Dokumente jahresunabhängige Stammdaten (Dauerakte)
Dokumente jahresunabhängige Stammdaten (Dauerakte)
Um alle Auswertungen der Kostenrechnung nutzen zu können, müssen diese Dokumente, sofern noch nicht geschehen, in den jahresunabhängigen Stammdaten der Kostenrechnung (Dauerakte) angelegt werden.
BAB-Rahmen
Nach der Installation des Systems ist ein Standard BAB-Rahmen vorhanden. Dieser kann nicht geändert werden, da er systemseits gepflegt wird.
Um den BAB-Rahmen anpassen zu können, muss ein änderbarer Kanzlei-BAB-Rahmen vorhanden sein. Wenn kein nutzbarer Kanzlei-BAB-Rahmen vorhanden ist, kann dessen Anlage z.B. durch Kopieren des Standard-BAB-Rahmens im Dokument ‚Auswertungen Servicefunktionen’ in den zentralen Stammdaten erfolgen. Die Dokumentvorlage für den BAB-Rahmen finden Sie unter dem Sachgebiet Dauerakte | (Stammdaten | Jahresunabhängig) | Stammdaten Rechnungswesen | Stammdaten Kostenrechnung.
Alternativ besteht in den Eigenschaften des Betriebsabrechnungsbogens auch die Möglichkeit, die Nutzung eines BWA-Rahmens zu aktivieren.
Eigenschaften BAB-Rahmen
In den Dokumenteigenschaften des BAB-Rahmens kann unter Allgemein der Text des Akteneintrags abgeändert werden.
Auf der Registerkarte Rahmen können Sie folgende Einstellungen wählen:
Rahmen = Auswahl des Auswertungsrahmens
Art = BAB, BAB (Mengen), BAB-Vorjahresvergleich, BAB-3 Jahresübersicht
Dichte = Standard-BAB
In dem ausgewählten Kanzlei-BAB können Sie nun Ihre firmenspezifischen Anpassungen vornehmen. Die Bearbeitung des Auswertungsrahmens erfolgt analog zu den anderen Auswertungsrahmen BWA, Bilanz und Anlagenspiegel.
Kostenstellengruppen
Kostenstellengruppen dienen der Zusammenfassung von Kostenstellen unter firmen- / kanzleispezifischen Gesichtspunkten. Sie können z.B. bei der Auswertung des BABs genutzt werden. Innerhalb dieser Gruppen können auch Kostenstellen aus verschiedenen Kostenkreisen zusammengefasst werden.
Unter den Verfügbaren Kostenstellen werden alle Kostenkreise und die dazugehörigen Kostenstellen aufgelistet. Die gewünschten Daten können nun mit der Maus oder über die Cursor-Tasten markiert werden und mit den Pfeiltasten in die Rubrik Zugeordnete Kostenstellen übernommen werden. Bereits zugeordnete Kostenkreise oder Kostenstellen werden aus den Verfügbaren Kostenstellen ausgeblendet um eine doppelte Einsteuerung zu vermeiden.
Kostenartengruppen
Im jahresunabhängigen Stammdaten-Dokument (Dauerakte) Kostenartengruppen können Kostenarten zu Gruppen zusammengefasst werden. Diese Gruppen können dann in den Dokumenten der Kostenrechnung ausgewählt werden, sodass eine selektive Auswertung für die einzelnen Kostenarten, die einer Gruppe zugeordnet sind, aufbereitet wird.
Kostenartengruppen sind typbezogen, d.h. die Gruppen werden ausschließlich in der jeweiligen Firma und Kanzlei verwendet. Die eingetragenen Kostenarten sind nicht an einen Kostenartenrahmen oder an ein Wirtschaftsjahr gebunden.
Kostenartengruppe
Unter Auswahl wird der entsprechende Kostenartenrahmen voreingestellt. Diese Angabe leitet sich aus dem Kostenartenrahmen ab, der im Mandantenstammblatt hinterlegt ist. Die zum Kostenartenrahmen zählenden Kosten-/Erlösarten stehen über die Schaltfläche 
Mengenarten
Soll innerhalb der Kostenrechnung mit Mengen gearbeitet werden, müssen drei Voraussetzungen erfüllt werden:
Innerhalb des Dokuments Mengenarten müssen entsprechende Mengenarten
: angelegt sein
Für die entsprechenden Kostenkreise muss die Mengenführung aktiviert werden.
