglichen, wenn sie geändert werden. Der automatische Abgleich erfolgt in beide Richtungen. Bei Änderungen im Kunden oder Lieferanten wird das Stammkonto aktualisiert und bei Änderungen im Stammkonto wird der Kunde oder Lieferant aktualisiert. Die Neuanlage von fehlenden Datensätzen ist beim automatischen Abgleich nicht möglich.

Wählen Sie im Bereich Verfügbare Felder, für welche gemeinsamen Felder der automatische Abgleich durchgeführt werden soll.

Wenn Sie den automatischen Abgleich aktivieren, werden die gewählten Felder der Datensätze sowohl bei manuellen Änderungen in den Stammdaten als auch beim Import von Kunden, Lieferanten oder Stammkonten abgeglichen.

Im Bereich Verfügbare Wirtschaftsjahre können Sie ein bestimmtes Wirtschaftsjahr auswählen oder die Option immer aktuelles Wirtschaftsjahr verwenden aktivieren. Beachten Sie, dass das aktuelle Wirtschaftsjahr anhand des Systemdatums Ihres Computers ermittelt wird.

Wenn eine Firma den Kundenstamm einer anderen Firma nutzt, erfolgt der automatische Abgleich nur in der Firma, in der der automatische Abgleich aktiviert ist. In anderen Firmen, die auf diesen Kundenstamm verweisen, können Sie die Daten zwischen Kunden-bzw. Lieferantenstamm und Kontenstamm nachträglich über den manuellen Abgleich anpassen.

Beim Saldenvortrag (mit Konten) wird kein automatischer Abgleich durchgeführt. Führen Sie vor dem Saldenvortrag einen manuellen Abgleich durch.

Dialog Bankkonto

Im Dialog Bankkonto werden die erforderlichen Bankdaten für Kunden, Lieferanten oder die Firma erfasst Die einzelnen Felder sind weitgehend identisch und werden hier gemeinsam beschrieben. Auf die Unterschiede wird im Text hingewiesen. Einige Register und Optionen sind nur verfügbar, wenn Sie den Dialog aus dem Mandantenstammblatt öffnen.

Hinweis: Für die Anlage eines Bankkontos muss zwingend die entsprechende Bank vorhanden sein. Deutsche Banken werden über die Stammdaten automatisch bereitgestellt. Banken legen Sie wahlweise im Dokument Banken oder im Dialog Bank an.

Dialog Bankkonto öffnen

Aus diversen Dokumenten im Register Bank

• Schaltfläche Neu
• Schaltfläche Bearbeiten für einen markierten Eintrag

IBAN Die IBAN ist eine international standardisierte Kontonummer, bestehend aus dem ISO-Ländercode (zweistellig), einer Prüfziffer (zweistellig), dem nationalen Bank-Code (in Deutschland die Bankleitzahl) und der Kontonummer. Die Länge der IBAN ist je nach Land unterschiedlich (max. 34 alphanumerische Zeichen), aber innerhalb eines Landes einheitlich.

Hinweis: Wenn Sie die Angaben in den Feldern Bank und Kontonummer eintragen, wird die IBAN automatisch berechnet, wenn Sie auf die Schaltfläche Auswahl neben dem Feld IBAN klicken.

Die eingegebene IBAN wird auf ihre Gültigkeit überprüft. Bei Eingabe einer gültigen deutschen IBAN werden die Informationen Bank, Kontonummer und BIC automatisch eingetragen.

Bei einer ungültigen IBAN wird vor dem Eingabefeld eine Warnung angezeigt. Wenn Sie den Mauszeiger auf das Symbol bewegen, wird ein entsprechender Hinweistext angezeigt.

Wenn eine gültige IBAN von der Prüfungsroutine als falsch gekennzeichnet wird, können Sie die Bankverbindung dennoch speichern.

Wichtig ist, dass Sie uns die IBAN mitteilen, die von der Prüfroutine als „falsch“ ermittelt wurde. Senden Sie bitte eine E-Mail an den Support, informieren Sie den Support per Telefon oder über das ADDISON Portal Plus.

Bank Geben Sie die Werte direkt in das Eingabefeld ein oder wählen Sie über die Schaltfläche Auswahl einen Eintrag aus dem Auswahlfenster.

Hinweis: Wenn Sie das Zugriffsrecht auf das Dokument Banken haben, können Sie in diesem Auswahlfenster auch Banken anlegen, bearbeiten und löschen.

Kontonummer Die Eingabe einer Kontonummer ist nicht zwingend erforderlich, sofern eine gültige IBAN erfasst wird.

BIC Der BIC (Bank Identifier Code) aus dem Bankenstamm wird informativ angezeigt.

Register Grundangaben

Abweichender Kontoinhaber Falls erforderlich können Sie einen vom Objekt abweichenden Kontoinhaber angeben. Der Empfänger einer Zahlung wird in der Regel aus dem Kontext ermittelt.

Beispiel Gewerbesteuer: Aus der Gemeindeart und der Bezeichnung ergibt sich die Empfängerbezeichnung, z. B. Stadt Aachen.

