DIVA 1 - Digitaler Verwaltungsakt

DIVA 1 - Digitaler Verwaltungsakt

Kurzbeschreibung

Mit dem Elster Projekt DIVA (Digitaler Verwaltungsakt) gibt die Finanzverwaltung Verwaltungsakte elektronisch bekannt. Die elektronische Bekanntgabe ist rechtsverbindlich und ersetzt den Papierbescheid – Grundlage ist § 122a Abgabenordnung.

Die Teilnahme am DIVA-Verfahren ist freiwillig.

Ausschließlich betrifft das DIVA Verfahren die Einkommensteuer ab dem VZ 2019. Die Finanzverwaltung stellt auf elektronischem Weg Erstbescheide und Vorauszahlungsbescheide (vor allem im Bundesland NRW) zur Verfügung.

Folge- und Verlustbescheide zur Einkommensteuer werden auf dem herkömmlichen Weg in Papierform bereitgestellt.

Das Kriterium für die Zuordnung eines Bescheids zu einer Erklärung ist derzeit seitens der Finanzverwaltung die Steuernummer. Wenn sich bei einem Mandanten die Steuernummer in naher Zukunft ändert (z.B. wegen Umzug oder Ehegatteneinzelveranlagung), sollte die Steuerklärung nicht als DIVA-Fall versendet werden. Denn in diesen Fällen können wir keine automatische Zuordnung durchführen.

DIVA 1 im Einkommensteuerprogramm (ab VZ 2019)

In der Zentralakte unter Akte Optionen Elster gibt es einen neuen Eintrag für die Teilnahme am DIVA Verfahren. Vorbesetzt ist Ja für die Teilnahme am DIVA Verfahren.

Wird die Einstellung auf Nein gestellt, nimmt die Kanzlei nicht am DIVA Verfahren teil. Eine DIVA-Zusatzerfassung im Einkommensteuermantelbogen ist dann nicht möglich.

Durch die Einstellung in der Zentralakte (Akte Optionen Elster Teilnahme am DIVA Verfahren), gibt es im Einkommensteuermantelbogen auf Seite 2 im Unterschriftenbereich einen neuen Dialog für die einmal Bekanntgabevollmacht für das DIVA Verfahren.

Dieser Dialog ist vollständig auszufüllen. An die anzugebende E-Mail-Adresse wird von der Finanzverwaltung eine E-Mail gesendet, sobald der elektronische Einkommensteuerbescheid (PDF) von der Finanzverwaltung bereitgestellt wurde.

Wie gewohnt kann der Elsterauftrag in die Elsterauftragsliste gestellt werden. Im unversendeten ESt-Elsterauftrag kann die Druckvorschau (rechte Maustaste Protokolle) aufgerufen werden.

In der Elster-Druckvorschau befindet sich ein Hinweis zur elektronischen Bescheidbekanntgabe:

Der Elsterauftrag beinhaltet die entsprechenden DIVA Informationen. Die Finanzverwaltung stellt nach Veranlagung der Einkommensteuererklärung den Einkommensteuerbescheid (PDF) in elektronischer Form zur Verfügung. Der ADDISON Datenservice holt die elektronischen Einkommensteuerbescheid Daten (PDF) ab und stellt diese den Steuerkanzleien automatisch zur Verfügung.

DIVA 1 Portalnachricht kommt in der Kanzlei an (Erzeugung von Postkorb und Postbucheinträgen inklusive Erinnerungsfenster)

Für den DIVA PDF-eBescheid wird beim Eintreffen einer Nachricht vom Finanzamt über den ADDISON Datenservice ein Postkorbeintrag erstellt.

Gleichzeitig wird automatisch ein endgültiger Postbucheintrag inkl. Fristberechnung und ein Eintrag im Erinnerungsfenster für Termin und Fristen erzeugt.

Es kann sich ausschließlich um ESt-Bescheide oder um ESt-Vorauszahlungsbescheide handeln. Im Postkorb werden beide Eingangsnachrichten mit entsprechenden Beschreibungstexten ausgewiesen:

• Steuerbescheiddaten - Einkommensteuer
• Steuerbescheiddaten - Vorauszahlungsbescheid

Postkorbeintrag und Anzeige des PDF- Bescheids

Im Postkorb wird unter der Nachrichtenart (Sonstige Nachrichten) der DIVA eBescheid mit dem angehängten PDF-Bescheid des Finanzamts unter der Beschreibung Steuerbescheiddaten - Einkommensteuer ausgewiesen.

