Arbeitsbereich

Arbeitsbereich

Die Daten der Buchung erfassen Sie in den einzelnen Eingabefeldern. Einige Funktionen stehen auch über das Kontextmenü zur Verfügung. In der Regel öffnet sich das Kontextmenü für das aktuelle Eingabefeld. Klicken Sie in den freien Bereich der Buchungsmaschine um alle Möglichkeiten des Kontextmenüs zur Verfügung zu haben.

Die Buchungsmaschine können Sie mit umfangreichen Tastaturbefehlen bedienen.

Speichern Sie die Buchung mit Klick auf die Schaltfläche Buchen oder mit Bestätigung der Eingabetaste.

Wenn Sie die Buchungsmaschine mit einem bereits gespeicherten Buchungssatz aufrufen, heißt diese Schaltfläche Korrektur.

Weitere Informationen finden Sie auf der Hilfeseite Einzelne Felder der Buchungsmaschine und Tastaturbefehle Buchungsmaschine.

Funktionen Arbeitsbereich

Anzeigebereich Kontrollsumme bzw. Aufteilungsbetrag

Anzeige der Summe aller Buchungssätze der Buchungsliste. Die Kontrollsumme wird nach der Erfassung eines Buchungssatzes mit dem Buchungsbetrag summiert. Sie können den Wert der Kontrollsumme auf Null zurücksetzen oder einen beliebigen Wert vorgeben, z. B. "Kassensaldo Monatsanfang". Tragen Sie in der Buchungsmaschine im Feld Betrag den Wert und im Feld Gegenkonto das Konto "9800" ein. Dadurch wird ein Buchungssatz zum Vortrag der Kontrollsumme erzeugt.

Weitere Informationen finden Sie auf der Hilfeseite Erweiterte Kontrollsummenerfassung.

Wenn Sie im Eingabefeld Betrag einen Wert eingetragen und anschließend auf das Symbol Aufteilungsbuchung klicken, heißt dieser Bereich Aufteilungsbetrag. Bei Aufteilungsbuchungen wird die Kontrollsummenfunktion vorübergehend ausgeschaltet und stattdessen der Restbetrag der Aufteilung angezeigt. Nach Ende der Aufteilungsbuchung wird wieder die Kontrollsumme angezeigt.

Anzeigebereich Saldo Konto (Gegenkonto bzw. Konto)

Der Saldo des Kontos bis zum aktuellen Buchungszeitraum wird angezeigt. Die Anzeige erfolgt jeweils für das Feld Gegenkonto und Konto. Mit einem Doppelklick öffnen Sie das jeweilige Konteninfoblatt für den entsprechenden Zeitraum.

Die Saldenanzeige erfolgt immer in der Vorzugswährung des jeweiligen Kontos. Bewegen Sie den Mauszeiger auf den Saldenbetrag, wird im Tooltiptext der Saldo des Kontos in der von der Vorzugswährung abweichenden Währung (DM oder Euro) angezeigt.

Die Vorzugswährung eines Kontos schlüsseln Sie im Kontenstamm.

Buchungen bzw. Offene Posten suchen und filtern

Mit den Tastenkombinationen Alt+F9 und Alt+F11 bzw. die Einträge Filter Buchungssätze und Filter Offene Posten im Kontextmenü der Buchungsmaschine öffnen Sie ein Dialogfenster zum Erfassen von Filterkriterien.

MOSS-Buchungen erfassen

Wenn Sie eine Buchung mit einem Steuerschlüssel erfassen, der die Kennzeichnung Umsatzsteuer EU (KEA/MOSS) hat, z. B. StS 44 für KR03/04, öffnet sich der Dialog MOSS EU-Länderauswahl für Konto. Wählen Sie hier das entsprechende EU-Land. Bei Eingabe des Länder-Anfangsbuchstabens wird der Cursor auf das erste Land mit diesem Buchstaben platziert.

Der Prozentsatz des gewählten EU-Landes wird angezeigt, dieser ist fest hinterlegt. Aufgrund des Prozentsatzes des selektierten EU-Landes, wird die Steuer errechnet und auf das entsprechende Steuerkonto gebucht, das beim Steuerschlüssel hinterlegt ist.

Bei einer Korrektur der Buchung wird das bisher gespeicherte Land vorbelegt.

Bei Zahlungen mit Skonto wird das EU-Land anhand des Offenen Postens vorbelegt.

Tastaturbefehle der Buchungsmaschine

Unter Tastaturbefehlen, auch Shortcuts oder Hotkeys genannt, versteht man das Drücken zweier oder mehrerer Tasten auf der Tastatur. Dadurch können Sie Aktionen auslösen oder Befehle eingeben. In der Buchungsmaschine stehen zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung.

Bedienung über Tastaturbefehle

Befehl

Auswirkung

Taste Strg + E bzw. Strg + D (Cursor im Feld Betrag)

Währungsumrechnung Euro bzw. DM

Taste + (Cursor im Feld Betrag)

Erfassung einer Haben-Buchung. Der Buchungsbetrag wird auf dem Konto im Haben und auf dem Gegenkonto im Soll gebucht.

Taste + (Cursor nicht im Feld Betrag)

Kurzbuchung

Taste - (Cursor im Feld Betrag)

Erfassung einer Soll-Buchung. Der Buchungsbetrag wird auf dem Konto im Soll und auf dem Gegenkonto im Haben gebucht

Taste B (Cursor im Feld Betrag)

Umschalten auf Bruttoerfassung von Buchungen (Standardeinstellung)

Taste N (Cursor im Feld Betrag)

Umschalten auf Nettoerfassung von Buchungen.

Taste *

Ziehen der Werte aus der Vorbuchung bis Feld Datum

Taste / (Cursor nicht im Feld Beleg1 oder Text)

Ziehen der Werte aus der Vorbuchung bis zu den Feldern Skonto/Text

Taste Bild-nach-oben

Sprung ins Feld Betrag

Taste Bild-nach-unten

Sprung ins Feld Text, ohne ziehen

Taste F12

Ziehen der Werte aus der Vorbuchung bis Feld Text

Entertaste oder Tabulatortaste

Sprung ins nächste Eingabefeld

Umschalttaste + Taste Entf

Bei Aufteilung: Übernahme des Restbetrags in das Feld Betrag.