Einige Banken erwarten allerdings konkretere Angaben, die nicht automatisch erzeugt werden können.

Das Feld Abweichender Kontoinhaber dient auch dazu, Angaben zum Empfänger zu hinterlegen, z.B. Steuerkasse Stadt Aachen.

Die Eintragungen unter Abweichender Kontoinhaber werden u.a. beim Diskettenclearing mit ausgegeben.

Ansprechpartner Sie können einen Ansprechpartner für dieses Konto bei der Bank auswählen. Die Telefonnummer wird automatisch eingetragen, wenn sie im Dokument Banken erfasst wurde.

Bei Auswahl des Eintrags wird die Telefonnummer der Bank eingesteuert.

Bevorzugtes Bankkonto Markieren Sie die Option Bevorzugtes Bankkonto für das bevorzugte Bankkonto, wenn mehrere Bankkonten erfasst werden. Das bevorzugte Bankkonto wird bei der Disposition innerhalb des Zahlungsverkehrs automatisch als erstes Konto vorgeschlagen.

Register Konten (Mandantenstammblatt)

Bankkonto Hier hinterlegen Sie das Finanzbuchhaltung-Konto der entsprechenden Bank. In den Dokumenten des Zahlungsverkehrs wird der aktuelle Banksaldo angezeigt.

Verrechnungskonten Geben Sie hier die betreffenden Verrechnungskonten für die einzelnen Zahlungsarten ein. Die Eingabe ist zwingend, damit die über den Zahlungsverkehr disponierten Posten in der Finanzbuchhaltung verbucht werden können. Beachten Sie, dass die hier hinterlegten Konten im Kontenstamm als Bankkonten geschlüsselt werden. Andernfalls ist das Buchen von Skonto-Beträgen über den Zahlungsverkehr nicht möglich.

Register Zahlungsverkehr (Mandantenstammblatt)

Kreditlimit Geben Sie hier das für das Konto geltende Kreditlimit ein. Dieses bestimmt innerhalb des Zahlungsverkehrs, bis zu welchem Betrag die Zahlungsausgänge disponiert werden sollen.

Letzte Avisnummer / Schecknummer Hier kann die letzte Schecknummer bzw. Avis- / Pre-Notification Nr. manuell vorgegeben werden. Sie wird danach automatisch beim Ausdruck des Avis oder Schecks gepflegt.

Währung der Kontoführung Hinterlegen Sie hier, in welcher Währung das Bankkonto geführt werden soll. Diese Währung bezieht sich auch auf das hinterlegte Kreditlimit.

Register SEPA-Daten (Mandantenstammblatt)

Vorlauffrist in Tagen Hinterlegen Sie hier, welche Vorlauffristen für den jeweiligen Zahlungsrhythmus bei der Ausgabe von Zahlungsdateien berücksichtigt werden müssen. Die unterschiedlichen Vorlauffristen erfragen Sie bitte bei Ihren Banken.

Cut-Off-Zeit Mit der Cut-Off-Zeit legen Sie fest, bis zu welcher Uhrzeit die Zahlungsdateien bei Ihrer Bank verarbeitet werden können. Im Vorfeld halten Sie bitte Rücksprache mit Ihrer Bank, da die Cut-Off-Zeiten pro Bank unterschiedlich seien können.

Dieser Zeitpunkt wird bei der Ausgabe einer Zahlungsdatei überprüft. Wird bei der Ausgabe diese Zeit überschritten wird die Datei erst am nächsten Tag von der Bank verarbeitet.

Register Service-RZ (Mandantenstammblatt)

Hinterlegen Sie hier, ob Sie am beleglosen Datenaustausch über das Service-Rechenzentrum teilnehmen möchten. Danach geben Sie ein, ob Sie Zahlungsaufträge übermitteln und/oder Kontoauszugsdaten aus dem SRZ abrufen möchten, indem Sie jeweils die Option "beantragt" auswählen. Für Rückfragen aus dem SRZ erfassen Sie zusätzlich einen Ansprechpartner beim Mandanten und in der Kanzlei. Wenn Sie diese Daten eingegeben haben, wird automatisch im Hintergrund ein Sendeauftrag mit diesen Antragsdaten für die Übermittlung an das SRZ bereitgestellt.

Register ADDISON Direkt (Mandantenstammblatt nur tse:nit / cs:Plus)

Im Register ADDISON Direkt wird Ihnen angezeigt, ob die Freischaltung der Bankverbindung im Portal erfolgt ist.

Dialog Bank

Bankdaten pflegen und erfassen Sie im Dialogfenster.

Hinweis: Im Dokument Banken pflegen und erfassen Sie Banken in der Feldansicht des Dokuments.

Die Einträge des gewählten Registers werden mit den aktuellen Werten angezeigt. Abhängig von den jeweiligen Feldern können Sie im Eingabefeld entweder einen individuellen Wert eingeben oder über die Schaltfläche Auswahl eine Auswahlliste öffnen und einen Eintrag wählen.

