Freischaltung von Mandanten

Freischaltung von Mandanten

Wozu Freischaltung?

Sie bestimmen, für welche Mandanten ADDISON Direkt freigeschaltet wird. Bei einer Freischaltung wird ein Zugang (= Profil) generiert. Anschließend können dem Mandanten die Zugangsdaten zugeleitet werden.

Zusätzlich können hier auch Mitarbeiter der Mandanten (Arbeitnehmer) freigeschaltet werden. Die Vorgehensweise ist dabei die gleiche wie bei der Login-Generierung für Mandanten.

Voraussetzung: Nutzung der Anwendung ADDISON Lohn- & Gehaltsabrechnung.

Voraussetzung

Aktivierung des BBS-Rechts Verwaltung.

Profile für ADDISON Direkt generieren

Mandanten-Profile generieren

Mandanten für ADDISON Direkt freischalten

Die Freischaltung der Mandanten erfolgt über den Bereich Mandant / Gruppe CRM / Zugänge zu ADDISON Direkt verwalten. Über diesen Aufruf wird das CRM direkt im Bearbeitungsmodus auf der Registerkarte Verwaltung mit selektiertem Eintrag Portalbenutzer* gestartet. Zur Freischaltung muss auf die Schaltfläche Profil generieren geklickt werden.

Sie haben nun die Möglichkeit, das Profil direkt mit dem Administrator zu verknüpfen. Aktivieren Sie dafür die Option Benutzer ist gleichzeitig Administrator.

Sie können die Zugangsdaten direkt per E-Mail an Ihren Mandanten versenden oder diese nur in der Software abrufen und persönlich an den Mandanten aushändigen/versenden.

Wurden die Profile bei Anlage miteinander verknüpft, wird ein Zugangsdaten-Dokument mit denselben Zugangsdaten erzeugt. Wurden die Profile nicht verknüpft, erhalten der Portalbenutzer* und der Admin unterschiedliche Zugangsdaten. In dem Fall können im Bedarfsfall die Kennwörter auch separat zurückgesetzt werden.

Alternativ können die Aufrufe zur Freischaltung von Mandanten durch Aufruf von CRM / Online / ADDISON Direkt erfolgen. Dort stehen die beiden Registerkarten Postkorb und Verwaltung zur Verfügung.

• Menü CRM / Online / ADDISON Direkt auswählen.
  Die Verwaltung wird angezeigt. Die Liste zeigt mindestens einen Eintrag.
• Auf die Symbolschaltfläche mit dem Bleistift klicken, um den Bearbeitungsmodus zu aktivieren.
• Eintrag Portalbenutzer* in der Liste per Mausklick markieren.
• Die Schaltfläche Profil generieren wird aktiv.
• Auf die Schaltfläche Profil generieren klicken.

Login-Daten

Die Zugangsdaten für ADDISON Direkt bestehen neben der Zugangsnummer immer aus einem Benutzernamen und einem Kennwort.

Das Generieren des Profils und Bereitstellen der Zugangsdaten kann unter Umständen ein paar Minuten dauern (Status wechselt auf „beantragt“). Sobald die Zugangsdaten aus ADDISON Direkt zur Verfügung stehen, wechselt der Status auf „erstellt“.

Sobald die Zugangsdaten zur Verfügung stehen, können diese über das Menüband und die Schaltflächen Zugangsdaten anzeigen, Zugangsdaten versenden und Zugangsdaten drucken weiterverarbeitet werden. Zusätzlich werden sie unter der der Registerkarte Postkorb angezeigt.

Die Ansicht kann über die Schaltfläche aktualisiert werden.

Direktzugriff auf ADDISON Direkt

Ist der Login erstellt, können Sie sofort ADDISON Direkt in der Rolle Ihres Mandanten öffnen, ohne dessen Zugangsdaten eingeben zu müssen.

Später dient der sogenannte Service-Login dazu, Ihren Mandanten bei möglichen Fragestellungen zu unterstützen oder um ggf. die Bereitstellung und Anzeige der an den Mandanten bereitgestellten Daten (Auswertungen usw.) als auch die von ihm bereitgestellten Daten (z.B. Belege) prüfen zu können.

Markieren Sie den Portalbenutzer* und starten Sie den Direktzugriff über den Internet-Browser aus ADDISON über Akte / ADDISON Direkt (Mandant) oder über CRM / Online / ADDISON Direkt / ADDISON Direkt öffnen

Arbeitnehmer-Profil generieren

Nur für Anwender von ADDISON Lohn- & Gehaltsabrechnung.

Arbeitnehmer für ADDISON Direkt freischalten

Die Freischaltung der Arbeitnehmer-Profile erfolgt über den Bereich Mandant / Gruppe CRM / Zugänge zu ADDISON Direkt verwalten. Über diesen Aufruf wird der CRM direkt im Bearbeitungsmodus auf der Registerkarte Verwaltung gestartet.

• Eintrag Arbeitnehmer in der Liste per Mausklick markieren (Mehrfachselektion möglich).
• Auf die Schaltfläche Profil generieren klicken.

Alternativ können die Aufrufe zur Freischaltung der Arbeitnehmer-Profile durch Aufruf im CRM / Online / ADDISON Direkt erfolgen. Dort stehen die beiden Registerkarten Postkorb und Verwaltung zur Verfügung.

• CRM / Online / ADDISON Direkt auswählen
  Die Portal-Verwaltung wird angezeigt. Die Liste zeigt mindestens einen Eintrag.
• Eintrag Arbeitnehmer in der Liste per Mausklick markieren (Mehrfachselektion möglich).
• Auf die Symbolschaltfläche mit dem Bleistift klicken, um den Bearbeitungsmodus zu aktivieren.
  Die Schaltfläche Profil generieren wird aktiv.
• Auf die Schaltfläche Profil generieren klicken.

Das Generieren des Profils und Bereitstellen der Zugangsdaten kann unter Umständen ein paar Minuten dauern (Status wechselt auf „beantragt“). Sobald die Zugangsdaten aus ADDISON Direkt zur Verfügung stehen, wechselt der Status auf „erstellt“.

Sobald die Zugangsdaten zur Verfügung stehen, können diese über das Menüband und die Schaltflächen Zugangsdaten anzeigen, Zugangsdaten versenden und Zugangsdaten drucken weiterverarbeitet werden. Zusätzlich werden sie unter der der Registerkarte Postkorb angezeigt.

Die Ansicht kann über die Schaltfläche aktualisiert werden.

Personalselektion

Die ADDISON Standard-Einstellung Aktiv zeigt alle aktiven Arbeitnehmer an. Über die Auswahlbox können die Arbeitnehmer nach Beschäftigungsstatus Alle oder Ausgeschiedene selektiert werden. Arbeitnehmer, die bereits ausgeschieden sind, werden mit dem abgerechneten Austrittsdatum angezeigt. Arbeitnehmer, für die kein Austrittsdatum eingetragen wurde, werden mit dem Status „Aktiv“ angezeigt.

Sobald der Arbeitnehmer Ihres Mandanten die Zugangsdaten erhalten hat, kann er sich unmittelbar auf ADDISON Direkt anmelden. Sie sollten Ihren Mandanten zuvor umfassend über die systematische und zielsichere Arbeitsweise mit ADDISON Direkt informieren.

Weiterführende Dokumentationen entnehmen Sie dem ADDISON Online Hilfecenter. Der Aufruf des Hilfecenters erfolgt direkt aus der ADDISON Software unter Online / Status ADDISON Online / ADDISON Online Hilfecenter.

Direktzugriff auf ADDISON Direkt

Ist der Login erstellt, können Sie sofort ADDISON Direkt in der Rolle des jeweiligen Arbeitnehmers öffnen, ohne dessen Zugangsdaten eingeben zu müssen.

Später dient der sogenannte Service-Login dazu, Ihren Mandanten bei möglichen Fragestellungen zu unterstützen oder um ggf. die Bereitstellung und Anzeige der an den Arbeitnehmer bereitgestellten lohnrelevanten Daten prüfen zu können.

Markieren Sie den Arbeitnehmer und starten Sie den Direktzugriff über den Internet-Browser aus ADDISON über CRM / Online / ADDISON Direkt / ADDISON Direkt öffnen:

Benutzerverwaltung der Mandanten/Berichtskreise

Funktionsweise

Benutzerverwaltung aus der Kanzlei

Ihnen steht mit der Benutzerverwaltung eine einfache Möglichkeit zur Verfügung, die Organisationsstruktur des Mandantenportals durch die Anlage zusätzlicher Benutzer (sog. Portalbenutzer) abzubilden. Die Benutzerverwaltung öffnet sich in einem eigenen Browser-Fenster, unabhängig welcher Eintrag selektiert wurde. Der Bearbeitungsmodus muss nicht aktiviert werden.

Voraussetzung: Nur ein BBS-Benutzer mit dem Kenner AO-Administrator kann die Schaltfläche Benutzerverwaltung öffnen sehen und die Verwaltung öffnen.

Mit der Freischaltung für ADDISON Direkt stehen dem Portalbenutzer automatisch alle für den Mandanten freigeschalteten Apps zur Verfügung.

Einzelne, nicht benötigte Apps können pro Portalbenutzer auch deaktiviert oder später wieder aktiviert werden.

Auch das Deaktivieren oder Aktvieren der Zugänge ist jederzeit möglich.

Berichtskreise

Darüber hinaus kann jedem Portalbenutzer über dessen Zuordnung zu Berichtskreisen Zugriff auf bestimmte Inhalte innerhalb der App Dokumente erlaubt werden.

Die Zuweisung weiterer Berichtskreise oder die Deaktivierung von Berichtskreisen ist jederzeit möglich.

Voraussetzung zur Nutzung der Berichtskreise

Wählen Sie hierzu in ADDISON die Option Berichtskreise benutzen im CRM / Online / ADDISON Direkt / Verwaltung beim jeweiligen Mandanten.

Die Berichtskreise wirken ausschließlich auf die Inhalte der App Dokumente.

Ist die Option Berichtskreise benutzen in ADDISON nicht gesetzt, sieht der Portalbenutzer in der App Dokumente auch keine Inhalte - unabhängig, welchen Berichtskreisen er zugeordnet wurde!

Die App Kommunikation unterstützt noch keine Berichtskreise!

Zugangsdaten

Neben dem Zugangsdatendokument für den Mandanten wird auch für den Admin-Zugang des Mandanten ein Zugangsdatendokument erzeugt.

Mit der Anmeldung als Administrator an ADDISON Direkt kann der Mandant - unabhängig von Ihnen - über seine App Benutzerverwaltung weitere Portalbenutzer für sein ADDISON Direkt freischalten und die bestehenden Benutzer (Admin, Portalbenutzer*, Arbeitnehmer) verwalten.

Unterstützung

Wollen Sie Ihren Mandanten bei der Anlage und Verwaltung von Portalbenutzern und bei der Zuordnung zu Berichtskreisen unterstützen?

Der Aufruf hierzu erfolgt per Direktlogin auf den Benutzer Admin unter CRM / Online / ADDISON Direkt / Verwaltung.

Voraussetzung

Voraussetzung zum Aufruf der App Benutzerverwaltung aus ADDISON heraus ist die Aktivierung des BBS-Rechts Verwaltung Benutzerdaten.

Portalbenutzer verwalten

App Benutzerverwaltung

In der Rolle des Admins des Mandanten können Sie alle Benutzer verwalten; wie zum Beispiel:

• Adressdaten verwalten
• E-Mail-Adressen pflegen
• Kennwörter generieren
• Login-Dokumente bereitstellen
• Apps sperren
• Zuordnung zu Berichtskreisen vornehmen
• Weiterführende Dokumentationen entnehmen Sie dem ADDISON Online Hilfecenter. Der Aufruf des Hilfecenters erfolgt direkt aus der ADDISON Software unter Online / Status ADDISON Online / ADDISON Online Hilfecenter.