Bei letzter Teilzahlung einer Sammelzahlung mit Erfassung des Gesamtbetrags und Betragspflege Restbetrag in Erfassungsfeld

Taste Pfeil-nach-oben (Cursor im Feld Betrag)

Bei Aufteilung: Übernahme des Restbetrags in das Feld Betrag.

Bei letzter Teilzahlung einer Sammelzahlung mit Erfassung des Gesamtbetrags und Betragspflege Restbetrag in Erfassungsfeld

Taste Pfeil-nach oben (Cursor in beliebigem Feld, gilt nicht für Aufteilung bzw. Sammelzahlung)

Zieht die vorherige Buchung ab dem Feld in dem der Cursor steht in die Buchungsmaschine. Alle nachfolgenden Felder (außer Skonto) werden aus der vorigen Buchung übernommen. Ist das aktuelle Feld leer, wird auch dieses übernommen. Der Cursor bleibt im aktuellen Feld stehen.

Taste Pfeil-nach-links (Cursor im Feld Text)

Buchungstext aus Kontobezeichnung Gegenkonto wird übernommen.

Taste Pfeil-nach-rechts (Cursor im Feld Text)

Buchungstext aus Kontobezeichnung Konto wird übernommen.

Taste Pfeil-nach-unten (Cursor im Feld Text)

Buchungstext aus der Vorbuchung wird übernommen.

Taste Pfeil-nach-unten (Cursor nicht im Feld Text)

Sprung in das Feld Beleg2 (auf Beleg1, falls Erfassung ohne Beleg2) ohne Ziehen der Angaben aus Vorbuchungssatz

Tasten Strg+A

Starten einer Aufteilungsbuchung. Weitere Informationen finden Sie auf der Hilfeseite Aufteilungsbuchungen.

Tasten Strg+B

Anzeige der Buchungen

Tasten Strg+T

Anzeige der T-Konten des Buchungssatzes

Tasten Strg+I

Anzeige der Einzelbuchungen

Tasten Strg+K

Anzeige des Konteninfoblattes. Weitere Informationen finden Sie auf der Hilfeseite Konteninfoblatt.

Tasten Strg+O

Anzeige der Offenen Posten eines Personenkontos. Weitere Informationen finden Sie auf der Hilfeseite OP-Ausgleich in der Buchungsmaschine

Tasten Strg+Z

Anzeige der Zahlungskonditionen.

Tasten Strg+G

Aufruf Eigenschaftendialog der Buchungsmaschine.

Tasten Strg+S

Anzeige der Angaben zur Kostenrechnung.

Tasten Strg+F

Aufruf der Fremdwährungserfassung.

Tasten Strg+U

Aufruf eines Auswahlfensters, das alle Unterkonten des Wirtschaftsjahres mit ihren Bezeichnungen darstellt. Hier können Unterkonten auch gelöscht werden, wenn sie noch nicht bebucht sind. Über das Auswahlfenster lassen sich die Unterkonten eines Sachkontos auch ausdrucken.

Taste Strg+ Umschalttaste

Wechsel zwischen Buchungsmaschine und OP-Fenster bzw. Aufruf des OP-Fensters, wenn es bisher ausgeschaltet war.

Taste Strg+Q

Löschen der Positionen der fliegenden Fenster Einzelbuchung, Anzeige Offene Posten und Ansicht T-Konto. Die Fenster werden nach dem nächsten Start wieder an der Standardpostion geöffnet.

Taste F1

Aufruf der Hilfe

Taste F2

Aufruf des Auswahlfensters Fremdkontenzuordnung, das Ihnen eine Liste der Fremdkonten anzeigt mit den dazugehörigen Programmkonten sowie den Rahmenkonten, aus denen diese abgeleitet wurden. Bei den Fremdkontenbezeichnungen sind im Gegensatz zu Programm- und Rahmenkonten auch Buchstaben erlaubt.

Taste F5

Aktualisieren des Dokuments.

Taste F7

Pflege der Kontenbezeichnung. Bis zum Feld Datum erfolgt die Pflege der Bezeichnung für das Gegenkonto, ansonsten für das Konto.

Tasten Strg+F2

Seitenansicht des Dokuments.

Tasten Strg+F3

Aufruf eines Auswahlfensters mit den Rahmenkonten.

Tasten Strg+F4

Schließen des Dokuments.

Tasten Strg+F5

Aufruf des Auswahlfensters mit den Konten des Kontenstamms.

Tasten Strg+F6

Aufruf des Auswahlfensters mit den Steuerschlüsseln.

Tasten Strg+F7

Aufruf des Auswahlfensters mit den Kunden.

Tasten Strg+F8

Aufruf des Auswahlfensters mit den Lieferanten.

Tasten Strg+F9

Filtern und Suchen von Buchungen des Wirtschaftsjahres.

Tasten Alt+F9

Aufruf des Auswahlfensters mit den Wirtschaftsgütern der Anlagekonten.

Tasten Strg+F10

Aufruf des Auswahlfensters mit den Wirtschaftsgütern der Anlagekonten.

Tasten Alt+F10

Erfassung eines Anlagenabgangs.

Taste F11

Aufruf eines Auswahlfensters mit allen Offenen Posten bzw. den Offenen Posten des Kunden bzw. Lieferanten, der im Buchungssatz angesprochen wird.

Tasten Strg+F11

Aufruf eines Auswahlfenster mit allen Offenen Posten.

Tasten Alt+F11

Filtern und Suchen von Offenen Posten

Tasten Strg+F12

Anzeige der Standardbuchungstexte

Taste Strg + Pfeiltaste links

Wechsel zwischen Buchungsmaschine und Buchungsliste.

Taste Esc im OP-Fenster

Schließen des OP-Fensters.

Taste Esc in der Buchungsmaschine

Löschen der Buchungszeile und Setzen des Fokus im Feld Betrag

Tasten Alt+K

Manuelles Buchen der Kontrollsumme (Kto. 9800)

Tasten Alt+Z

Buchen einer Kontrollsumme als Zwischensumme (Kto. 9800)

Tasten Alt+G

Buchen einer Kontrollsumme als Gruppensumme (Kto. 9800)

Tasten Alt + S

Einzelsammelzahlung aus der Buchungsmaschine (OP-Fenster muss offen sein)

Tasten Alt + G

Buchen einer Gesamtsammelzahlung aus der Buchungsmaschine (OP-Fenster muss offen sein).