Dialog Bank öffnen

Aus dem Auswahlfenster Auswahl einer Bank (z. B. Schaltfläche Auswahl neben dem Feld Bank im Dialog Bankkonto)

• Symbol Neu
• Kontextmenü -> Eintrag Neu
• Symbol Bearbeiten für markierte Bank
• Bank markieren -> Kontextmenü -> Eintrag Öffnen
• Bank markieren -> Entertaste drücken
• Doppelklick auf Bank

Symbole

Die Änderungen werden gespeichert.

Besonderheiten für die Verarbeitung einer ausländischen Bank

Für die Verarbeitung der ausländischen Bank im Zahlungsverkehr sind bestimmte Angaben einzugeben bzw. müssen vorhanden sein

• Variante 1: Bezeichnung, BIC, Land
• Variante 2: Bezeichnung, Straße, PLZ, Ort Land

Bei einer ausländischen Bank ist die Eingabe einer Bankleitzahl (Bank Code o. ä.) nicht zwingend erforderlich. Die Anlage einer Bank ist, wie in obigen Beispielen, auf zwei Wegen möglich. Der Optimalfall ist allerdings, dass alle relevanten Informationen, d. h. BIC, Anschrift und Länderkenner hinterlegt werden.

Register Allgemeines

Allgemeine Angaben zur Bank In diesem Register werden die allgemeinen Daten der Bank wie die Bankleitzahl, den BIC, die Bezeichnung und die Kennzeichnung als Hauptstelle hinterlegt. BLZ und Bezeichnung sind dabei Pflichtfelder und müssen zwingend einen Eintrag haben.
BIC Bei einer ungültigen BIC wird vor dem Eingabefeld eine Warnung angezeigt. Wenn Sie den Mauszeiger auf das Symbol bewegen, wird ein entsprechender Hinweistext angezeigt.

Falls der Fall auftreten sollte, dass ein gültiger BIC von der Prüfungsroutine als falsch gekennzeichnet wird, gehen Sie wie folgt vor:

• Bewegen Sie den Mauszeiger auf den Warnhinweis.
• Schalten Sie die Prüfung über das Kontextmenü (rechte Maustaste) aus.
• Wichtig ist, dass Sie uns in jedem Fall den BIC mitteilen, der von der Prüfroutine als „falsch“ ermittelt wurde. Senden Sie bitte eine E-Mail an [email protected] oder informieren Sie den Support telefonisch.

Anrede In diesem Bereich geben Sie die Daten für die Adress- und Briefanrede ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche Auswahl neben dem Feld Anredeschlüssel -> die verfügbaren Anredeformen werden im Dialogfenster Anredeschlüssel angezeigt -> wählen Sie den gewünschten Anredeschlüssel -> die hinterlegte Briefanrede wird automatisch eingetragen -> die vorgegebenen Einträge können geändert werden, geben Sie alternativ die gewünschte Anrede direkt in die Felder ein.

Register Anschrift

Anschriftsdaten der Bank In diesem Register hinterlegen Sie die notwendigen Adressangaben zur Haus- und/oder Postanschrift der gewählten Bank.

Register Kommunikation

Kommunikationsdaten der Bank In diesem Bereich sind alle Möglichkeiten der Verbindungsaufnahme aufgelistet, also Telefon- und Telefaxnummer, E-Mail-Adresse usw.

Hinweis: Abhängig davon, aus welchem Dokument Sie das Register öffnen, gibt es geringfügige Unterschiede. Die Funktionsweise ist jedoch vergleichbar.

Wenn Sie auf einen Eintrag in der Spalte Art klicken, wird aus dem Feld eine Auswahlliste, in der Sie einen anderen Kommunikationstyp für dieses Feld wählen können.

Die Spalte HN kennzeichnet die Hauptnummer, wenn mehrere Kommunikationsmittel eines Typs vorhanden sind. Pro Kommunikationsart können Sie nur eine Hauptnummer festgelegen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu um einen neuen Eintrag zu erfassen.

Markieren Sie einen Eintrag und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten um die Daten zu ändern.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen um den markierten Eintrag ohne weitere Abfrage aus der Liste zu entfernen. Endgültig gelöscht wird das Kommunikationsmittel jedoch erst beim Speichern des Stammblattes.

Register Ansprechpartner

Ansprechpartner der Bank In diesem Bereich sind alle Ansprechpartner aufgelistet.

In der Spalte S ist der Standardansprechpartner gekennzeichnet. Beim Aufbereiten der Adresse werden die Daten des gekennzeichneten Ansprechpartners verwendet. Soll kein Ansprechpartner in die Adresse eingesteuert werden, entfernen Sie das Häkchen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu um einen neuen Eintrag zu erfassen.

Markieren Sie einen Eintrag und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten um die Daten zu ändern.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen um den markierten Eintrag ohne weitere Abfrage aus der Liste zu entfernen. Endgültig gelöscht wird der Ansprechpartner jedoch erst beim Speichern des Stammblattes.