Verfügbare Apps

Apps

Wird ein neuer Portalbenutzer für das ADDISON Direkt des Mandanten freigeschaltet, stehen ihm automatisch alle für den Mandanten freigeschalteten Apps zur Verfügung.

Apps sperren

Programmzweck

Über die App Benutzerverwaltung können die freigeschalteten Apps selektiv für jeden Benutzer verwaltet werden, indem man diese sperrt oder wieder aktiviert.

Voraussetzung

Voraussetzung ist die Anmeldung als Admin des Mandanten bzw. die Eigenschaft AO-Administrator mit Zugang über die Benutzerverwaltung im CRM.

Aufruf

Der Aufruf erfolgt über die Schaltfläche Apps sperren in der App Benutzerverwaltung, nachdem der zu bearbeitende Benutzer in der Übersicht markiert wurde.

Berichtskreise

App Dokumente

Die Berichtskreise wirken ausschließlich auf die Inhalte der App Dokumente.

Wird ein neuer Portalbenutzer angelegt, sind diesem noch keine Berichtskreise zugeordnet; d.h. er sieht in der App Dokumente keine Inhalte.

Erst wenn er Berichtskreisen zugeordnet wird und auch in ADDISON die Option Berichtskreise benutzen gewählt wurde, kann er auf die entsprechenden Auswertungen, die an den jeweiligen Berichtskreis gesendet wurden, zugreifen.

Die Zuweisung zu weiteren Berichtskreise oder die Deaktivierung von Berichtskreisen ist jederzeit möglich.

Die App Kommunikation unterstützt derzeit noch keine Berichtskreise

Berichtskreise

Folgende Berichtskreise sind wählbar.

Diese ergeben sich teilweise aus den Projekten (z.B. Standard-Berichtskreise „Finanzbuchhaltung“, „Lohnabrechnung“, „Mobile Reports“ usw.) oder dienen als Vorlage für weitere Beteiligte (z.B. „Externe Mitarbeiter“, „Externe Partner“ usw.).

Schnellinfo

Zum besseren Verständnis haben wir bei der Berichtskreisauswahl Schnellinfos hinterlegt.

Der Berichtskreis Lohnabrechnung ist standardmäßig dem Mandanten zugeordnet und umfasst alle Lohnabrechnungen.

Der Berichtskreis Lohnempfänger ist standardmäßig dem Arbeitnehmer zugeordnet und umfasst nur dessen Lohnabrechnung.

Der Berichtskreis „An Alle“ ist nicht wählbar und steht stellvertretend für den technischen Verteiler, damit der Portalbenutzer* selbst alle Auswertungen bekommt, unabhängig davon, welchen Berichtskreisen alle anderen Benutzer zugeordnet sind.

Auswertungen an Berichtskreise abstellen

Ist die Funktion Berichtskreise benutzen in ADDISON beim entsprechenden Mandanten aktiviert, werden die Berichtskreise (im Beispiel Finanzbuchhaltung) beim Abstellen von Auswertungen aus den einzelnen Projekten an ADDISON Direkt des Mandanten automatisch berücksichtigt.

Dieser Berichtskreis kann übernommen werden oder eine andere Berichtskreisauswahl getroffen werden - je nach dem, für wen die Auswertung bestimmt sein soll.

Mandantensperren aus ADDISON übernehmen

Zweck

Sind in ADDISON Mandanten für BBS-Benutzer oder Benutzergruppen über das BBS gesperrt, so werden diese Sperren automatisch in ADDISON Online übertragen.

ADDISON Software Benutzerberechtigung

Die für den BBS-Benutzer gesperrten Mandanten werden anhand der Einstellungen im Projekt ADDISON und ADDISON Direkt, sowie der Option Mandant(en) zugelassen, ermittelt.

Nach Änderung in der Benutzerverwaltung werden nach dem Beenden die Mandantensperren automatisch übermittelt.

Welche BBS-Rechte haben Einfluss auf ADDISON Direkt/ADDISON Online?

Mandantensperren aus dem Projekt ADDISON und ADDISON Direkt werden synchronisiert. Diese Mandanten sind also auch in ADDISON Online nicht für die Sachbearbeiter sichtbar. Folgende Projekte werden ebenfalls an ADDISON Online übertragen:

EST (Einkommensteuer)
Benutzer mit Zugriffsberechtigung auf die ADDISON Einkommensteuer erhalten auch den dazugehörenden Zugriff auf die Online-Anwendungen (aktuell: Digitale Steuerakte).

• Freischalten von ADDISON Direkt-Anwendungen (Konfigurator)
• Kommunikation anzeigen
• Vorerfassung (Erfassungsbücher)

Zuständigkeiten/Ansprechpartner aus ADDISON

Zweck

In ADDISON Online ist ebenfalls eine Filterung auf „eigene“ Mandanten möglich. Deshalb werden die Zuständigkeiten automatisch aus der ADDISON Software an ADDISON Online synchronisiert.

Die Ermittlung der „eigenen“ Mandanten je BBS-Benutzer erfolgt auf Basis der je Mandanten hinterlegten Ansprechpartner (Mandant | Allgemeine Daten | Kanzleiverbindung). Die Mitarbeiter müssen zwingend mit Ihrem BBS-Benutzer verknüpft sein und an ADDISON Online synchronisiert sein (erkennbar am grünen Häkchen).

Mitarbeiter-Übertragung verwalten

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar Erweitert / Wartung / Mitarbeiter-Übertragung verwalten. Voraussetzung ist das in BBS im Projekt ZMiS das Attribut Mitarbeiter-Übertragung verwalten gesetzt ist. Das BBS-Recht ist standardmäßig nicht gesetzt.

Die Übersicht zeigt alle an ADDISON Online übertragenen BBS-Benutzer samt Kanzleimitarbeiter an. Es werden die Kanzleimitarbeiter aus allen Kanzleien angezeigt.

Sollten mit einem BBS-Benutzer Daten mehrerer Kanzleimitarbeiter verknüpft sein, kann mit Hilfe der Übersicht einfach festgelegt werden, welche Mitarbeiterstammdaten an ADDISON Online übermittelt werden sollen.

Mit diesem Symbol können ausgewählte Mitarbeiter an ADDISON Online übertragen werden.

dieses Symbol aktualisiert die Übersicht.

Status des ADDISON Direkt Zugangs

Status Portalbenutzer*

Status

Es gibt folgende Zustände:

• nicht erstellt: Für diesen Mandanten ist (noch) kein Zugang für ADDISON Direkt eingerichtet. Dies ist die Ausgangssituation.
• beantragt: Für diesen Benutzer wurde eine Nachricht zur Generierung von Zugangsdaten an ADDISON Direkt abgesendet. Der Zustand wechselt auf „erstellt“, wenn das Zugangsdatendokument im Office Manager der ADDISON Software eingegangen ist.
• erstellt: Für diesen Mandanten ist ein ADDISON Direkt-Zugang eingerichtet worden, und aktiv. Ein erstellter Zugang kann jederzeit deaktiviert werden.
• deaktiviert: Der ADDISON Direkt-Zugang ist zwar eingerichtet, aber für den Mandanten nicht zugänglich. Ein deaktivierter Zugang kann aktiviert (= Status „erstellt“) werden.

Die Änderung des Zustands erfolgt über CRM / Online / ADDISON Direkt / Verwaltung. Nach Ausführen der Funktion Profil generieren wechselt der Status von „nicht erstellt“ auf „beantragt“. Die Generierung und Ablage der PDF-Datei mit den Zugangsdaten kann unter Umständen einige Minuten dauern, weil dabei mehrere Einrichtungsaktionen auf dem ADDISON Direkt-Server ablaufen.

Status aller Mandanten

Mandantenliste

Der Status aller Mandanten kann über die Mandantenliste (unter ADDISON Desktop) festgestellt werden. Dazu muss jedoch die Spalte Status ADDISON Direkt eingeblendet sein:

• Mandantenliste öffnen
• auf eine beliebige Stelle der Spaltenköpfe mit der rechten Maustaste klicken
• im Kontextmenü Spaltenauswahl / Status ADDISON Direkt wählen
• Die Spalte wird als letzte Spalte ganz rechts eingefügt. Bei Bedarf sollte diese Spalte nach links verschoben werden.

Status Arbeitnehmer

Voraussetzung

Nur für Anwender von ADDISON Lohn- & Gehaltsabrechnung.

Status

Nach Freischaltung des Mandanten für ADDISON Direkt werden automatisch alle Arbeitnehmer angezeigt. Diese haben den Status „nicht erstellt“ und können nun ebenfalls für ADDISON Direkt freigeschaltet werden.

Der Status der Arbeitnehmer kann je nach durchgeführter Aktion wie folgt verändert werden:

• nicht erstellt: für diesen Arbeitnehmer wurde noch kein ADDISON Direkt-Zugang angefordert. Dies ist die Ausgangssituation.
• beantragt: Für diesen Benutzer wurde eine Nachricht zur Generierung von Zugangsdaten an ADDISON Direkt abgesendet. Der Zustand wechselt auf „erstellt“, wenn das Zugangsdatendokument im Office Manager der ADDISON Software eingegangen ist.
• erstellt: für diesen Arbeitnehmer ist ein ADDISON Direkt-Zugang erstellt worden und aktiv. Ein erstellter Zugang kann jederzeit deaktiviert werden.
• deaktiviert: Der ADDISON Direkt-Zugang ist eingerichtet, aber für den Arbeitnehmer nicht zugänglich. Ein deaktivierter Zugang kann wieder aktiviert (= Status „erstellt“) werden.
• ausgeschlossen: Der ADDISON Direkt-Zugang kann nicht eingerichtet werden, da für den Arbeitnehmer im Personalstamm auf der Registerkarte „ADDISON Direkt“ das Kennzeichen Arbeitnehmer ausschließen aktiviert wurde. Dieses Ausschlusskennzeichen kann nur vor dem erstmaligen Login des Arbeitnehmers gesetzt werden - ist das ADDISON Direkt für den Arbeitnehmer bereits einmal aktiviert/erstellt worden, ist das Kennzeichen nicht mehr aktivierbar.

Registerkarte „ADDISON Direkt“ im Personalstamm

Nach Freischaltung von ADDISON Direkt wird in der ADDISON Lohn- & Gehaltsabrechnung eine zusätzliche Registerkarte ADDISON Direkt im Personalstamm angezeigt.

Für die Arbeitnehmerfreischaltung, den Ausschluss einzelner Arbeitnehmer und den Arbeitnehmerlogin, können hier individuelle Einstellungen vorgenommen werden.

Siehe hierzu die entsprechenden Dokumentationen im Projekt ADDISON Lohn- & Gehaltsabrechnung.

Zugangsdaten

Zugangsdaten Mandant bzw. Portalbenutzer*

Zugangsdaten anzeigen/versenden/drucken

Nach erfolgreicher Freischaltung des Mandanten für ADDISON Direkt sind die Schaltflächen Zugangsdaten anzeigen, Zugangsdaten versenden und Zugangsdaten drucken aktiv. Die Zugangsdaten müssen – sofern nicht die automatische Bereitstellung der Zugangsdaten per E-Mail ausgewählt wurde - dem Mandanten per Briefpost oder per E-Mail mitgeteilt werden, damit sich dieser an ADDISON Direkt anmelden kann.

• Über Zugangsdaten anzeigen wird der Brief mit den Zugangsdaten automatisch erzeugt und als PDF-Dokument angezeigt. Die PDF-Datei kann bei Bedarf gespeichert oder gedruckt werden.
• Über Zugangsdaten versenden wird der E-Mail-Dialog des E-Mail-Programms (Microsoft Outlook) mit einer neuen E-Mail geöffnet und der Brief mit den Zugangsdaten als PDF-Datei im Dateianhang angehängt. Der vorgeschlagene Text im Feld Betreff kann geändert werden. Das Feld mit dem eigentlichen Brieftext ist leer und kann bei Bedarf mit einem Infotext gefüllt werden.
• Über Zugangsdaten drucken wird der Brief mit den Zugangsdaten auf dem installierten Standarddrucker gedruckt.

