Dialoge / Funktionen Bankauszug

Dialoge / Funktionen Bankauszug

Kontierung von Kontoumsätzen

Das Ziel der Kontierung ist, aus Kontoumsätzen Buchungsvorschläge zu erzeugen, die Sie möglichst nicht nachbearbeiten müssen.

Wenn das Programm bei der Analyse kein eindeutiges Ergebnis ermittelt, werden die Kontoumsätze nicht automatisch kontiert. Bei kleineren Unterschieden, die das Programms zwischen dem Datenbestand und dem Kontoumsatz findet, wird das Ergebnis der Kontierungsanalyse im Dialog Halbautomatische Kontierung angezeigt.

Wenn für den Kontoumsatz kein verwertbares Kriterium festgestellt wird, müssen Sie eine manuelle Kontierung vornehmen. Das Programm kontiert diesen Kontoumsatz auf das eingestellte Verrechnungskonto und Sie müssen den Buchungsvorschlag nachbearbeiten.

Prüfkriterien der Kontierungsanalyse

Grundsätzlich werden die Bestandteile des Kontoumsatzes mit den Rechnungswesen Daten und Angaben verglichen. Die Kontierungsanalyse berücksichtigt dabei die Bestandteile des Kontoumsatzes:

• Auftraggeber/Empfängerbezeichnung
• Bankverbindung Auftraggeber/Empfängerbezeichnung
• Verwendungszweck
• Betrag
• Geschäftsvorfallcode

Bei dieser Analyse werden mehrere Teilschritte durchgeführt. Der wichtigste Teilschritt ist der Vergleich der Bestandteile des Kontoumsatzes mit folgenden Angaben:

• OP-Buchungen (OP-Nr., Beleg-Nr., Betrag, Datum, Fälligkeit)
• Kontenstamm
• Kundenstamm
• Lieferantenstamm
• Kontierungsregeln

Aufgrund der Bestandteile und der ermittelnden Ergebnisse werden automatische, halbautomatische und manuelle Kontierungen durchgeführt.

Tippfehler und Zahlendreher im Kontoumsatz und in ihren Angaben sowie doppelte Kontobewegungen können das Ergebnis der Kontierungsanalyse negativ beeinflussen.

Bei der Zuordnung des Kontoumsatzes zu den Offenen Posten können Skonto und Kostenrechnungsangaben berücksichtigt und in der Buchung verarbeitet werden. Wird beispielsweise eine Rechnung abzgl. Skonto gemäß den Zahlungskonditionen bezahlt, verarbeitet die Kontierungsanalyse diesen Zahlungseingang bzw. -ausgang als Zahlung mit Skonto und hinterlegt beim Skontokonto die Kostenrechnungsangaben der Ursprungsrechnung.

Beispiel:

Es wurde eine Kundenrechnung ausgestellt: OP Nr 140070, 01.10., 1.000,00 EUR, ZK: 2 % innerhalb 10 Tage, Kostenstelle ist 10 Vertrieb Der Kunde zahlt am 08.10. abzgl. 2 Skonto = Zahlbetrag: 980,00 EUR Anhand der OP Nr. und anhand des Zahlbetrages konnte eine Zuordnung zur Kundenrechnung-OP vorgenommen werden. Die automatisch kontierte Buchung lautet: 980,00 EUR auf das Kundenkonto 20,00 EUR auf das Skontokonto des Erlöskontos und auf die Kostenstelle 10 Vertrieb

Automatische Kontierung

Bei der automatischen Kontierung werden aus dem Kontoumsatz ein oder mehrere Buchungsvorschläge erzeugt. Das Programm kann den Kontoumsatz eindeutig zuordnen. Die entsprechenden Kontoumsätze werden mit dem Symbol gekennzeichnet.

Achtung:

Für die Richtigkeit der erzeugten Buchungsvorschläge bzw. Buchungen in der Finanzbuchhaltung können wir keine Haftung übernehmen. Prüfen Sie die Daten, die bei der automatischen Kontierung ermittelt werden.