Dialog Kunde bzw. Lieferant

Kunden und Lieferanten (Personenkonten) pflegen und erfassen Sie im Dialogfenster Kunden bzw. Lieferanten. Die beiden Dialogfenster sind weitgehend identisch und werden gemeinsam beschrieben.

Dialog Kunde bzw. Lieferant öffnen

Aus dem Dokument Kundenstamm und Lieferantenstamm:

• Symbol Neu
• Kontextmenü -> Neu
• Eintrag markieren -> Symbol Öffnen
• Eintrag markieren -> Kontextmenü -> Öffnen
• Eintrag markieren -> Entertaste drücken
• Doppelklick auf Eintrag

Symbole

	Ein neuer Datensatz wird angelegt.Bei Neuanlage wird automatisch die nächste freie Nummer vorgeschlagen, die Sie überschreiben können.
		Die Änderungen werden gespeichert.
		Die aktuelle Ansicht wird gedruckt.
		Die Seitenansicht wird geöffnet.
		Nach Bestätigung einer Sicherheitsabfrage wird der aktuelle Datensatz gelöscht.
		Mit den Pfeilen wechseln Sie zum ersten bzw. letzten Datensatz oder zum vorherigen bzw. nächsten Datensatz. Sie können den Eintrag direkt im Eingabefeld erfassen und mit Enter bestätigen.

Register Grundangaben

Fremdwährung: Geben Sie im Feld Fremdwährung ein, in welcher Währung der Kunde oder Lieferant gebucht werden soll. Wenn Sie das Personenkonto mit mehreren Währungen bebuchen wollen, wählen Sie den Eintrag alle Währungen. Bei Personenkonten, die nur in Euro bebucht werden, wählen Sie den Eintrag ohne Devisenwährung. Das Feld steht nur zur Verfügung, wenn Sie die Devisenbuchhaltung lizenziert haben.

Sammelkonto: Für jedes Personenkonto können Sie ein individuelles Sammelkonto angeben. Dieses Konto muss im Kontenrahmen als Sammelkonto geschlüsselt sein. Wenn Sie bereits auf das Personenkonto gebucht haben, muss ein Abgleich zwischen dem Kontenstamm und Kunden- oder Lieferantenstamm erfolgen.

USt-IdNr.: Sie können eine ausländische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mit Klick auf das Symbol neben dem Feld USt-IdNr. auf Gültigkeit prüfen. Die Abfrage ist nur möglich, wenn im Mandantenstammblatt Register Steuern ihre eigene USt-ID hinterlegt ist.

Mahnstammdaten (nur Lieferantenstamm): Im Feld Mahnstammdaten wählen Sie den gewünschten Mahnstammsatz aus dem Dokument Mahnbedingungen/Textgruppen. Das ist erforderlich, wenn Sie Kontenauszüge, Saldenbestätigungen oder Zahlungsavis verschicken wollen.

Kontoauszüge per E-Mail versenden (nur Lieferantenstamm): Wenn Sie die Option Kontoauszüge per E-Mail versenden aktivieren, muss eine gültige E-Mail Adresse im Register Kommunikation eingetragen sein.

Kreditlimit (nur Kundenstamm): Im Dialogfenster Kunden können Sie ein Kreditlimit für den Kunden eintragen. 0,00 bedeutet, dass kein Kreditlimit hinterlegt ist. Das Kreditlimit wird bei der Buchungserfassung und in diversen Dokumenten angezeigt.

Bemerkungen: Eintragungen im Feld Bemerkungen werden nur im Kundenstamm bzw. Lieferantenstamm angezeigt.

Register Anschrift

In diesem Bereich hinterlegen Sie die Adressangaben für die verschiedenen Adressarten.

Register Kommunikation

Oberer Bereich In diesem Bereich sind alle Möglichkeiten der Verbindungsaufnahme aufgelistet, also Telefon- und Telefaxnummer, E-Mail-Adresse usw.

Hinweis: Abhängig davon, aus welchem Dokument Sie das Register öffnen, gibt es geringfügige Unterschiede. Die Funktionsweise ist jedoch vergleichbar.

Wenn Sie auf einen Eintrag in der Spalte Art klicken, wird aus dem Feld eine Auswahlliste, in der Sie einen anderen Kommunikationstyp für dieses Feld wählen können.

Die Spalte HN kennzeichnet die Hauptnummer, wenn mehrere Kommunikationsmittel eines Typs vorhanden sind. Pro Kommunikationsart können Sie nur eine Hauptnummer festgelegen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu um einen neuen Eintrag zu erfassen.

Markieren Sie einen Eintrag und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten um die Daten zu ändern.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen um den markierten Eintrag ohne weitere Abfrage aus der Liste zu entfernen. Endgültig gelöscht wird das Kommunikationsmittel jedoch erst beim Speichern des Stammblattes.

Unterer Bereich In diesem Bereich sind alle Ansprechpartner aufgelistet.

