Einführung Erinnerungsfunktion

Einführung Erinnerungsfunktion

Kurzbeschreibung

Die Erinnerungsfunktion gibt ihnen einen Überblick über die fälligen Aufgaben oder Nachrichteneingänge je Mitarbeiter.

In diesem Dialog werden folgende Einträge aufgeführt:

• Abhängig von den eingestellten Akten Optionen (Rubrik Kanzleiorganisation) die Aufträge der Kanzleiorganisation mit geplanter Fertigstellung in z.B. 7 Tagen oder zurückliegend
• Unerledigte Postbucheinträge mit Erinnerungsdatum kleiner gleich dem aktuellen Tages-Datum
• Verschiedene unerledigte Nachrichten aus ADDISON Direkt

Nutzen

Neben der reinen Postverwaltung dient der Dialog Erinnerungen als Teil der Prozessplattform, die es ermöglicht, die unterschiedlichen Arten von Arbeitsprozessen in der Kanzlei zu steuern und an deren Bearbeitung zu erinnern.

Vorteile der Erinnerungsfunktion

Mit der Erinnerungsfunktion stellen wir Ihnen die folgenden Vorteile zur Vereinfachung der Abläufe zur Verfügung:

Es sind die Spalten Erledigungsart, Lesestatus, Ablagestatus, zust. Mitarbeiter und Hauptzust. Mitarbeiter enthalten. Durch die optische Visualisierung der Status mit entsprechenden Symbolen erhalten Sie schnell einen Überblick über die Einträge.

Die Zuweisung der Erledigungsarten Nachverfolgung, Nachverfolgung hohe Prio, Abgeschlossen/Erledigt, in Bearbeitung können Sie für Einträge des Typs Portal schnell per Kontextmenü durchführen.

Die Oberfläche stellt ihnen neue umfangreiche Filter-, Such- und Gruppierungsfunktionen bereit. In der Statuszeile wird die Anzahl der aktuell angezeigten Datensätze dargestellt.

Die Funktionsweise wird nachfolgend ausführlich beschrieben.

Bedienung und Funktionen / Erinnerungs-Dialog

Aufruf

Das Erinnerungsfenster starten Sie durch Klick auf den Eintrag in der Symbolleiste:

Das Achtung-Zeichen signalisiert, dass sich seit dem letzten Öffnen des Erinnerungsfensters Änderungen ergeben haben und z.B. neue oder geänderte Erinnerungen (für Postbuch, Aufträge, Portalnachrichten oder eNachrichten) vorliegen. Die Prüfung auf Änderungen bzw. neue Einträge erfolgt im 5 Minuten-Intervall.

Bei der Prüfung, ob aktuelle Änderungen für die Einträge vorliegen, sind die Einstellungen relevant, die im Erinnerungsfenster im unteren Bereich in der Mitarbeiterauswahl (zuständig, hauptzuständig, alle Mitarbeiter), der Zeitraumauswahl für die ADDISON Direkt Einträge, sowie in den Einstellungen ADDISON Direkt in der Symbolleiste, getätigt wurden. Weitere individuell vorgenommene Einschränkungen der angezeigten Daten über die Spaltenfilter oder Autofilterzeile werden für die Ermittlung des Unterschieds nicht herangezogen.

Es wird im 5-Minuten Intervall überprüft, ob sich Änderungen der auf dieser Grundlage ermittelten Daten, ergeben haben. Liegt ein Unterschied der Einträge (vorher zu nachher) vor, wird das Achtung-Zeichen angezeigt. Zu beachten ist weiterhin, dass das rote Achtung-Zeichen immer 5 Minuten nach dem Programm - Start anzeigt wird, sofern die Einstellung Beim Start anzeigen deaktiviert wurde, um den Anwender dafür zu sensibilisieren, dass er noch nicht nachgeschaut hat, ob etwas Neues zur Bearbeitung im Erinnerungsfenster ansteht.

Sind keine Erinnerungen mit Frist Zu erledigen bis vorgemerkt, wird das Achtungszeichen nicht dargestellt.

Der Erinnerungs-Dialog wird beim erstmaligen Aufruf mit den Standard-Einstellungen gestartet.

Erledigte Postkorb-Einträge (Typ: Portal)

Abgeschlossene/Erledigte Nachrichten (Standardansicht) Bei neu angelegten Mitarbeitern werden die Einträge des Typs Portal, die die Erledigungsart Abgeschlossen/Erledigt besitzen, im Standard nicht im Erinnerungsfenster angezeigt. Diese neue Standardfilterung ist im unteren Bereich des Erinnerungsfenster auch durch die Anzeige des Kontrollkästchens Erledigungsart <>Abgeschlossen/Erledigt erkennbar.