Halbautomatische Kontierung

Bei der Halbautomatischen Kontierung kann keine eindeutige Kontierung durchgeführt werden. Das Programm ermittelt eine nicht hundertprozentige Übereinstimmung und zeigt seine Treffer (=Kontierungsvorschläge) im Dialog Halbautomatische Kontierung an.

Manuelle Kontierung

Wenn das Programm bei der Analyse der Kontoumsätze keine automatische oder halbautomatische Kontierung der Kontoumsätze vornehmen kann, werden diese für die manuelle Kontierung vorbereitet. Die Kontoumsätze werden mit dem Symbol gekennzeichnet.

Die Buchungsvorschläge dieser Kontoumsätze erhalten als Gegenkonto das Konto, das in den Dokumenteigenschaften im Register Verrechnungskonto im Feld Nicht erkannte Umsätze eingetragen ist.

Die Buchungsvorschläge können Sie im Dokument Bankauszug nachbearbeiten. Je nachdem, welches Kontierungswerkzeug Sie in den Dokumenteigenschaften des Bankauszugs gewählt haben, wird die Buchung im Dialog Buchungen bearbeiten oder in der Buchungsmaschine geöffnet. Alternativ können Sie die Buchungen auch der Erzeugung der Buchung direkt in der Finanzbuchhaltung korrigieren, z. B. in der Buchungsliste.

Dialog Kontierungsregel

Im Dialog Kontierungsregel können Sie individuelle Vorgaben für die Kontierungsanalyse hinterlegen. Die Kontoumsätze werden dabei mit den hinterlegten Kriterien verglichen und auf das hinterlegte Konto gebucht.

Sie können eine Kontierungsregel aus einem Kontoumsatz erstellen. Die Informationen aus dem Kontoumsatz werden dabei in den Dialog Kontierungsregel übernommen und Sie können festlegen, welche Daten berücksichtigt werden sollen.

Dialog Kontierungsregel öffnen

Aus dem Dokument Bankauszug

• Symbol Kontierungsregel aus Umsatz
• Umsatz markieren -> Kontextmenü -> Kontierungsregel aus Umsatz

Aus dem Auswahlfenster Kontierungsregel verwalten

• Symbol Neu
• Kontierungsregel markieren -> Symbol Regel bearbeiten
• Kontierungsregel markieren -> Kontextmenü -> Regel bearbeiten
• Doppelklick auf Kontierungsregel
• Tastenkombination Strg+O

Das Auswahlfenster Kontierungsregel verwalten öffnen Sie aus dem Dokument Bankauszug über das Symbol Kontierungsregel verwalten

Symbole Dialog Kontierungsregeln

	Die aktuelle Ansicht wird gedruckt.
	Die Seitenansicht wird geöffnet.

Register Allgemein

Tragen Sie im Feld Bezeichnung einen eindeutigen Namen für die Kontierungsregel ein.

Legen Sie unter Steuerung die Priorität der Kontierungsregel fest. Im Bereich Kontoumsatz-Betrag können Sie einen Typ für die Kontierungsregel wählen und einen festen Betrag hinterlegen. Bei einem abweichenden Betrag im Kontoumsatz wird die Kontierungsregel nicht angewendet. Unter zugeordnete Bankverbindung können Sie festlegen, ob die Kontierungsregel für eine bestimmte oder für alle Bankverbindungen gelten soll. Außerdem finden Sie die Information zur Letzten Verwendung der Kontierungsregel im Register Allgemein.

Register Auftraggeber

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Berücksichtigen, wenn die Einstellungen dieser Registerkarte bei der Kontierungsanalyse verwendet werden sollen.

Sie können entweder den Namen oder die Bankverbindung oder beides als Kriterium hinterlegen. Wenn Sie das zugehörige Kontrollkästchen aktivieren, werden die Felder freigeschaltet und Sie können Eingaben machen.

