Dokumenteigenschaften BAB-Übersicht
Dokumenteigenschaften BAB-Übersicht
In den Dokumenteigenschaften legen Sie die grundlegenden Einstellungen des Dokuments fest.
Register Allgemein
Im Register Allgemein haben Sie die Möglichkeit, eine individuelle Bezeichnung für das Dokument einzugeben. Geben Sie im Eingabefeld die gewünschte Bezeichnung ein. Vorbelegt ist der Standardname des Dokuments.
Register Dokument - Abruf
Der Aufbau des Registers ändert sich je nachdem ob Sie die Option Standard oder Kostenkreisübergreifend aktivieren.
Option Standard
Je nachdem, welche Abrufart Sie wählen, werden andere Einstellungs- und Selektionsfelder angezeigt:
- Einzel: Diese Einstellung ermöglicht den Abruf eines Einzel-BABs für eine oder mehrere Kostenstellen des gewählten Kostenkreises. Pro Kostenstelle wird ein BAB erstellt. Im Dokument können Sie zwischen den einzelnen Kostenstellen blättern. Mit der Option Mit Gruppensumme werden die Werte der gewählten Kostenstelle zusammengefasst.
- Gruppe: Hier wird ein Gruppen-BAB für eine oder mehrere Kostengruppen erstellt. Die Auswahl eines Kostenkreises ist nicht notwendig, da die Kostenstellen der Kostengruppe bereits einem Kostenkreis zugeordnet sind. Zusätzlich steht die Option Mit Einzelnachweis zur Auswahl, mit der Sie im Dokument innerhalb der Gruppe die einzelnen Kostenstellen wählen können. Mit der Option Mit Gruppensumme werden die Werte der gewählten Kostenstellengruppen zusammengefasst.
- Gesamt: Mit dieser Einstellung wird ein Gesamt-BAB für alle Kostenstellen des gewählten Kostenkreises erstellt. Es steht zusätzlich die Option Mit Einzelnachweis zur Auswahl, d.h. unter dem Gesamt-BAB stehen alle Kostenstellen für die Einzelansicht zur Auswahl. Zusätzlich steht die Option Mit Einzelnachweis zur Auswahl, mit der Sie im Dokument alle Kostenstellen für die Einzelansicht wählen können.
Option Kostenkreisübergreifend
In den Auswahllisten für die einzelnen Ebenen können Sie Ihre Kostenkreise und Kostenstellen eingrenzen. Die Daten werden im Dokument entsprechend gegliedert aufbereitet.
Die Herkunft bezieht sich darauf, wo die Buchung erfasst wurde. Kost-Buchungen können aus Umbuchungen in der Kostenrechnung (Kost-Buchungen), aus der Finanzbuchhaltung (Fibu-Buchungen) oder aus Verteilungen stammen. Sie müssen mindestens eine Herkunftsvariante aktivieren.
Register Dokument - Rahmen
Basis
Wählen Sie im Feld Rahmen den entsprechenden Rahmen zum zugehörigen Auswertungsdokument. Mit Klick auf die Schaltfläche Auswahl 
Beispiel: Auswertungsrahmen-Dokument = BAB-Rahmen, Auswertungsdokument = Betriebsabrechnungsbogen
In der Auswahlliste neben dem Feld Dichte wählen Sie die Auswertungsdichte für den eingestellten Auswertungsrahmen. Die Auswertungsdichten stellen unterschiedliche Gliederungsschemen einer Auswertung dar. Die Zuordnung zu einer Dichte hinterlegen Sie im Dialog Position im jeweiligen Kanzleirahmen.
Beispiel: Standardmäßig steht nur die Dichte Standard-BAB zur Verfügung.
Nutzung von BWA-Rahmen
Sie können den Betriebsabrechnungsbogen auf Basis von BWA-Positionen und deren Kontenzuordnungen aufbereiten. Dadurch müssen Sie nur einen Auswertungsrahmen pflegen. Dies ist nur sinnvoll, wenn der BAB den gleichen Aufbau bezüglich Positionen sowie Konten bzw. Kostenarten hat wie die BWA.
