Dokumenteigenschaften Kost-Journal

Dokumenteigenschaften Kost-Journal

In den Dokumenteigenschaften legen Sie die grundlegenden Einstellungen des Dokuments fest.

Register Allgemein

Im Register Allgemein haben Sie die Möglichkeit, eine individuelle Bezeichnung für das Dokument einzugeben. Geben Sie im Eingabefeld die gewünschte Bezeichnung ein. Vorbelegt ist der Standardname des Dokuments.

Register Dokument - Grundangaben

Herkunft

Die Herkunft bezieht sich darauf, in welchem Bereich die Buchung erfasst wurde. Kost Buchungen können aus der Kostenrechnung (Kost Buchungen), aus der Finanzbuchhaltung (Fibu Buchungen) oder aus Verteilungen stammen. Sie müssen mindestens eine Herkunftsvariante aktivieren. Optional können Sie die Herkunft der Buchungen im Dokument anzeigen lassen. Aktivieren Sie die dazu Herkunft im Bereich Ausweisen .

Fibu Buchungen

Wählen Sie, ob vorläufige und/oder endgültige Buchungen angezeigt werden. Die Option Beleg 2 steht nur zur Auswahl, wenn Sie die Herkunftsvariante Fibu Buchungen gewählt haben.

Belegdatum

Wählen Sie, anhand des Belegdatums, welche Buchungen angezeigt werden. Aktivieren Sie die Option Mit Prüfung und tragen Sie in den Feldern von und bis den gewünschten Zeitraum ein.

Ausweisen

Sie können weitere Angaben im Dokument anzeigen und ausdrucken:

• Mengen
• Herkunft
• Erfassungsdatum
• Erfassungsmitarbeiter
• Gegenkontobezeichnung

 

 

Zusätzlich können Sie den jeweiligen Leistungs- bzw. Buchungsmonat der Buchungen ausgeben:

• Leistungsmonat Kost: Die Option ist immer wählbar. Wenn Sie nicht mit Leistungsmonaten arbeiten, entspricht der Leistungsmonat generell dem Buchungsmonat.
• Buchungsmonat Fibu: Die Option ist nur wählbar, wenn Sie die Herkunftsvariante Fibu Buchungen gewählt haben. Wenn Sie nicht mit Leistungsmonat arbeiten, steht die Option nicht zur Verfügung. Der Buchungsmonat Fibu wird nur ausgegeben, wenn er vom Leistungsmonat der Kostenrechnung abweicht.

Buchungsform

Abschlussbuchungen mit Kostenrechnung sind nur bei Fibu Buchungen oder durch die Verteilung möglich. Beachten Sie, dass Sie die Option nur im letzten Monat des Wirtschaftsjahres wählen können.

Die Buchungsform Abschlussbuchungen können Sie nur aktivieren, wenn Sie im Bereich Herkunft Fibu Buchungen und/oder Verteilung gewählt haben.

Ansicht

Das Kost-Journal wird standardmäßig mit Buchungen und Summen angezeigt. Alternativ können Sie nur Buchungen oder nur Summen anzeigen lassen. Die Auswahl können Sie innerhalb des Dokuments über das Symbol Einzelwerte für die gesamte Anzeige und über das Kontextmenü für einzelne Kostenstellen bzw. Kostenarten ändern.

Register Dokument - Auswahl

Auswahl

Für die Anzeige können Sie zwischen Kostenkreisen und Kostenstellengruppen (wenn vorhanden) wählen. Wenn Sie das Kontrollkästchen Kostenstellengruppen nicht aktivieren, können Sie in den Auswahlliste einen einzelnen oder alle Kostenkreise wählen.

Wenn Sie das Kontrollkästchen Kostenstellengruppen aktivieren, steht jeweils nur eine einzelne Kostenstellengruppe in der Auswahlliste zur Verfügung. Kostenstellengruppen können Sie nur wählen wenn Sie diese im gleichnamigen Dokument angelegt haben.

Zusätzlich können Sie wählen, welcher Zeitraum für Kost-Buchungen in die Auswertung einfließen:

• Wirtschaftsjahr: Buchungen des aktuellen Wirtschaftsjahres, innerhalb der Abrufmonate.
• Beginn Kostenstelle: Buchungen seit Beginn Kostenstelle, auch wenn im aktuellen Wirtschaftsjahr die Kostenstelle nicht mehr gültig ist und keine Buchungen vorhanden sind.
• Beginn gültige Kostenstelle: Buchungen seit Beginn Kostenstelle, unter Berücksichtigung der Gültigkeit für den eingestellten Auswertungszeitraum.