Die PDF-Datei mit den Zugangsdaten kann auch über den Office Manager über Akte / Ablage / ADDISON Direkt / Logins geöffnet werden.

Das Zugangsdatendokument enthält ein systemseitig automatisch generiertes Initialkennwort. Dieses ist nur so lange gültig, bis der Mandant beim erstmaligen Login ein persönliches Kennwort eingegeben hat.

Zugangsdaten Arbeitnehmer

Voraussetzung

Nur für Anwender von der ADDISON Lohn- & Gehaltsabrechnung.

Zugangsdaten anzeigen/versenden/drucken

Nach erfolgreicher Freischaltung des Arbeitnehmers für ADDISON Direkt sind die Schaltflächen Zugangsdaten anzeigen, Zugangsdaten versenden und Zugangsdaten drucken sowohl im Personalstamm als auch unter CRM / Online / ADDISON Direkt / Verwaltung aktiv. Die Zugangsdaten müssen dem Arbeitnehmer per Briefpost oder per E-Mail mitgeteilt werden.

Über die Schaltfläche Zugangsdaten anzeigen wird der Brief mit den Zugangsdaten automatisch als PDF-Dokument angezeigt. Die PDF-Datei kann bei Bedarf gespeichert oder gedruckt werden.

Über die Schaltfläche Zugangsdaten versenden wird eine neue E-Mail-Nachricht geöffnet und der Brief mit den Zugangsdaten (PDF-Datei) als Dateianhang hinzugefügt. Der vorgeschlagene Text im Feld Betreff kann geändert werden. Das Feld mit dem eigentlichen Brieftext ist leer und kann bei Bedarf mit einem Infotext gefüllt werden.

Über die Schaltfläche Zugangsdaten drucken wird der Brief mit den Zugangsdaten auf dem installierten Standarddrucker gedruckt.

Die PDF-Datei mit den Zugangsdaten kann auch über den Office Manager über Akte / Ablage / ADDISON Direkt / Logins geöffnet werden.

Das Zugangsdatendokument enthält ein System seitig automatisch generiertes Initialkennwort. Dieses ist nur so lange gültig, bis der Arbeitnehmer beim erstmaligen Login ein persönliches Kennwort eingegeben hat.

Fehlt das BBS-Recht Nicht steuerlich relevante Einträge anzeigen (Projekt: Office Manager), können keine Login-Dokumente für Arbeitnehmer angezeigt/versendet/gedruckt werden. Beim Aufruf erfolgt eine Hinweismeldung: Sie haben keine Berechtigung, dieses Dokument aufzurufen.

Zugangsdaten Portalbenutzer

Voraussetzung

Es wurden weitere Benutzer in ADDISON Direkt angelegt und mit der ADDISON Software synchronisiert.

Zugangsdaten

Die Zugangsdaten für Portalbenutzer sind ausschließlich in ADDISON Direkt (App „Benutzerverwaltung“) verfügbar.

Zugangsdaten Sachbearbeiter

Zugangsdaten

Sofern für den BBS-Benutzer der externe Zugriff erlaubt ist, werden die Zugangsdaten beim jeweiligen Benutzer unter Akte | Ablage | Eingangskorb abgelegt und können dort aufgerufen werden.

Weiterführende Dokumentationen entnehmen Sie dieser Dokumentation unter Kapitel 3.BBS-Benutzer mit Status-Symbol oben rechts

Zur sofortigen Erkennung welcher BBS-Benutzer gerade in ADDISON angemeldet ist und ob dieser mit dem ADDISON Online Portal verbunden ist, erscheint in der Registerbar oben rechts der BBS-Benutzername mit einem Symbol davor. Das Symbol hat drei unterschiedliche Farbausprägungen, die den Status der Verbindung zum ADDISON Online Portal signalisieren:

• Grünes Symbol: Benutzer hat Login und ist angemeldet
• Rotes Symbol: Benutzer hat Login, konnte nicht angemeldet werden.
• Graues Symbol: Benutzer hat keinen Login (Benutzer ist kein Sachbearbeiter laut BBS)

Menüaufruf bei Klick auf BBS-Benutzer

Beim Linksklick auf den BBS-Benutzernamen erscheint ein Menü mit Schaltflächen für das Öffnen von ADDISON Online und zum Aktualisieren des Verbindungsstatus.

Profile deaktivieren/aktivieren

Profil deaktivieren

Deaktivieren

Bei Bedarf kann der Zugriff auf ADDISON Direkt gesperrt werden.

• Menüpunkt CRM / Online / ADDISON Direkt aufrufen
• über die Symbolschaltfläche mit dem Bleistift den Bearbeitungsmodus aktivieren
• in der Liste den gewünschten Eintrag anklicken
  Die Schaltfläche Profil deaktivieren wird aktiv.
• Schaltfläche Profil deaktivieren anklicken
• Der Status wechselt in „deaktiviert“.
• Die Lasche ADDISON Direkt (Mandant) im Seitenbereich verschwindet.

Versucht ein Benutzer sich an seinem deaktivierten ADDISON Direkt anzumelden, erhält er eine entsprechende Meldung.

• Durch die Deaktivierung werden laufende bzw. geöffnete Sitzungen jedoch nicht unterbrochen. Solange ein Mandant in einer laufenden Sitzung arbeitet, hat er weiterhin uneingeschränkten Zugriff seine Daten in ADDISON Direkt.
• Ein deaktivierter Zugang kann auch nicht mehr über den Kanzlei-Direktzugriff geöffnet werden.
• Durch das Deaktivieren des Logins wird lediglich der Zugriff auf ADDISON Direkt gesperrt. Die in ADDISON Direkt vorhandenen Daten (Nachrichten, Auswertungen, Buchungsstapel usw.) bleiben erhalten.
• Wichtig: Informieren Sie Ihren Mandanten darüber, wenn Sie den Login deaktivieren oder wieder aktivieren, um unnötige Anfragen und Missverständnisse zu vermeiden.

Profil aktivieren

Aktivieren

Über den Menüpunkt CRM / Online / ADDISON Direkt / Verwaltung und die Schaltfläche Profil aktivieren kann ein deaktivierter Login wieder aktiviert werden. Der Status wird wieder auf „erstellt“ gesetzt. Bitte darauf achten, dass zuvor der Bearbeitungsmodus eingeschaltet wurde.

Wichtig: Informieren Sie Ihren Mandanten darüber, wenn Sie den Login für seine Arbeitnehmer deaktivieren oder wieder aktivieren, um unnötige Anfragen und Missverständnisse zu vermeiden.

Elster-Übermittlung an ADDISON Datenservice

Außer den zuvor beschriebenen aktiven Mandant-Logins für die Zusammenarbeit können seit der ELSTER-Verfahrensumstellung auch inaktive Logins existieren.

Diese werden generiert, sobald die Übermittlung mindestens einer der folgenden ELSTER-Aufträge erfolgt:

• Umsatzsteuervoranmeldung
• ZM
• Dauerfristverlängerung
• Kapitalertragsteuer-Anmeldung
• Betriebliche Jahressteuererklärungen
• E-Bilanz
• Offenlegung/Hinterlegung (beim Bundesanzeiger)

Mit der ELSTER-Übermittlung wird dann im CRM automatisch der Haken bei Elster-Übermittlung an ADDISON Datenservice gesetzt.

Soweit für den Mandanten keine ELSTER-Aufträge/Offenlegungen mehr übermittelt werden sollen (z.B. bei Mandatsbeendigung), kann über die Option Elster-Übermittlung an ADDISON Datenservice dieser Service beendet werden.

Diese Einstellung steht Ihnen unter Mandant / Allgemeine Daten / Kanzleiverbindung bzw. CRM / Online / ADDISON Direkt / Verwaltung zur Verfügung.

Soweit nach einer Deaktivierung erneut ELSTER-Aufträge/Offenlegungen übermittelt werden, wird der Service automatisch aktiviert und zurückliegende Monate nachberechnet.

Weiterführende Dokumentationen entnehmen Sie dem ADDISON Online Hilfecenter. Der Aufruf des Hilfecenters erfolgt direkt aus der ADDISON Software unter Online / Status ADDISON Online / ADDISON Online Hilfecenter.

Datenservice Rechnungsdetails

Datenservice Rechnungsdetails

Im Bereich Online steht unter der Status ADDISON Online die Bildschirm-Auswertung Datenservice Rechnungsdetails zur Verfügung.

Die Übersicht listet die abgerechneten Daten zur:

• Datensicherungs- und Servicepauschale sowie zur
• ELSTER-Servicegebühr / Digitale Steuerakte
• Digitaler Finanzbericht
• ADDISON Direkt Apps
• AN-bezogene Meldungen
• Druck- und Versandservice
• Servicerechenzentrum
• Steuern Online

je Mandant detailliert auf.

Über das Infosymbol erhalten Sie weitergehende Informationen.

Deaktivierung der Datensicherungs- und Servicepauschale

Soweit Mandanten für die Datensicherungs- und Servicepauschale deaktiviert werden sollen, wählen Sie diese in der Übersicht aus und bestätigen Sie die Deaktivierung über die Schaltfläche.

Hierbei wird ein vorhandenes ADDISON Direkt-Portal des Mandanten und die ELSTER-Übermittlung an den ADDISON Datenservice ab dem aktuellen Monat deaktiviert.

Wenn Sie für die Zusammenarbeit mit dem Mandanten das ADDISON Direkt-Portal wieder nutzen möchten, können Sie dieses über den ADDISON Direkt Konfigurator jederzeit wieder aktivieren. Unabhängig davon steht Ihnen auch weiterhin die ELSTER-Übermittlungen ohne separate Aktivierung zur Verfügung.

Bei einer nachfolgenden Übermittlung wird die Datensicherungs- und Servicepauschale automatisch aktiviert.

BBS-Recht

Die Übersicht Datenservice Rechnungsdetails ist mit dem BBS-Recht Datenservice Rechnungsdetails (Projekt ADDISON Direkt) geschützt und muss für befugte Anwender zuerst über das Benutzerberechtigungssystem der ADDISON Software freigeschaltet werden.

Bitte beachten Sie, dass die Übersicht:

• Daten aller Mandanten ausweist und aus diesem Grund keine Mandantensperren greifen.
• Datenservice Rechnungsdetails erst Daten ausweisen kann, wenn Ihnen auch die erste Rechnung der Wolters Kluwer Service und Vertriebs GmbH zugegangen ist.

Übersicht aktive Apps

Eine Übersicht zu aktiven ADDISON Direkt Apps je Mandanten finden Sie monatlich im Listenmanager. Die Informationen werden automatisch zum Monatswechsel übermittelt und ausgewertet.

Um die Daten einsehen zu können, ist im Listenmanager ein Wechsel in den Supervisor-Modus nötig. Anschließend sind die Auswertungspakete mit der Bezeichnung ADDISON Direkt Abrechnung vom [Datum, Uhrzeit] einsehbar. Die Auswertungspakete enthalten das ADDISON Direkt Fakturaprotokoll sowie ggf. weitere Verarbeitungsprotokolle.

Kennwort zurücksetzen

Kennwort zurücksetzen

Über Kennwort zurücksetzen werden für die bestehenden Profile (Portalbenutzer*, Admin und bei Vorliegen von Arbeitnehmer-Profilen) neue Initialkennwörter erzeugt.

Die Ausführung dieser Funktion ist erforderlich, wenn der Benutzer sein persönliches Kennwort vergessen hat und die in der Akte abgelegten Zugangsdaten dadurch nicht mehr gültig sind.

Unter Akte / Ablage / ADDISON Direkt / Logins wird eine neue PDF-Datei mit den Zugangsdaten abgelegt, die dem Benutzer zur Verfügung zu stellen ist.