Markieren Sie im Feld Namen mit Mausklick die einzelnen Felder die bei der Kontierungsanalyse geprüft werden sollen. Das kann entweder der ganze Name oder nur ein bestimmter Teil davon sein. Die Markierung wird durch eine farbige Hinterlegung gekennzeichnet.

Durch erneuten Mausklick bzw. mit Klick auf die Schaltfläche Markierung aufheben wird diese wieder entfernt.

Zusätzlich oder alternativ können Sie die Prüfung über die Bankverbindung durchführen. Wenn Sie das Kontrollkästchen Bankverbindung des Auftraggebers/Empfängers aktivieren, können Sie die Felder bearbeiten.

Die Angaben auf den Kontoumsätzen müssen dabei nicht zwingend mit Ihren Stammdaten (Konto-, Kunden-, Lieferantenstamm) übereinstimmen.

Register Geschäftsvorfall

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Berücksichtigen, wenn das Programm die Einstellungen dieser Registerkarte bei der Kontierungsanalyse verwenden soll.

Innerhalb Deutschlands werden Aufträge der Banken in Geschäftsvorfälle aufgeteilt. Die Geschäftsvorfälle sind standardisiert und können nach Bereichen eingeteilt werden. Die verwendete Nummer wird Geschäftsvorfallcode genannt.

Wählen Sie einen Geschäftsvorfall in der Auswahlliste. Im Dokument Bankauszug sehen Sie in der Spalte GV, welcher Geschäftsvorfallcode bei der einzelnen Kontoumsätzen verwendet wird.

Die Eingabe des Textergänzungsschlüssels kann in der Kontierungsanalyse ein genaueres Ergebnis bringen. Die Eingabe ist aber nicht zwingend erforderlich.

Markieren Sie im Feld Geschäftvorfalltext mit Mausklick die einzelnen Felder die bei der Kontierungsanalyse geprüft werden sollen. Das kann entweder der ganze Text oder nur ein bestimmter Teil davon sein. Die Markierung wird durch eine farbige Hinterlegung gekennzeichnet.

Durch erneuten Mausklick bzw. mit Klick auf die Schaltfläche Markierung aufheben wird diese wieder entfernt.

Register Verwendungszweck

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Berücksichtigen, wenn das Programm die Einstellungen dieser Registerkarte bei der Kontierungsanalyse verwenden soll.

Markieren Sie im Eingabefeld mit Mausklick die einzelnen Felder die bei der Kontierungsanalyse geprüft werden sollen. Das kann entweder der ganze Text oder nur ein bestimmter Teil davon sein. In der Kontierungsregel können Sie für den Verwendungszweck Kenner und Bezeichner verwenden.

Der Kenner wird weiterhin als Suchkriterium verwendet. Der Bezeichner ist für die Betragserkennung erforderlich. Werden im Verwendungszweck Beträge zu bestimmten Zwecken übermittelt, wie beispielsweise Zinsen und Tilgung, können Sie diese Beträge für Aufteilungsbuchungen verwenden. Über das Kontextmenü definieren Sie, ob der zu verwendende Betrag vor oder hinter dem Bezeichner steht. In der Kontierung hinterlegen Sie der Einzelbuchung den entsprechenden Bezeichner.

Die Markierung wird jeweils durch eine farbige Hinterlegung gekennzeichnet.

Bei der Anlage einer Kontierungsregel können Sie für den Verwendungszweck die Formate KLASSISCH (14 ZEILEN X 27 ZEICHEN) und SEPA (4 ZEILEN X 35 ZEICHEN) auswählen.

Register Buchung

In diesem Register hinterlegen Sie das Gegenkonto der Buchung.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu um einen neuen Eintrag zu erfassen.

Markieren Sie einen Eintrag und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten um die Daten zu ändern.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen um den markierten Eintrag ohne weitere Abfrage aus der Liste zu entfernen.