Tasten Alt + V

Anzeige des Kontenstamms aus dem Vorjahr.

Tasten Strg + M

Auswahl der Offenen Posten (OP-Fenster muss offen sein).

Tasten Strg + N

Eingabe eines abweichenden Skontokontos.

Tasten Strg + Enter

Anzeige des Kontoblattes mit aktiver Buchungsmaschine.

Tastaturbefehle zum Verknüpfen von Buchungssätzen mit Belegen/Dokumenten

Befehl

Auswirkung

Tasten Strg + Ä

Beleg/Dokument zum Buchungssatz kopieren.

Tasten Strg + Ü

Beleg/Dokument zum Buchungssatz verknüpfen

Tasten Strg und +

Beleg/Dokument zum Buchungssatz verschieben

Tasten Strg und -

Beleg/Dokumentzuordnungen bearbeiten

Tasten Strg +

Zugeordnete Belege/Dokumente des Wirtschaftsjahres anzeigen

Tasten Strg + H

Beleg/Dokument zum Buchungssatz anzeigen

Die Buchungsmaschine - weitere Informationen

Summenvortrags und EB-Buchungen

Summenvortragsbuchungen und EB-Buchungen erfolgen immer ohne Umsatzsteuer. Summenvortrags- und EB-Konten können im Kontenrahmen bzw. Kontenstamm im Feld Verarbeitung gekennzeichnet werden. Handelt es sich um eine Buchhaltung mit Offenen Posten, erfolgt bei einer Summenvortrags- bzw. EB-Buchung von Personenkonten eine Abfrage, ob für diese Vortragsbuchung ein OP erzeugt werden soll.

Funktionen in Verbindung mit der Anlagenbuchhaltung

In der Buchungsliste und der Buchungsmaschine gibt es die Eigenschaft Neuanlage/ Korrektur Wirtschaftsgut nach Buchung Anlagekonto. Ist diese Einstellung gesetzt, erfolgt nach einer Buchung auf ein Anlagekonto zunächst eine Abfrage, ob das Wirtschaftsgut gepflegt werden soll. Beantworten Sie diese mit ja, können Sie die Wirtschaftsgüter nach dem Buchen eines Anlagekontos in die Anlagekarte übernehmen, dort bearbeiten oder löschen.

Buchen Sie einen Neuzugang auf ein Anlagekonto, werden Buchungstext, Buchungsbetrag und Anschaffungsdatum in die Anlagekarte übernommen. Dabei können Sie die in der Anlagekarte im Textfeld Wirtschaftsgut-Nr. angezeigte fortlaufende Nummer überschreiben. Nach Eintragung der Nutzungsdauer und Speichern des Wirtschaftsgutes mit OK können Sie sofort weiterbuchen. Beim Korrigieren oder beim Löschen einer Zugangsbuchung können Sie das zugehörige Wirtschaftsgut im Anschluss ebenfalls korrigieren bzw. löschen.

Wenn Sie im [mstmmblt.chm::/Mstmmblt/Registerkarte_ReWe.htm Mandantenstammblatt] im Register ReWe die Option Buchungskreise ausgewählt haben, so wird beim Buchen eines Neuzuganges auf ein Anlagekonto zusätzlich das Auswahlfenster Buchungskreise angezeigt. Bitte wählen Sie den Buchungskreis, in dem das Wirtschaftsgut angelegt werden soll.

Wenn Sie mit OP-Buchhaltung arbeiten und die Anschaffungsbuchung gegen ein Personenkonto gebucht wurde, steht bei der Eingabe der Zahlungsbuchungen für Anlagegütern eine weitere Funktion zur Verfügung:

Nach Eingabe der Zahlungsbuchung wird ein Auswahldialog angezeigt, über den manuelle Bearbeitung, automatische Bearbeitung oder keine Bearbeitung des Wirtschaftsgutes ausgewählt werden kann.

Bei der manuellen Bearbeitung wird die Anlagenkarte mit dem entsprechenden Wirtschaftsgut direkt angezeigt. Der Anwender bearbeitet dann die Anlagekarte.

Bei automatischer Bearbeitung wird im Anlagegut automatisch die Bewegung Skontoabzug erzeugt. Die Anlagenkarte wird nicht geöffnet. Die das Kontextmenü der Zahlungsbuchung kann in der Buchungsliste die Anlagekarte des Wirtschaftsguts geöffnet werden.

Erfolgt die Korrektur der Zahlung, so wird der Skontobetrag in der Bewegung aktualisiert.

Wird die Zahlungsbuchung gelöscht, so erfolgt ein Hinweis, dass eine Anlagenbewegung hierzu existiert. Bei Bestätigen mit Ja wird diese Bewegung gelöscht. Zahlungsbedingungen und Anlagenkarte werden je nach Einstellungen in den Eigenschaften bei Zahlungsbuchungen eingeblendet.

Einzelne Felder der Buchungsmaschine

Die Eingaben für die Buchung nehmen Sie in den einzelnen Feldern der Buchungsmaschine von. Folgende Felder stehen in der Buchungsmaschine zur Verfügung:

Betrag

Geben Sie den Betrag ein, den Sie buchen möchten.

Eine Haben-Buchung erzeugen Sie indem Sie Ihre Eingabe im Betragsfeld mit der Taste + der Zehnertastatur bestätigen. Bei einer Haben-Buchung wird das Konto im Haben gebucht und das Gegenkonto im Soll. Der Betrag wird in der Buchungsliste negativ dargestellt.

Eine Soll-Buchung erzeugen Sie indem Sie Ihre Eingabe im Betragsfeld mit der Taste Enter der Zehnertastatur bestätigen. Bei einer Soll-Buchung wird das Konto im Soll gebucht und das Gegenkonto im Haben. Der Betrag wird in der Buchungsliste positiv dargestellt.

Wahlweise können Sie den Buchungsbetrag Brutto oder Netto eingeben. Geben Sie im Betragsfeld B für Brutto oder N für Netto ein. Die aktuelle Einstellung wird im Betragsfeld angezeigt. Nach jeder Einzel- bzw. Aufteilungsbuchung wird programmseitig wieder auf Brutto gestellt.