Mit Zurücksetzen des Kennworts wird ein neues PDF-Zugangsdatendokument erstellt und das alte Dokument im Office Manager gelöscht.

Postkorb

Zweck des Programms

Der Postkorb zeigt die mit ADDISON Direkt ausgetauschten Ein- und Ausgänge des Mandanten an.

Programmaufruf

Der Postkorb eines einzelnen Mandanten kann durch Aufruf von CRM / Online / ADDISON Direkt / Postkorb geöffnet werden.

Folgende Einstellungen können über das Menü bzw. über die Symbolleiste vorgenommen werden:

		Anzeige aktueller Benutzer
		Anzeige alle Benutzer
		Anzeige ungelesener Einträge
		Anzeige offener Einträge
		Filter ein-/ausschalten
		Anzeige der Einträge aus gewähltem Zeitraum
		Filter einrichten
		Bearbeiten eines Eintrages
		Löschen der selektierten Einträge
		Erstellen von Postbucheinträgen
		Aktualisieren der Bildschirmansicht

Direktzugriff (Service-Login)

ADDISON Direkt öffnen

Wollen Sie das ADDISON Direkt des Mandanten öffnen, um die Bereitstellung und Anzeige der Inhalte aus Sicht des Mandanten zu prüfen, stehen Ihnen Kanzlei-Direktzugriffe (sog. Service-Logins) zur Verfügung, ohne dass Sie hierzu die Zugangsdaten des Mandanten eingeben müssen. Das Anmeldefenster mit Login wird umgangen.

Der Kanzlei-Direktzugriff auf ADDISON Direkt des Mandanten ohne Eingabe der Zugangsdaten ist nur Ihnen aus der Kanzlei-Software heraus möglich. Der Mandant muss sich immer über seinen Internet-Browser an ADDISON Direkt anmelden und mit seinen Zugangsdaten autorisieren.

Kanzlei-Direktzugriffe

Der Funktionsaufruf steht an zwei Stellen zur Verfügung:

• Akte / ADDISON Direkt (Mandant) für den Mandantenaufruf
• CRM / Online / ADDISON Direkt / Verwaltung / ADDISON Direkt öffnen für den Aufruf des markierten Benutzers (Typ)

Mit einem Kanzlei-Direktzugriff auf ADDISON Direkt haben Sie die gleichen Benutzerrechte wie der Mandant. Änderungen und Aktionen sollten Sie hier nur in Abstimmung mit dem Mandanten vornehmen.

Für Benutzer, die AO-Administrator sind und die Benutzerverwaltung im CRM öffnen können, erfolgt beim Aufruf des Service-Login des Admin Mandant eine Hinweismeldung, dass die Benutzerprofile und Benutzerkonten in der Benutzerverwaltung bearbeitet werden können.

Aufruf aus ADDISON Online

Neben der Möglichkeit des Direktzugriffs, können Mandanten-Portale auch aus ADDISON Online aufgerufen werden.

• Voraussetzung hierzu sind entsprechende BBS-Rechte. Bitte wenden Sie sich an Ihren Administrator.

Freischalten von ADDISON Direkt-Anwendungen

Konfigurator

Zusammenarbeit

Welche Apps für den Mandanten verfügbar sind, hängt davon ab, welche Rolle Sie Ihrem Mandanten in der Zusammenarbeit mit Ihnen zuweisen.

Wurde die Rolle des Mandanten definiert, stehen diesem eine Vorauswahl an Apps zur Verfügung, die im Einzelnen für den Mandanten dann freigeschaltet werden können.

Voraussetzungen

Das BBS-Attribut Freischalten von ADDISON Direkt-Anwendungen im Projekt ADDISON Direkt muss für Ihren Benutzer freigeschaltet sein.

Aufruf

Der Aufruf des Konfigurators in ADDISON Online erfolgt über Online / Status ADDISON Online / Freischalten von ADDISON Direkt-Anwendungen.

Allgemeiner Hinweis

• In dieser Dokumentation finden Sie eine Kurzanleitung zur Einrichtung eines Mandanten für die ADDDISON ADDISON Direkt-Applikationen (Apps).
• Zudem finden Sie an dieser Stelle, wie die Daten aus ADDISON dem Mandanten zur Verfügung gestellt werden, z.B. Konten für das Kassenbuch, Finanz-Reports, Lohndaten usw.
• Voraussetzung ist die Freischaltung von ADDISON Direkt.

Zusammenarbeit definieren

Programmstart

Der Aufruf erfolgt über den Menüpunkt Online / Status ADDISON Online / Freischalten von ADDISON Direkt-Anwendungen / Konfigurator.

Typen von Mandanten

Was benötigt Ihr Mandant, um mit Ihnen zusammenzuarbeiten?

In der Mandantenverwaltung können Sie die für die Zusammenarbeit notwendigen Apps ganz einfach mit ein paar wenigen Einstellungen für den Mandanten einrichten.

Sie müssen hierzu lediglich definieren, um welchen Typ von Mandanten es sich handelt. Sie bekommen dann eine Auswahl von Apps angezeigt, die für die Zusammenarbeit verfügbar sind.

Letztendlich entscheiden Sie individuell, wie Sie mit dem jeweiligen Mandanten zusammenarbeiten wollen.

Folgende Typen sind derzeit wählbar:

• Selbstbucher
• Buchungsmandant
• Privatmandant

Selbstbucher

Die Zusammenarbeit mit Ihrem Mandanten lässt sich über die Rolle Selbstbucher definieren, wenn:

• er seine Buchhaltung weitestgehend allein erledigt,
• Sie die Monats- und Jahresabschlüsse für ihn erstellen,
• er von Ihnen Auswertungen zur Verfügung gestellt bekommt.

Darüber hinaus kann er zusätzlich auch Privatmandant sein.

Buchungsmandant

Die Zusammenarbeit mit Ihrem Mandanten lässt sich über die Rolle Buchungsmandant definieren, wenn:

• Die Finanz- und Lohnbuchhaltung weitestgehend in der Kanzlei erfolgen,
• Ihr Mandant nur wenig Vorerfassung selbst erledigt,
• er von Ihnen Auswertungen zur Verfügung gestellt bekommt.

Darüber hinaus kann er zusätzlich auch Privatmandant sein.

Privatmandant

Die Zusammenarbeit mit Ihrem Mandanten lässt sich über die Rolle Privatmandant definieren, wenn:

• Ihr Mandant keine Finanz- und Lohnbuchhaltung benötigt,
• Sie die private Einkommensteuer für ihn erstellen,
• er von Ihnen Auswertungen zur Verfügung gestellt bekommt.
• Hatten Sie bereits das ADDISON Online-Portal in der Nutzung und dafür auch schon Mandanten freigeschaltet, sind diese automatisch auch für ADDISON Direkt freigeschaltet - auch wenn Sie für diese noch keine Rolle definiert haben.
• Sie können mit dem Mandanten bereits wie bisher über die zuvor schon verfügbaren Apps auch in ADDISON Direkt zusammenarbeiten.

Weiterführende Informationen sind im ADDISON Online Hilfecenter dokumentiert.

SMART Connect verwalten

Zusammenarbeit

Für die Zusammenarbeit mit Ihrem Mandanten kann ADDISON SMART Connect - bestehend aus ADDISON SMART Connect Integration (der integrierten Schnittstelle zu Branchenlösungen Ihrer Mandanten), ADDISON SMART Connect Box (dem digitalen Belegarchiv für Ihre Mandanten) und der ADDISON Desktop-Toolbox (zur Konvertierung von Buchungsinformationen und Belegen) - direkt über die ADDISON Software aktiviert werden.

Voraussetzungen

Anmeldung als Administrator in ADDISON.

Aufruf

Die Aktvierung von ADDISON SMART Connect in ADDISON Direkt für ihre Installation erfolgt über Online / Status ADDISON Online / SMART Connect verwalten.

Allgemeiner Hinweis

• Die Freischaltung für Mandanten erfolgt anschließend über den Konfigurator in ADDISON Online. Der Aufruf des Konfigurators in ADDISON Online erfolgt über Online / Status ADDISON Online / Freischalten von ADDISON Direkt-Anwendungen.
• Hilfreiche Schnelleinstiege für Ihre Kanzlei und Ihre Mandanten finden Sie im ADDISON Online Hilfecenter / Finanzen / ADDISON SMART Connect.
• Weiterführende Informationen finden Sie in der ADDISON Software unter Programmdokumentationen / ADDISON Finanzbuchhaltung.
• Voraussetzung ist die Freischaltung von ADDISON Direkt.

Steuern Online verwalten

Voraussetzungen

Anmeldung als Administrator in ADDISON.

Aufruf

Die Aktivierung/Deaktivierung von Steuern Online verwalten in ADDISON Direkt für ihre Installation erfolgt über Online / Status ADDISON Online / Steuern Online verwalten.

Allgemeiner Hinweis

• Die Freischaltung für Mandanten erfolgt über die Projektauswahl Grundsteuer (GRST) innerhalb der Benutzerberechtigung (BBS).
• Hilfreiche Schnelleinstiege finden Sie im ADDISON Online Hilfecenter / Allgemein / Grundsteuer.
• Voraussetzung ist die Freischaltung von ADDISON Online.

Lohn Online verwalten

Voraussetzungen Anmeldung als Administrator in ADDISON und die Lizenz ADDISON Lohn & Gehalt.

Aufruf

Die Aktivierung/Deaktivierung von Lohn Online verwalten in ADDISON Direkt für ihre Installation erfolgt über Online / Status ADDISON Online / Lohn Online verwalten.

Allgemeiner Hinweis

• Voraussetzung ist die Freischaltung von ADDISON Online
• Hilfreiche Schnelleinstiege finden Sie im ADDISON Online Hilfecenter / Personalwesen.

Kommunikation

Sichere ADDISON Direkt-Kommunikation

Warum „sichere“ Kommunikation?

Sichere ADDISON Direkt-Kommunikationen sind keine E-Mails, auch wenn Aussehen und Verwendung der Kommunikation stark an E-Mails erinnert (z.B. Betreff, Text, Dateianhänge). Die ADDISON Direkt-Kommunikationen werden wie auch alle anderen Daten (z.B. Dokumente) bereits verschlüsselt zwischen ADDISON und ADDISON Direkt übertragen (Stichwort: https://). Vorteil: Es müssen keine zusätzlichen Verschlüsselungsmechanismen und Zertifikate installiert werden, wie sie für den sicheren E-Mail-Versand erforderlich sind.

ADDISON Direkt-Kommunikation versenden

Standard

Das Erstellen einer ADDISON Direkt-Kommunikation ist mit dem Erstellen einer E-Mail vergleichbar: Es wird ein Betreff angegeben und ein Text geschrieben. Bei Bedarf können ein oder mehrere Dateianhänge hinzugefügt werden. Die Funktion ADDISON Direkt-Kommunikation versenden steht an zwei verschiedenen Stellen zur Verfügung:

• Über Akte / CRM und dann auf die Symbolschaltfläche Versenden einer ADDDISON ADDISON Direkt-Kommunikation klicken.
  oder
• Über CRM / Online / ADDISON Direkt und dann in der Toolbar auf die Symbolschaltfläche ADDISON Direkt-Kommunikation versenden klicken.

Von wo kann eine Kommunikation noch versendet werden?