Die Angaben für die Buchung hinterlegen Sie im Dialog Einzelbuchung. Geben Sie die Werte direkt in das Eingabefeld ein oder wählen Sie über die Schaltfläche Auswahl einen Eintrag aus dem Auswahlfenster.

Vor der Kontonummer können Sie einen Steuerschlüssel eintragen.

Achten Sie darauf, dass bei Einzelbuchungen, die einen fixen Betrag haben und denen noch Einzelbuchungen nach Anteilen zugeordnet werden soll, die Summe der Anteile 100% ergeben muss. Der verbleibende Betrag (nach fixen Einzelbuchungen) muss also zu 100% verteilt werden.

Einzelbuchungen können nicht gleichzeitig mit Angaben im fixen Betrag und im Anteil (%) erfasst werden.

Die Angaben für Beleg 1 und Beleg 2 können je Kontierungsregel hinterlegt werden. Es stehen Ihnen auch hier die selben Variablen wie im Kapitel 2.4.3. Buchungstext beschrieben, zur Verfügung.

Sie können für die Einzelbuchung einen abweichenden Buchungstext erfassen. Wie in den Dokumenteigenschaften des Dokument Bankauszug können Sie Variablen verwenden.

Wenn Sie die Kostenrechnung lizenziert haben, können Sie im unteren Bereich des Dialogs die entsprechenden Angaben hinterlegen.

Dialog Halbautomatische Kontierung

Im Dialog Halbautomatische Kontierung können Sie Buchungsvorschläge für Kontoumsätze nachbearbeiten, die das Programm nicht eindeutig zu einem Datensatz in der Finanzbuchhaltung zuordnen konnte.

Dialog Halbautomatische Kontierung öffnen

Aus dem Dokument Bankauszug

• Automatisch, wenn das Programm bei der Kontierungsanalyse mehrere Treffer ermittelt hat
• Doppelklick auf eine halbautomatisch zugeordnete Buchung, wenn diese noch nicht übernommen wurde (nur mit der Buchungsmaschine als Kontierungswerkzeug)

Anzeige Kontoumsatz, Konten und Offene Posten

Das Fenster Halbautomatische Kontierung beinhaltet drei Teilbereiche:

• Oberer Teilbereich: Anzeige des Kontoumsatzes
• Mittlerer Teilbereich: Anzeige der Konten, Kunden und Lieferanten
• Unterer Teilbereich: Anzeige der Offenen Posten der Konten

In den mittleren und unteren Teilbereichen wählen Sie, welche Konten bzw. Offenen Posten für den Buchungsvorschlag verwendet werden.

Im mittleren Teilbereich steht informativ in der Spalte % der Prozentwert der Trefferwahrscheinlichkeit.

Schaltflächen im unteren Bereich

Als Bearbeitungsmöglichkeiten stehen folgende Schaltflächen zur Auswahl:

Übernehmen: Das markierte Konto wird als Gegenkonto übernommen. Markierte Posten werden genutzt, um daraus Buchungsvorschläge abzuleiten. Nähere Informationen bei Offenen Posten.

Bearbeiten: Für das markierte Konto wird der Dialog Kontierungsvorschläge bearbeiten aufgerufen, in dem Sie die Buchung weiter bearbeiten können.

Verr.-Konto: Wenn die Buchungsmaschine als Kontierungswerkzeug eingestellt ist, wird der Umsatz auf das hinterlegte Verrechnungskonto gebucht. Diese Buchungen werden im Dokument Bankauszug als Halbautomatisch abgelehnt angezeigt.

Übergehen: Der Kontoumsatz wird nicht kontiert. Die Markierungen im Dialog werden nicht berücksichtigt und für diesen Kontoumsatz wird kein Buchungsvorschlag erzeugt. Der Kontoumsatz wird bei der nächsten Kontierungsanalyse wieder berücksichtigt.