Wenn Sie die Option aktivieren, stehen im Bereich Basis zusätzlich zu den BAB-Rahmen auch die BWA-Rahmen zur Auswahl. Die Option ist nur aktiv, wenn Sie einen BAB-Rahmen gewählt haben.
Hinweis: Beachten Sie, dass die Kostenarten mit den Konten identisch sind. Andernfalls kann es Abweichungen zwischen BWA und BAB geben und die Auswertung kann kein sinnvolles Ergebnis liefern.
Beachten Sie folgende Besonderheiten bei der BAB-Berechnung auf Basis eines BWA-Rahmens:
- Die hinterlegten Formelprüfungen Soll, Haben, GrSoll und GrHaben in einem BWA-Rahmen werden auch für die BAB-Aufbereitung geprüft, sodass hier das gleiche Ergebnis berechnet wird.
- Weitere umfangreichere Formelprüfungen wie EB oder JVZ in einem BWA-Rahmen können bei der BAB-Aufbereitung nicht berücksichtigt werden. Wenn Positionen mit den Formelprüfungen JVZ und EB vorhanden sind, werden diese Positionen nicht dargestellt.
- Die Variable Gewinn wird aufgrund der Kontenstammdaten ermittelt. Über die Nummer der Kostenart wird auf das entsprechende Stammkonto zugegriffen. Für die Variable Gewinn wird das Kennzeichen Bilanz/GuV des Stammkontos herangezogen. Hierbei werden nur die Konten mit GuV-Schlüsselungen berücksichtigt.
- Um sicherzustellen, dass alle Kostenarten korrekt in den BAB eingeflossen sind prüfen Sie die eingesteuerten Kostenarten mit Hilfe der Funktion
Eingesteuerte Kostenarten.
Register Dokument Auswahl
Buchungsform
Die Buchungen der Jahresabschlussarbeiten fließen optional in die Auswertung ein. Die Option Abschlussbuchungen ist nur im letzten Monat des Wirtschaftsjahres aktiv. Bei Auswertungen für die übrigen Monate eines Wirtschaftsjahres können Sie die Option nicht wählen.
Die EB-Werte werden angezeigt, wenn Sie die Option aktivieren.
Kostenstellen
Wählen Sie im Feld Wertermittlung, ob für die gewählten Kostenstellen bzw. Kostenträger die Abrechnungswerte, Jahreswerte oder die Werte ab Beginn der Kostenstelle berechnet werden soll.
Bei der Auswahl Beginn gültige Kostenstelle werden nur die Kostenstellen berücksichtigt, die zum gewählten Abrechnungszeitraum (Wirtschaftsjahrbeginn bis gewählten Monat) noch gültig sind. Kostenstellen, deren Enddatum vor dem Abrechnungszeitraum bzw. im Vorjahr liegt, werden bei dieser Einstellung in der Auswertung nicht berücksichtigt.
Mit der Option Nur bebuchte Kostenstellen/Kostengruppen werden Kostenstellen und Kostengruppen, die keine Werte haben nicht angezeigt.
Ausgabewährung
Die Auswertung wird über den angegebenen Kurs in die eingestellte Fremdwährung umgerechnet. Über die Schaltfläche Auswahl
Beachten Sie, dass nur die Auswertung umgerechnet wird. Die weiteren Programmfunktionen und Fenster innerhalb der Auswertung bleiben auf die Ausgabewährung eingestellt.
Um Rundungsdifferenzen zu verringern, werden zuerst die Summenbeträge und anschließend die einzelnen Positionen und Kontennachweise umgerechnet. Je nach Datenbestand sind daher in den Auswertungszeilen entsprechende Rundungsdifferenzen nicht auszuschließen.
Register Dokument - Bu.-Kreis
Die Einstellungen für die Buchungskreise nehmen Sie üblicherweise in zwei Spalten vor.
Die erste Spalte bestimmt, welche Buchungskreise im Dokument angezeigt werden (Mehrfachauswahl möglich).
Die zweite Spalte ist nur vorhanden, wenn im Dokument gebucht werden kann. Die Buchungen werden in diesem Buchungskreis erfasst (nur eine Auswahl möglich).