Die Möglichkeit, ADDISON Direkt-Kommunikationen an Mandanten zu senden, ist auch in folgenden Programmteilen möglich:

• Postkorb
  Einträge markieren und über rechte Maustaste im Kontextmenü ADDISON Direkt / Versenden als ADDISON Direkt-Kommunikation wählen
• Office Manager
  Einträge markieren und über rechte Maustaste im Kontextmenü ADDISON Direkt / Versenden als ADDISON Direkt-Kommunikation wählen
• Listenmanager
  Einträge markieren und über die Schaltfläche die Funktion Versenden als ADDISON Direkt-Kommunikation wählen
• Office-Anwendungen
  In Word und Excel im Reiter ADDISON über die Schaltfläche Senden an ADDISON Direkt die Funktion Versenden als ADDISON Direkt-Kommunikation wählen.
  In Outlook im Reiter über die Schaltfläche die Funktion ADDISON: E-Mail als ADDISON Direkt-Kommunikation versenden wählen
• Windows Explorer
  Dateien auswählen und über rechte Maustaste im Kontextmenü Senden an ADDISON Direkt / Versenden als ADDISON Direkt-Kommunikation wählen
• DocuWare-Recherche (wenn lizenziert)
  Archiv-Dokumente markieren und über die Schaltfläche die Funktion Versenden als ADDISON Direkt-Kommunikation wählen

ADDISON Direkt-Kommunikation erstellen und versenden

• Eine der Eingangs genannten Funktionen zum Versenden einer ADDISON Direkt-Kommunikation aufrufen.
• Der Dialog ADDISON Direkt-Kommunikation wird angezeigt. Im Feld AN steht der Empfänger der Nachricht. Durch das + Symbol können noch weitere Empfänger hinzugefügt werden.
• Betreff eingeben.
• Text eingeben.
• Bei Bedarf über die Symbolschaltfläche Datei anfügen einen Dateianhang oder mehrere Dateianhänge anfügen.
  Dazu wird der Standard-Dateiauswahldialog angezeigt.
  Per Mehrfachauswahlverfahren können mehrere Dateien markiert und hinzugefügt werden.
• Erstellen eines Postbucheintrags
• 
• Optional: zur Einsichtnahme und Prüfung einer angehängten Datei auf den angezeigten Dateianhang doppelklicken.
  Das externe Programm zur Anzeige der Datei wird geöffnet und der Inhalt angezeigt
• Kommunikation über die Symbolschaltfläche senden.

Die Kommunikation wird an ADDISON Direkt des Mandanten gesendet und erscheint nach kurzer Zeit in der App Kommunikation.

Dateien anhängen

Dateien können bis zu einer Größe von 10 MB an eine Kommunikation angehängt werden. Beim Überschreiten dieser Grenze erfolgt ein entsprechender Hinweis und die Datei wird nicht als Anhang angefügt:

Kommt es beim Anfügen mehrerer Dateien zu einer Größenüberschreitung, werden diejenigen Dateien, welche die Größenüberschreitung verursachen nicht angefügt und müssen mit einer separaten Kommunikation versendet werden.

Erstellung von Postbucheinträgen

Sofern Sie mit der ADDISON Kanzleiorganisation arbeiten, besteht die Möglichkeit, zur ADDISON Direkt-Kommunikation einen Postbucheintrag erzeugen zu lassen. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:

• keinen Postbucheintrag erstellen, nicht archivieren
• Postbucheintrag automatisch erstellen
• Postbucheintrag mit Dialog erstellen

Sofern DocuWare vorhanden ist:

• Archivieren
• Archivieren mit Indexfelder bearbeiten
• Archivieren & Postbucheintrag automatisch erstellen
• Archivieren & Postbucheintrag mit Dialog erstellen

Weitere Informationen zum Postbuch finden Sie in der Dokumentation ADDISON Kanzleiorganisation / Postbuch und Fristenkontrolle.

Mehrere Empfänger auswählen

Sofern Sie eine Kommunikation an mehrere Mandanten senden möchten, können Sie über die Schaltfläche den Mandantenauswahldialog öffnen und weitere Mandanten hinzufügen. Im Mandantenauswahldialog werden nur Mandanten angezeigt, die einen aktiven ADDISON Direkt-Zugang haben.

Dateianhang löschen

Um eine bereits angehängte Datei aus dem Dateianhang der Kommunikation zu löschen, muss der Haken vor dem Eintrag entfernt und die Kommunikation gesendet werden. Bis zum Versand wird die Datei zwar immer noch in der Liste der Dateianhänge angezeigt, allerdings wird sie nicht gesendet.

Ablage der Kommunikation in der Akte

Mit dem Versand einer ADDISON Direkt-Kommunikation wird ein Eintrag unter Akte / Ablage / ADDISON Direkt / Kommunikation angelegt und kann von dort aus in ADDISON Online aufgerufen werden.

ADDISON Direkt-Kommunikation empfangen

Eine Kommunikation vom Mandanten empfangen

Über ADDISON Direkt kann Ihnen auch der Mandant Kommunikationen zusenden. Die Kommunikation enthält einen Betreff und einen Text. Kommunikationen können einen oder mehrere Dateianhänge enthalten.

Die eingegangenen Kommunikationen werden ebenfalls unter Akte / Ablage / ADDISON Direkt / Kommunikation angezeigt.

ADDISON Direkt-Kommunikation beantworten

Auf eine Kommunikation antworten

Es besteht die Möglichkeit auf bereits bestehende Kommunikationen zu antworten. Bestehende Kommunikationen, sofern als Empfänger ein einzelner Mandant ausgewählt ist, werden im Dialog ADDISON Direkt-Kommunikation im unteren Bereich angezeigt.

Die Anzeige der bestehenden Kommunikation ist auf den Status offen vorgefiltert.

Durch die Auswahl einer bestehenden Kommunikation wird der Betreff vorbelegt und kann nicht geändert werden.

ADDISON Direkt-Kommunikation löschen

Kommunikation löschen

Eine Kommunikation kann über Akte / Ablage / ADDISON Direkt / Kommunikation nicht gelöscht werden. Dazu muss dort die Kommunikation markiert, mit einem Doppelklick geöffnet und über die Symbolschaltfläche Löschen gelöscht werden.

Bitte beachten Sie, dass die Nachricht ohne einen Löschbestätigungsdialog gelöscht wird!

Löscht man in der Akte, so wird nur der Verweis auf ADDISON Direkt gelöscht. In ADDISON Direkt hat der Mandant weiterhin Zugriff auf diese Nachricht in der App Kommunikation.

ADDISON Direkt-Kommunikation archivieren (DocuWare)

Archiv

Direkt beim Verfassen einer ADDISON Direkt-Kommunikation stehen Möglichkeiten der Archivierung zur Verfügung.

Dabei gibt es verschiedene Optionen: Die ADDISON Direkt-Kommunikation kann nur archiviert werden, wahlweise mit oder ohne Bearbeitung der Indexfelder.

Des Weiteren kann mit der Archivierung auch ein Postbucheintrag erstellt werden.

Auswertungen senden/Auswertung Online

Versenden über Dokumente

Dokumente, wie Auswertungen, die Sie einmalig oder regelmäßig an Ihren Mandanten senden, werden nicht als Dateianhang einer Kommunikation gesendet, sondern über die Funktion Dokumente versenden an ADDISON Direkt Dokumente im Portal bereitgestellt. Im Portalbereich Meine Apps / Dokumente stehen dem Mandanten diese übersichtlich als einzelne Dokumente oder „zusammengefasste“ Dokumentpakete zur Verfügung. Der Mandant kann die Dokumente direkt im Online-Portal einsehen und bei Bedarf herunterladen.

Vorteile

Für Sie und für Ihre Mandanten hat diese Vorgehensweise gegenüber dem Versand als Kommunikation mit Dateianhang mehrere Vorteile:

• Dokumente können dort, wo sie entstehen, direkt aus dem Programm heraus per Mausklick im Portal bereitgestellt werden.
• Listen werden immer automatisch in das PDF-Dateiformat umgewandelt und im Portal bereitgestellt. Manuelle Schritte entfallen, wie z.B. Auswertungen als PDF-Dateien speichern, Nachricht erstellen, Dateien als Dateianhang suchen und selektieren.
• Für eine systematische und übersichtliche Bereitstellung wird der Sachbereich, Zeitraum und Erstellungsdatum automatisch als Zusatzinformation der Auswertung zugefügt.
• Mehrere Dokumente können automatisch zu einem Dokumentpaket zusammengestellt werden, z.B. monatliche Erfolgsrechnung + Summen- und Saldenliste + Erfassungsjournal + Umsatzsteuervoranmeldung. Die Auswertungen erscheinen nicht als einzelne Dokumente, sondern als Paket, das einzelne Dokumente beinhaltet. Durch die Paketierung behält der Mandant den Überblick.
  Alle Auswertungen einer Jobkette können in einem individuellen Auswertungspaket zusammengefasst werden.
• Der Mandant hat einen schnellen und komfortablen Zugriff auf alle Auswertungen und benötigt nur einen PDF-Reader, um die Auswertungen sofort innerhalb des Portals einzusehen.
• Der Mandant kann die bereitgestellten Auswertungen im Portal sortieren und nach Sachbereich, Zeitraum und Erstellungsdatum filtern.

Über Dokumente werden Listen aus dem Listenmanager automatisch immer in PDF-Dateien umgewandelt und bereitgestellt. Dateien mit anderen Dateiformaten, z.B. Microsoft Office-Dateien, wie Word, Excel, PowerPoint usw., können auch bereitgestellt werden. Für das automatische Umwandeln von Word-Dateien in PDF gibt es eine globale Einstellungsmöglichkeit unter Akte / Ablage / Menü / Einstellungen.

Versenden als Dokument:

Bei allen Modulen, bei denen diese Symbolschaltfläche in der Menüleiste zu finden ist, steht die Funktion zur Verfügung. Beispiel:

In einigen Modulen, z.B. im Office Manager, wird diese Symbolschaltfläche nicht in der Symbolleiste angezeigt. In diesem Fall wird die Funktion über das Kontextmenü der rechten Maustaste gestartet.

Auswertungen senden (allg. Vorgehensweise)

• Auswertung öffnen
• Einstellungen/Optionen prüfen
• auf Symbolschaltfläche klicken
• auf Menüpunkt Dokumente versenden an ADDISON Direkt Dokumente klicken

Die Liste wird aufbereitet, in eine PDF-Datei gepackt und an das Portal gesendet. Der Vorgang wird mit einem Hinweis bzw. einer Erfolgsmeldung für jedes einzelne Dokument bestätigt:

Gegebenenfalls werden in diesem Hinweisdialog Fehlermeldungen angezeigt.

Jobkette senden (allg. Vorgehensweise)

• Jobkette aufrufen
• in der Baumansicht einen beliebigen Eintrag innerhalb der Jobkette markieren
• auf Symbolschaltfläche klicken
• auf Menüpunkt Dokumente versenden an ADDISON Direkt Dokumente klicken

Alle Auswertungen in der Jobkette werden in der angezeigten Reihenfolge von oben nach unten nacheinander abgearbeitet. Vor der Aufbereitung einer Auswertung kann der Vorgang durch Eigenschaftendialoge unterbrochen werden.

Startparameter für die Jobkette festlegen

• Paketbezeichnung eingeben, um Auswertungen im Online-Portal als Dokumentenpaket zusammenzufassen (optional).
• Kommentar eingeben (optional), der im Online-Portal bei jedem Dokument innerhalb des Auswertungspakets angezeigt wird.

Die einzelnen Dokumente werden über den PDF-Software-Drucker gedruckt und als PDF-Dateien in das Online-Portal hochgeladen.

Zum Versand aller Auswertungen einer Jobkette ist es egal, ob der Kopfeintrag der Jobkette oder eine beliebige Auswertung innerhalb der Jobkette markiert wird, um den Versand zu starten. Auch wenn nur eine einzelne Auswertung gezielt markiert und der Versand gestartet wird, werden immer alle (!) Auswertungen der Jobkette aufbereitet und an das Online-Portal gesendet.

Berichtskreise

Nach Freischaltung eines Mandanten für ADDISON Direkt existiert für den Mandanten genau ein Login; d.h. der Benutzer sieht als einziger alle an die App Dokumente abgestellten Auswertungen.

Um auch größere Mandate besser abbilden zu können, existiert in ADDISON Direkt eine Benutzerverwaltung. Der Mandant kann darüber, ergänzend zu dem einen durch seinen Berater erstellten Login, weitere Nutzer anlegen, die er auch selbst verwaltet.

