Dokument Automatische Abstimmung
Dokument Automatische Abstimmung
Prüfschritte
Die Prüfschritte werden nach folgenden Kategorien unterteilt:
- Anlagekonten
- Finanzbuchhaltung allgemein
- Kunden, Lieferanten, Forderungen, Verbindlichkeiten
- Umsatzsteuer, Vorsteuer
Anlagekonten
| Prüfschritt | Zweck | Vorbelegung |
|---|---|---|
| Geringwertige Wirtschaftsgüter | Ermittlung von Buchungssätzen auf GWG/Sammelposten-Konten, deren Beträge kleiner als 150,00 € und größer als 1.000,00 € sind. Bei Sammelposten wird der einzelne Buchungsbetrag auf diese Werte geprüft. | GWG-Konten |
| Negative Buchwerte | Ermittlung von Anlagekonten, die einen Habensaldo ausweisen | Anlagekonten |
Finanzbuchhaltung allgemein
| Prüfschritt | Zweck | Vorbelegung |
|---|---|---|
| Abstimmung Sachkontensalden gesamt | Ermittlung von Differenzen durch die Aufsummierung aller Sachkontensalden | Keine |
| Abstimmung Vortragskonten gesamt | Ermittlung von Differenzen durch die Aufsummierung aller Vortragskontensalden | Keine |
| Belegdatum außerhalb Buchungsmonat | Ermittlung von Buchungssätzen, die ein Belegdatum aufweisen, das außerhalb des Buchungsmonats liegt | Keine |
| Betragsprüfung | Ermittlung von Buchungssätzen, die einen Betrag >=X (z.B. von mehr als 100.000 €) haben | Betrag in EUR |
| Buchungen auf Konten der betrieblichen Steuerformulare | Ermittlung von Buchungssätzen der GewSt, KöSt (nicht USt) | Konten aus den Formularen (Auswahl) |
| Buchungen mit bestimmtem Buchungstext | Ermittlung von Buchungssätzen mit einem bestimmten Text, z.B.: "Umbuchungen" | Buchungstext |
| Buchungen ohne Belegnummer | Ermittlung von Buchungen ohne Belegnummer 1 und 2 | Auswahl der zu prüfenden Belegnummer |
| Buchungen ohne Buchungstext | Ermittlung von Buchungssätzen, die keinen Buchungstext haben | Keine |
| Geldtransit-/Verrechnungskonten mit Saldo | Ermittlung von Geldtransit-/Verrechnungskonten, die einen Saldo aufweisen | Sachkonten manuell vorgeben/auswählen aus Kontenstamm |
| GuV-Konten mit Anfangsbestand | Ermittlung von GuV-Konten mit einem Anfangsbestand (EB-Wert) | Alle GuV-Konten oder manuelle Auswahl |
| Negativer Tagessaldo Barkasse | Ermittlung von negativen Salden pro Beleg-Datum | Alle Kassenkonten des Mandanten oder nach Kontenrahmen |
| Sachkonten ohne Buchungen im aktuellen Jahr | Ermittlung von Sachkonten, auf denen im aktuellen Jahr keine Buchungen erfasst wurden, aber im Vorjahr | Keine |
| Sachkonten ohne Buchungen im Vorjahr | Ermittlung von Sachkonten, auf denen im Vorjahr keine Buchungen erfasst wurden, aber im aktuellen Jahr | Keine |
| Stornobuchungen | Ermittlung von Buchungssätzen, die den Stornoschlüssel 2, 7, 8 und/oder den Buchungstext "Storno" enthalten. | Keine |
Kunden, Lieferanten, Forderungen, Verbindlichkeiten
| Prüfschritt | Zweck | Vorbelegung |
|---|---|---|
| Bebuchte Personenkonten mit der Bezeichnung "Kunde", "Lieferant" | Ermittlung von Personenkonten mit der Standardvorbesetzung "Kunde" oder "Lieferant". Es wird die Lang- und die Kurzbezeichnung geprüft. | Keine |
