Dokumenteigenschaften

Dokumenteigenschaften

In den Dokumenteigenschaften legen Sie die grundlegenden Einstellungen des Dokuments fest. Weitere Informationen finden Sie auf der Hilfeseite Dokumenteigenschaften.

Register Allgemein

Allgemein

Im Register Allgemein haben Sie die Möglichkeit, eine individuelle Bezeichnung für das Dokument einzugeben. Geben Sie im Eingabefeld die gewünschte Bezeichnung ein. Vorbelegt ist der Standardname des Dokuments.

Register Dokument - Auswahl

Buchungsnummer

Jeder Buchung wird bei der Buchungserfassung automatisch eine fortlaufende Buchungsnummer zugewiesen. Diese wird im Journal, in der Buchungsliste und im Kassenbuch in der Spalte Nr. angezeigt. Mit Einträgen in den Feldern von und bis können Sie den Datenbestand nach Buchungsnummern eingrenzen.

Datumseingrenzung

In den Feldern von und bis können Sie über die Auswahlliste nach dem Belegdatum, Erfassungsdatum oder dem Buchungsdatum eine Eingrenzung vornehmen. Mit der Auswahl ohne erfolgt keine Eingrenzung.

Kontonummer

Wenn die Option eingrenzen aktivieren, werden die Eingabefelder von und bis im Bereich Kontonummer freigeschaltet. Bei Aufbereitung der Daten für das Journal werden nur die Buchungen angezeigt, die im betreffenden Zeitraum auf diesen Konten erfasst wurden.

Zustand

Wählen Sie, ob vorläufige und/oder endgültige Buchungen angezeigt werden.

Buchungsform

Die Buchungen der Jahresabschlussarbeiten fließen optional in die Auswertung ein. Die Option Abschlussbuchungen ist nur im letzten Monat des Wirtschaftsjahres aktiv. Bei Auswertungen für die übrigen Monate eines Wirtschaftsjahres können Sie die Option nicht wählen.

Ausweisen

• Kostenstellen: Die Informationen zur Kostenrechnung (jeweils bebuchte Kostenstelle bzw. Kostenart und Erlösart) werden zusätzlich angezeigt.
• Unterkonten: Die Unterkonten, z. B. 8400.01 einer Buchung werden eingeblendet. Die Endnummer des jeweiligen Kontos wird in einer separaten Spalte jeweils für das Konto und das Gegenkonto einer Buchung angezeigt. Bei Darstellung ohne Unterkonten wird die Buchung nur mit dem Hauptkonto, z. B. 8400 angezeigt; der Ausweis der Endnummer entfällt.
• Erfassungswährung: Das Journal wird in der Erfassungswährung der Firma aufbereitet. Die Basiswährung wird im Mandantenstammblatt hinterlegt (Register ReWe). Die Option ist nur vorhanden, wenn die Devisenbuchhaltung lizenziert ist.

Buchungen Soll-Haben

Wenn der Datenbestand des Journals durch Kontenbereiche eingrenzt ist, können Sie mit diesem Kenner den Buchungsstoff nach den Soll- und Habenbuchungen dieser Konten weiter eingrenzen.

Register Dokument - Buchungskreise

Buchungskreise

Die Einstellungen für die Buchungskreise nehmen Sie üblicherweise in zwei Spalten vor.

Die erste Spalte bestimmt, welche Buchungskreise im Dokument angezeigt werden (Mehrfachauswahl möglich).

Die zweite Spalte ist nur vorhanden, wenn im Dokument gebucht werden kann. Die Buchungen werden in diesem Buchungskreis erfasst (nur eine Auswahl möglich).

Über das Symbol Vorbelegungen besetzen können Sie die Vorbelegung aus dem Dokument Buchungskreise (Firma oder Zentrale Stammdaten) für die Aufbereitung des Dokuments übernehmen.

Weitere Informationen finden Sie auf der Hilfeseite Grundlagen von Buchungskreisen.

Wenn das Kontrollkästchen Ausweisen aktiviert ist, wird der Buchungskreis in einer separaten Spalte ausgewiesen.

Wenn Buchungskreise gewählt sind, werden nur die Daten für diese angezeigt. Prüfen Sie sehr genau und sorgfältig, ob die eingestellten Selektionskriterien wie gewünscht eingestellt sind.

Register Dokument – Erscheinungsbild

Sortierung

In diesem Bereich wählen Sie, wie die (aufsteigende) Sortierung der Buchungen innerhalb des Journals erfolgen soll. Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:

• nach Nummer (Buchungsnummer)
• nach Monat
• nach Beleg 1 (alphanumerische Sortierung)
• nach Beleg 2 (OP-Nummer) (numerische Sortierung)
• nach Belegdatum

	Der Sortierung nach Beleg 1 und Beleg 2 liegt eine unterschiedliche Logik zugrunde. Bei beiden werden bestehende Werte mit 0 aufgefüllt um eine Sortierung zu ermöglichen. Bei der alphanumerischen Sortierung (Beleg 1) von hinten, bei der numerischen (Beleg 2) von vorne. Dadurch ergibt sich eine unterschiedliche Reihenfolge, wenn Beleg 1 und Beleg 2 identisch sind.