Diesen Nutzern kann der Mandant Rechte durch die Zuweisung von Berichtskreisen zuordnen. Damit entscheidet der Mandant selbst, welche der Auswertungen diese Nutzer in der App Dokumente sehen dürfen. Jedem Benutzer werden genau die für seine tägliche Arbeit benötigten Auswertungen zugänglich gemacht. Die Zuweisung weiterer Berichtskreise oder die Deaktivierung von Berichtskreisen ist jederzeit möglich.

Ist die Funktion Berichtskreise benutzen in ADDISON beim jeweiligen Mandanten aktiviert, werden die Berichtskreise beim Abstellen von Auswertungen aus den einzelnen Projekten an das Online-Portal berücksichtigt.

Berichtskreise in ADDISON aktivieren

Berichtskreise können pro Mandant aktiviert werden. Dies erfolgt über CRM / Online / ADDISON Direkt /Verwaltung / Berichtskreise benutzen.

Auswertungen an Berichtskreise senden

Ist für einen Mandanten die Funktion Berichtskreise benutzen aktiviert, erscheint beim Abstellen von Auswertungen an ADDISON Direkt an den entsprechenden Stellen im Programm ein Berichtskreis-Auswahldialog.

Dabei ist der anzusprechende Berichtskreis bereits aus dem Projekt heraus vorbelegt und wird beim Dokumente Versenden an ADDISON Direkt Dokumente berücksichtigt.

Sie entscheiden durch die Auswahl der Berichtskreise mit, welcher Art die abgestellte Auswertung ist (z.B. vertraulich).

Beispiel

Ein Nutzer des Typs Portalbenutzer, der dem Berichtskreis Finanzbuchhaltung zugewiesen ist, sieht in der App Dokumente nur Auswertungen, die Sie an diesen Berichtskreis abgestellt haben - unabhängig davon, was Sie sonst noch an Auswertungen an das ADDISON Direkt des Mandanten abgestellt haben (z.B. lohnrelevante Auswertungen).

Berichtskreise und deren Bedeutung

• Administrator (IT-Dokumente)
• Alle Dokumente (Sammelkreis für alle Dokumente)
• Alle geschäftlichen Dokumente (Sammelkreis für alle geschäftlichen Dokumente)
• Allgemein (allgemeine Dokumente)
• An Alle (Dokumente für alle Benutzer)
• Beratung (Beratungsdokumente)
• Externe Mitarbeiter (Dokumente für externe Mitarbeiter)
• Externe Partner Kreis 1 (Partner-Dokumente für z.B. Banken)
• Externe Partner Kreis 2 (Partner-Dokumente für z.B. Banken)
• Finanzbuchhaltung (Rechnungswesen Dokumente)
• Jahresabschluss, betriebliche Steuern (Jahresabschluss-Dokumente und Dokumente der betrieblichen Steuern)
• Lohnabrechnung (Lohndokumente)
• Privat (Dokumente für die privaten Steuern)
• Vertraulich (vertrauliche Dokumente)

Schnellinfos

Die Beschreibung des Berichtskreises erhalten Sie, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf den jeweiligen Berichtskreis navigieren.

Der Berichtskreis Alle Dokumente ist immer vorbelegt und kann nicht abgewählt werden (ausgegraut). Auswertungen werden immer auch an diesen Berichtskreis abgestellt, da der Berichtskreis im Portal einem Portalbenutzer zugeordnet sein kann, der alle Auswertungen sehen soll. Der Mandant/Portalbenutzer* selbst erhält immer alle Dokumente.

Ab wann sind abgestellte Auswertungen sichtbar?

Ein neu angelegter Portalnutzer sieht Auswertungen, die ab dem Zeitpunkt der Aktivierung der Funktion Berichtskreise benutzen durch den Berater an die für ihn gewählten Berichtskreise abgestellt wurden.

Beispiel

Wenn beispielsweise ein Mandant am 01.07.2023 für ADDISON Direkt freigeschaltet wurde, die Aktivierung der Berichtskreise am 31.07.2023 erfolgte und weitere Nutzer am 08.08.2023 angelegt wurden, so können diese Portalnutzer Auswertungen ab dem 08.08.2023 sehen, welche seit dem 31.07.2023 an die App Dokumente abgestellt wurden.

Entfernung von Berichtskreisen

Wenn die einem Portalnutzer zugewiesenen Berichtskreise wieder entfernt werden, erhält dieser ab diesem Zeitpunkt keine neuen Inhalte mehr, die an diesen Berichtskreis abgestellt werden.

Auswertungen aus dem Listenmanager senden

Die im Listenmanager aufgelisteten Dokumente können im Portal bereitgestellt werden. Dazu werden die Listeneinträge entweder einzeln oder mehrere Listeneinträge im Mehrfachauswahlverfahren markiert und die Verarbeitung über die Symbolschaltfläche Dokumente versenden an ADDISON Direkt Dokumente gestartet. Falls mehr als ein Listeneintrag markiert ist, werden die Dokumente in einem Auswertungspaket zusammengefasst, für das eine Paketbezeichnung festgelegt werden muss.

• Paketbezeichnung eingeben, um Auswertungen im Online-Portal als Auswertungspaket zusammenzufassen (optional)
• Kommentar eingeben (optional), der im Online-Portal bei jedem Dokument innerhalb des Auswertungspakets angezeigt wird
• Freigabe anfordern für Dokumente (optional) mit Fälligkeitsdatum (optional)
• auf OK klicken, um die Aufbereitung und den Versand zu starten

Auswertungen aus dem Office Manager senden

An Mandanten

Die im Office Manager aufgelisteten Dokumente können im Online-Portal bereitgestellt werden. Dazu werden die Office Manager Einträge entweder einzeln oder mehrere Einträge im Mehrfachauswahlverfahren markiert und die Verarbeitung über das Kontextmenü der rechten Maustaste ADDISON Direkt / Dokumente versenden an ADDISON Direkt Dokumente gestartet.

Falls mehr als ein Eintrag markiert ist, werden die Dokumente in einem Auswertungspaket zusammengefasst, für das eine Paketbezeichnung festgelegt werden muss.

• Paketbezeichnung eingeben, um Auswertungen im Online-Portal als Auswertungspaket zusammenzufassen (optional)
• Kommentar eingeben (optional), der im Online-Portal bei jedem Dokument innerhalb des Auswertungspakets angezeigt wird
• Freigabe anfordern für Dokumente (optional) mit Fälligkeitsdatum (optional)
• auf OK klicken, um die Aufbereitung und den Versand zu starten

Die abgestellten Dokumente sind im Portal über die App Dokumente aufrufbar.

An Arbeitnehmer des Mandanten

Ist das Projekt Lohn lizenziert und für den Mandanten angelegt, können die im Office Manager registrierten Dokumente auch an die für das Online-Portal freigeschalteten Arbeitnehmer des Mandanten abgestellt werden.

Dazu werden die Office Manager Einträge entweder einzeln oder mehrere Einträge im Mehrfachauswahlverfahren markiert und die Verarbeitung über das Kontextmenü der rechten Maustaste ADDISON Direkt / Versenden an Arbeitnehmer über Meine Lohndokumente gestartet.

Falls mehr als ein Eintrag markiert ist, werden die Dokumente in einem Auswertungspaket zusammengefasst (siehe oben).

Nach Aufruf der Funktion wird eine Auswahl der Arbeitnehmer mit Portal-Login angezeigt. Hier können einer oder mehrere Arbeitnehmer ausgewählt werden.

Nach Bestätigung erfolgt der Versand aller selektierten Dokumente an die ausgewählten Arbeitnehmer.

Die abgestellten Dokumente sind im sog. Mitarbeiter-Portal über die App „Meine Lohndokumente“ aufrufbar.

Auswertungen aus dem Postkorb senden

An Mandanten

Die im Postkorb aufgelisteten Dokumente können im Online-Portal bereitgestellt werden. Dazu werden die Einträge entweder einzeln oder mehrere Einträge im Mehrfachauswahlverfahren markiert und die Verarbeitung über das Kontextmenü der rechten Maustaste ADDISON Direkt / Dokumente versenden an ADDISON Direkt Dokumente gestartet.

Falls mehr als ein Eintrag markiert ist, werden die Dokumente in einem Auswertungspaket zusammengefasst, für das eine Paketbezeichnung festgelegt werden muss.

• Paketbezeichnung eingeben, um Auswertungen im Online-Portal als Auswertungspaket zusammenzufassen (optional)
• Kommentar eingeben (optional), der im Online-Portal bei jedem Dokument innerhalb des Auswertungspakets angezeigt wird
• Freigabe anfordern für Dokumente (optional) mit Fälligkeitsdatum (optional).
• auf OK klicken, um die Aufbereitung und den Versand zu starten

Die abgestellten Dokumente sind in ADDISON Direkt über die App Dokumente aufrufbar.

An Arbeitnehmer des Mandanten

Ist das Projekt Lohn lizenziert und für den Mandanten angelegt, können die im Postkorb befindlichen Dokumente auch an die für das Online-Portal freigeschalteten Arbeitnehmer des Mandanten abgestellt werden. Dazu werden die Dokumente entweder einzeln oder mehrere Einträge im Mehrfachauswahlverfahren markiert und die Verarbeitung über das Kontextmenü der rechten Maustaste ADDISON Direkt / Versenden an Arbeitnehmer über Meine Lohndokumente gestartet.

• Falls mehr als ein Eintrag markiert ist, werden die Dokumente in einem Auswertungspaket zusammengefasst (siehe oben).
• Nach Aufruf der Funktion wird eine Auswahl der Arbeitnehmer mit Portal-Login angezeigt. Hier können einer oder mehrere Arbeitnehmer ausgewählt werden.
• Nach Bestätigung erfolgt der Versand aller selektierten Dokumente an die ausgewählten Arbeitnehmer.
• Die abgestellten Dokumente sind im sog. Mitarbeiter-Portal über die App „Meine Lohndokumente“ aufrufbar.

Auswertungen Rechnungswesen, Abschluss und Controlling senden

Dokumente versenden an ADDISON Direkt Dokumente. Die Auswertungen können entweder einzeln oder zusammengefasst in Jobketten an das Online-Portal gesendet werden.

Auswertungen Lohn- & Gehaltsabrechnung senden

Alle Auswertungen im Bereich Lohn- & Gehaltsabrechnung können entweder über Jobketten, über den Listenmanager oder über die Steuerungsdaten an ADDISON Direkt gesendet werden.

Auswertungen Steuern senden

Alle Auswertungen im Bereich Steuern werden über die Druckfunktion an ADDISON Direkt gesendet. Die Auswertungen können entweder einzeln oder zusammengefasst in Jobketten an ADDISON Direkt gesendet werden.

mehrere Dokumente senden

• gewünschte Dokumente auswählen (Haken setzen)
• auf Symbolschaltfläche Dokumente versenden an ADDISON Direkt Dokumente klicken
• den Haken bei Dokumente in einem PDF-Dokument zusammenfassen setzen (optional) und eine Bezeichnung eingeben
• den Haken bei Auswertungen im Portal als Auswertungspaket zusammenfassen setzen
• Paketbezeichnung eingeben
  
• auf OK klicken, um die Aufbereitung und den Versand zu starten
• im folgenden Dialog die Verarbeitung prüfen und mit OK bestätigen

Auswertungen Beratungssysteme senden

Alle Plus Auswertungen aus den Bereichen Rechnungswesen und Abschluss können ausschließlich über den Druckvorschau-Dialog per Auswertung Online an das Online-Portal gesendet werden.

Mobile Reports werden direkt über die Symbolschaltfläche Dokumente versenden an ADDISON Direkt Dokumente erzeugt und bereitgestellt.

