Dokumenteigenschaften Soll/Ist-Analyse (Kost)

Dokumenteigenschaften Soll/Ist-Analyse (Kost)

In den Dokumenteigenschaften legen Sie die grundlegenden Einstellungen des Dokuments fest.

Register Allgemein

Im Register Allgemein haben Sie die Möglichkeit, eine individuelle Bezeichnung für das Dokument einzugeben. Geben Sie im Eingabefeld die gewünschte Bezeichnung ein. Vorbelegt ist der Standardname des Dokuments.

Register Dokument - Abruf

Auf der Registerseite Abruf wird eingestellt, für welchen Bereich die Soll-/Ist-Analyse erstellt werden soll. Es können einzelne Kostenstellen, Kostenstellengruppen und ein gesamter Kostenkreis ausgewertet werden.

• Einzel: Diese Einstellung ermöglicht den Abruf eines Einzel-BABs für eine oder mehrere Kostenstellen des gewählten Kostenkreises. Pro Kostenstelle wird ein BAB erstellt. Im Dokument können Sie zwischen den einzelnen Kostenstellen blättern. Mit der Option Mit Gruppensumme werden die Werte der gewählten Kostenstelle zusammengefasst.

  : Beim Abruf von einzelnen Kostenstellen (Einzel-BAB) werden automatisch auch die Planwerte der jeweiligen Kostenstellen herangezogen. Dies entspricht dem Planungsbereich Einzelplanung im Dokument Soll-Werte (Kost).

• Gruppe: Hier wird ein Gruppen-BAB für eine oder mehrere Kostengruppen erstellt. Die Auswahl eines Kostenkreises ist nicht notwendig, da die Kostenstellen der Kostengruppe bereits einem Kostenkreis zugeordnet sind.

  : Die Erstellung der Soll/Ist-Analyse für Kostengruppen kann für den Planungsbereich Einzelplanwerte oder Gruppenplanwerte erfolgen, welche im Dokument Soll-Werte (Kost) erfasst werden. Werden Einzelplanwerte gewählt, bilden die Planwerte der einzelnen Kostenstellen, die der Gruppe zugeordnet sind, die Basis für die Auswertung, soweit Einzelplanwerte erfasst wurden. Hier kann die Option Mit Einzelnachweis gewählt werden. Die Gruppenplanwerte sind die Planwerte, welche für die gesamte Kostengruppe erfasst wurden.

• Gesamt: Mit dieser Einstellung wird ein Gesamt-BAB für alle Kostenstellen des gewählten Kostenkreises erstellt. Analog zum Gruppen-BAB kann beim Gesamt-BAB auch zwischen den Planungsbereichen Einzelplanung und Gesamtplanung gewählt werden, welche im Dokument Soll-Werte (Kost) erfasst werden. Werden Einzelplanwerte gewählt, bilden die Planwerte der einzelnen Kostenstellen, die dem Kostenkreis zugeordnet sind, die Basis für die Auswertung, soweit Einzelplanwerte erfasst wurden. Hier kann die Option Mit Einzelnachweis gewählt werden. Die Gesamtplanwerte sind die Planwerte, welche für den gesamten Kostenkreis erfasst wurden.

Planung

Hier wird der Planungsbereich gewählt, welcher für die Erstellung eines Gruppen- und Gesamt-BABs herangezogen werden soll. Diese Auswahl ist beim Einzel-BAB nicht möglich, da in diesem Fall immer die Einzelplanwerte herangezogen werden. Beim Gruppen-BAB können die Einzelplanwerte der zugeordneten Kostenstellen oder der Gruppenplanwert herangezogen werden. Beim Gesamt-BAB können ebenfalls die Einzelplanwerte der Kostenstellen des Kostenkreises oder der Gesamtplanwert herangezogen werden.

Verteilung

In der Soll-/Ist-Analyse besteht auch die Möglichkeit eine Verteilung von Planwerten auf Basis der Verteilsätze, welche für Ist-Werte definiert wurden, durchzuführen. Die Verteilung erfolgt bei jedem Abruf neu, d.h. es werden keine Umbuchungen von Planwerten vorgenommen. Eine Übersicht der verteilten Soll-Werte kann im Dokument Verteilungsübersicht angezeigt werden.

Eine Verteilung von Soll-Werten ist nur beim Abruf von Einzelplanwerten möglich.

Register - Rahmen

Auf dieser Registerseite erfolgt die Auswahl der Planungsart und des BAB-Rahmens.

