Arbeitsbereich Bankauszug

Arbeitsbereich Bankauszug

Der Arbeitsbereich des Dokuments Bankauszug unterteilt sich standardmäßig in zwei Bereiche. Mit den Symbolen Umsätze und Buchungen bzw. das Menü Ansicht können Sie den jeweiligen Bereich in der Arbeitsansicht aus- und einblenden.

Der obere Bereich zeigt die elektronischen Kontoumsätze an. Sie können die Anzeige für ein bestimmtes Datum eingrenzen. Die Spalte Auszug beinhaltet das Abholdatum des elektronischen Kontoumsatzes. Die Spalte GV beinhaltet den Geschäftsvorfallcode des Kontoumsatzes. Dieser GV-Code ist ein nationaler Standard für Bankbuchungen und dient der Information und der Weiterverarbeitung von Kontoumsatzdaten. Die weiteren Spalten des Kontoumsatzes sind analog zum beleghaften Kontoumsatz.

Der untere Bereich zeigt die Buchungsvorschläge, die über die Kontierung erzeugt wurden. Aus diesen Buchungsvorschlägen können Sie Buchungen für die Finanzbuchhaltung erzeugen. Je nach Kontierungswerkzeug werden die Buchungen unterschiedlich erzeugt.

	Beachten Sie, dass das Kontextmenü unterschiedlich ist, je nachdem welches Kontierungswerkzeug Sie wählen. Mit der Buchungsmaschine als Kontierungswerkzeug werden die Buchungen in einem Schritt analysiert und in der Finanzbuchhaltung verbucht.

Wenn Sie im oberen Bereich einen kontierten Kontoumsatz markieren, werden die dazugehörenden Buchungen im unteren Bereich ebenfalls markiert.

In beiden Bereichen können Sie mit gehaltener Strg oder Shift-Taste mehrere Einträge einzeln wählen. Mit der Tastenkombination Strg+A markieren Sie alle Einträge.

Kontoumsätze übernehmen

Die elektronischen Kontoumsätze können Sie auf zwei Wegen in das Dokument Bankauszug übernehmen:

• Automatisch beim Dokumentstart -> Einstellung Feld Abruf der Umsätze beim Start -> Register Import in den Dokumenteigenschaften
• Manuell über das Symbol Import (SBS Rewe neo®) bzw. das Menü Datei Importieren (Akte)

Ein Import der Kontoumsätze ist in der Regel nur erforderlich, wenn zwischen der Rechnungswesen- und der Bankprogramm-Datenbank keine Verbindung besteht. Im Bankprogramm wird ein Datenexport der Kontoumsätze vorgenommen und in einer Datei gespeichert, z B. XML, Umsatz.txt, QIF oder MT940. Die Daten der Datei können Sie anschließend in das Dokument Bankauszug übernehmen.

Kontoumsätze analysieren

Die Analyse der Kontoumsätze ist die Hauptfunktion des Dokuments Bankauszug. Mit dieser Programmfunktion werden aus den elektronischen Kontoumsätzen Buchungsvorschläge erzeugt. Sie können wahlweise alle Kontoumsätze oder nur markierte Kontoumsätze analysieren lassen.

Bei der Analyse wird der Datenbestand geprüft, z. B. Konten, Kunden, Lieferanten und deren Offene Posten, sowie die vorhandenen Kontierungsregeln. Auf diese Weise versucht das Programm eine Kontierung für die Kontoumsätze zu ermitteln und daraus Buchungen zu erzeugen. Je nach Trefferwahrscheinlichkeit gibt das Programm verschiedene Kontierungsergebnisse aus.

In der Regel werden nur die Kontoumsätze analysiert, für die noch keine Buchungsvorschläge vorhanden sind. Diese Kontoumsätze sind mit dem Symbol gekennzeichnet.

Wenn Sie die Buchungsmaschine als Kontierungswerkzeug gewählt haben, werden immer alle Kontoumsätze analysiert, die noch nicht fehlerfrei analysiert wurden; die also nicht mit dem Symbol gekennzeichnet sind.

	Wenn Sie die Buchungsmaschine als Kontierungswerkzeug gewählt haben, werden die Buchungen sofort in der Finanzbuchhaltung erzeugt.

Kontoumsätze löschen

Die Kontoumsätze werden nur im Dokument Bankauszug gelöscht, in der Datenhaltung des Bankprogramms bleiben diese Kontoumsätze weiterhin gespeichert. Beachten Sie, dass eine Löschung von Kontoumsätzen ggf. zu einer lückenhaften Bebuchung ihres Bankkontos führt. Wenn Kontoumsätze im Dokument gelöscht werden, müssen Sie die daraus resultierenden Buchungen in der Buchungsliste manuell erfassen oder aus dem Bankprogramm erneut importieren.

Kontierungsregeln verwalten

Sie können direkt aus einem Umsatz eine Kontierungsregel erstellen. Markieren Sie den Umsatz und wählen Sie das Symbol Kontierungsregel aus Umsatz. Alle Daten aus dem Umsatz werden dabei in die Kontierungsregel übernommen und der Dialog Kontierungsregel wird geöffnet. Kontierungsregeln können auch aus der Buchungskorrektur heraus erstellt werden. Aktivieren Sie hierfür die Option Kontierungsregel erzeugen aus der Buchungsmaschine oder aus dem Dialog Kontierungsvorschläge bearbeiten. Nach dem Bestätigen der Schaltfläche Korrektur bzw. Übernehmen öffnet sich der Dialog Kontierungsregel. Der Cursor steht dabei im Feld Verwendungszweck.

Über das Symbol Kontierungsregel verwalten öffnet sich das Auswahlfenster mit den Kontierungsregeln, die in Ihrem Datenbestand vorhanden sind. Sie können vorhandene Kontierungsregeln bearbeiten oder neue anlegen.