Das Abstellen der Plus Auswertungen über den Portal-Schaltfläche in der Tool-Bar ist nicht möglich und daher ausgegraut.

Plus Auswertungen

In der Druckvorschau öffnet sich ein Dialog mit der Möglichkeit, diese Auswertung per Auswertung Online in das ADDISON Direkt abzustellen.

Mobile Reports

Bei MOBILE Reports ist zusätzlich die Art der Ausgabe zu wählen.

Auswertungen ablegen

Alle Auswertungen werden beim Versenden automatisch im Office Manager unter Akte / Ablage / ADDISON Direkt / Auswertung Online abgelegt.

Aus technischen Gründen werden hier ausschließlich einzelne Auswertungsdateien und keine Auswertungspakete angezeigt. Die Auswertungen können mit einem Doppelklick geöffnet und eingesehen werden.

Auswertungen löschen

Auswertungen werden im Office Manager unter Akte / Ablage / ADDISON Direkt / Auswertung Online gelöscht. Das Löschen von abgelegten Auswertungen aus der Liste löscht nicht die jeweiligen Auswertungen im Online-Portal. Umgekehrt hat das Löschen von Auswertungen im Online-Portal in der App Dokumente keinen Einfluss auf die Dokumente in der Kanzlei.

Auswertungen werden ausschließlich aus der Akte gelöscht. Über das Portal hat der Mandant weiterhin Zugriff auf seine Auswertungen.

Microsoft Office-Dokumente senden

Word und Excel

Versand aus Word und Excel

Mit den ADDISON Add-Ins können Dokumente direkt aus den Microsoft Office-Anwendungen Word und Excel an ADDISON Direkt bereitgestellt werden. Die Schaltflächen für die Bereitstellung sind in Word und Excel im Register ADDISON zu finden.

Voraussetzung

Um Dokumente an ADDISON Direkt abstellen zu können, muss vor dem Start von Word oder Excel die ADDISON Software gestartet sein. Ansonsten erhalten Sie diesen Hinweis.

Ferner ist die Installation der ADDISON Add-Ins notwendig.

Word

Excel

		Der direkte Klick auf die Schaltfläche Senden an ADDISON Direkt stellt das Dokument im Original-Datei-Format an Auswertung Online ab. Ohne vorheriges Speichern der entsprechenden Datei ist kein Senden an ADDISON Direkt möglich. Bei der Bereitstellung wird der Dateiname als Betreff übernommen. Der Betreff kann aber auch individuell geändert werden. Während des Abstellens der Dokumente in ADDISON Direkt wird die Datei „geschlossen“, ist aber nach dem Versenden automatisch wieder geöffnet. Werden nach der Bereitstellung an ADDISON Direkt Änderungen am Dokument vorgenommen, werden die Änderungen unter dem gleichen Namen und selben Pfad gespeichert.
		Im Office Manager unter Akte / Ablage / Menü ist eine Option Word-Dateien beim Versenden an ADDISON Direkt in PDF konvertieren verfügbar. Diese Option gilt global für alle Benutzer. Wird die Option gesetzt, werden Word-Dateien beim Hochladen an ADDISON Direkt aus dem Office Manager und vom Desktop automatisch in PDF umgewandelt und ins Mandantenportal hochgeladen. Das Hochladen im Originalformat ist dann aus der geöffneten Word-Datei über das ADDISON Add-In möglich.

Unterstützte Systeme

Unterstützt werden die Microsoft Office-Versionen ab 2007.

Unterstützte Dateitypen

Bei der Bereitstellung von Word-Dokumenten nach ADDISON Direkt werden die gängigen Formate unterstützt (hier: „Speichern unter“-Dialog aus Microsoft Word 2010):

• Word-Dokument (.docx)
• Word Dokument mit Makros (docm)
• Word 97-2003-Dokument (.doc)
• Word-Vorlage (.dotx)
• Word Vorlage mit Makros (.dotm)
• Word 97-2003-Vorlage (.dot)
• PDF (.pdf)
• XPS-Dokument (.xps)
• Webseite in einer Datei (.mht, .mhtml)
• Webseite (.htm, .html)
• Webseite, gefiltert (.htm, html)
• Rich-Text-Format (.rtf)
• Nur Text (.txt)
• Word XML-Dokument (.xml)
• Word 2003 XML-Dokument (.xml)
• OpenDocument-Text (.odt)
• Works 6 - 9-Dokument (.wps)

Bei Excel-Dokumenten werden im „Speichern unter“-Dialog alle von Excel unterstützten Formate angezeigt. Zur Bereitstellung nach ADDISON Direkt werden aber nur die gängigsten Formate unterstützt:

• .xls
• .xlsm
• .xltx
• .xltm
• .xlt
• .xls
• .csv
• .txt
• .xlam
• .xla

Dokument versenden an ADDISON Direkt Dokumente

Zum Abstellen des Dokuments an ADDISON Direkt gibt es zwei Möglichkeiten:

• Dokument versenden an ADDISON Direkt Dokumente
  stellt das Dokument im Ursprungs-Dateiformat (.doc, .xls) an die App Dokumente bereit
• Dokument als PDF versenden an ADDISON Direkt Dokumente
  stellt das Word- oder Excel-Dokument im PDF-Dateiformat an die App Dokumente bereit

Die Funktionen öffnen den Dialog Senden an Auswertung Online. Hier ist der entsprechende Mandant über den Dialog Mandantenauswahl (Aufruf über ) zu wählen.

Die Bereitstellung an ADDISON Direkt wird über die Schaltfläche OK ausgelöst.

Ist im Mandanten die Option Berichtskreise benutzen aktiviert, können in diesem Dialog die Berichtskreise gewählt werden (Aufruf über ).

Die abgestellten Dokumente sind in ADDISON Direkt über die App Dokumente aufrufbar.

Dokumente an Meine Lohndokumente bereitstellen

Ist das Projekt Lohn lizenziert und für den Mandanten angelegt, gibt es zum Abstellen des Dokuments an ADDISON Direkt zwei Möglichkeiten:

• Versenden an Arbeitnehmer über Meine Lohndokumente
  stellt das Dokument im Ursprungs-Dateiformat (.doc, .xls) an die
  App Meine Lohndokumente bereit
• Versenden an Arbeitnehmer über Meine Lohndokumente als PDF
  stellt das Word- oder Excel-Dokument im PDF-Dateiformat an die
  App Meine Lohndokumente bereit

Die Funktionen öffnen den Dialog Senden an Meine Lohndokumente. Hier sind nach Auswahl des Mandanten über den Dialog Mandantenauswahl (Aufruf über ) zu wählen.

Die Bereitstellung an ADDISON Online Portal wird über die Schaltfläche OK ausgelöst.

Auch wenn im Mandanten die Option Berichtskreise benutzen gewählt ist, erscheint diese in diesem Dialog als deaktiviert, da der entsprechende Berichtskreis für das Abstellen an Arbeitnehmer automatisch berücksichtigt wird.

Die abgestellten Dokumente sind im sog. Mitarbeiter-Portal über die App Meine Lohndokumente aufrufbar.

Dateiname

Mit Auswahl der zu versendenden Datei wird der Dateiname automatisch übernommen und im Dialog Senden an… im Feld Dokumentname angezeigt.

Bei Bedarf kann er hier durch Klick in das Feld geändert werden.

Wurde die Datei erfolgreich an ADDISON Direkt abgestellt, erscheint der Dateiname im CRM / Online / ADDISON Direkt / Postkorb im entsprechenden Feld in der Spalte Text/Betreff.

Dokumente mit einer ADDISON Direkt-Kommunikation bereitstellen

Zum Versenden des Dokuments an ADDISON Direkt gibt es zwei Möglichkeiten:

• Versenden als ADDISON Direkt-Kommunikation
  stellt das Dokument im Ursprungs-Dateiformat (.doc, .xls) als Dateianhang an die App Postfach bereit
• Dokument versenden als PDF als ADDISON Direkt-Kommunikation
  stellt das Word- oder Excel-Dokument im PDF-Dateiformat als Dateianhang in die App Postfach bereit

Das Versenden als ADDISON Direkt-Kommunikation öffnet den Dialog ADDISON Direkt-Kommunikation. Hier sind die entsprechenden Mandanten über den Dialog Mandantenauswahl (Aufruf über ) zu wählen und die Bereitstellung an ADDISON Direkt über die Schaltfläche Senden auszulösen:

• Betreff eingeben
• Text eingeben
• Bei Bedarf können über die Symbolschaltfläche Datei anfügen weitere Dateien anfügt werden. Dazu wird der Standard-Dateiauswahldialog angezeigt. Per Mehrfachauswahl können weitere Dateien markiert und hinzugefügt werden.

Das Versenden als ADDISON Direkt-Kommunikation ist ohne Mandantenauswahl nicht möglich - die Schaltfläche Senden ist ausgegraut. Der Versand von ADDISON Direkt-Kommunikationen an die Arbeitnehmer des Mandanten ist nicht möglich.

Bei Versand als ADDISON Direkt-Kommunikation kann bei Bedarf ein Postbucheintrag erstellt werden - wahlweise automatisch oder mit Dialog:

Bei Auswahl von Postbucheintrag mit Dialog erstellen ist, um den Versand abzuschließen, in die ADDISON Software zu wechseln und die entsprechenden Einträge im Dialog Postausgang - neu vorzunehmen und zu speichern.

Im Unterschied zu Word-Dateien gilt für Excel-Dateien, dass diese aus der Kommunikation heraus nicht mehr geöffnet werden können, sobald diese dort bereits angehängt wurden. Dies soll mögliche Änderungen an der Datei verhindern, die dann unter Umständen nicht mehr gespeichert werden.

Outlook

Versenden von Outlook-Dateien

E-Mails aus Microsoft Outlook können auch als ADDISON Direkt-Kommunikation in die App Kommunikation des Mandanten bereitgestellt werden.

Der Aufruf der Funktion ADDISON: E-Mail versenden als ADDISON Direkt-Nachricht erfolgt im Reiter Add-Ins in Microsoft Outlook:

Voraussetzung

Um E-Mails aus Microsoft Outlook an ADDISON Direkt abstellen zu können, muss vor Start von Outlook die ADDISON Software gestartet sein. Ferner ist die Installation der ADDISON Add-Ins notwendig.

Der Betreff der zu versendenden E-Mail wird in den Betreff der Kommunikation übernommen. Der Betreff kann aber auch individuell geändert werden. Dabei wird die zu versendende E-Mail als msg-Datei an die Nachricht angehängt.

Der Mandant kann nach Erhalt der ADDISON Direkt-Kommunikation in der App Postfach die ursprüngliche E-Mail in Form der msg-Datei über die Schaltfläche Download herunterladen und anschließend in Microsoft Outlook öffnen.

Der Versand von E-Mails als ADDISON Direkt-Kommunikationen an die Arbeitnehmer des Mandanten ist nicht möglich.

Lohndokumente senden/Meine Lohndokumente

Mit der App Meine Lohndokumente besteht die Möglichkeit, Arbeitnehmern die ADDISON Lohnauswertungen in einem geschützten Portalbereich online zu Verfügung zu stellen. Die Anwendung ist für folgende Auswertungen möglich:

• Verdienstabrechnungen
• Lohnsteuerbescheinigungen
• DEÜV-Meldungen (An- und Abmeldungen, Jahresentgeltmeldungen, Unterbrechungsmeldungen usw.)

Nach Fertigstellung der Lohnbuchhaltung werden die Auswertungen an das Mandanten-Portal versendet. Gleichzeitig kann jedem Arbeitnehmer seine Verdienstabrechnung im persönlichen Mitarbeiter-Portal bereitgestellt werden. Jedes Mitarbeiter-Portal ist durch eigene Zugangsdaten geschützt und nur vom jeweiligen Arbeitnehmer aufrufbar.

Im Mandanten-Portal und in den Mitarbeiter-Portalen Ihrer Mandanten werden die Auswertungen als PDF-Datei bereitgestellt.