Buchungen (Erfassung bzw. Korrektur)

Wenn Sie die Option Nur für einen Mitarbeiter aktivieren, wird die Auswahl eines Benutzers freigeschaltet. Über die Schaltfläche Auswahl werden alle vorhandenen Benutzer aufgelistet. Wenn Sie einen Benutzer wählen, werden nur die Buchungen angezeigt, die durch diesen Benutzer ursprünglich erfasst oder korrigiert wurden. Entscheidend ist der ursprüngliche Erfassungsvorgang als vorläufige oder endgültige Buchung, unabhängig vom Vorgang Buchen vorläufig -> endgültig.

Info für Buchungen

Optional können Sie zu den einzelnen Buchungen weitere Informationen ausgeben lassen (Mehrfachauswahl möglich):

• Erfassungsdatums
• Erfassungsmitarbeiters (Kurzbezeichnung)
• Buchungsdatums
• Buchungsmitarbeiters (Kurzbezeichnung)

Wenn Sie eine Option aktivieren, erfolgt der Ausdruck bzw. die Seitenansicht des Journals im Querformat, um die zusätzlichen Spalten darzustellen. Werden beide Daten- oder Mitarbeiteroptionen aktiviert, erfolgt der Ausdruck pro Buchung 2-zeilig. Beim Erfassungsdatum handelt es sich um das Datum der Erfassung bzw. der letzten Korrektur der Buchung.
Beim Buchungsdatum handelt es sich um das Datum der Erfassung, wenn die Buchung direkt als endgültige Buchung erfasst wurde. Wenn die Buchung als vorläufige Buchung erfasst wurde, ist dies das Datum an dem der Verbuchungsvorgang Buchen vorläufig -> endgültig durchgeführt wurde. Vorläufige Buchungen haben somit nur ein Erfassungsdatum und kein Buchungsdatum. Für Erfassungsmitarbeiter bzw. Buchungsmitarbeiter gilt dies entsprechend.

Register Dokument - Kateg./Notizen

Kategorien und Notizen verwenden

In diesem Register legen Sie fest, ob im Dokument die Kategorisierung und Notizen verwendet werden. Aktivieren Sie das Kontrollfeld Kategorien / Notizen verwenden für den gewünschten Bereich. Die Symbole Kategorie und Notiz werden im Menüband des Dokuments nur aktiv, wenn Sie das jeweilige Häkchen gesetzt haben. In der Auswertung wird zusätzlich die Spalte K und Spalte N angezeigt. Ein Ausdruck der Spalte N erfolgt nicht. Wählen Sie die Notizarten und Kategorien, die im Dokument dargestellt werden sollen. Sie müssen in beiden Bereichen mindestens einen Eintrag oder die Option ohne Notizen bzw. ohne Kategorie wählen. Eine Mehrfachauswahl ist möglich. Im Dokument werden die Ergebnisse angezeigt, die den gewählten Einträgen zugeordnet sind. Wenn keine Notizarten angelegt sind, können Sie die Option ohne Notizen nicht abwählen. Um keine Einschränkungen vorzunehmen, setzen Sie den Haken neben den jeweiligen Bezeichnungstext. Standardmässig sind alle Einträge gewählt. Weitere Informationen finden Sie auf der Hilfeseite Einsatzmöglichkeiten von Kategorien und Buchungen und Stammdaten mit Notizen.

Register Dokument – Druck

Auswahl Druckvorlage

Über die Schaltfläche Auswahl können Sie die gewünschte Druckvorlage wählen. Folgende Vorlagen stehen zur Verfügung:

• FIBUJournalHoch.lst (Hochformat)
• FIBUJournalHoch2.lst (Hochformat)
• FIBUJournalHoch6-stellig.lst (Hochformat)
• FIBUJournalQuer.lst (Querformat)

Druckdatum

Für die Druckausgabe stehen folgende Arten der Datumsausgabe zur Verfügung:

• Tagesdatum
• Tagesdatum und -zeit
• Datumseingabe
• ohne Datum

Je nach Druckvorlage werden diese Angaben in der Kopf- oder Fußzeile gedruckt.

Druck Kopfbereich

Mit Klick auf die Schaltfläche Ausgabefelder Kopfbereich öffnet sich der Dialog Ausgabefelder. Sie können zusätzliche Angaben beim Druck des Dokuments ausgeben und so Ihre Auswertungen inhaltlich besser beschreiben.

Anzahl der Buchungen drucken

Wenn Sie diese Option aktivieren wird nach dem Journal die Anzahl der Buchungen gedruckt.