Fibu-Buchungen erzeugen

Die Buchungen werden abhängig vom Kontierungswerkzeug unterschiedlich erzeugt. Im Register Buchung 1 können Sie die Buchungsmaschine als Kontierungswerkzeug wählen.

Das Datum für die Buchungen legen Sie in den Dokumenteigenschaften Register Buchung 1 im Bereich Belegdatum fest.

Fibu-Buchungen erzeugen und sperren ohne Buchungsmaschine

Mit den Funktionen Buchungen erzeugen und Alle Buchungen erzeugen werden die markierten bzw. alle Buchungsvorschläge in den entsprechenden Buchungsmonat der Finanzbuchhaltung als vorläufige Buchungen transferiert.

Transferierte Buchungen können im Dokument Bankauszug nicht mehr geändert werden. Diese transferierten Buchungen werden mit ein Schloss-Symbol gekennzeichnet und können nur noch über das Dokument Buchungsliste gelöscht oder korrigiert werden. Der dazugehörende Kontoumsatz kann ebenfalls nicht mehr gelöscht werden.

Eine Sperre von Buchungen bewirkt, dass Buchungen nicht erneut in die Buchungsliste transferiert werden. Im Bedarfsfall kann es notwendig sein, einzelne oder alle Buchungen zu entsperren (= Sperre aufheben). Diese Entsperrung können Sie wieder rückgängig machen. Wenn erforderlich, können Sie bei einer nicht transferierten Buchung die Sperre setzen. Die jeweiligen Funktionen stehen im Kontextmenü unter Sperrung der Buchungen zur Verfügung.

Fibu-Buchungen erzeugen mit Buchungsmaschine

Wenn Sie die Buchungsmaschine als Kontierungswerkzeug gewählt haben, werden die Buchungen mit Klick auf das Symbol Umsätze analysieren bzw. Alle Umsätze analysieren kontiert und gleichzeitig in die Finanzbuchhaltung transferiert. Die Buchungen können Sie im unteren Bereich mit Doppelklick öffnen und korrigieren.

	Über das Untermenü Alle Umsätze analysieren können Sie die Analyse für alle gewählten Banken in einem Arbeitsschritt durchführen.

Die Buchungen aus dem Bankauszug sind fest mit den Buchungen in der Finanzbuchhaltung verknüpft.

Mit der Buchungsmaschine als Kontierungswerkzeug kennzeichnet das Schloss-Symbol eine endgültige Buchung. Das zusätzliche Sperren der Buchungen im Bankauszug entfällt damit. Wenn Sie eine endgültige Buchung stornieren, wird der Umsatz im Bankauszug wieder als Nicht analysiert angezeigt.

Buchungen korrigieren mit Buchungsmaschine

Sie können wahlweise eine einzelne Buchung in die Buchungsmaschine laden oder mehrere nacheinander abarbeiten. Nutzen Sie dafür die Funktion  Buchungen korrigieren bzw. bearbeiten (ab der aktuellen Buchung). Dabei werden alle Buchungen ab der markierten nacheinander in die Buchungsmaschine geladen. Sie können auch einzelne Buchungen markieren, damit werden nur diese Buchungen nacheinander in die Buchungsmaschine geladen, wenn Sie die Funktion ausführen.

	Das Bankkonto und das Belegdatum können Sie bei der Bearbeitung mit der Buchungsmaschine nicht ändern.

Analyseprotokoll anzeigen

Aufruf nur über das Kontextmenü möglich -> Analyseprotokoll

Das Analyseprotokoll zeigt das Ergebnis der letzten Kontierungsanalyse an. Das Ergebnis der Kontierung ergibt sich aus der aufgeführten Gewichtung. Kontierungsregeln können beispielsweise auf eine maximale Gewichtung von 30 kommen, wenn alle Suchkriterien in der Kontierungsregel gewählt wurden. Das Analyseprotokoll wird beim Schließen des Bankauszuges nicht gespeichert.

Anzeige filtern

Wenn Sie die Buchungsmaschine als Kontierungswerkzeug verwenden, können Sie die Buchungssätze nach den Zuständen der Umsätze beliebig filtern. Beispielsweise können Sie so die Bearbeitung in zwei Schritten durchführen:

• Filtern Sie nach dem Symbol

Prüfen Sie die mit der Funktion Buchungen korrigieren bzw. bearbeiten. Damit können Sie alle automatisch erkannten Buchungen einfach und flexibel nacheinander kontrollieren bzw. ergänzen. Das Programm springt immer automatisch zum nächsten Buchungssatz.

• Filtern Sie nach den Symbolen und

Prüfen Sie die Buchungen ebenfalls mit der Funktion Buchungen korrigieren/bearbeiten

Rot-gelbe Umsätze wurden teilweise erkannt und gegen das Verrechnungskonto gebucht. Vor der Buchungsbearbeitung öffnet sich der Dialog Halbautomatische Kontierung mit den erkannten Konten und Offenen Posten. Ordnen Sie dem Umsatz das richtige Konto und den oder die OP zu.

	Sie können bei der Analyse die Halbautomatik abschalten. Dann erfolgt die Buchung direkt auf das Konto für Nicht erkannte Umsätze. Die Nachbearbeitung nehmen Sie dann ausschließlich in der Buchungsmaschine vor (Dokumenteigenschaften -> Register Buchung 2 -> Deaktivierung der Halbautomatik)

Während der Bearbeitung der nicht erkannten oder nicht vollständig erkannten Umsätze können Sie neue Kontierungsregeln anlegen. Die Kontierungsanalyse können Sie auf Basis der neuen Regeln jederzeit wiederholen.

Als Ergebnis der Analyse und Kontrolle erhalten alle Umsätze den Status .