Im Mitarbeiter-Portal hat der Arbeitnehmer jederzeit die Möglichkeit, seine Lohndokumente einzusehen oder diese als PDF-Datei herunterzuladen.

Lohndokumente senden

Die Übermittlung der Auswertungen ist entweder über die Steuerungsdaten oder über den Listenmanager möglich. Dafür wird die gewünschte Auswertung selektiert (z.B. Verdienstabrechnung), und über das Portal-Symbol in der Befehlsleiste die Option Dokumente versenden an ADDISON Direkt-Dokumente gewählt.

Für alle Auswertungen, die sowohl an das Mandanten- als auch an die Mitarbeiter-Portale versendet werden können (Verdienstabrechnungen, LStB- und DEÜV-Meldungen), wird nach Klick auf die Funktion Dokumente versenden an ADDISON Direkt-Dokumente, zunächst ein Auswahldialog angezeigt.

Hier kann gewählt werden, ob die gewünschte Auswertung an das Mandanten-Portal, die Mitarbeiter-Portale oder an beide Portale gesendet werden soll. Durch Bestätigen der hier vorgenommenen Einstellung über die Schaltfläche OK werden die Auswertungen an die ausgewählten Online-Portale versendet.

Nach erfolgreicher Bereitstellung der Auswertung in den Online-Portalen erscheint der nachstehende Hinweis.

Postkorb

Ist die Auswertung an das Mitarbeiter-Portal versendet, gibt es für den Versender/Kanzleimitarbeiter verschiedene Möglichkeiten zu erkennen, ob die Auswertungen bereits im Mitarbeiter-Portal angekommen sind.

Alle übermittelten Auswertungen sind auf der Registerkarte Postkorb unter CRM / Online / ADDISON Direkt ersichtlich. Mit Doppelklick auf die gewünschte Auswertung wird ein PDF-Dokument des übermittelten Dokumentes angezeigt.

Direktzugriff auf das Mitarbeiter-Portal

Eine weitere Form der Kontrolle ist über den Kanzlei-Direktzugriff in das Mitarbeiter-Portal möglich. Der sog. Service-Login erfolgt über CRM / Online / ADDISON Direkt / Verwaltung / ADDISON Direkt öffnen. Damit hat der Versender/Kanzleimitarbeiter ohne Eingabe der Zugangsdaten einen direkten Zugriff auf das Online-Portal des zuvor markierten Mitarbeiters.

Neue Registerkarte „ADDISON Direkt“ im Personalstamm

Nach Freischaltung des Mandanten-Portals wird in der ADDISON Lohn- & Gehaltsabrechnung eine zusätzliche Registerkarte ADDISON Direkt im Personalstamm angezeigt. Für die Arbeitnehmerfreischaltung, den Ausschluss einzelner Arbeitnehmer und den Arbeitnehmer-Login können hier individuelle Einstellungen vorgenommen werden.

Aus Archiv senden (DocuWare)

Archiv-Dokumente an ADDISON Direkt senden

Aus der DocuWare-Recherche heraus können Archiv-Dokumente an ADDISON Direkt versendet werden. Als Funktionen stehen hier die üblichen beiden Varianten Dokumente versenden an ADDISON Direkt Dokumente und Versenden als ADDISON Direkt-Kommunikation zur Verfügung.

Dabei stehen die folgenden Optionen zur Wahl

• im Originalformat
• als PDF ohne Anmerkungen
• als PDF mit Anmerkungen

Aus Windows Explorer senden

An Mandanten

Dateien können auch über den Windows Explorer nach ADDISON Direkt bereitgestellt werden. Dazu werden die Dateien entweder einzeln oder mehrere Dateien im Mehrfachauswahlverfahren markiert und die Bereitstellung per Kontextmenü über die rechte Maustaste Senden an ADDISON Direkt / Dokumente versenden an ADDISON Direkt Dokumente gestartet.

Im Dialog Senden an Auswertung Online ist der entsprechende Mandant über den Dialog Mandantenauswahl (Aufruf über ) zu wählen.

Ist im Mandanten die Option Berichtskreise benutzen aktiviert, können in diesem Dialog die Berichtskreise gewählt werden (Aufruf über ).

Sind mehrere Dateien ausgewählt, ist pro Datei der Mandant zu wählen. Mehrere Dateien können in einem Auswertungspaket zusammengefasst werden, für das eine Paketbezeichnung festgelegt werden kann.

Die Bereitstellung an ADDISON Direkt wird über die Schaltfläche OK ausgelöst.

Die abgestellten Dokumente sind für den Mandanten in der App Dokumente aufrufbar.

An Arbeitnehmer des Mandanten

Ist das Projekt Lohn lizenziert und für den Mandanten angelegt, können die im Windows Explorer gespeicherten Dateien auch an die für ADDISON Direkt freigeschalteten Arbeitnehmer des Mandanten abgestellt werden.

Dazu werden die Dateien entweder einzeln oder mehrere Dateien im Mehrfachauswahlverfahren markiert und die Bereitstellung per Kontextmenü über die rechte Maustaste Senden an ADDISON Direkt / Versenden an Arbeitnehmer über Meine Lohndokumente gestartet.

Hier sind nach Auswahl des Mandanten über den Dialog Mandantenauswahl (Aufruf über ) zu wählen.

Sind mehrere Dateien ausgewählt, ist pro Datei der Mandant und die Arbeitnehmer zu wählen. Mehrere Dateien können in einem Auswertungspaket zusammengefasst werden, für das eine Paketbezeichnung festgelegt werden kann.

Die Bereitstellung an ADDISON Direkt wird über die Schaltfläche OK ausgelöst.

Die abgestellten Dokumente sind für die Arbeitnehmer über die App Meine Lohndokumente aufrufbar.

Dateiname

Mit Auswahl der zu versendenden Datei wird der Dateiname automatisch übernommen und Dialog Senden an… im Feld Dokumentname angezeigt.

Bei Bedarf kann er hier durch Klick in das Feld geändert werden.

Wurde die Datei erfolgreich an ADDISON Direkt abgestellt, erscheint der Dateiname unter CRM / Online / ADDISON Direkt / Postkorb im entsprechenden Feld in der Spalte Text/Betreff.

ADDISON Direkt eSignatur (Lizenzpflichtig)

Voraussetzung für die Nutzung ist, dass in Ihrem Umfeld die entsprechende Lizenz vorliegt. Bei Interesse am Lizenzerwerb, wenden Sie sich gerne an Ihren vertrieblichen Ansprechpartner.

Die Funktion ermöglicht es Ihnen den Workflow der digitalen Signatur direkt in ihrem ADDISON- und ADDISON Direkt-Umfeld einzubinden.

Der Prozess beinhaltet mehrere Schritte:

Von der Bereitstellung der entsprechenden Dokumente aus der lokalen Softwarelösung, der weiteren Zusammenstellung des Signaturprozesses in ADDISON Direkt mit anschließender Benachrichtigung der Status im Themenmanager und Postkorb mit Direktlink in ADDISON
ADDISON Direkt.

Die Bereitstellung von Dokumenten zur Signatur erfolgt nach Lizensierung an den bereits bekannten Schnittstellen zu ADDISON Direkt (z. B. Listenmanager, Office Manager, Jobketten etc.).

Belegstapel empfangen und verarbeiten

Belegeinreichung durch den Mandanten

Der Kunde verschiedene Möglichkeiten, Belege über das Online-Portal einzureichen:

• App Beleg- und Dateiupload (im Standard vorhanden)
• App Belegmanager (nach Freischaltung durch die Kanzlei)
• App SmartConnect (nach Freischaltung durch die Kanzlei)

Weiterführende Dokumentationen entnehmen Sie dem ADDISON Online Hilfecenter. Der Aufruf des Hilfecenters erfolgt direkt aus der ADDISON Software unter Online / Status ADDISON Online / ADDISON Online Hilfecenter.

Zulässige Dateiformate

Will Ihnen der Mandant Belege zwecks Weiterverarbeitung in der Fibu einreichen, muss er die Art Dokumente der Finanzbuchhaltung wählen und diese ausschließlich im TIFF- und PDF-Dateiformat (*.tif, *.tiff, *.dwtiff und *.pdf) über das Online-Portal bereitstellen.

Werden durch den Mandanten Belege der Arten Sonstiges, Jahresabschlussdokumente, Lohn oder Steuern bereitgestellt, sind neben den zuvor erwähnten Dateiformaten auch andere Dateiformate wie *.doc, *.docx, *.xls, *xlsx, *.ppt, *.png oder *.jpg einreichbar.

In diesem Falle sind die Dokumente dann über den Office Manager weiter verarbeitbar.

Bei der Anzeige mehrseitiger Dateien im TIFF-Format (sog. Multi-TIFFs) ist im Viewer jeweils nur die erste Seite sichtbar.

Belegstapel empfangen

Bei den aus dem Online-Portal empfangenen Belegstapeln wird je nach Art der Belege (Sonstiges, Dokumente der Finanzbuchhaltung, Jahresabschlussdokumente, Lohn oder Steuern) als Bearbeiter der entsprechende Sachbearbeiter eingetragen.

Der Sachbearbeiter wird dabei aus den Mitarbeitern ermittelt, die in den Stammdaten der Kanzleiverbindung eingetragen sind.

Belegstapel verarbeiten

Die Belege finden sich im Postkorb, dem Office Manager, Themenmanager als auch unter ADDISON Desktop und können eingesehen, verschlagwortet und weiterbearbeitet werden.

Belegstapel aus Postkorb verarbeiten

Die aus dem Online-Portal empfangenen Belegstapel werden im Postkorb CRM / Online / ADDISON Direkt / Postkorb aufgelistet.

Mit Doppelklick auf den entsprechenden Beleg öffnet sich die Dateivorschau mit der Möglichkeit, die Dateien zu archivieren, im Office Manager zu registrieren oder auch zu splitten.

Belegstapel aus Office Manager verarbeiten

Die aus dem Online-Portal empfangenen Belegstapel werden auch im Office Manager unter Akte / Ablage / ADDISON Online Portal / Dokumente aufgelistet.

Mit Doppelklick auf den entsprechenden Beleg öffnet sich die Dateivorschau und den Möglichkeiten, die Dokumente im Office Manager abzulegen, zu archivieren oder die Belege zu splitten.

Der Themenmanager bietet Ihnen ebenfalls eine Übersicht aller Eingänge aus dem Portal. Weiterführende Informationen finden Sie in dieser Dokumentation unter Kapitel 8. ADDISON Direkt Themenmanager.

Belegstapel in der Fibu verarbeiten (SBA)

Über das Online-Portal eingereichte bzw. hochgeladene Belege sind im ADDISON-Bereich Rechnungswesen / Erfassung / Scannen - Buchen - Archivieren (SBA) einsehbar und können dort auch verarbeitet werden.

• Rechnungswesen / Erfassung / Scannen - Buchen - Archivieren öffnen
  Der Dialog Buchen im Dialog wird angezeigt.
• auf die Schaltfläche Neu klicken, um einen neuen Belegstapel anzulegen
• in das leere Textfeld einen beliebigen Namen für den Belegstapel eingeben, z.B. „Belegstapel aus Portal“
• restliche Einstellungen prüfen

• den neuerstellten Eintrag markieren und mit Doppelklick
  oder über die Schaltfläche Buchen öffnen
  Neben dem Buchungsdialog wird automatisch der Dialog Scannen - Buchen - Archivieren angezeigt.
• auf den Reiter Portal klicken
  Es werden alle über das Online-Portal gesendeten Belegstapel angezeigt.
• auf gewünschten Belegstapel doppelklicken
  Die Belege werden eingelesen und in der Baumansicht im rechten Fenster angezeigt. Je nach Anzahl der Belege kann dieser Vorgang einige Sekunden dauern.

Die Dokumente/Belege können von hier aus weiterverarbeitet bzw. verbucht werden.