Abbrechen: Die nachfolgenden Kontoumsätze, die in der Halbautomatischen Kontierung bearbeitet werden sollten, werden nicht mehr analysiert und auch nicht kontiert. Alle bis zu diesem Schritt kontierten Kontoumsätze werden kontiert.

Differenz zum Umsatz - Skonto

Wenn der Kontoumsatzbetrag abweichend zu den gewählten OP-Beträgen ist, können Sie mit Klick auf die Schaltfläche Skonto den Dialog Skontobehandlung öffnen. Wählen Sie hier, wie das Skonto behandelt werden soll. Die Möglichkeiten sind identisch wie bei der Differenzbehandlung beim OP-Ausgleich in der Buchungsmaschine.

• Manuelle Skontoverteilung (Voreinstellung): Der Differenzbetrag wird als Skontobetrag in die Buchungsmaschine übernommen.
• Anteilig nach OP-Betrag: Die Aufteilung erfolgt prozentual auf Basis der gewählten Rechnungsbeträge. Auf Gutschriften ohne Fälligkeit wird kein Skonto verteilt. Damit kann bei Sammel/Gesamt eine Sammelzahlung mit Skonto ausgeführt werden, ohne dass Sie die Teilbuchung bestätigen müssen.
• Laut Zahlungskondition: Hier wird der Skontobetrag auf Basis der Zahlungskonditionen verteilt, mit der die Rechnung gebucht wurde. Mit der Option ohne Prüfung Skontofrist wird der Skontobetrag laut Zahlungskondition (Skonto 1) ermittelt und es erfolgt keine Prüfung der Skontofrist.

Die Bezeichnung der Schaltfläche Skonto ändert sich in Skonto entfernen, wenn der Betrag inklusive Skonto bezahlt wird.

Wenn Sie auf die Schaltfläche Differenz als Skonto übernehmen, wird der komplette Differenzbetrag dem ersten offenen Posten zugeordnet. Den Wert können Sie im mittleren Bereich des Dialogs manuell auf die anderen OPs verteilen.

Dialog Kontierungsvorschläge bearbeiten

Im Dialog Kontierungsvorschläge bearbeiten können Sie Buchungsvorschläge für Kontoumsätze manuell nachbearbeiten.

Sie können in den Eigenschaften des Dokuments Bankauszug die Buchungsmaschine als Kontierungswerkzeug wählen. Die Bearbeitung der Buchungen erfolgt dann in der vollwertigen Buchungsmaschine und nicht im Dialog Kontierungsvorschläge bearbeiten.

Dialog Kontierungsvorschläge bearbeiten öffnen

Aus dem Dokument Bankauszug (wenn nicht Kontierungswerkzeug Buchungsmaschine gewählt ist)

• Doppelklick auf einen Buchungsvorschlag

Aus dem Dialog Halbautomatische Kontierung

• Konto und OP markieren -> Schaltfläche Bearbeiten

Anzeige Umsatz und Teilbuchungen

Im Bereich Umsatz werden die Daten des Kontoumsatzes angezeigt. Darunter die einzelnen Teilbuchungen. Die markierte Buchung wird im Bereich Erfassung angezeigt.

Im Bereich Teilbuchungen steht die Funktion Teilbuchung löschen über das Kontextmenü zur Verfügung. Damit können Sie die markierten Teilbuchungen löschen.

Erfassung

Der Bereich Erfassung ist angelehnt an die Buchungsmaschine und vergleichbar zu bedienen. Zur Bearbeitung der Kontierungsvorschläge stehen Ihnen allerdings nur einige Funktionen zur Verfügung.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen um die Eingaben zu speichern ohne das Fenster zu schließen.

Buchungen, die Sie im Dialog Kontierungsvorschläge bearbeiten erstellen, werden als Buchungsvorschläge in das Dokument Bankauszug übernommen und nicht als Buchungen in die Finanzbuchhaltung. Den Transfer in die Finanzbuchhaltung nehmen Sie anschließend aus dem Dokument Bankauszug vor.