Anzeige der eNachrichten im Erinnerungsfenster

Wenn sie möchten, dass auch die Einträge der eNachrichten im Erinnerungsfenster angezeigt werden, so müssen Sie in der Zentralakte das Menü Akte / Optionen aufrufen und unter Kanzleiorganisation / Erinnerungsfenster/Postbuch / eNachrichten: Erinnerung die Einstellung Ja auswählen. Die eNachrichten werden dann unter Berücksichtigung ihres zu erledigen bis- und Erinnerung am-Datums angezeigt. Die eNachrichten-Einträge im Erinnerungsfenster können per Doppel-Klick aufgerufen und ggf. weiterbearbeitet werden (z.B. Umstellung des Bearbeitungsstatus, Auswahl des Zust. Mitarbeiters).

Bitte beachten Sie, dass in der direkten Weiterbearbeitung über das Erinnerungsfensters nicht alle Bearbeitungs-Funktionen zur Verfügung stehen.

Symbolleiste

Funktion	Erläuterung
	Öffnet abhängig vom entsprechenden Eintragstyp den dazugehörigen Bearbeitungs- oder Hinweisdialog
	Entfernt den Eintrag aus der Anzeige des Erinnerungs-Dialoges und entfernt das Erinnerungsdatum aus den Stammdaten des entsprechenden Eintrages.
	Aktualisiert die Ansicht
	Schnellfilter zu erledigen bis heute: Es werden nur die Einträge angezeigt, deren zu erledigen bis- Datum kleiner bzw. gleich dem aktuellen Tagesdatum ist.
	Schnellfilter zu erledigen ab heute: Es werden nur die Einträge angezeigt, deren zu erledigen bis- Datum größer als das aktuelle Tagesdatum ist. Es kann jeweils nur einer der beiden Schnellfilter gleichzeitig angewählt werden. Ist einer der beiden Schnellfilter aktiviert, so wird die Schalfläche im Hintergrund Hellblau hervorgehoben :
	Ansichten speichern/verwalten: Mit Hilfe von speicherbaren Ansichten können Sie komfortabel den Datenbestand filtern und mitarbeiterbezogene oder kanzleiweite Ansichten definieren. Im Feld Name der Ansicht ergänzen/ändern Sie den Namen der Ansicht und Sie können unter Gültigkeit für auswählen, ob die definierte Ansicht nur vom gerade angemeldeten Mitarbeiter oder kanzleiweit (Kanzlei) verwendet werden kann. Die Möglichkeit der kanzleiweiten Bereitstellung einer Ansicht kann über die Rechteverwaltung in der Zentralakte im Dokument Mitarbeiterliste unterbunden werden, indem Sie für den entsprechenden Mitarbeiter oder das Team das Funktionsrecht Browseransichten veröffentlichen verweigern.
	Ansichten anwenden: Die Auswahl der gewünschten Ansicht nehmen Sie über das Symbol Ansicht anwenden vor. Wird die Ansicht gewechselt, so wird im Standardfall gleich die Anzeige der Daten aktualisiert.
	Öffnet den Einstellungs-Dialog für die Filterung der ADDISON Direkt Einträge. Hiermit können Sie die Anzeige der Einträge entsprechend voreinstellen, damit z.B. nur die für Sie relevanten ADDISON Direkt Einträge angezeigt werden.

Kontextmenü

Das Kontextmenü hat pro ausgewählten Typ Postbuch (Fristen/Termine), Auftrag, Portal (ADDISON Direkt) ein unterschiedliches Aussehen. Wurden im Listenbereich Einträge unterschiedlicher Typen ausgewählt, stehen im Kontextmenü nur die Einträge zur Verfügung, die gemeinschaftlich bei allen Typen verwendbar sind.