Bei der Auswahl Beginn gültige Kostenstelle werden nur die Kostenstellen berücksichtigt, die zum gewählten Abrechnungszeitraum (Von-Bis-Monat) noch gültig sind. Kostenstellen, deren Endedatum vor dem Abrechnungszeitraum bzw. im Vorjahr liegt, werden bei dieser Einstellung in der Auswertung nicht berücksichtigt.

Bei der Einstellung Beginn Kostenstelle werden alle Kostenstellen berücksichtigt, unabhängig davon, wann sie enden. Aufgelaufene Werte einer nicht mehr gültigen Kostenstelle werden im Dokument angezeigt.

		Hinweis: Die Buchungen aus Vorjahren werden in einer anderen Farbe dargestellt. Somit können Sie Buchungen des aktuellen Wirtschaftsjahres und Vorjahres voreinander unterscheiden.

Darstellung

Sie können hiermit einstellen, wie die Darstellung der Werte innerhalb des Dokuments aussieht. Es stehen die Auswahlmöglichkeiten Kostenstellen/Kostenarten und Kostenarten/Kostenstellen bereit. Wurde die Einstellung Kostenstellen/Kostenarten gewählt, so wird der Inhalt des Dokuments aufsteigend nach der Kostenstellennummer sortiert. Wurde die Einstellung Kostenarten/Kostenstellen gewählt, so wird der Inhalt des Dokuments aufsteigend nach der Kostenartennummer sortiert.

Kostenstelle

Grenzen Sie die Anzeige des Datenbestands auf die gewählten Kostenstellen ein. Geben Sie die Werte direkt in das Eingabefeld ein oder wählen Sie über die Schaltfläche Auswahl einen Eintrag aus dem Auswahlfenster. Die Auswahl steht zur Verfügung, wenn Sie im Bereich Auswahl das Kontrollkästchen Kostenstellengruppen nicht aktiviert haben.

Kostenart

In den Feldern von und bis tragen Sie die Kostenarten ein, die im Dokument dargestellt werden sollen. Geben Sie die Werte direkt in das Eingabefeld ein oder wählen Sie über die Schaltfläche Auswahl einen Eintrag aus dem Auswahlfenster.

Register Dokument - Buchungskreise

Buchungskreise

Die Einstellungen für die Buchungskreise nehmen Sie üblicherweise in zwei Spalten vor.

Die erste Spalte bestimmt, welche Buchungskreise im Dokument angezeigt werden (Mehrfachauswahl möglich).

Die zweite Spalte ist nur vorhanden, wenn im Dokument gebucht werden kann. Die Buchungen werden in diesem Buchungskreis erfasst (nur eine Auswahl möglich).

Über das Symbol Vorbelegungen besetzen können Sie die Vorbelegung aus dem Dokument Buchungskreise (Firma oder Zentrale Stammdaten) für die Aufbereitung des Dokuments übernehmen.

Ausweisen

Das Aktivieren des Kontrollkästchens Buchungskreise bewirkt, dass die Spalte BK, die die Nummer des entsprechenden Buchungskreises enthält, in der Auswertung angezeigt wird.

Register Dokument - Kateg./Notizen

In diesem Register legen Sie fest, ob im Dokument Kategorisierung und Notizen verwendet werden.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kategorien / Notizen verwenden für den gewünschten Bereich. Die Symbole Kategorie und Notiz werden im Menü bzw. der Symbolleiste des Dokuments nur aktiv, wenn Sie das jeweilige Kontrollkästchen gesetzt haben.

In der Auswertung wird zusätzlich die Spalte K und Spalte N angezeigt. Ein Ausdruck der Spalte N erfolgt nicht.

Wählen Sie die Notizarten und Kategorien, die im Dokument dargestellt werden sollen. Sie müssen in beiden Bereichen mindestens einen Eintrag oder die Option ohne Notizen bzw. ohne Kategorie wählen. Eine Mehrfachauswahl ist möglich. Im Dokument werden die Ergebnisse angezeigt, die den gewählten Einträgen zugeordnet sind. Wenn keine Notizarten angelegt sind, können Sie die Option ohne Notizen nicht abwählen.

Um keine Einschränkungen vorzunehmen, setzen Sie den Haken neben den jeweiligen Bezeichnungstext. Standardmäßig sind alle Einträge gewählt.

Register - Druck

Druckdatum

Für die Druckausgabe stehen folgende Datumsangaben zur Verfügung:

• Tagesdatum
• Tagesdatum und -zeit
• Datumseingabe
• ohne Datum

Seitenwechsel pro Kostenstelle

Je nach Auswahl im Eigenschaften Register Auswahl -> Bereich Darstellung können Sie bei jeder Kostenstelle bzw. jeder Kostenart einen Seitenwechsel beim Druck veranlassen. Wenn Sie das Kontrollkästchen nicht aktivieren, werden die Kostenstellen bzw. Kostenarten fortlaufend gedruckt.