| Buchungen mit abweichendem Sammelkonto | Ermittlung von Buchungen mit einem vom Personenkonto abweichenden Sammelkonto (Ford., Verb.) | Kontenstamm oder Personenstamm |
| Debitorische Kreditoren | Ermittlung von Lieferanten, die einen Sollsaldo aufweisen | Keine |
| Direktbuchungen Sammelkonto Ford./Verb. | Ermittlung von Buchungssätzen, bei denen direkt ein Konto angesprochen wird, das im Kontenstamm als Forderungssammel- oder Verbindlichkeitssammelkonto hinterlegt ist | Keine |
| Doppelte Rechnungen Kunden | Ermittlung von Kunden-Rechnungen mit gleicher Beleg 1- oder Beleg 2-Nummer und gleichem Betrag. Voraussetzung ist eine aktivierte OP-Buchhaltung im Mandantenstamm zum Wirtschaftsjahr | Kundenkonten (Bereich) |
| Fehlende Rechnungsnummern Kunden | Ermittlung von Kunden-Rechnungen mit fehlender Beleg 1- oder Beleg 2-Nummer. Voraussetzung ist, dass OP-Buchhaltung im Mandantenstamm zum Wirtschaftsjahr aktiviert ist | Kundenkonten (Bereich) |
| Kreditorische Debitoren | Ermittlung von Kunden, die einen Habensaldo aufweisen | Keine |
| Kunden ohne Umsatz | Ermittlung von Kundenkonten, auf denen keine Buchungen erfasst wurden | Kontenstamm oder Personenstamm |
| Kundenkontensalden/ Forderungen | Ermittlung von Differenzen zwischen den Kundenkonten und den Forderungssammelkonten | Keine |
| Lieferantenkontensalden/ Verbindlichkeiten | Ermittlung von Differenzen zwischen den Lieferantenkonten und den Verbindlichkeitskonten | Keine |
| Überschreitung Kreditlimit Kunden | Ermittlung von Personenkonten, bei denen der Kontensaldo das hinterlegte Kreditlimit überschreitet. Personenkonten ohne Kreditlimit bleiben unbeachtet. | Keine |
Umsatzsteuer, Vorsteuer
| Prüfschritt | Zweck | Vorbelegung |
|---|---|---|
| Aufteilungsbuchungen ohne Steuerbuchung | Buchungen innerhalb von Aufteilungen ohne Steuerschlüssel auf Konten, bei denen ein Steuerschlüssel möglich wäre. Für die Gesamtaufteilung kann auch eine direkte Steuerbuchung vorhanden sein. Über das Kontoblatt kann die Buchungssatznummer eingesehen werden und die Aufteilung über die Buchungsliste geprüft werden. | Keine |
| Aufwands- und Anlagekonten mit USt gebucht | Ermittlung von Buchungssätzen mit einem Aufwands- und/oder Anlagekonto, die einen Steuerschlüssel mit der Steuerart "Umsatzsteuer" enthalten – falls falsche Steuerart im Kontenstamm | Alle Aufwands- und Anlagekonten mit manueller Einschränkung |
| Buchungen auf Konten mit verschiedenen Steuerschlüsseln, Steuerarten (USt, VSt) | Ermittlung von Buchungssätzen auf Konten mit verschiedenen Steuerschlüsseln | Keine |
| Buchungen mit § 13b UStG Steuerschlüsseln | Ermittlung von Buchungssätzen mit 13b-Steuerschlüsseln | Keine |
| Buchungen mit Aufhebungsschlüsseln (4 und 8) | Ermittlung von Buchungssätzen, die den Aufhebungsschlüssel 4 oder 8 enthalten (Aufhebung Steuer-automatik und Storno dazu) | Keine |
| Buchungen mit EU-Steuerschlüsseln | Ermittlung von Buchungssätzen mit EU-Steuerschlüsseln | Keine |