Planungsart

Mit der Auswahl-Schaltfläche können Sie die gewünschte Planungsart auswählen. Bei Auswahl einer Planungsart, die auf Basis eines BAB-Rahmens erstellt wurde, können Auswertungsrahmen und –dichte verändert werden, da Rahmen und Dichte in der Planungsart festgelegt wurden. Wird eine Planungsart auswählt, die auf einem Kostenartenrahmen basiert, kann jeder beliebige BAB-Rahmen und jede beliebige Auswertungsdichte gewählt werden.

Basis

Wählen Sie im Feld Rahmen den entsprechenden Rahmen zum zugehörigen Auswertungsdokument. Mit Klick auf die Schaltfläche Auswahl wird das Dialogfenster Auswahl Rahmen geöffnet.

	Beispiel: Auswertungsrahmen-Dokument = BAB-Rahmen, Auswertungsdokument = Betriebsabrechnungsbogen

In der Auswahlliste neben dem Feld Art wählen Sie die Auswertungsart für den eingestellten Auswertungsrahmen. Die Auswertungsarten verfügen über verschiedene Wertspalten zu einer Auswertung. Mit Klick auf die Schaltfläche Auswahl öffnet sich der Dialog Auswahl Zeiträume in dem Sie die Definition der Zeiträume sehen.

	Beispiel: Betriebsabrechnungsbogen, BAB-Vorjahresvergleich, BAB-3-Jahresübersicht usw.

In der Auswahlliste neben dem Feld Dichte wählen Sie die Auswertungsdichte für den eingestellten Auswertungsrahmen. Die Auswertungsdichten stellen unterschiedliche Gliederungsschemen einer Auswertung dar. Die Zuordnung zu einer Dichte hinterlegen Sie im Dialog Position im jeweiligen Kanzleirahmen.

	Beispiel: Standardmäßig steht nur die Dichte Standard-BAB zur Verfügung.

Register Dokument Auswahl

Buchungsform

Die Buchungen der Jahresabschlussarbeiten fließen optional in die Auswertung ein. Die Option Abschlussbuchungen ist nur im letzten Monat des Wirtschaftsjahres aktiv. Bei Auswertungen für die übrigen Monate eines Wirtschaftsjahres können Sie die Option nicht wählen.

Die EB-Werte werden angezeigt, wenn Sie die Option aktivieren.

Ausgabewährung

Die Auswertung wird über den angegebenen Kurs in die eingestellte Fremdwährung umgerechnet. Über die Schaltfläche Auswahl öffnet sich der entsprechende Dialog mit den bereits gespeicherten Kursen. Alternativ können Sie den Kurs manuell eintragen.

Beachten Sie, dass nur die Auswertung umgerechnet wird. Die weiteren Programmfunktionen und Fenster innerhalb der Auswertung bleiben auf die Ausgabewährung eingestellt.

Um Rundungsdifferenzen zu verringern, werden zuerst die Summenbeträge und anschließend die einzelnen Positionen und Kontennachweise umgerechnet. Je nach Datenbestand sind daher in den Auswertungszeilen entsprechende Rundungsdifferenzen nicht auszuschließen.

Register Dokument - Bu.-Kreis

Die Einstellungen für die Buchungskreise nehmen Sie üblicherweise in zwei Spalten vor.

Die erste Spalte bestimmt, welche Buchungskreise im Dokument angezeigt werden (Mehrfachauswahl möglich).

Die zweite Spalte ist nur vorhanden, wenn im Dokument gebucht werden kann. Die Buchungen werden in diesem Buchungskreis erfasst (nur eine Auswahl möglich).

Über das Symbol Vorbelegungen besetzen können Sie die Vorbelegung aus dem Dokument Buchungskreise (Firma oder Zentrale Stammdaten) für die Aufbereitung des Dokuments übernehmen.

Register Dokument - Anzeige

Positionen

Mit der Option alle Positionen darstellen können Sie alle Positionen einer Auswertung ausgeben, auch die Positionen mit Nullsaldo. Diese Einstellung können sie beispielsweise für die Erstellung monatlicher Reportings in Excel nutzen, wenn dort mit festen Formeln weitergerechnet werden soll.

Darstellung

Mit Hilfe dieser Option können Sie die Beträge in der Auswertung in Tausendern darstellen. Ein Betrag von 1.000.000,00 in herkömmlicher Darstellung wird dann als 1.000,00 angezeigt.

Optional können Sie die Beträge mit und ohne Nachkommastellen ausgeben.

Erläuterungen

Wenn Sie das Kontrollkästchen Eingeblendet anklicken, werden vorhandene Erläuterungen zu den einzelnen Zeilen angezeigt, z. B. Notizen, Anmerkungen usw. Erläuterungen können zu Positionen und Konten angelegt werden.