Postbuch (Fristen/Termine)

Kontextmenü

Funktion

Postbucheintrag - Öffnet den Postkorbeintrag Fristdetails - Öffnet die Übersicht Berechnungsdetails der Frist Erledigen - Setzen der Erledigungsart (Bearbeitungszustandes) für den Postbucheintrag Erneut erinnern - Ändern des Erinnerungsdatums Erinnerung schließen - Entfernt den Eintrag aus der Anzeige des Erinnerungs-Dialoges und entfernt das Erinnerungsdatum aus den Stammdaten des entsprechenden Eintrages. Die Erinnerung kann über den Postbuchdialog wieder aktiviert werden. Wichtig - Durch das Löschen der Erinnerung wird der Postbucheintrag nicht gelöscht

Aufträge

Kontextmenü

Funktion

Auftrag öffnen - Öffnet den Bearbeitungsdialog des Auftrages Erinnerung für alle Mitarbeiter schließen - Entfernt den Eintrag aus der Anzeige des Erinnerungs-Dialogs aller Mitarbeiter Nur eigene Erinnerungen schließen - - Entfernt den Eintrag aus der Anzeige des eigenen Erinnerungs-Dialogs. Die Erinnerung kann in der Auftragskarte durch Ändern des geplanten Fertigstellungsdatums wieder aktiviert werden. Wichtig - Durch das Löschen der Erinnerung wird der Auftrag nicht gelöscht.

ADDISON Direkt (Portal)

Kontextmenü

Funktion

Erinnerung für alle Mitarbeiter schließen - Entfernt den Eintrag aus der Anzeige des Erinnerungs-Dialogs aller Mitarbeiter Als gelesen markieren - Der Eintrag wird als gelesen gekennzeichnet. In der Spalte Lesestatus wird das entsprechende Symbol anzeigt. Als ungelesen markieren - Der Eintrag wird als ungelesen gekennzeichnet. In der Spalte Erledigungsart wird das entsprechende Symbol anzeigt. In Bearbeitung - Der Eintrag wird mit In Bearbeitung gekennzeichnet. In der Spalte Erledigungsart wird das entsprechende Symbol anzeigt. Nachverfolgung / Nachverfolgung hohe Prio - Der Eintrag wird zur Nachverfolgung gekennzeichnet. In der Spalte Erledigungsart wird das entsprechende Symbol anzeigt. Abgeschlossen/Erledigt - Das Kennzeichen Abgeschlossen/Erledigt wird gesetzt und, sofern entsprechend bestätigt, werden die Einträge aus der Anzeige entfernt. Kennzeichnung löschen - Entfernt die Kennzeichnung der Erledigungsart und setzt diese auf den Urzustand zurück.

Statuszeile

Die Statuszeile des Dialogs enthält die folgenden Funktionen:

Funktion	Erläuterung
	Stellt die Anzahl der aufgeführten Datensätze für einen schnellen Überblick dar.
	alle Mitarbeiter - Sofern keine einschränkenden Zugriffsrechte für den Mitarbeiter existieren, werden die Einträge aller Mitarbeiter im Listenbereich anzeigt. Bei einer vorhandenen Rechteeinschränkung über das Funktionsrecht Erinnerungen anderer Mitarbeiter anzeigen, wird im oberen Bereich ein Hinweis eingeblendet, darüber informiert, dass die anzeigten Daten eingeschränkt sind und sich aus der gewählten Einstellung in der Rechtverwaltung ergeben. zust. oder hauptzust. Mitarbeiter - Es werden nur die eigenen Einträge im Listenbereich angezeigt. D.h. die Datensätze bei denen man entweder als hauptzuständiger oder zuständiger Mitarbeiter hinterlegt ist (Standardeinstellung empfohlen) werden angezeigt. hauptzust. Mitarbeiter - Es werden nur Einträge im Listenbereich anzeigt, bei denen man der hauptzuständige Mitarbeiter ist.
	Auswahl Mitarbeiter - Möglichkeit nach einzelnen Mitarbeitern zu filtern. Hierzu kann die Filteroption Auswahl Mitarbeiter verwendet werden. Nach dem Klick auf die Schaltfläche können Sie im Dialog Auswahl eines Mitarbeiters einen oder mehrere Mitarbeiter auswählen. Voraussetzung für das Anzeigen von Nachrichten anderer Mitarbeiter ist das gewährte Funktionsrecht Erinnerungen/Nachrichten anderer Mitarbeiter anzeigen.
	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie möchten, dass der Erinnerungs-Dialog automatisch beim Start des Programmes geöffnet wird.
	Hiermit können Sie steuern, ob die Anzeige automatisch alle 30, 60 Minuten oder manuell aktualisiert wird.
	Über diese Listenauswahl können Sie einstellen, für welchen Zeitraum die ADDISON Direkt Einträge aufgeführt werden bzw. ob diese generell ausgeblendet sind.
	Schließt den Dialog.