Über das Symbol 
Register Dokument - Kumulierung
Das Register Kumulierung ist nur vorhanden, wenn Sie im Dokument Kumulierungskreise Firmen/Mandanten angelegt haben.
Wählen Sie in der Auswahlliste Kumulierungskreis den Eintrag Rewe-Kumulierung
Im Feld Mandant werden die zugeordneten Firmen angezeigt. Aktivieren Sie die Firmen, deren Werte Sie kumulieren wollen.
Die Kumulierung von Kostenstellenwerten verschiedener Firmen setzt voraus, dass die Firmen den gleichen Kostenartenrahmen verwenden. Die Nummer des Kostenkreises muss übereinstimmen. Welche Kostenstellennummern die einzelnen Firmen innerhalb eines Kostenkreises verwenden, ist für die Kumulierung nicht relevant, da immer die Kostenstellen mit gleicher Nummer kumuliert werden.
Register Dokument - Anzeige
Positionen
Mit der Option alle Positionen darstellen können Sie alle Positionen einer Auswertung ausgeben, auch die Positionen mit Nullsaldo. Diese Einstellung können sie beispielsweise für die Erstellung monatlicher Reportings in Excel nutzen, wenn dort mit festen Formeln weitergerechnet werden soll.
Darstellung
Mit Hilfe dieser Option können Sie die Beträge in der Auswertung in Tausendern darstellen. Ein Betrag von 1.000.000,00 in herkömmlicher Darstellung wird dann als 1.000,00 angezeigt.
Optional können Sie die Beträge mit und ohne Nachkommastellen ausgeben.
Kostenartennachweis
Legen Sie fest, ob und wie Kostenarten im Dokument angezeigt werden. Die Anzeige der Kostenarten können Sie auch im Dokument umstellen.
Mit der Option Kostenarten wird das Dokument mit Kontennachweis aufbereitet. Sie können die Kostenarten wahlweise ohne Kostenartennummer oder nur mit der Kostenartenkurzbezeichnung anzeigen lassen.
Optional können Sie das Kontrollkästchen Unbebuchte Zeitraum-Spalten mit 0,00 darstellen aktivieren. Wenn die unbebuchten Kostenarten mit dem Wert 0,00 dargestellt werden, entstehen keine Leselücken im Kostenartennachweis.
Mengen
Die erfassten Mengen pro Position und Zeitraum werden mit Werten angezeigt. Wenn Sie zusätzlich den Kostenartennachweis einblenden, erfolgt der Mengennachweis auf Kostenartenbasis.
Register Dokument - Druck
Über die Schaltfläche Auswahl
- BABUebersicht.lst: DINA4-Querformat, es können bis zu 5 Kostenstellen nebeneinander gedruckt und zusätzlich die Gesamtspalte ausgegeben werden. Reicht der Druckbereich für die erstellte Auswertung nicht aus, wird dies beim Druck oder der Seitenansicht in einem Hinweisfenster angezeigt. Im DINA4-Hochformat können 3 Kostenstellen mit Gesamtspalte gedruckt werden.
- BABUebersicht_DINA3.lst: Es können bis zu acht Kostenstellen nebeneinander gedruckt und zusätzlich die Gesamtspalte ausgegeben werden. Im Hochformat können nur 5 Kostenstellen und die Gesamtspalte ausgegeben werden.
Hinweis: Die Angabe zum Ersteller wird aus dem Kanzleistammblatt -> Register Kanzlei -> Feld Bezeichnung gezogen.
Seitenränder
In diesem Bereich können Sie die Seitenränder in cm für den Druck einstellen.
Druck Kopfbereich
Druckdatum
Für die Druckausgabe stehen folgende Arten der Datumsausgabe zur Verfügung:
- Tagesdatum
- Tagesdatum und -zeit
- Datumseingabe
- ohne Datum
Über die Schaltfläche Kalender 
Ausrichtung
Leselinien
Die Option Leselinien hinterlegt jede zweite Zeile grau. Das vereinfacht das Lesen des Dokuments.