In der Spalte S ist der Standardansprechpartner gekennzeichnet. Beim Aufbereiten der Adresse werden die Daten des gekennzeichneten Ansprechpartners verwendet. Soll kein Ansprechpartner in die Adresse eingesteuert werden, entfernen Sie das Häkchen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu um einen neuen Eintrag zu erfassen.

Markieren Sie einen Eintrag und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten um die Daten zu ändern.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen um den markierten Eintrag ohne weitere Abfrage aus der Liste zu entfernen. Endgültig gelöscht wird der Ansprechpartner jedoch erst beim Speichern des Stammblattes.

Register Bank

Oberer Bereich In diesem Bereich sind alle Bankverbindungen aufgelistet. Markieren Sie in der Spalte B die bevorzugte Bankverbindung.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu um einen neuen Eintrag zu erfassen.

Markieren Sie einen Eintrag und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten um die Daten zu ändern.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen um den markierten Eintrag ohne weitere Abfrage aus der Liste zu entfernen. Endgültig gelöscht wird die Bankverbindung erst beim Speichern des Stammblatts. SEPA-Mandate, die zur Bankverbindung vorhanden sind, werden ebenfalls entfernt (nur Kunden- bzw. Lieferantenstamm).

Unterer Bereich Im unteren Bereich werden alle SEPA-Mandate der markierten Bank angezeigt. Jeder Bankverbindung kann ein oder mehrere SEPA-Mandate zugeordnet werden. Markieren Sie in der Spalte B das Hauptmandat für diese Bankverbindung. Bei mehreren Mandaten müssen Sie zwingend eines als Hauptmandat kennzeichnen. In der Spalte D wird angezeigt, ob das Mandat als Nicht verwenden gekennzeichnet und damit deaktiviert ist.

Markieren Sie im oberen Dialog die gewünschte Bank. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu um einen neuen Eintrag zu erfassen.

Markieren Sie einen Eintrag und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten um die Daten zu ändern.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen um den markierten Eintrag ohne weitere Abfrage aus der Liste zu entfernen.

Register Zahlungskondition

In diesem Register hinterlegen Sie die Zahlungskonditionen des Kunden oder Lieferanten. Wählen Sie in der Liste eine vorhandene Zahlungskondition. Die Informationen werden im Bereich Aktuelle Zahlungskondition angezeigt. Standardmäßig wird die Hauptkondition vorgeschlagen.

Mit Klick auf die Schaltfläche Neu können Sie eine neue Zahlungskondition anlegen. Mit Klick auf die Schaltfläche Ändern können Sie die gewählte Zahlungskondition ändern.

Die verschiedenen Zahlungskonditionen werden im Dokument Zahlungskonditionen in den Zentralen Stammdaten angezeigt und im Dialogfenster Zahlungskondition angelegt und bearbeitet.

Register Zahlungsverkehr

• Option Kunde bzw. Lieferant ohne Zahlungsverkehr: Der Kunde oder Lieferant wird im Zahlungsverkehr nicht berücksichtigt. Zahlung oder Einzug von Rechnungen sind beim Zahllauf sind nicht möglich. Sämtliche Optionen dieses Registers stehen nicht mehr zur Verfügung.
• Option Mit Auszahlung/Mit Einzug von Gutschriften: Wenn in einem Personenkonto höhere Gutschriftsbeträge als Rechnungen verbucht sind, können Sie den überstehenden Betrag über den Zahllauf bezahlen bzw. einziehen.
• Option Vorübergehend für den Zahlungsverkehr sperren: Der Kunde oder Lieferant wird nicht im Zahllauf berücksichtigt. In das Textfeld rechts können Sie einen Grund der Sperrung eingeben. In den Feldern Gesperrt ab und Gesperrt bis können Sie optional jeweils ein Datum eintragen, das dann in der Disposition verwendet wird.

Wählen Sie im Feld Zahlungsart, wie die Rechnungen bei der automatischen Disposition der Posten dieses Kunden oder Lieferanten disponiert werden sollen.

Tragen Sie im Feld Zahlung über Kunde bzw. Lieferant einen Kunden oder Lieferanten ein, wenn für den Zahllauf die Bankverbindung eines anderen Personenkontos verwendet werden soll.

Im Bereich SEPA-Lastschrift hinterlegen Sie die Angaben für die Pre-Notification. Wenn Sie in der Auswahlliste einen Eintrag für die Erstellung wählen, wird das Feld mit Frist in Tagen vor dem Ausführungsdatum aktiv. Hinterlegen Sie hier den Wert, den Sie mit Ihrem Kunden für die Pre-Notification vereinbart haben. Wenn Sie mit Pre-Notifications arbeiten wollen, müssen Sie im Dokument Mahnbedingungen/Textgruppen zwingend den Typ Pre-Notification im Mahnstammsatz anlegen.

Sie können die Pre-Notification per E-Mail oder auf dem Postweg versenden. Beachten Sie ggf. die Postlaufzeiten. Für den E-Mail-Versand können Sie für die Pre-Notification eine eigene E-Mail-Adresse hinterlegen.

