Arbeitsbereich Jahresabschluss Erläuterungen

Arbeitsbereich Jahresabschluss Erläuterungen

Im Arbeitsbereich wird der gewählte Auswertungsrahmen mit allen Positionen und Spalten angezeigt. Einige Funktionen aus dem Menüband können Sie auch über das Kontextmenü aufrufen. Beachten Sie, dass sich das Kontextmenü unterscheidet, je nachdem, ob Sie es auf der Spaltenbezeichnung, auf einer Position oder auf einem Konto öffnen.

Sie können jeden Eintrag doppelt anklicken. Nach dem Doppelklick auf ein Konto wird beispielsweise das Kontoblatt geöffnet um die Einzelbuchungen zu sehen und ggfls. weiter zu bearbeiten.

Die Dokumentansicht ist so gestaltet, dass im oberen Bildschirmbereich die aufbereitete Bilanz mit G.u.V. angezeigt und im unteren Bereich Microsoft Word gestartet wird. Dort können die Erläuterungen erfasst und bearbeitet werden. Die Größe der eingeblendeten Bereiche kann mit Hilfe der Maustaste durch Verschieben/Ziehen nach oben oder unten individuell angepasst werden.

Die Bearbeitung von Erläuterungen kann mit Hilfe der Word-Funktionalität erfolgen, z.B. Formatierung von Texten, Einfügen von Tabellen und Grafiken. Mit Hilfe der Word-Funktion Einfügen / Manueller Wechsel können Sie an beliebiger Stelle einen Seitenwechsel nach einer Position oder Konto einfügen, indem Sie diesen in die Erläuterung einfügen.

Sollen die erfassten Erläuterungen aus dem alten Geschäftsjahr in das aktuelle Geschäftsjahr vorgetragen werden, ist im Menü Bearbeiten die Funktion Übernahme von Erläuterungen anzuwählen. Es wird dann ein Optionsfenster angezeigt, über das Sie eine Jahresübernahme und eine erweiterte Übernahme von Erläuterungen wählen können.

Wird die Option Jahresübernahme deaktiviert, so ändert sich die Darstellung des Zeitraums in Wirtschaftsjahr und Monat. Bei der Übernahme der Erläuterungen kann der Zeitraum und der Auswertungsrahmen ausgewählt werden. Außerdem ist es möglich, Erläuterungen aus Auswertungsrahmen, die auf gleichen Standard-Auswertungsrahmen basieren, zu übernehmen.

Bei der Übernahme aus Auswertungsrahmen können Erläuterungen durch Mausklick oder die Leertaste an- und abgewählt werden. Durch einen Doppelklick kann die gewählte Erläuterung in einem Vorschaufenster angezeigt werden.

Die übernommenen Erläuterungen werden jedoch nur angezeigt, wenn die entsprechenden Positionen oder Konten im Dokument Jahresabschluss Erläuterungen vorhanden sind.

Befehle des Menüs Add-Ins | Erläuterung

Übernehmen

Mit diesem Menüpunkt wird der erfasste Text der Erläuterung und die eingefügten Platzhalter in das Dokument übernommen. Durch die Übernahme erscheint der Text im oberen Bildschirmbereich unter dem Konto bzw. unter der Position. Im oberen Bildschirmbereich können jedoch nur die ersten sechs Zeilen der Erläuterung angezeigt werden, die komplette Erläuterung wird im Druck und in der Seitenansicht ausgegeben.

Als Textbaustein für Konto 9999 übernehmen

Textbausteine sind Erläuterungen, die kanzleiweit verwendet werden können. Soll eine erfasste Erläuterung kanzleiweit zur Verfügung gestellt werden, so kann mit Hilfe dieses Menüpunktes der Textbaustein erzeugt werden. Die Erläuterungen für Konten werden im Dokument Textbausteine Konten verwaltet, welches in der Dauerakte der Zentralakte/Zentralen Stammdaten angesiedelt ist. Soll eine Positionserläuterung als Textbaustein bereit gestellt werden, so ist zunächst ein Schlagwort auszuwählen, unter dem der Textbaustein gespeichert werden soll. Erläuterungen für Positionen werden im Dokument Textbausteine Auswertungen verwaltet, welches ebenfalls in der Dauerakte der Zentralakte/Zentralen Stammdaten angelegt wird.