Sobald dieser eingegangene Postkorbeintrag ausgewählt wird, öffnet sich die Nachrichtenansicht mit den entsprechend vorbelegten Feldern, die aus der Bescheidübersicht ermittelt werden. Als zuständiger Mitarbeiter wird der Mitarbeiter eingetragen, welcher im Mandantenstammblatt/Kanzleiorganisation im Auftragswesen für die Steuererklärungen/Steuern (betrieblichen und privaten Steuern) hinterlegt ist.

Über den Karteireiter Dateiansicht und Anhänge/Dateien kann der PDF-Bescheid angezeigt werden, sofern das Recht Postbuch/-korb DIVA eBescheid anzeigen gesetzt ist. Es öffnet sich der entsprechende PDF-Reader mit dem PDF-Bescheid:

Postbucheintrag und Anzeige des PDF- Bescheids

Durch den Postkorbeintrag wird auch automatisch der Postbucheintrag erzeugt. Sobald der entsprechende Postbucheintrag ausgewählt wird, erscheint die Anzeige des Postbuches mit den automatisch ausgefüllten Feldern inkl. der berechneten Fristen. Über die neue rot markierte Schaltfläche kann der PDF-Bescheid angezeigt werden.

Im Postbuch wird der PDF-Bescheid nur angezeigt, wenn der Mitarbeiter über das neue Recht für die Anzeige des DIVA eBescheides verfügt.

Sobald Sie auf die Schaltfläche klicken, öffnet sich der PDF-Viewer für diesen Postbucheintrag mit den entsprechenden Funktionalitäten (z.B. zum Drucken).

Eintrag im Erinnerungsfenster unter Termin und Fristen

Aufgrund des automatischen Postbucheintrags und der Fristberechnung beim Eintreffen des Postkorbeintrages für den DIVA eBescheid, wird im Erinnerungsfenster ein Eintrag unter Termin und Fristen mit den entsprechenden Fristen erzeugt. Aus diesem Grund wird auch kein zusätzlicher doppelter Eintrag im Erinnerungsfenster für den Typ Portal erzeugt, obwohl es sich um einen Nachrichteneingang über den ADDISON Datenservice aus ADDISON Direkt (als Absender im Postkorb) handelt.

Rechteverwaltung DIVA eBescheid

Steuerbescheide unterliegen einer erhöhten Vertraulichkeit. Um dieser Vertraulichkeit Rechnung zu tragen, wurde ein neues Recht zur Anzeige eines DIVA PDF-Bescheids eingeführt. Dieses neue Funktionsrecht für die Anzeige eines DIVA PDF-Bescheids gilt für den Postkorb und das Postbuch.

Das Funktionsrecht heißt:

Postbuch/-korb DIVA eBescheid anzeigen Grundsätzlich ist dieses neue Funktionsrecht zur Ansicht von Steuerbescheiden für alle Mitarbeiter auf "Nein" gesetzt. Wenn Mitarbeiter Steuerbescheide einsehen dürfen, muss dieses Recht explizit mit "Ja" gewährt werden. Dieses Recht kann über das Auswahlmenü (Auswirkung auf) je nach Wunsch für bestimmte Akten eingestellt werden.

Auswirkung des Funktionsrechtes auf das Postbuch/-korb Besitzt ein Mitarbeiter das Recht zur Anzeige von DIVA eBescheiden, darf dieser Mitarbeiter den Dateianhang im Postbuch öffnen und ansehen. Er darf diesen Anhang dann auch speichern.

Besitzt der Mitarbeiter das Recht nicht, darf der Mitarbeiter den PDF-Bescheid im Postbuch/-korb weder ansehen noch speichern. Es erscheint folgender Hinweis:

Achtung: Sobald der PDF-Bescheid außerhalb des Postbuchs in einem Ordner des PC/Servers gespeichert wird, greift dieses Funktionsrecht nicht mehr.

Einschränkung der Anzeige vom DIVA-PDF-Bescheid auf einzelne Mandantenakten

Hat ein Mitarbeiter grundsätzlich das Recht im Postbuch/-korb den DIVA-PDF Bescheid ansehen zu können, kann über die Rechteverwaltung eine Einschränkung auf bestimmte Mandantenakten durchgeführt werden.