Arbeitsbereich

Im Arbeitsbereich werden die einzelnen Datensätze angezeigt. Sie können den Arbeitsbereich benutzerbezogen anpassen. Die Konfiguration der Spalten-, Gruppierungs- und Filtereinstellungen und die Fensterposition speichert das Programm beim Schließen, sodass ihnen diese automatisch beim nächsten Öffnen des Dialoges wieder zur Verfügung steht. Die Speicherung erfolgt je Mitarbeiter und ist mandantenübergreifend.

Konfiguration Listenbereich, Sortierungs-, Gruppierungs- und Filtereinstellungen

Im Kontextmenü der Spaltenköpfe finden Sie eine vielfältige Einstellungsmöglichkeiten. Nachfolgend gehen wir im Detail nur auf die komplexeren Möglichkeiten ein.

Insbesondere die Gruppierungsfunktion und die optische Anzeige der Spalten Lesestatus und Erledigungsart bietet einen deutlichen Mehrwert gegenüber dem bisherigen Erinnerungsfenster und vereinfacht den Überblick.

Mit der Funktion Standard wiederherstellen können Sie ihre individuell vorgenommenen Einstellungen wieder auf die Standardkonfiguration zurücksetzen.

Kontextmenü im Bereich der Spaltenüberschriften

Wichtiger Tipp: Gruppierungsfeld z.B. nach Datumspalte Zu erledigen bis nutzen.

Die Einträge im alten Erinnerungsfenster wurden generell mit Priorität 1 nach der Spalte Zu erledigen bis sortiert. Die Sortierung der weiteren Spalten waren dieser primären Sortierung untergeordnet. Im neuen Erinnerungsfenster können Sie dies individueller einstellen und - sofern gewünscht- auch nach anderen Prioritäten sortieren oder gruppieren. Auch mehrfach verschachtelte Gruppierungen sind möglich (z.B. nach Zu erledigen bis und nach Typ).

Nachfolgend ein Beispiel für die Anlage einer Gruppierung:

Klicken Sie im Kontextmenü der Spaltenüberschrift Zu erledigen bis auf den Eintrag Gruppierungsfeld anzeigen. Das Gruppierungsfeld wird über den Spaltenüberschriften anzeigt.

Klicken Sie im Kontextmenü der Spaltenüberschrift Zu erledigen bis auf den Eintrag nach dieser Spalte gruppieren.

Klicken Sie im Kontextmenü der Spaltenüberschrift Typ auf den Eintrag nach dieser Spalte gruppieren.

Sie erhalten die folgende Anzeige:

Im Bereich des Gruppierungsfeldes können Sie per Klick einstellen, ob eine auf- oder absteigende Sortierung durchgeführt wird.

Beachten Sie auch die Funktionen Alle Gruppen erweitern und Alle Gruppen reduzieren, die im Kontextmenü des Gruppierungsfeldes bereitstehen. Hiermit können Sie in einem Zuge alle Einzelsätze im Anzeigebereich ein- bzw. ausblenden.

Auto Filterzeile
Die Auto Filterzeile ist im Standard ausgeblendet. Über das Kontextmenü der Spaltenüberschriften und den Eintrag Zeige Auto Filterzeile können Sie diese einblenden. Diese wird dann oben im Arbeitsbereich eingefügt. Durch ihre individuellen Eingaben in der Filterzeile oder mit Hilfe der Operatoren (z.B. gleich, ungleich, enthält usw.) können Sie die angezeigten Daten weiter eingrenzen.

Suche
Die Such-Funktion können Sie ebenso über das Kontextmenü der Spaltenüberschriften aktivieren. Das dazugehörige Eingabefeld wird danach über dem Arbeitsbereich angezeigt. Durch Eingabe der individuellen Suchkriterien und Bestätigung bzw. mit Hilfe der Schaltfläche Finden wird der anzeigte Datenbestand entsprechend eingegrenzt:

Spaltenfilter
Beachten Sie, dass im Bereich der Spaltenköpfe noch weitere Filterfunktionen bereitstehen. Deren Funktionsweise ist abhängig vom Datentyp der Spalten. Um diese Filter aufzurufen, positionieren Sie den Mauszeiger im rechten Bereich des jeweiliges Spaltenkopfes und klicken auf das Filtersymbol.

In der Folge wird der dazugehörige Dialog angezeigt. Durch Aktivieren der gewünschten Kontrollkästchen im Register Werte oder mit einer individuellen Texteingabe im Register Textfilter wird die Filterung durchgeführt.