Im Bereich DTAZV hinterlegen Sie die Standardwerte für Entgeltregelung, Ausführungsart und Weisungsschlüssel für DTAZV-Zahlungen. Diese Zahlungseinstellungen sind vertragliche Bestandteile mit ihrem Geschäftspartner.

Register Verwendungszweck

In diesem Register hinterlegen Sie die Angaben zum Zahlungsavis. Wählen Sie, ob ein Zahlungsavis erstellt und wie es ausgegeben werden soll. Wenn Sie für den Kunden oder Lieferanten eine Pre-Notification erstellen, können Sie die Option Zusätzliche Ausgabe Zahlungsavis bei Erstellung Pre-Notification unterdrücken aktivieren. Beide beinhalten in der Regel dieselben Daten.

Wenn Sie die Option ohne Zahlungsavis wählen, wird kein Zahlungsavis ausgegeben. Ist der Platz im Verwendungszweck des Zahlungsträgers nicht ausreichend, wird automatisch ein weiterer Zahlungsträger ausgegeben.

Sie können das Zahlungsavis per E-Mail oder auf dem Postweg versenden. Beachten Sie ggf. die Postlaufzeiten. Für den E-Mail-Versand können Sie für das Zahlungsavis eine eigene E-Mail-Adresse hinterlegen.

Im Bereich Verwendungszweck pro Zahlart können Sie für den Kunden oder Lieferanten individuelle Verwendungszwecke für die jeweilige Zahlart hinterlegen. Bei der Einstellung ohne Verwendungszweck wird der Standardverwendungszweck verwendet.

Die Anlage und Bearbeitung der Verwendungszwecke erfolgt im Dokument Verwendungszwecke (Sachgebiet Stammdaten Dauerakte).

Die verschiedenen Verwendungszwecke werden im Dokument Verwendungszwecke angezeigt und im Dialogfenster Verwendungszweck angelegt und bearbeitet.

Im Lieferantenstamm können Sie im Feld Unsere Kunden-Nr. beim Lieferanten diese zusätzlich hinterlegen. Die Kundennummer wird auf den Zahlungsträgern an diesen Lieferanten ausgedruckt.

Register Mahnwesen (nur Kundenstamm)

Wenn Sie die Option Kunde für das Mahnwesen sperren aktivieren, wird der Kunde beim Mahnlauf nicht gemahnt. Sämtliche Optionen dieses Registers stehen nicht mehr zur Verfügung. In das Textfeld rechts können Sie einen Grund der Sperrung eingeben. Die Begründung für die Sperrung wird beispielsweise auch in der Offene Posten Liste angezeigt.

Wählen Sie im Feld Maximale Mahnstufe welches die höchste Mahnstufe für den Kunden ist. Zusätzlich können Sie die Option Mahnungen der max. Mahnstufe immer mit ausgeben setzen. Wenn der Kunde die höchste Mahnstufe erreicht hat, werden die Offenen Posten in dieser Mahnstufe immer wieder ausgegeben. Das Datum der letzten Mahnstufe wird nicht verändert. Der Offene Posten behält das Datum, mit dem er zum ersten Mal in der entsprechenden Stufe gedruckt wird.

Hinterlegen Sie die gewünschten Mahnstammdaten für den Kunden. Mit Klick auf die Schaltfläche Neu können Sie eine neuen Mahnstammsatz anlegen. Mit Klick auf die Schaltfläche Ändern können Sie die Mahnstammdaten ändern.

Die verschiedenen Mahnstammdaten werden im Dokument Mahnbedingungen/Textgruppen angezeigt und im Dialogfenster Mahnstammdaten Pflege angelegt und bearbeitet.

Wenn Sie die Option Mahnungen/Kontoauszüge per E-Mail versenden aktivieren können Sie angeben, bis zu welcher Mahnstufe Sie den E-Mail-Versand wünschen.

Register Sonstige Adressen

Sie können dem Datensatz zusätzliche Adressen von Institutionen, wie z. B. Gerichte, IHK usw. zuordnen. Mit dieser Zuordnung können Sie mit diesen Institutionen problemlos den Schriftverkehr führen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. Das jeweilige Auswahlfenster wird geöffnet und Sie können den gewünschten Eintrag übernehmen.

Mit Klick auf die Schaltflächen Neu oder Bearbeiten öffnet sich das Dialogfenster Adresse. Sie können entweder eine neue Adresse anlegen oder die markierte Adresse bearbeiten.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorschau um die Adresse im Dialogfenster Adressvorschau anzusehen.

Der Kenner H steht für die Hauptadresse, die grundsätzlich ausgegeben wird, wenn eine Adressart mit mehreren Bezeichnungen vorhanden ist. Die mit diesem Kenner versehene Adresse können Sie über API-Variablen in Schriftverkehrsdokumente einfügen.