Im Dokument Kostenartenrahmen muss für die entsprechenden Kosten- und Erlösarten eine Zuordnung der entsprechenden Mengenart erfolgen. Hier kann man zusätzlich angeben, ob eine Eingabepflicht für die Menge besteht.
Die Pflege der Mengen erfolgt im Dokument Mengenarten. Es werden die Mengenart, die Bezeichnung, die Einheit und das Format eingetragen. Sollte eine Mengenart innerhalb einer Buchung verwendet worden sein, kann diese nicht mehr gelöscht werden.
Verteilsätze
Die Umlage innerhalb der Kostenrechnung wird über Verteilsätze gesteuert. Im Dokument Verteilsätze werden die Verteilsätze verwaltet. Diese werden übergeordneten Verteilkreisen zugeordnet.
Es ist bei der Anlage der Verteilsätze zu beachten, dass die Nummern nicht fortlaufend, sondern z.B. in 10er Schritten vergeben werden, um einen Spielraum für neu hinzukommende Verteilsätze zu bilden, da die Verteilung Satz für Satz, beginnend bei der niedrigsten Verteilsatznummer, durchgeführt wird. Ausnahme ist, dass zuerst die Sofortverteilungen durchgeführt werden. Soll diese angelegte Reihenfolge geändert werden, können Sätze kopiert und an der gewünschten Stelle wieder eingefügt werden.
Der Verteilsatz-Pflegedienst bietet eine Vielzahl von Einstellungsmöglichkeiten auf verschiedenen Registerkarten. So kann beispielsweise der Verteil-Rhythmus frei gewählt werden. Es stehen vier verschiedene Verteilarten zur Auswahl und optional können Verteilsätze vorrangig verteilt werden. Kostenartengruppen können wie einzelne Kostenstellen und Kostenarten in der Verteilung berücksichtigt werden und die Behandlung von Gutschriften wird hier in den Eigenschaften gesteuert. Die umfangreichen Möglichkeiten werden im Einzelnen auf den jeweiligen Hilfeseiten erklärt.
Verteilgruppen
Vor der Anlage der Verteilgruppensätze müssen Sie das Dokument Verteilgruppen in der Orderstruktur anlegen. Verteilgruppen dienen ebenfalls der Zusammenfassung von Kostenstellen unter firmen-/kanzleispezifischen Gesichtspunkten. Sie vereinfachen bei den Verteilsätzen die Zuordnung der abgebenden oder empfangenden Kostenstellen. Innerhalb dieser Gruppen können auch Kostenstellen aus verschiedenen Kostenkreisen zusammengefasst werden.
Die Verteilgruppen werden nach dem gleichen Prinzip wie die Kostenstellengruppen angelegt. Es werden ebenfalls alle Kostenkreise mit den dazugehörigen Kostenstellen unter Verfügbare Kostenstellen aufgelistet und können analog zu den Kostenstellengruppen mit den Pfeiltasten zu den Zugeordneten Kostenstellen übernommen werden.
Planungsarten (Kost)
Die Planungsarten bilden die Grundlage für die Erfassung von Soll-Werten. In diesem Dokument wird festgelegt, ob auf der Basis von Kostenarten oder von BAB-Positionen geplant werden soll.
Die Planungsbasis kann für die Kostenrechnung der Kostenartenrahmen oder der BAB-Rahmen sein. Die Planungsarten sind jahresübergreifend und deshalb in den jahresunabhängigen Stammdaten Kostenrechnung der Firma anzulegen.
Im Dokument Planungsarten (Kost) wird zunächst nur die Planungsbasis (Kostenarten / BAB-Positionen) definiert.
Die anschließende Erfassung von Soll-Werten erfolgt in den jahresabhängigen Dokumenten (Jahreakte) im Dokument Soll-Werte (Kost).
Weitere Hinweise zur Anlage und Verwaltung von Planwerten erhalten Sie in der Online-Hilfe unter der Rubrik AKTE / SBS Software Stammdaten / Planungsarten (Kost).