Wenn auf diese Art und Weise ein Spaltenfilter eingestellt wurde, wird das Symbol rechts im Spaltenkopf angezeigt.

Spalte entfernen / Spaltenauswahl

Verschiedene Spalten können zur individuellen Darstellung ein-/ausgeblendet werden.

Beispiel:

Die Spalten Partner und Partner-Nr. wurden ausgeblendet.

Diese können jederzeit über das Kontextmenü | Spaltenauswahl wieder hinzugefügt werden.

Anzeige der Einträge anderer Mitarbeiter über Funktionsrecht steuern

Es besteht eine einfache Möglichkeit zur Verfügung über die Benutzerrechte eine Stellvertretungsregel zu definieren. Die in der Mitarbeiterliste getroffene Rechteeinstellung wirkt sich auf die Filterung der Anzeige der Einträge von Portalnachrichten, Aufträgen, eNachrichten, Fristen/Terminen im Erinnerungsfenster und für die Portalnachrichten im Postkorb der Zentral- und Mitarbeiterakte aus.

Im Mitarbeiterstammblatt, das Sie in der Zentralakte im Dokument Mitarbeiterliste öffnen können, wurde im Rechtebereich Funktion / Erinnerungen anderer Mitarbeiter anzeigen die Möglichkeit geschaffen unter Auswirkung auf bestimmte Mitarbeiter auszuwählen.

Die Konfiguration der Stellvertretung können Sie z.B. durchführen, indem Sie für die entsprechenden Mitarbeiter ein Team anlegen und für dieses den Zugriff auf das Funktionsrecht Erinnerungen/Nachrichten anderer Mitarbeiter anzeigen mit der Auswirkung auf / alle Mitarbeiter verneinen.
Zusätzlich ist es erforderlich für die einzelnen Mitglieder des Teams auf Mitarbeiterebene den Zugriff auf das Funktionsrecht für die Mitarbeiter freizugeben, deren Einträge der Mitarbeiter im Erinnerungsfenster, neben seinen eigenen Nachrichten (zuständig oder hauptzuständig) im Erinnerungsfenster und dem Postkorb der Mitarbeiter- oder Zentralakte sehen bzw. auswählen darf.

Hinweis:

Bis zur Version 3/2021 war das Funktionsrecht Erinnerungen/Nachrichten anderer Mitarbeiter anzeigen nur global für alle Mitarbeiter definierbar. Das bedeutet, dass ein bereits vorhandenes Recht nach dem Update auf die Version 1/2022 unter Auswirkung auf automatisch für alle Mitarbeiter verneint oder bejaht ist (je nach dem wie zuvor definiert).

Auswirkung Erinnerungsfenster / Stellvertretung per Funktionsrecht Erinnerungen anderer Mitarbeiter anzeigen

Im Erinnerungsfenster wirken sich die in der Rechteverwaltung vorgenommenen Einstellungen so aus, dass einerseits nur die Einträge dargestellt bzw. angezeigt werden, bei für die er und die lt. Rechteverwaltung erlaubten Mitarbeiter hauptzuständig oder zuständig sind.

Weiterhin wirkt sich die Erweiterung auf die Auswahlliste im unteren Bereich aus.

Auch dann, wenn das Recht für einzelne Mitarbeiter eingeschränkt wurde, d.h. dass nicht alle Mitarbeiter erlaubt sind, können Sie alle Listen-Einträge auswählen:

• zust. oder hauptzust. Mitarbeiter:
• zuständiger Mitarbeiter
• hauptzust. Mitarbeiter
• alle Mitarbeiter

Bei einer vorhandenen Rechteeinschränkung weist ein in das Erinnerungsfenster eingebettetes Label im oberen Bereich auf die Einschränkung hin, sofern in der Auswahlliste im unteren Bereich der Eintrag alle Mitarbeiter gewählt wurde:

Wenn der Listeneintrag alle Mitarbeiter ausgewählt ist, werden neben den eigenen Einträgen (hauptzust. oder zust.) auch die Einträge der anderen Mitarbeiter (hauptzust. oder zust.) dargestellt für die die Anzeige in der Rechteverwaltung erlaubt wurde.

Die Prüfung und Filterung bezieht sich auf alle im Erinnerungsfenster enthaltenen Typen, d.h. für Auftrag, Fristen/Termine, Portal und eNachrichten.