Um eine Aufteilungsbuchung durchzuführen, klicken Sie anschließend auf das Symbol Aufteilungsbuchung oder drücken Sie die Tastenkombination Strg+A.

In den Eigenschaften der Buchungsliste können Sie einstellen, ob die Erfassung mit oder ohne Kommaautomatik erfolgen soll.

Bis zum Buchungsjahr 2002 können sie Eingaben in der Buchungsmaschine in DM oder Euro vornehmen. Geben Sie im Betragsfeld E für Euro bzw. D für DM ein oder Klicken Sie auf den Spaltenkopf im Feld Betrag. Beachten Sie, dass die Basiswährung im Mandantenstammblatt definiert wird (bis Jahr 2002). Diese wird Ihnen als Erfassungswährung vorgeschlagen. Im Betragsfeld der Buchungserfassung können Sie den erfassten Betrag von DM in Euro (über Strg+E) bzw. von Euro in DM (über Strg+D) umrechnen.

B S Gegenkonto und S Konto

Das Gegenkonto bzw. Konto können Sie entweder direkt eintragen, oder Sie klicken auf ein Symbol in der Buchungsmaschine ( Kontenrahmen, Stammkonten, Kunden, Lieferanten) und wählen einen Eintrag im jeweiligen Auswahlfenster.

Wenn Sie die Eingabetaste auf der Tastatur ohne Eingabe betätigen, wird das Konto bzw. Gegenkonto aus der Vorbuchung übernommen (Schlepplogik).

Ist das eingegebene Konto im Kontenstamm nicht enthalten, öffnet sich das Dialogfenster Neuanlage Konto.

Wenn Kontonummer und Gegenkontonummer identisch sind, erhalten Sie einen Hinweis. Den Buchungssatz können Sie trotzdem speichern.

Die Felder Gegenkonto und Konto unterscheiden sich lediglich in den Angaben zum Buchungssatz.

• Angaben zum Buchungssatz (Gegenkonto):

B = Berichtigungsschlüssel (1-stellig), Kanneingabe

S = Steuerschlüssel (3-stellig), Kanneingabe

• Angaben zum Buchungssatz (Konto):

S = Steuerschlüssel (3-stellig), Kanneingabe

Den Steuerschlüssel können Sie ebenfalls im Auswahlfenster wählen. Klicken Sie auf das Symbol Steuerschlüssel. Beachten Sie, dass bei Automatikkonten keine Steuerschlüsseleingabe möglich ist.

Trennen Sie die einzelnen Angaben zum Buchungssatz jeweils mit einem Komma.

Beispiel Gegenkonto:

Eingabe	Berichtigungsschlüssel	Steuerschlüssel	Konto
2,4500	ohne	2	4500
2,2,4500	2	2	4500
Zeile 3

Beispiel Konto:

Eingabe	Steuerschlüssel	Konto
2,4500	2	4500

Alternativ können Sie die Angaben durch Eingabe einer 0 anstelle des Kommas trennen.

Wenn im Mandantenstammblatt ein erweiterter Kontenkreis hinterlegt ist (Sachkonten-nummer > 4 Stellen),müssen Sie die Angabe Steuerschlüssel bzw. Berichtigungsschlüssel im Feld Gegenkonto über die Kommatrennung eingeben.

Weitere Möglichkeiten der Felder Gegenkonto und Konto:

• Durch Doppelklick auf die Spaltenbezeichnung wird das Konteninfoblatt für den entsprechenden Zeitraum geöffnet.
• Durch Doppelklick auf den Text unter dem Erfassungsfeld können Sie den Text im Textfeld überschreiben. Dieser Text wird in den Kontenstamm Ihrer Firma übernommen.

Berichtigungsschlüssel im Feld Gegenkonto

Folgende Berichtigungsschlüssel stehen bei der Buchungserfassung im Feld Gegenkonto zur Verfügung:

Berichtigungsschlüssel

Auswirkung

2

Generalumkehr

4

Aufhebung der Automatik

5

individuelle Folgebuchung

7

Storno individuelle Folgebuchung (Storno zu 5)

8

Storno mit Aufhebung der Automatik (storniert 4)

Beispiel

Wenn Sie einen Berichtigungsschlüssel eingeben, muss der Steuerschlüssel 3-stellig und die Gegenkontonummer 5-stellig eingegeben werden, z. B. 400008400 (4 = Berichtigungsschlüssel, 000 = kein Steuerschlüssel, 08400 = Gegenkonto Erlöse 19% USt; in der Anzeige erscheint anschließend lediglich: 4 8400). Alternativ können Sie bei der Eingabe den Berichtigungschlüssel, Steuerschlüssel und das Gegenkonto jeweils durch ein Komma trennen d.h. anstelle von 400008400 können Sie auch die Eingabe 4,,8400 vornehmen.

Beleg 1

In diesem Feld tragen Sie die Belegnummer ein (max. 21 Zahlen oder Buchstaben).

Wenn Sie die Eingabetaste auf der Tastatur ohne Eingabe betätigen, wird der Beleg 1 aus der Vorbuchung übernommen (Schlepplogik).

In den Eigenschaften können Sie die Option Beleg 1 automatisch hochzählen aktivieren. Die Beleg 1-Nummer wird vom Programm automatisch fortlaufend vergeben. Dabei wird immer der erste numerische Teil der Belegnummer hochgezählt. Die Nummer ist überschreibbar.

Beispiel

aus AA-123-BB1 wirdA-124-BB1

Beleg 2 bzw. OP-Nummer

In diesem Feld können Sie eine weitere Belegnummer eintragen, beispielsweise die Rechnungsnummer. Diese Belegnummer kann sich aus max. 21 der folgenden alphanumerischen Zeichen zusammensetzen:

• Ziffern: 0 - 9
• Großbuchstaben: A-Z
• Kleinbuchstaben: a-z
• Umlaute: Ä Ö Ü ö ä ü
• Sonderzeichen: ß.;$%&/()=-+#*

Dieses Feld steht nur zur Verfügung, wenn Sie in den Eigenschaften die Option Erfassung mit Beleg 2 aktiviert haben.

Das Feld Beleg 2 ist in der OP-Buchhaltung immer die OP-Nummer. Die Erfassung einer leeren OP-Nummer ist nicht möglich, daraus wird die Nummer 0 erzeugt. Wenn Sie die Eingabetaste auf der Tastatur ohne Eingabe betätigen, wird der Beleg 2 aus dem Feld Beleg 1 übernommen. Da für den Beleg1 zusätzliche Zeichen eingegeben werden können, werden diese bei Leereingabe und Ziehen des Eintrags aus dem Feld Beleg1 gefiltert.