Der Kenner S steht für spezifische Adresse, die nur diesem Datensatz zugewiesen ist. Wenn Sie beispielsweise eine spezifische Adresse im Mandantenstammblatt anlegen, können Sie sie nur in dieser Firma zuordnen. Wenn Sie die spezifische Adresse im Kundenstamm anlegen, können Sie sie nur diesem Kunden zuordnen. Im Dokument Sonstige Adressen in den Zentralen Stammdaten ist die Adresse nicht vorhanden und kann somit auch nicht anderen Kanzleien oder Firmen zugewiesen werden.

Der Ansprechpartner wird zum Aufbereiten der Adresse verwendet. Nach dem Zuordnen einer Adresse wird der für die Adresse definierte Standardansprechpartner verwendet. Alternativ wählen Sie aus der Liste einen Ansprechpartner aus, der verwendet werden soll oder Sie wählen den Eintrag.

Register Notizen

In diesem Register werden Notizen zu Stammdaten angelegt, bearbeitet oder gelöscht.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu um einen neuen Eintrag zu erfassen.

Markieren Sie einen Eintrag und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten um die Daten zu ändern.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen um den markierten Eintrag ohne weitere Abfrage aus der Liste zu entfernen.

Register Personengruppen

Der Bereich steht nur zur Verfügung, wenn im Dokument Personengruppen mindestens eine Personengruppe angelegt ist.

Wenn Sie Personengruppen gewählt haben, werden nur die Summen für die dazugehörenden Personenkonten angezeigt und gedruckt.

Im Dokument Kundenstamm oder Lieferantenstamm können Sie den Kunden oder Lieferanten einer Personengruppe zuordnen oder die Zuordnung entfernen. Die Neuanlage und Bearbeitung von Personengruppen ist nur im Dokument Personengruppen möglich.

Dialog SEPA-Daten generieren

Sie können für alle Kunden die Daten automatisch generieren lassen, die für den SEPA-Zahlungsverkehr erforderlich sind, sofern diese Daten noch nicht vorhanden sind. Die erforderlichen Einstellungen hinterlegen Sie im Dialogfenster SEPA-Daten generieren. Für das Generieren der SEPA-Daten wird die Kombinationsmöglichkeit verwendet, die im Mandantenstammblatt hinterlegt ist.

Dialog SEPA-Daten generieren

Aus dem Dokument Kundenstamm und Lieferantenstamm:

• Symbol SEPA-Daten generieren
• Kontextmenü -> SEPA-Daten generieren (für markierte Kunden)

Hinweis: Über das Menüband werden die SEPA-Daten für alle Kunden generiert, über das Kontextmenü werden nur die markierten Datensätze berücksichtigt.

Mandant Das Feld ist nur aktiv, wenn Sie einen gemeinsamen Kundenstamm mit einer anderen Firma nutzen. Wählen Sie in der Auswahlliste, ob das SEPA-Mandat für alle oder für die aktive Firma gültig ist. Die gemeinsame Nutzung eines Kunden- oder Lieferantenstamms hinterlegen Sie im Mandantenstammblatt.

Eingabefelder für die SEPA-Mandate Hinterlegen Sie die erforderlichen Werte für das SEPA-Mandat. Beachten Sie, dass die Werte für alle gewählten Kunden hinterlegt werden.

Option SEPA-Daten überschreiben Wenn Sie die Option SEPA-Mandate überschreiben aktivieren, werden alle bestehenden SEPA-Mandate gelöscht und neu generiert. Für jede Bankverbindung wird eine Mandatsreferenz generiert. Weitere Mandatsreferenzen müssen Sie im Kundenstamm über den Dialog SEPA-Mandat einzeln generieren oder manuell eintragen.

Hinweis bei Nutzung eines gemeinsamen Kundenstamms: Beachten Sie, dass die Generierung von SEPA-Daten mit Gültigkeit Alle die Daten aller Firmen betrifft, die denselben Kundenstamm nutzen.

Eine Mandatsreferenz, die Sie bei der Buchung erfasst haben, wird nicht korrigiert. Das heißt, die Buchung bleibt, mit der nicht mehr vorhandenen Mandatsreferenz bestehen. Bei der Disposition dieser Posten wird die Mandatsreferenz verwendet, die als Hauptmandat gekennzeichnet ist. Beachten Sie, dass bestehende Mandate, die überschrieben werden mit dem Kunden neu vereinbart werden müssen.

Dialog SEPA-Mandat

Ein SEPA-Mandat ist die rechtliche Voraussetzung für den Einzug von SEPA-Lastschriften. Im SEPA-Mandat sind verschiedene Informationen zusammengefasst, die mit dem Kunden vereinbart werden. Für eine Bankverbindung können Sie mehrere SEPA-Mandate anlegen.

Die notwendigen Angaben für SEPA-Mandate können Sie auch automatisch generieren.

Hinweis: SEPA-Mandate können Sie direkt beim Erfassen einer Rechnungsbuchung für die Disposition zuordnen. Aktivieren Sie in den Dokumenteigenschaften der Buchungsliste-> Register Diverse die Option Mandatsreferenz zuordnen.