In der Mitarbeiterakte ist zunächst der entsprechende Mitarbeiter oder das entsprechende Team auszuwählen. Über die Rechte kann ein neues Funktionsrecht für den Mitarbeiter definiert werden:

Beispiel:

Der Mitarbeiter Torsten Ahrens soll in der Mandantenakte 100100 keinen Zugriff auf die Anzeige vom DIVA-PDF Bescheid im Postbuch/-korb erhalten. Dazu ist die Funktion Postbuch/ -korb eBescheid anzeigen auszuwählen. In der Rechten Spalte ist bei Auswirkung Mandanten einzustellen. Im Anschluss ist die gewünschte Mandantenakte auszuwählen. Bei den Rechten ist der Zugriff auf Nein zu stellen. Die Aktion wird mit OK abgeschlossen.

Auswirkung auf die Anzeige vom DIVA-PDF Bescheid in der Mandantenakte

Ruft der Mitarbeiter Torsten Ahrens in der Mandantenakten 100100 im Postbuch/-korb den DIVA-PDF Bescheid auf, werden folgenden Meldungen angezeigt:

Postbuch:

Postkorb:

Bescheidübersicht - eBescheiddaten und DIVA

Das DIVA Elsterverfahren wurde von der Finanzverwaltung neu entwickelt. Es hat keine Verbindung mit der Übermittlung der eBescheidaten durch die Finanzverwaltung.

Im Akte System sind diese beide Elster-Verfahren über das Dokument Bescheidübersicht verbunden worden.

Bisher war es so, dass bei der Verarbeitung der ESt-eBescheiddaten vom Programm automatisch ein Postbucheintrag erzeugt worden ist. Im DIVA Verfahren ist das jetzt nicht mehr so.

Liegt ein ESt-eBescheiddatensatz zur Verarbeitung vor, prüft das Programm der Bescheidübersicht zunächst, ob für den Einkommensteuerfall das DIVA Verfahren beantragt worden ist.

Falls ja, prüft das Programm der Bescheidübersicht, ob ein endgültiger DIVA Postbucheintrag bereits vorhanden ist (Beschreibung zu automatisch angelegten DIVA Postbuch und Postkorbeinträge siehe unten).

Wird der endgültige Postbucheintrag für den DIVA ESt-Bescheid gefunden verwendet das Programm der Bescheidübersicht diesen Postbucheintrag.

Hier schließt sich jetzt der Kreis. Bisher gab es Unklarheiten, wie mit dem automatisch angelegten Postbucheitrag aus der Bescheidübersicht und mit dem Postbucheintrag für den ESt-Papierbescheid in den Kanzleien am besten umgegangen werden soll.

Im DIVA Verfahren gibt es jetzt ausschließlich einen einzigen Postbucheintrag im Akte System!

Bescheidübersicht:

Bei der automatischen Verarbeitung der eESt-Bescheiddaten, wird der DIVA ESt-Bescheid dem Reiter Verknüpfungen-DIVA dem Bescheideintrag hinzugefügt:

Per Doppelklick auf die Datei mit der Endung PDF wird der DIVA ESt-Bescheid angezeigt. Hinweis: Sofern Sie einen PDF-Writer installiert haben, können Sie auf das PDF vom DIVA ESt-Bescheid ein Textfeld oder einen selbst definierten Stempel (z. B. geprüft in Ordnung) einfügen. Beim Speichern wird das DOKU Verzeichnis der Akte Installation vorgeschlagen. Die dort befindliche PDF-Datei kann überschrieben und gespeichert werden. Rufen Sie den DIVA ESt-Bescheid erneut über Reiter Verknüpfungen-DIVA auf, enthält die PDF - Datei das eingefügte Textfeld oder den eingefügten Stempel.