Im Feld Beleg2 können Sie sich die Zahlungskonditionen zum Offenen Posten in einem separaten Fenster anzeigen lassen. Symbol Zahlungskonditionen oder Tastenkombination Strg+Z.

Bei einer Sortierung nach OP-Nummer werden zuerst die Belege mit numerischen Nummern ausgegeben und danach die Belege mit alphanumerischen Nummern.

Datum

Erfassen Sie hier das Belegdatum des Buchungssatzes. Fehlende Angaben bei der Eingabe werden aus dem aktuellen Buchungszeitraum ergänzt. Wenn Sie beispielsweise nur den Tag eingeben wird Monat und Jahr automatisch ergänzt. Die Punkte innerhalb des Datums müssen Sie nicht eingeben.

Wenn Sie die Eingabetaste auf der Tastatur ohne Eingabe betätigen, wird das Datum aus der Vorbuchung übernommen (Schlepplogik).

Skonto

Die Eingabe eines Skontobetrags ist bei Erfassung einer Zahlungsbuchung mit Geldkonten (Kasse oder Bank) möglich. Bei der Buchung einer Zahlung in der OP-Buchhaltung wird der Betrag automatisch ermittelt. Der entsprechende Skontoprozentsatz wird Ihnen nach Eingabe des Skontobetrages automatisch angezeigt.

Im Feld Skontobetrag können Sie sich die Zahlungskonditionen zum Offenen Posten in einem separaten Fenster anzeigen lassen. Symbol Zahlungskonditionen oder Tastenkombination Strg+Z. Zusätzlich können Sie den Skontobetrag aus einer Zahlungsbedingung oder der Differenz zur Rechnung wählen.

An Stelle des Skontobetrages können Sie im Feld Skonto auch den Skontosatz eingeben: Eingabe mit der Taste / (geteilt durch) auf dem Nummernblock oder mit der Taste % (Prozent) auf der Tastatur. Danach wird der Prozentbetrag daraus errechnet.

Beispiel

Der Zahlbetrag beträgt 980 EUR. In der Skontospalte werden 2% erfasst. Das Programm rechnet nun 980 / (100-2=98) x 2 = 20 EUR als Skontobetrag für die Skontospalte.

S (Skonto-Steuerschlüssel)

Eine Eingabe des Skonto-Steuerschlüssels ist nur bei Erfassung einer Zahlungsbuchung Personenkonto an Geldkonto (Kasse oder Bank) möglich. Bei Erfassung eines Skontobetrags müssen Sie den Steuerschlüssel dazu erfassen, da dort das Konto für die USt-Berichtigung geschlüsselt ist.

USt-Id

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Erwerben erforderlich. Am rechten Rand der Buchungsmaschine öffnet sich der Dialog USt-ID Eingabehilfe, sobald die Eingabe einer USt-ID notwendig wird. Wenn in der aktuellen Buchung das Feld USt-ID unbesetzt ist und den Fokus erhält, wird der Vorschlagswert aus dem Dialog automatisch übernommen.

Grundlagen von Unterkonten

In den Standardkontenrahmen reichen in einigen Kontenbereichen die Konten häufig nicht aus, z. B. bei Darlehen. Sie haben die Möglichkeit, ein Sachkonto auf mehrere Unterkonten aufzuteilen. Im Kontennachweis der Dokumente können Sie die Unterkonten ein- oder ausblenden.

Neuanlage und Pflege von Unterkonten

Unterkonten können Sie auf unterschiedliche Arten anlegen:

• In der Buchungsmaschine: Geben Sie bei der Buchungserfassung im Feld Gegenkonto bzw. Konto hinter der Kontonummer einen Punkt (.) und die gewünschte Nummer für das Unterkonto ein. Der Cursor springt automatisch in das Textfeld des Kontos und Sie können eine aussagekräftige Kontenbezeichnung für das Unterkonto eingeben.

Beispiel

Für das Konto 630 geben Sie im Feld Gegenkonto bzw. Konto 630.00, 630.01 usw. ein.

• Im Dokument Kontenstamm: Blenden Sie die Unterkonten über das Symbol Unterkonten ein. Öffnen Sie den Dialog Konto für das gewünschte Hauptkonto und wählen Sie das Symbol Neues Unterkonto anlegen.

Unterkonten können nur für Sachkonten angelegt werden. Personenkonten können keine Unterkonten haben. Wenn Sie mit Kontenerweiterung für Gesellschafter arbeiten, kann ein Sachkonto nicht gleichzeitig Unterkonten und Gesellschafterkonten besitzen. In dem Fall müssen Sie eine Entscheidung für das einzelne Sachkonto treffen.

Änderungen in den Einstellungen der Unterkonten nehmen Sie im Dialog Konten aus dem Dokument Kontenstamm vor. Beachten Sie, dass Sie die Unterkonten über das Symbol Unterkonten einblenden müssen.

Darstellung von Unterkonten

Die Unterkonten werden mit einem Punkt vom Hauptkonto getrennt. In zahlreichen Dokumenten können Sie die Unterkonten zu einem Hauptkonto gesondert darstellen. Wenn Sie keine Unterkonten anzeigen lassen, werden die Werte auf dem entsprechenden Hauptkonto saldiert.

Beispiel

Konto 631 besitzt die Unterkonten 631.00, 631.01, … bis 631.99. Das Unterkonto 631.00 enthält alle Buchungen auf 631.00 und alle Buchungen, die auf 631 ohne Unterkontoeingabe erfasst wurden.

Die Eingabe- und Erweiterungslogik für Unterkonten unterscheidet sich von der Gesellschaftereingabe.

Erweiterungsstellen für Unterkonten

Die Anzahl Erweiterungsstellen für Unterkonten ist auf 2 festgelegt. Damit können Sie für jedes Sachkonto bis zu 100 Unterkonten anlegen: 631.00 bis 631.99.