Dialog SEPA-Mandat öffnen

Register Bank z. B. im Kunden- und Lieferantenstamm -> unterer Bereich

• Schaltfläche Neu
• Schaltfläche Bearbeiten für den markierten Eintrag

Mandant/Kanzlei Das Feld ist nur aktiv, wenn Sie einen gemeinsamen Kundenstamm mit einer anderen Firma nutzen und ein neues Mandat anlegen. Wählen Sie in der Auswahlliste, ob das SEPA-Mandat für alle oder für die aktive Firma gültig ist. Die gemeinsame Nutzung eines Kunden- oder Lieferantenstamms hinterlegen Sie im Mandantenstammblatt.

Bezeichnung Für das SEPA-Mandat müssen Sie eine Bezeichnung vergeben, um bei der Nutzung von mehreren SEPA-Mandaten eine Unterscheidung zu ermöglichen.

Mandatsreferenz Die Mandatsreferenz wird zwischen den Vertragspartnern festgelegt. Diese können Sie manuell erfassen oder mit Hilfe des Symbols neben dem Eingabefeld automatisch generieren lassen. Bei der automatischen Generierung wird die Einstellung verwendet, die im Mandantenstammblatt hinterlegt ist. Folgende Sonderzeichen sind zugelassen:

• a - z
• A - Z
• 0 - 9
• ' : ? -, ( +, . ) /
• Leerzeichen (Space)

Mandat-Ausstellungsdatum Ausstellungsdatum der Mandatsvereinbarung.

Umdeutungsmandat Aufgrund einer Umdeutungslösung können seit dem 9. Juli 2012 SEPA-Basislastschriften auf der Grundlage von bestehenden Einzugsermächtigungen erstellt werden, wenn die Einzugsermächtigungen in der gesetzlich vorgeschriebenen Form schriftlich vorliegen.

Vor dem ersten SEPA-Basis-Lastschrifteinzug muss dem Schuldner im Rahmen eines Umdeutungsschreibens die Gläubiger- und die Mandats-ID schriftlich mitgeteilt und der Schuldner über den Zeitpunkt der Umstellung informiert werden.

Die SEPA-Mandate die auf Umdeutung einer existierenden Einzugsermächtigung basieren, können Sie hier kennzeichnen. Die Kennzeichnung ist nur informativ.

Für bestehende Abbuchungsaufträge muss zwingend ein neues SEPA-Firmenlastschriftmandat einholt werden. Der Schuldner muss seiner Bank zusätzlich das Mandatsschreiben vorlegen.

Lastschriftart Wählen Sie eine Lastschriftart:

• Basislastschrift (CORE)
• Basislastschrift (COR1)
• Firmenlastschrift (B2B)

Bei CORE und B2B hinterlegen Sie die Vorlauffristen im Mandantenstammblatt -> Register Bank. Für COR1 gilt die gesetzliche Vorgabe.

Zahlungsrhythmus Wählen Sie für den Zahlungsrhythmus eine der folgenden Möglichkeiten:

• einmalig
• wiederkehrend erstmalig
• wiederkehrend folge
• wiederkehrend letztmalig

Bei wiederkehrend erstmalig stellt das System nach der ersten Disposition den Zahlungsrhythmus automatisch auf wiederkehrend folge um.

Datum letzte Verwendung Das Datum der letzten Verwendung wird automatisch bei jeder Ausgabe auf Zahlungsträger bei der Disposition aktualisiert. Das Datum können Sie auch manuell eingeben. Wenn dieses Datum älter als 36 Monate ist, ist die Ausgabe auf den Zahlungsträger nicht möglich.

Bemerkung Für jedes Mandat können Sie eine Bemerkung erfassen.

Hauptmandat Über die Option Hauptmandat legen Sie fest, welches SEPA-Mandat als bevorzugtes SEPA-Mandat für die Disposition gewählt werden soll. Wenn nur ein SEPA-Mandat für diese Bankverbindung hinterlegt ist, wird dieses automatisch als Hauptmandat gekennzeichnet.

Hinweis bei Nutzung eines gemeinsamen Kundenstamms: Wenn Sie SEPA-Daten mit Gültigkeit für Alle und für die eigene Firma verwalten, kann die Kennzeichnung Hauptmandat in bestimmten Konstellationen für beide Gültigkeiten angezeigt werden. Beachten Sie, dass das eigene Hauptmandat in diesem Fall immer Vorrang hat vor dem Hauptmandat mit Gültigkeit Alle.

Nicht verwenden Hierüber steuern Sie, ob das SEPA-Mandat für das Buchen bzw. für die Disposition verwendet werden darf. Ein Mandat, bei dem diese Option gesetzt ist, wird im SEPA-Bereich im Register Bank in der Spalte D als deaktiv gekennzeichnet.

SEPA-Mandate anzeigen

Im Auswahlfenster Anzeige SEPA-Mandate werden sämtliche SEPA-Mandate aufgelistet, die angelegt sind, wenn mehrere Konten oder SEPA-Mandate vorhanden sind.