Der Prozess des Mahnwesens

Das Mahnwesen ist als Teilbereich der OP-Buchhaltung in das Programm eingebunden. Schlüsselungen und Daten, die notwendig sind, das Mahnwesen durchzuführen, sowie die Dokumente, die zur Bearbeitung der Mahnungen zur Verfügung stehen, werden hier erläutert. Für weitere Angaben folgen Sie bitte den Links zu den jeweiligen Hilfeseiten. Zur näheren Erklärung wurde [beispielhaft] ein kompletter Ablauf eines Mahnvorganges von der Erfassung der Ausgangsrechnung an einen Debitor bis zur Zahlung dargestellt.

Benötigte Stammdaten

Um in der OP-Buchhaltung mit dem Mahnwesen arbeiten zu können, müssen die Mahnstammsätze mit ihren jeweiligen Mahnstufen, Mahntexten und Mahnbedingungen und die Zahlungskonditionen erfasst werden. Im Mandantenstammblatt ist die Nutzung der OP-Buchhaltung und somit des Mahnwesens zu hinterlegen. Im Kundenstamm sind Schlüsselungen vorzunehmen, damit das Mahnwesen ausgeführt werden kann.


	Hinweis: In der Folge wird auf die zu beachtenden Hinterlegungen in den einzelnen Dokumenten eingegangen.

Dokument Mandantenstammblatt

Im Dokument Mandantenstammblatt, Register ReWe wird die OP-Buchhaltung aktiviert.

Dokument Kundenstamm

Im Dokument Kundenstamm sind folgende Schlüsselungen zu hinterlegen, damit ein Mahnprozess für den betroffenen Kunden durchgeführt werden kann.

Register Zahlungskonditionen

Im Register Zahlungskonditionen werden die für diesen Kunden geltenden Vereinbarungen hinterlegt.

Register Mahnwesen

Im Register Mahnwesen muss geschlüsselt werden, welcher Mahnstammsatz bzw. welche Mahnbedingungen bei diesem Kunden Gültigkeit haben.

Dokument Zahlungskonditionen

Im Dokument Zahlungskonditionen müssen die entsprechenden Zahlungskonditionen angelegt sein.

Dokument Mahnbedingungen/Textgruppen

Des weiteren müssen im Dokument Mahnbedingungen/Textgruppen die Mahnbedingungen hinterlegt werden:

die gewünschten Mahnstufen,
die für die einzelnen Mahnstufen heranzuziehenden Mahntexte, falls gewünscht mit Kulanztagen
die für die einzelnen Mahnstufen geltenden Mahngebühren mit den für die Berechnung dieser Gebühren geltenden Bedingungen
die für die einzelnen Mahnstufen geltenden Verzugszinsen mit den für die Berechnung dieser Zinsen geltenden Bedingungen

Sollen abweichende Formulare für den Ausdruck benutzt werden, ist dies ebenfalls im Dokument Mahnbedingungen/Textgruppen zu hinterlegen. Die Zuordnung welchen Mahnstammsatz ein Kunde nutzt, erfolgt im Kundenstamm im Register Mahnwesen.


	Hinweis: Wenn in o.g. genannten Dokumenten die jeweiligen Schlüsselungen durchgeführt wurden und Offene Posten vorhanden sind, die gemäß den Mahnbedingungen des im Kundenstamm hinterlegten Mahnstammsatzes gemahnt werden können, so kann der Mahnprozess über die in der Folge genannten und erklärten Dokumente durchgeführt werden.

Dokument Zahlungserinnerung

Wenn der betriebliche Mahnprozess so organisiert ist, dass Kunden, bevor sie eine Mahnung erhalten, an ihre offenen Rechnungen erinnert werden sollen, erfolgt die Ausgabe der Zahlungserinnerung über dieses Dokument.

Dokumente Mahnstufe einzeln / Alle Mahnstufen

Über die Dokumente [Mahnstufe einzeln / Alle Mahnstufen] erfolgt der Ausdruck der Mahnungen. Der Mahnprozess kann entweder mit der Ausgabe einer Zahlungserinnerung begonnen werden oder es wird, ohne dass eine Zahlungserinnerung versendet wird, gleich die erste Mahnung an die entsprechenden Kunden geschickt. Der Unterschied zwischen den Dokumenten Mahnstufe einzeln und Alle Mahnstufen besteht darin, dass mit dem Dokument Mahnstufe einzeln die Mahnungen einer einzelnen, frei zwischen 1-9 wählbaren Mahnstufe [(Eigenschaften Mahnstufe einzeln)] angezeigt werden, während mit dem Dokument Alle Mahnstufen sämtliche Mahnstufen angezeigt werden. Hierbei wird die Mahnstufe der einzelnen Posten in einer zusätzlichen Spalte (M) ausgewiesen. Werden Offene Posten gemahnt, so speichert das Programm das Ausdruckdatum im Feld Mahndatum des OP-Satzes und verhindert damit, dass dieser Offene Posten erneut in der gleichen Mahnstufe gemahnt werden kann, wenn zum Beispiel für den betreffenden Kunden zu einem späteren Zeitpunkt eine weitere Mahnung ausgegeben wird. Des weiteren wird hierbei die Mahnstufe (Mahnart) der betreffenden Posten aktualisiert (um eins erhöht).