Einführung zur Verfahrensdokumentation

Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist gesetzlich vorgeschrieben und ergibt sich aus den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung und Aufbewahrung (GoBD) sowie den §§ 145 und 146 der Abgabenordnung (AO). Ziel der Verfahrensdokumentation ist, sämtliche buchhalterischen und steuerrelevanten Abläufe eines Unternehmens nachvollziehbar und transparent zu dokumentieren.

Wer muss eine Verfahrensdokumentation erstellen?

Die Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation gilt grundsätzlich für alle Unternehmen, die buchführungs- und aufzeichnungspflichtig sind – unabhängig von Größe oder Rechtsform. Besonders wichtig ist eine Verfahrensdokumentation für Unternehmen, die elektronische Systeme zur Erfassung und Verarbeitung von Daten nutzen (z. B. elektronische Buchführungssysteme, Kassensysteme, digitale Belegablage, E-Rechnungen).

Welche Inhalte gehören in die Verfahrensdokumentation?

Eine Verfahrensdokumentation deckt typischerweise die folgenden Themenbereiche ab:
Allgemeine Beschreibung der Prozesse zur Belegablage, insbesondere zu digitalen Belegen (inklusive E-Rechnung und ersetzendes Scannen)
Abläufe und Maßnahmen bei der Nutzung elektronischer Kassensysteme
Darstellung der eingesetzten Unternehmenssoftware (z. B. ERP-Systeme, Buchhaltungssoftware)
Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Sicherstellung der Datenintegrität, der revisionssicheren Archivierung sowie der Zugriffskontrolle auf steuerrelevante Daten

Wie erfolgt die Erstellung der Dokumentation mit ADDISON Compliance Online?

Mit ADDISON Compliance Online erstellen Kanzleien und Mandanten die Verfahrensdokumentation einfach, digital und rechtssicher. Die Lösung führt mithilfe standardisierter und vorgefertigter Fragebögen durch die einzelnen Themenbereiche. Auf Basis der Antworten generiert ADDISON Compliance Online automatisch eine vollständige Dokumentation. Änderungen werden versioniert und nachvollziehbar archiviert. Somit bietet die Lösung langfristige Rechtssicherheit und gewährleistet, dass gesetzliche Anforderungen stets erfüllt bleiben.