Unterkonten können nur für maximal 6-stellige Sachkonten angelegt werden, da andernfalls die maximal mögliche Kontonummernlänge überschritten würde

Anzeige von Buchungen auf Unterkonten

Buchungen auf Unterkonten können Sie in einem separaten Fenster anzeigen lassen. Das Auswahlfenster mit den Buchungen des Wirtschaftsjahres wird aus der Buchungsmaschine geöffnet:

• Symbol Unterkonten
• Tastenkombination Strg+U

Export/Import von Unterkonten

Beim Ex-/Import von Stammkonten, Buchungen und Wirtschaftsjahren werden die Unterkonten berücksichtigt.

Gleichzeitige Verwendung von Unterkonten und Gesellschafterkonten

In einem Wirtschaftsjahr können Sie erweiterte Gesellschafterkonten und Unterkonten gleichzeitig nutzen. Allerdings sind dabei einige Besonderheiten zu beachten:

Wenn Sie ein Konto eingeben, das schon Unterkonten hat, werden bei der Eingabe eines Punktes weitere Unterkonten angelegt. Hat es schon Gesellschafterkonten, werden weitere Gesellschafterkonten angelegt.

Wenn Sie ein Konto eingeben, das weder Gesellschafter- noch Unterkonten besitzt, wird bei der Eingabe eines Punktes abgefragt, ob Sie ein Gesellschafter- oder ein Unterkonto anlegen wollten.

Besonderheiten bei der Buchungserfassung

Nur ein Steuerschlüssel bei Nettoerfassung

Bei der Nettoerfassung kann im Unterschied zur Bruttoerfassung nur ein Steuerschlüssel je Buchungssatz kontiert werden (beim Gegenkonto oder beim Konto). Der erfasste Betrag (brutto oder netto) wird in der Buchungsliste ausgegeben und in der Kontrollsumme (Konto 9800) addiert.

Schnellerfassung und Eingabe einer Zahlung

Bei der Schnellerfassung und Eingabe einer Zahlung für ein Personenkonto erfolgt die automatische Ermittlung von Skontobetrag und Skontosteuerschlüssel aus der bereits gebuchten Rechnung, wenn Sie im Feld Beleg2 (OP-Nummer) eine Zahl größer Null eingegeben haben. Der vorgeschlagene Skontobetrag ist die Differenz aus Rechnung und Zahlung.

Schnellerfassung und Eingabe einer Zahlung

Bei der Schnellerfassung und Eingabe einer Zahlung für ein Personenkonto erfolgt die automatische Ermittlung von Skontobetrag und Skontosteuerschlüssel aus der bereits gebuchten Rechnung, wenn Sie im Feld Beleg2 (OP-Nummer) eine Zahl größer Null eingegeben haben. Der vorgeschlagene Skontobetrag ist die Differenz aus Rechnung und Zahlung.

Buchen von Anlagenabgängen

Um einen Abgang zu buchen, müssen Sie zunächst das entsprechende Anlagegut aus der Liste der Wirtschaftsgüter auswählen (Tastenkombination Alt+F10). Nach Auswahl des Anlagegutes erfolgt der Sprung in das Register Bewegungen der Anlagekarte. Die Bewegungsart ist hier voreingestellt (Vollabgang). Verkaufserlös und Belegdatum werden aus der Fibu-Buchung vorgeschlagen, wenn in der Buchungsmaschine Betrag bzw. Datum erfasst wurden. In der Anlagekarte bestätigen bzw. erfassen Sie anschließend die Abgangsbewegung (Voll- oder Teilabgang), inklusive eines eventuell vorhandenen Verkaufserlöses. Es wird automatisch ermittelt, ob es sich um einen Buchgewinn oder Buchverlust handelt. Mit dem Speichern der Bewegung in der Anlagekarte wird die AfA-Berechnung durchgeführt. Über die Schaltfläche [OK] der Anlagekarte gelangen Sie zurück in die Buchungsmaschine. Hier können Sie wählen, welche Buchungen (Erlös und/oder Abgang) ausgeführt werden sollen. Danach wird die Erlösbuchung oder die Abgangsbuchung mit dem korrekten Abgangskonto (Buchgewinn, Buchverlust) vorgeschlagen. Die Bestätigung erfolgt über die Schaltfläche [Buchen]. Falls eine Erlösbuchung erfolgt, wird die Abgangsbuchung danach automatisch gebucht. Die Abgangskonten werden aus den Parametern der Anlagenbuchhaltung gelesen (Buchgewinn/ Buchverlust).

Es werden nur Buchungen für Abgänge ausgeführt, die bisher noch nicht gebucht worden sind. Die Korrektur einer Erlös- bzw. Abgangsbuchung ist nicht möglich, falls diese auf eine Abgangsbewegung eines Anlagegutes zeigt (entsprechender Hinweis erfolgt). Das Löschen einer Erlös- bzw. Abgangsbuchung ist immer möglich, da die Buchung jederzeit wieder erzeugt werden kann.

Sind bei einem Wirtschaftsgut mehrere Abgangsbewegungen gespeichert, wird immer die erste noch nicht gebuchte vorgeschlagen. Über Abbrechen können Sie die nächste Abgangsbewegung erreichen.

Die Kostenstellen des Wirtschaftsgutes werden beim Buchen des Erlöses herangezogen.

Anlageabgang Sammelposten GWG

Wenn ein Anlageabgang eines Sammelposten GWG’s über die Tastenkombination [Alt+F10] erfasst und ein Sammelposten GWG ausgewählt wird, erscheint folgende Hinweismeldung: "Für die Abschreibungsart Poolabschreibung GWG dürfen keine Abgangsbuchungen erzeugt werden. Die dazugehörige Erlösbuchung ist manuell zu erfassen." Weitere Informationen finden Sie auf der Hilfeseite Poolabschreibung GWG / Sammelposten.

Neuanlage / Korrektur Wirtschaftsgut

In der Buchungsliste und der Buchungsmaschine gibt es die Eigenschaft Neuanlage/Korrektur Wirtschaftsgut nach Buchung Anlagekonto Ist diese Einstellung gesetzt, erfolgt nach einer Buchung auf ein Anlagekonto immer zunächst eine Abfrage, ob das Wirtschaftsgut gepflegt werden soll. Beantworten Sie diese positiv, können Sie die Wirtschaftsgüter sofort nach dem Buchen eines Anlagekontos in die Anlagekarte übernehmen, dort bearbeiten oder löschen.