| Buchungen mit zum Kontenstamm abweichenden Steuerschlüsseln, Steuerarten, Automatik | Folgende Buchungssätze werden u.a. gefunden: Konten mit verschiedenen Steuerschlüsseln, die nur mit einem Steuerschlüssel gebucht werden sollten Konten mit Steuerschlüsseln, obwohl diese Konten ohne Steuer zu buchen sind Konten ohne Steuerschlüssel, obwohl sie mit Steuerschlüssel zu buchen sind Konten mit falscher Steuerart (USt, VSt) Automatikkonten mit abw. Steuerschlüsseln | Alle Sachkonten mit manueller Einschränkung |
| Buchungen von Aufwands- oder Ertragskonten ohne Steuer | Ermittlung von Buchungssätzen mit Aufwands- oder Ertragskonten, die keinen Steuerschlüssel enthalten | Alle GuV-Konten mit manueller Einschränkung |
| Ertragskonten mit Vorsteuer gebucht | Ermittlung von Buchungssätzen, die auf einem Ertragskonto einen Steuerschlüssel mit der Steuerart "Vorsteuer" haben – falsche Steuerart im Kontenstamm. Voraussetzung für die Ermittlung ist, dass die Aufwands- und Ertragskenner im Kontenstamm korrekt geschlüsselt sind. | Alle Ertragskonten mit manueller Einschränkung |
| Steuer direkt Buchungen | Ermittlung von Buchungssätzen, bei denen ein Umsatz- oder Vorsteuerkonto direkt angesprochen wird | Alle Sachkonten mit manueller Einschränkung |
Konten ausschließen Bei einem Prüfschritt mit Kontenauswahl können per Strg+A zunächst alle Konten gewählt und dann mit gedrückter Strg+Taste einzelne Konten deselektiert werden.
Neues Dokument
Nachdem der Ordnerstruktur ein neues Dokument Automatische Abstimmung hinzugefügt wurde, werden nach dem Öffnen des Dokuments die Dokumenteigenschaften dargestellt.
Neben den Angaben zum Zeitraum, zum Buchungszustand, zur Buchungsform und zu den Buchungskreisen stellt die Registerkarte Prüfschritte Funktionalitäten für die eigentlichen Abstimmungsschritte (Prüfschritte) bereit. Hier wird zunächst eine Vorbelegung von Prüfschritten vorgeschlagen, bei denen keine weitere Auswahl nötig ist bzw. eine Vorbelegung eingestellt ist. Bei größeren Buchhaltungen sollte zunächst die Auswahl eingegrenzt werden, da die Aufbereitung einige Zeit in Anspruch nehmen kann.
Über die Schaltfläche Prüfschritte auswählen wird das Formular Prüfschritt-Auswahl geöffnet.
Die vorbelegte "Prüfschritt-Auswahl" wird bei einem neuen Dokument in der Standard-Darstellung angezeigt, die alle vorausgewählte Prüfschritte enthält.
In der Auswahlbox Prüfschritt-Liste kann der Anwender zwischen der "Standard"-Liste, der aktuellen Liste und der Auswahl des letzten Abstimmungslaufs zu diesem Dokument wechseln.
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Bei einem neuen Dokument gibt es die Auswahl zum letzten Abstimmungslauf nicht. Außerdem wird die "Aktuelle Liste" erst aktiv, wenn Änderungen an der "Standard"-Auswahl vorgenommen werden, die "Prüfschritt-Auswahl" über die Ok-Schaltfläche geschlossen und danach wieder aufgerufen wird. |
Die "Standard-Liste" kann kanzleiweit voreingestellt werden.
Die Prüfschritt-Auflistung ist der Übersichtlichkeit halber unterteilt in die vier Kategorien:
- Anlagekonten
- Finanzbuchhaltung allgemein
- Kunden, Lieferanten, Forderungen, Verbindlichkeiten
- Umsatzsteuer, Vorsteuer
Unterhalb der Kategorien sind die Prüfschritte alphabetisch aufsteigend nach den Prüfschritt-Bezeichnungen sortiert. Die voreingestellte Sortierung kann temporär nach Belieben angepasst werden.