Als Textbaustein (Favorit) für Konto 9999 übernehmen

Mit Hilfe des Menüpunktes Als Textbaustein (Favorit) übernehmen können erfasste Erläuterung als Textbaustein und als Favorit gespeichert werden. Der Menüpunkt erscheint nur bei der Erläuterung von Konten, da Favoriten nur für Konten definiert werden können. Es kann nur ein Textbaustein pro Konto als Favorit definiert werden. Der jeweilige Textbaustein wird beim Einfügen als Favorit gekennzeichnet. Eine Übernahme aller Favoriten in das Dokument ist über den Menüpunkt Bearbeiten / Favoritenübernahme möglich.

Als Textbaustein (Allgemein) übernehmen

Mit Hilfe des Menüpunktes Als Textbaustein (Allgemein) übernehmen kann die erfasste Erläuterung als allgemeiner Textbaustein gespeichert werden. Der Menüpunkt erscheint nur bei der Erläuterung von Konten.

Kategorien zuordnen

Im Menü Erläuterungen / Kategorien zuordnen können die Kategorien, welche automatisch durch die Einstellungen in den Dokumenteigenschaften angezeigt werden, geändert werden. Kategorien können hinzugefügt oder entfernt werden. Der Cursor ist in den Bereich der Klammern zu positionieren. Kategorien können auch durch manuelle Texteingabe eingefügt werden, d.h. die Bezeichnung der Kategorie wird in den Bereich der Klammern eingetragen. Die Kategorien sind durch Komma getrennt.

In jeden Erläuterungsbereich können beliebig viele Texte erfasst werden, die wiederum unterschiedlichen Kategorien zugeordnet werden können.

Die Löschung von Kategorien kann durch Markieren und Entfernen erfolgen, analog zur Textlöschung.

In der Arbeitsansicht werden nur Erläuterungen der Kategorien angezeigt, welche in den Dokumenteigenschaften gewählt wurden. Die Erläuterungen zu anderen Kategorien bleiben gespeichert und werden dann angezeigt, wenn die jeweilige Kategorie in den Eigenschaften eingestellt wird.

Textbaustein einfügen

An dieser Stelle können Sie bereits erfasste Textbausteine, welche in dem Dokument Textbausteine Konten angelegt wurden, als Erläuterung einfügen. Da die Textbausteine pro Konto gespeichert werden, stehen hier auch nur die Textbausteine zur Auswahl, die für das zu erläuternde Konto angelegt wurden. Soll ein Textbaustein für eine Positionserläuterung eingefügt werden, so können von verschiedenen Schlagwörtern Textbausteine eingefügt werden. Es werden die Schlagwörter zur Auswahl angeboten, welche im Dokument Textbausteine Auswertungen angelegt wurden.

Textbausteine von Konto 9999 einfügen

Bei der Erläuterung von Konten werden die Textbausteine aus dem Dokument Textbausteine Konten herangezogen. Es werden nur die Textbausteine des jeweiligen Kontos angezeigt, welches auch erläutert wird. Sind für das gewählte Konto Textbausteine vorhanden, werden diese in einem Fenster angezeigt. Mit Hilfe der Pfeiltasten kann zwischen den einzelnen Texten geblättert werden.

Textbaustein Allgemein einfügen

Bei dieser Aktion werden alle allgemeinen, d.h. kontenunabhängige Textbausteine aus dem Dokument Textbausteine Konten herangezogen.

Hinweis: Im Auswahldialog der Textbausteine kann über die Tastenkombinationen [Strg] + [F], die Funktionstaste F3 oder einen Klick auf des Fernglas nach speziellen Textbausteinen gesucht werden. Innerhalb des Suchfensters kann nach Textbausteinen gesucht werden, die einen Text enthalten, zu, vor oder nach einem Datum erstellt oder zuletzt bearbeitet wurden. Auch die Suche nach Favoriten ist bei Textbausteinen zu Konten möglich.

Einfügen Textbausteine Auswertungen

Bei der Erläuterung von Bilanzpositionen kann auf die angelegten Textbausteine des Dokuments Textbausteine Auswertungen zugegriffen werden. Die angelegten Textbausteine der Schlagwörter können an jeder beliebigen Position eingefügt werden.

Zunächst wird ein Fenster geöffnet, in welchem die verschiedenen Schlagwörter angezeigt werden. Hier ist das gewünschte Schlagwort auszuwählen.

In einem weiteren Fenster werden nun die vorhandenen Textbausteine des gewählten Schlagwortes angezeigt. Mit Hilfe der Pfeiltasten kann zwischen den einzelnen Texten geblättert werden. Soll ein Textbaustein in die Erläuterung eingefügt werden, kann dies über die Schaltfläche Übernehmen erfolgen.