	Hinweis: Erläuterungen sind nur dann sichtbar und können bearbeitet werden, wenn Sie diese Option markieren oder im Menü des Dokuments auswählen.

Kostenartennachweis

Legen Sie fest, ob und wie Kostenarten im Dokument angezeigt werden. Die Anzeige der Kostenarten können Sie auch im Dokument umstellen.

Mit der Option Kostenarten wird das Dokument mit Kontennachweis aufbereitet. Sie können die Kostenarten wahlweise ohne Kostenartennummer oder nur mit der Kostenartenkurzbezeichnung anzeigen lassen.

Optional können Sie das Kontrollkästchen Unbebuchte Zeitraum-Spalten mit 0,00 darstellen aktivieren. Wenn die unbebuchten Kostenarten mit dem Wert 0,00 dargestellt werden, entstehen keine Leselücken im Kostenartennachweis.

Mengen

Die erfassten Mengen pro Position und Zeitraum werden mit Werten angezeigt. Wenn Sie zusätzlich den Kostenartennachweis einblenden, erfolgt der Mengennachweis auf Kostenartenbasis.

Register Dokument - Druck

Über die Schaltfläche Auswahl können Sie die gewünschte Druckvorlage wählen. Folgende Vorlagen stehen zur Verfügung:

• StdBAB.lst: Angabe BAB-Art oben links, Anzeige Datum (wählbar) und Seitenzahl in der Fußzeile, Strich zwischen Überschrift und Daten.
• StdBAB_1.lst: Angabe BAB-Art, Datum (wählbar) und Seitenzahl in der Fußzeile, Strich zwischen Überschrift und Daten.
• StdBAB_2.lst: Angabe BAB-Art oben links, Angabe des Erstellers, Tagesdatum, Uhrzeit und Seitenzahl in der Fußzeile, Strich zwischen Überschrift und Daten.
• StdBAB_3.lst: Angabe BAB-Art oben links, Tagesdatum und Seitenzahl in der Fußzeile, kein Strich zwischen Überschrift und Daten.
• StdBAB_4.lst: : Angabe BAB-Art unten links, Tagesdatum oben rechts und Seitenzahl unten rechts, kein Strich zwischen Überschrift und Daten.
• StdBAB_5.lst: Angabe BAB-Art oben links, Angabe des Erstellers, Tagesdatum und Seitenzahl in der Fußzeile, kein Strich zwischen Überschrift und Daten.

	Hinweis: Die Angabe zum Ersteller wird aus dem Kanzleistammblatt -> Register Kanzlei -> Feld Bezeichnung gezogen.

Seitenränder

In diesem Bereich können Sie die Seitenränder in cm für den Druck einstellen.

Druck Kopfbereich

Mit Klick auf die Schaltfläche Auswahl öffnet sich der Dialog Ausgabefelder. Wenn Sie eine abweichende Überschrift für das Dokument aktiviert haben, wird das Eingabefeld farbig hinterlegt.

Druckdatum

Für die Druckausgabe stehen folgende Arten der Datumsausgabe zur Verfügung:

• Tagesdatum
• Tagesdatum und -zeit
• Datumseingabe
• ohne Datum

Über die Schaltfläche Kalender öffnet sich ein zusätzliches Fenster mit einem Kalender, in dem Sie den gewünschten Tag mit Doppelklick wählen können. Je nach Druckvorlage werden diese Angaben in der Kopf- oder Fußzeile gedruckt.

Ausrichtung

Wahlweise können Sie das Dokument im Hoch- oder Querformat drucken. Die Ausrichtung sollte idealerweise mit der Wahl der Auswertungsart im Register Rahmen übereinstimmen.

Leselinien

Die Option Leselinien hinterlegt jede zweite Zeile grau. Das vereinfacht das Lesen des Dokuments.

Register Dokument - Kumulierung

Das Register Kumulierung ist nur vorhanden, wenn Sie im Dokument Kumulierungskreise Firmen/Mandanten angelegt haben.

Wählen Sie in der Auswahlliste Kumulierungskreis den Eintrag Rewe-Kumulierung

Im Feld Mandant werden die zugeordneten Firmen angezeigt. Aktivieren Sie die Firmen, deren Werte Sie kumulieren wollen.

Die Kumulierung von Kostenstellenwerten verschiedener Firmen setzt voraus, dass die Firmen den gleichen Kostenartenrahmen verwenden. Die Nummer des Kostenkreises muss übereinstimmen. Welche Kostenstellennummern die einzelnen Firmen innerhalb eines Kostenkreises verwenden, ist für die Kumulierung nicht relevant, da immer die Kostenstellen mit gleicher Nummer kumuliert werden.