Detaillierte Informationen zum jeweils aktuell ausgewählten Prüfschritt stehen unterhalb der Prüfschritt-Auflistung in einem gesonderten Textfeld.
Über den Klick auf die Suchen-Schaltfläche 
Die Auswahl der Prüfschritte kann über den Klick mit der linken Maustaste in der Check-Spalte erfolgen. Mit Hilfe der Check-Spalte im Spalten-Kopf der Prüfschritt-Auflistung ist es möglich, alle Prüfschritte aus- bzw. abzuwählen.
Es gibt unterschiedliche Vorbelegungsmöglichkeiten für Prüfschritte, die Einfluss auf den eigentlichen Abstimmungslauf haben. Die Vorbelegung ist dabei als Filter zu verstehen, der die Ergebnismenge entsprechend der Auswahl einschränkt. Durch einen Klick in die Vorbelegungszelle des jeweiligen Prüfschritts wird die Auswahl ersichtlich (siehe Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.).
Es gibt Prüfschritte, bei denen
- keine Vorbelegung möglich ist
- nach Konten eingeschränkt werden kann
- der Buchungstext erfasst werden kann
- der Betrag erfasst werden kann
- eingestellt werden kann, ob Belegnummer 1 oder 2 ausgewertet wird
- die Quelle der Konten (Kontenstamm, Personenstamm) festgelegt werden kann
Bei Vorbelegungen, die farblich hervorgehoben sind, handelt es sich um Pflichtangaben, die vorzunehmen sind, falls der Prüfschritt ausgewählt wurde und im Abstimmungslauf ausgewertet werden soll.
Sind alle Eingaben in der "Prüfschritt-Auswahl" wie gewünscht getroffen, kann das Formular über die Ok-Schaltfläche oder alternativ über die Enter-Taste verlassen werden. Dabei findet eine Validierung aller zu treffenden Pflichteingaben statt und es erscheinen Hinweise, falls die Pflichtfelder nicht entsprechend den Vorgaben erfasst worden sind. Bei bestandener Prüfung werden die ausgewählten Prüfschritte übernommen und für den möglichen Abstimmungslauf zugrunde gelegt.
Über die Abbrechen-Schaltfläche werden alle Einstellungen verworfen und die "Prüfschritt-Auswahl" geschlossen.
Vorhandenes Dokument
Wird ein vorhandenes Abstimmungsdokument geladen, dann werden neben den bereits bekannten Akte-Dokumenteigenschaften wie Wirtschaftsjahr, Buchungszustand, Buchungsform auch die zum letzten Abstimmungslauf ausgewählten Prüfschritte inkl. der festgelegten Vorbelegung angezeigt.
In der Auswahl Prüfschritt-Liste wird Prüfschritte der letzten Abstimmung angezeigt. Diese Liste kann bei Bedarf für einen neuen Abstimmungslauf geändert werden. Es ist aber auch möglich, die Standard-Liste der Prüfschritte anzeigen zu lassen, um diese beispielsweise als Vorlage für den nächsten Abstimmungslauf zu nutzen.
Wird die Ok-Schaltfläche in den Dokumenteigenschaften betätigt, wertet das Programm aus, ob es Änderungen an den Eigenschaften gegeben hat. Dazu zählen auch Änderungen, die beispielsweise in der "Prüfschritt-Auswahl" durchgeführt worden sind.
Sind keine Änderungen vorhanden, werden die Abstimmungsergebnisse des letzten Abstimmungslaufs geladen und angezeigt.
Sollte es Änderungen geben, erscheint ein Auswahl-Dialog, über den entschieden werden kann, ob die Änderungen nicht berücksichtigt und somit die vorhandenen Abstimmungsergebnisse angezeigt werden sollen oder ob ein neuer Abstimmungslauf durchgeführt und somit die aktuell vorhandenen Ergebnisse überschrieben werden sollen. Über die Abbrechen-Schaltfläche wird der Vorgang abgebrochen und zurück in die Dokumenteigenschaften navigiert.