DIVA 1 ESt Bescheid in der Jahresakte (Register Einkommensteuer)

Viele Anwender sind es gewohnt, den bisher manuell eingescannten Papier-ESt-Bescheid, in die Jahresakte und dort in das Register Einkommensteuer zu übernehmen. Somit waren der Einkommensteuerfall und der Einkommensteuer-Bescheid an einer Stelle vorhanden. Bei Rückfragen vom Mandanten konnte der Einkommensteuerfall und ggf. der Einkommensteuer-Bescheid schnell geöffnet werden.
Aktuell besteht die Möglichkeit über den Postkorb, den DIVA ESt-Bescheid in die Jahresakte zu übernehmen. Dazu muss in dem entsprechenden Mandanten das Dokument Postkorb angelegt werden. Im Postkorb wird u.a. der Eintrag Steuerbescheid Einkommensteuer angezeigt.
Per Drag und Drop kann dieser Eintrag bzw. der Dateianhang in die Jahresakte und das Register Einkommensteuer gezogen werden. Der Dateiname kann wie gewünscht angepasst werden. Hinweis: Geplant ist, die Funktionalität aus dem Postkorb (ziehen von Dateianhängen in die Aktenstruktur) in das Dokument der Bescheidübersicht zu übernehmen. Dann könnte der entsprechende Bescheideintrag mit dem DIVA ESt-Bescheid einfach in die Jahresakte und das Register Einkommensteuer übernommen werden.

Sicherheitsfunktion, falls kein DIVA Bescheid in der Kanzlei ankommt

Angenommen, die Finanzverwaltung stellt keinen DIVA ESt-PDF Bescheid zur Verfügung, wird vom Programm der Bescheidübersicht 1 Tag lang gewartet (bisher 3 Tage), ob für den DIVA PDF-Bescheid ein endgültiger Postbucheintrag vorliegt.

Die Verarbeitung dieser eBescheiddatensätze erfolgt am 2. Tag nach Zustellung der eBescheiddaten.

So lange erscheint bei der eBescheiddatenverarbeitung folgender Hinweis:

Nach Ablauf der Wartezeit von 1 Tag, legt die Bescheidübersicht wieder selbst einen Postbucheintrag an und erzeugt einen Bescheideintrag für den vorliegenden ESt-eBescheiddatensatz.

Somit ist gewährleistet, dass eine Information über ESt-Bescheiddaten der Finanzverwaltung im Akte System vorliegt!

Während unserer DIVA Pilotphase, stellte die Finanzverwaltung nicht in jedem Fall einen DIVA-Einkommensteuerbescheid zur Verfügung. Unsere Pilotanwender bekamen stattdessen einen Einkommensteuer Papierbescheid mit folgendem Hinweis:

DocuWare und DIVA 1

Die DIVA ESt-PDF Bescheide (Erstbescheide und Vorauszahlungsbescheide) werden automatisch DocuWare zur Verfügung gestellt. In Akte können die DIVA-ESt-PDF Bescheide über die DocuWare-Recherche aufgerufen werden. DocuWare Recherche - Änderungsmöglichkeit für die Spalte Bearbeitungsstatus

In der Datei Daten.INI kann der Eintrag BearbeitungsstatusDIVA=Offen im Bereich [DMS] ergänzt werden.
Ab dem Eintrag in der Daten.INI enthalten die neu verarbeiteten DIVA-ESt-PDF Bescheide in der Spalte Bearbeitungsstatus den Eintrag Offen:

DIVA 1 ESt-PDF-Bescheid per Drag und Drop in die Aktenstruktur übernehmen

Der DIVA ESt-PDF-Bescheid steht nach Verarbeitung der eBescheiddaten automatisch im Dokument der Bescheidübersicht unter dem Reiter Verknüpfung - DIVA zur Verfügung.

Über das Dokument Bescheidübersicht in der Mandantenakte kann der Bescheideintrag per Drag und Drop in der Jahresakte in das Register Einkommensteuer gezogen werden (bitte den gesamten Bescheideintrag in die Aktenstruktur ziehen).

Der Dateianhang aus dem Bescheideintrag (Verknüpfung - DIVA) wird in dem ausgewählten Register angezeigt und kann wie gewohnt aufgerufen werden.

Hinweis: Beachten Sie bitte, dass diese Funktion nur in der Mandantenakte zur Verfügung steht.
Die Funktionen der Akte, um Dokumente aus der Aktenstruktur per E-Mail oder ADDISON One Click senden zu können, stehen selbstverständlich zur Verfügung.
In der Zentralakte unter Akte Optionen Allgemein befindet sich die Funktion PDF-Dokumente beim Ablegen in die Akte verschlüsseln:

Über diese Funktion werden PDF-Dokumente im Akte -Doku Verzeichnis geschützt und mit einem Passwort versehen.