Buchen Sie einen Neuzugang auf ein Anlagekonto, werden Buchungstext, Buchungsbetrag und Anschaffungsdatum in die Anlagekarte übernommen. Dabei können Sie die in der Anlagekarte im Textfeld Wirtschaftsgut-Nr. angezeigte fortlaufende Nummer überschreiben. Nach Eintragung der Nutzungsdauer und Speichern des Wirtschaftsgutes mit [OK] können Sie sofort weiter buchen. Bei einer Korrektur oder beim Löschen einer Zugangsbuchung können Sie das zugehörige Wirtschaftsgut im Anschluss ebenfalls korrigieren bzw. löschen.

In der Anlagekarte wird beim Buchen von Fahrzeugkosten, die im Sinne des § 1b (2) UStG entfallen, der Vorsteuerabzug berücksichtigt, wenn der entsprechende Steuerschlüssel in der Buchungsmaschine angesprochen wird. Standardmäßig ist hier der Vorsteuerschlüssel Nr. 92 Kfz-Kosten, reduzierter Abzug 16% vorgesehen. Auf diesen Steuerschlüssel wurde gezielt eine Folgebuchung für den o. g. Paragraphen definiert.

Wenn Sie im Mandantenstammblatt unter dem Register ReWe die Option Buchungskreise ausgewählt haben, dann wird Ihnen beim Buchen eines Neuzuganges auf ein Anlagekonto zusätzlich das Auswahlfenster Buchungskreise angezeigt. Bitte wählen Sie den Buchungskreis, in dem das Wirtschaftsgut angelegt werden soll. Unabhängig vom Buchungskreis zum Buchen in der Buchungsmaschine ist standardmäßig der Buchungskreis 0 Basis voreingestellt.

Bezahlung von Anlagegütern

Wenn mit OP-Buchhaltung gearbeitet wird und die Anschaffungsbuchung gegen ein Personenkonto gebucht wurde, steht bei der Bezahlung von Anlagegütern eine weitere Funktion zur Verfügung:

Nach Eingabe der Zahlungsbuchung erscheint ein Auswahldialog, über den manuelle Bearbeitung, automatische Bearbeitung oder keine Bearbeitung des Wirtschaftsgutes ausgewählt werden kann.

• Bei der manuellen Bearbeitung wird die Anlagekarte mit dem entsprechenden Wirtschaftsgut direkt angezeigt. Der Anwender bearbeitet dann die Anlagekarte.
• Bei automatischer Bearbeitung wird ein Bewegungssatz Skontoabzug automatisch erzeugt. Die Anlagekarte wird nicht geöffnet. Beim Abbrechen erfolgt keine Aktion seitens der Anlagekarte.

Über die rechte Maustaste ist in der Buchungsliste bei der Zahlungsbuchung ebenfalls der Sprung zur Anlagekarte möglich (Wirtschaftsgut). Erfolgt die Korrektur der Zahlung, so wird der Skontobetrag in der Bewegung aktualisiert. Wird die Zahlungsbuchung gelöscht, so erfolgt ein Hinweis, dass eine Anlagenbewegung hierzu existiert. Bei Bestätigen mit Ja wird diese Bewegung gelöscht.

Zahlungsbedingungen und Anlagekarte werden je nach Einstellungen in den Eigenschaften bei Zahlungsbuchungen eingeblendet.

Aufteilungsbuchungen

Mit der Buchungsmaschine können Sie Aufteilungsbuchungen mit unterschiedlichen Gegenkonten erfassen. Die einzelnen Bestandteile der Aufteilungsbuchung haben dieselbe Buchungsnummer.

Voraussetzung

Im Feld Betrag der Buchungsmaschine muss ein Wert eingetragen sein.

Starten einer Aufteilungsbuchung

• Symbol Aufteilungsbuchung
• Tastenkombination Strg+A

Nachdem Sie die Aufteilung gestartet haben, wird der Dialog Summen der Aufteilungserfassung geöffnet.

Dialog Summen der Aufteilung

Der Dialog Summen der Aufteilung öffnet sich, nachdem Sie eine Aufteilungsbuchung gestartet haben. Die einzelnen Teilbuchungen, die Sie in der Buchungsmaschine erfassen, werden summiert und in den Zeilen und Spalten ausgegeben. Sie sehen den bisher gebuchten Nettobetrag, den Steuerbetrag, den Gesamtbetrag und den Restbetrag der Aufteilung.

Die Anzeige getrennt nach Steuersätzen erfolgt nur, wenn Teilbuchungen mit unterschiedlichen USt-Sätzen innerhalb der Aufteilung durchgeführt wurden. Steuerfreie Umsätze werden ebenfalls separat ausgewiesen.

Die Beträge werden mit jeder Teilbuchung aktualisiert. Das Fenster wird geschlossen, wenn der Restbetrag Null und die Aufteilung damit beendet ist.

Wenn der Cursor im Feld Betrag der Buchungsmaschine steht, können Sie mit der Taste Pfeil-nach-oben auf der Tastatur den Restbetrag der Aufteilung in das Eingabefeld übernehmen.

Brutto- oder Nettoerfassung der Einzelbeträge

Den Gesamtbetrag einer Rechnung können Sie als Brutto- oder Nettobetrag erfassen. Wenn Sie Nettoerfassung eingestellt haben und eine Aufteilung starten, wird der eingegebene Betrag als Nettoaufteilungsbetrag interpretiert.

Wenn Sie den Restbetrag mit der Taste Pfeil-nach-oben in die Buchungszeile übernehmen und die Art des Restbetrags (brutto oder netto) nicht mit der eingestellten Erfassungsart (brutto oder netto) übereinstimmt, wird die Erfassungsart automatisch umgestellt.

Im Bereich Kontrollsumme der Buchungsmaschine wird anstelle der Kontrollsumme der Aufteilungsbetrag angezeigt. Je nach Erfassungsart Brutto oder Netto.

Wenn Sie den Aufteilungsbetrag mit Minus eintragen, ist die Auflösung der Summe auch nur durch Minusbeträge zu erreichen. Wird ein Teilbetrag im Plus verbucht, wird der Aufteilungsbetrag erhöht statt vermindert. Bei einem Aufteilungsbetrag im Plus verhält sich die Auflösung entsprechend andersherum.

Die einzelnen Teilbuchungen der Aufteilung werden in der Buchungsliste angezeigt.

Dialog Konten der Aufteilung

Abhängig davon, ob Sie das Fenster während oder nach der Erfassung einer Aufteilung öffnen, stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

• Während der Erfassung: Cursor in der Buchungsmaschine -> Taste Strg+I
• Nach der Erfassung im Dokument Buchungsliste: Kontextmenü -> Eintrag Konten der Aufteilung

Im Dialog Dialog Konten der Aufteilung können Sie sowohl während als auch nach der Erfassung einer Aufteilung die gebuchten Einzelbeträge der Konten anzeigen. Die Buchungssätze mit gleicher Nummer werden auf Kontenbasis kumuliert. Den Dialog können Sie auch nutzen, um Sammelzahlungen kumuliert anzuzeigen.

Korrektur von Teilbuchungen

Sie können einzelne Teilbuchungen der Aufteilung in der Buchungsliste korrigieren oder löschen, ohne die Aufteilungsbuchung zu beenden. Wenn Sie eine Teilbuchung korrigieren oder löschen, erfolgt eine Abfrage und anschließend werden die Werte der Aufteilung sofort angepasst.

Abbrechen einer Aufteilungsbuchung

• Schaltfläche Abbrechen
• Tastenkombination Alt+A

Beachten Sie, dass im Fall eines Abbruchs die Teilbuchungen stehen bleiben, die bereits gebucht wurden und der Gesamtbetrag der Aufteilung angepasst wird.

Aufteilungsbuchung bei Soll-Haben-Erfassung

Die Einstellung der Buchungsmaschine auf Soll-Haben-Erfassung anstatt Konto-Gegenkonto-Erfassung hat Auswirkungen auf die Erfassung von Aufteilungsbuchungen.

Die Soll-Haben-Erfassung erlaubt grundsätzlich nur positive Buchungen. Bei einer Aufteilung kann es jedoch zu negativen Werten kommen.

• negativer Restbetrag der Aufteilung
• Verbuchung von Teilgutschriften (z. B. Pfandgutschrift)

Wenn Sie einen negativen Restbetrag mit der Taste Pfeil-nach-oben in die Buchungsmaschine übernehmen, werden die Konten Soll und Haben automatisch getauscht. Im Infofeld der Buchungsmaschine wird ein Hinweis angezeigt.

Bei Erfassung einer negativen Buchung über die Minus-Taste des Zehnerblocks, müssen Sie die Konten für Soll und Haben manuell tauschen.

Prüfen Sie bei manueller Erfassung von Minusbeträgen unbedingt den verbuchten Gesamtbetrag.

Eingabe von Rechnungen mit vielen Einzelpositionen

Die beschriebene Funktionalität ermöglicht die Eingabe von Rechnungen mit vielen Einzelpositionen (z. B. Metro-Rechnungen). Folgende Vorgehensweise wird empfohlen:

• Aufteilungsbetrag im Feld Betrag eingeben (Bruttobetrag der Rechnung)
• Aufteilungserfassung beginnen mit Strg+A im Feld Gegenkonto
• Nettoerfassung einstellen durch Eingabe "n" im Betragsfeld
• Teilpositionen als Teilbuchungssätze netto erfassen, jeweils mit Kostenkonto und Steuerschlüssel im Gegenkonto.
• Dialog Summen der Aufteilung wird automatisch geschlossen, wenn alle Teilbuchungssätze korrekt erfasst wurden und der Aufteilungsgesamtbetrag auf Null steht.

Mit jeder Teilbuchung werden die Werte (Netto, Steuer, Brutto, Rest) im Dialog Summen der Aufteilung aktualisiert.

Wenn der angezeigte Gesamt-Nettobetrag nicht mit der Rechnung übereinstimmt, müssen Sie eine Teilbuchung korrigieren. Da in der Buchungsliste die Teilbuchungen netto anzeigt werden, können Sie die falsch erfasste Teilbuchung schnell finden und korrigieren.

Wenn alle Teilbuchungssätze korrekt erfasst wurden, aber die USt nicht mit der Rechnung übereinstimmt, z. B. Rundungsdifferenz oder falsch ausgewiesene USt auf der Rechnung, können Sie die USt-Differenz als Teilbuchungssatz ausbuchen. Mit der Taste Pfeil-nach-oben oben wird der Restbetrag in das Betragsfeld übernommen und Sie können die USt-Differenz auf das USt-Konto ausbuchen.

Buchungen mit Leistungsmonat (Kostenrechnung)

Mit der Erfassung des Leistungsmonats können Sie die Kosten und Erlöse genau dem Abrechnungsmonat zuordnen, in dem sie tatsächlich angefallen sind. Wenn Sie die Option im Mandantenstammblatt aktivieren, können Sie bei jeder Buchung, einen vom Buchungsmonat abweichenden Leistungsmonat eingeben. Wenn Sie keinen abweichenden Leistungsmonat eingeben, entspricht der Leistungsmonat immer dem Buchungsmonat.

Voraussetzungen

• Modul Kostenrechnung muss lizenziert sein
• Mandantenstammblatt der Firma -> Register ReWe -> Unterregister Kostenrechnung -> Option Mit Leistungsmonat aktivieren.

Kostenstellenaufteilungen mit Leistungsmonat

Bei Kostenstellenaufteilungen können Sie für jede Teilbuchung einen separaten Leistungsmonat erfassen. Dadurch besteht die Möglichkeit, beispielsweise Jahresbeträge in der Kostenrechnung monatlich abzugrenzen.

Ausweis Leistungsmonat in Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung

Kosten und Erlöse werden in den Auswertungen der Kostenrechnung im jeweiligen Leistungsmonat ausgewiesen. Die dazugehörigen Buchungen in der Finanzbuchhaltung werden in dem Abrechnungsmonat ausgewiesen, in den sie gebucht wurden. Die Auswertung von Leistungsmonaten steht in folgenden Dokumenten zur Verfügung:

• Buchungsliste (nur Leistungsmonat)
• Journal (nur Leistungsmonat)
• Konteninfoblatt (nur Leistungsmonat)
• Kontenliste/Kontenblatt (nur Leistungsmonat)
• Kost-Journal (Leistungsmonat und abweichender Buchungsmonat)
• Kosteninfoblatt (Leistungsmonat und abweichender Buchungsmonat)