Funktionen Buchungsliste
Funktionen Buchungsliste
Einzelne Felder einer Buchung korrigieren
Mit der Einzelfeldpflege können Sie einzelne Angaben mehrerer Buchungssätze ersetzen, ohne die Buchungen einzeln zu korrigieren.
Aufruf über das Kontextmenü -> Eintrag Einzelfeldpflege oder über Tastenkombination Strg+E
Buchung stornieren
In der Buchungsliste können Sie Stornobuchungen über das Kontextmenü oder mit Tastenkombinationen durchführen:
Strg+S -> Stornieren (automatisch)
Strg+B -> Stornieren mit Bearbeitung.
Wenn Sie die Buchungen über Strg+F9 (Buchungen des Wirtschaftsjahres) auflisten, können Sie auch ältere Buchungen als die des aktuell eingestellten Monats stornieren.
- Stornieren (automatisch): Die Buchung (einzelne oder mehrere) wird so storniert, wie sie erfasst wurde. Die Stornobuchung wird im selben Monat erzeugt, wie die ursprüngliche Buchung. Der Buchungstext wird um das Wort "Storno" ergänzt.
- Stornieren mit Bearbeitung: Die Buchung wird in der Buchungsmaschine geöffnet. Sie können im Gegensatz zur automatischen Stornierung den Buchungstext manuell anpassen. Wenn Sie mehrere Buchungen gewählt haben, werden diese der Reihe nach in der Buchungsmaschine eingestellt.
Korrektur von Buchungen
Vorläufige Buchungen können Sie korrigieren. Die Möglichkeiten unterscheiden sich, je nachdem, aus welchem Dokument die Buchungskorrektur geöffnet wird. Öffnen Sie die gewünschte Buchung mit einer der folgenden Möglichkeiten:
- Doppelklick
- Eintrag im Kontextmenü
- Menü / Symbol Buchung korrigieren
Die Buchung wird in der Buchungsmaschine geöffnet und kann korrigiert werden.
Korrektur von disponierten, gezahlten oder gemahnten Buchungen
Beachten Sie, dass Sie bei Buchungen die bereits disponiert, gezahlt oder gemahnt wurden, nur folgende Felder ändern können:
- Gegenkonto oder Konto, das kein Personenkonto ist. Allerdings darf die Kontoart (Sachkonto, Debitor, Kreditor) nicht geändert werden, aus einer Rechnung darf keine Zahlung werden und umgekehrt (Geldkonten).
- Beleg 1 (nicht bei Mahnung)
- alle Angaben zur Kostenrechnung
- Zahlungskonditionen-Skonto (nicht bei Zahlung)
- Buchungstext (nicht bei Mahnung)
- UStId-Nr.
Korrektur einer Folgebuchung
Bei der Korrektur eines Buchungssatzes mit automatischer Folgebuchung wird die bisherige Automatikbuchung gelöscht und anschließend eine neue Folgebuchung erzeugt. Damit werden Differenzen zwischen Haupt- und Automatikbuchungssatz ausgeschlossen.
Beachten Sie, dass manuelle Korrekturen der Folgebuchung bei der Korrektur des Hauptsatzes überschrieben werden.
Zu den automatischen Folgebuchungen gehören:
- Buchungen die im Dokument Folgebuchungen hinterlegt sind
- Automatische Umbuchungen für Ist-Versteuerer
- Automatische Umbuchungen für die Erwerbssteuer
- Buchungen im Zusammenhang mit Kursdifferenzen
Korrektur mit der Einzelfeldpflege
Mit der Einzelfeldpflege können Sie einzelne Angaben mehrerer Buchungssätze ersetzen, ohne die Buchungen einzeln zu korrigieren.
Siehe auch Dialog Einzelfeldpflege
Buchungszustand von vorläufig auf endgültig ändern
Die vorläufigen Buchungen des gewählten Zeitraums werden in den Zustand endgültig versetzt. Sie können die Buchungen dann nicht mehr korrigieren und löschen.
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Endgültige Buchungen können Sie nicht mehr auf vorläufig zurücksetzen. |
Sperrung eines Buchungszeitraums
Mit der Buchungssperre wird ein Buchungszeitraum abgeschlossen. Hierbei kann es sich um einen Monats- oder Jahresabschluss handeln. Sie können die Sperre bis zu einem bestimmten Buchungsmonat getrennt für vorläufige und endgültige Buchungen setzen. Wenn Sie einen Sperrmonat eingeben, können Sie nur noch in einem späteren Zeitraum buchen.
Wenn die Protokollierung der Fibu-Stammdaten eingeschaltet ist, wird das Ein- und Ausschalten der Buchungssperre aufgezeichnet.
Sperrung eines Buchungszeitraums
Die Buchungssperre tragen Sie in den Dokumenteigenschaften der Buchungsliste bzw. Buchungsmaschine -> Register WJ ein. Wählen Sie, für welche Buchungsformen die Buchungssperre bis zu welchem Monat gelten soll. Beachten Sie, dass Abschlussbuchungen in einem separaten Buchungsmonat gespeichert sind.
Gültigkeit der Buchungssperre
Die Buchungssperre gilt bis einschließlich zum eingetragenen Monat. Wenn Sie den Eintrag Abschlussbuchungen wählen, gilt die Sperre für das gesamte Wirtschaftsjahr inklusive der Abschlussbuchungen. Wenn Sie die Buchungssperre aufheben möchten, wählen Sie einen Wert der vor dem Monat liegt, in dem Sie buchen wollen oder den Eintrag keine Buchungssperre
Umwandlung von vorläufigen Buchungen mit Buchungssperre
Bei einer Buchungssperre für alle Buchungsformen oder endgültige Buchungen, können Sie vorläufige Buchungen nicht mehr ohne weiteres in endgültige umwandeln. Sie müssen vorher die Buchungssperre wieder aufheben. Prüfen Sie im Rahmen der Abschlussarbeiten für eine Periode, ob noch vorläufige Buchungen vorhanden sind. Wandeln Sie vorläufige Buchungen zuerst in endgültige Buchungen bevor Sie die Buchungssperre setzen.
Wiederkehrende Buchungen anlegen
Gleichbleibende Buchungen, die regelmäßig in der Finanzbuchhaltung verbucht werden, können Sie als wiederkehrende Buchungen anlegen.
Aus den Buchungen im Dokument Buchungsliste können Sie direkt eine MTA-Datei erzeugen:
Buchungen in einer leeren Buchungsliste erstellen
Symbol / Menü Bearbeiten Wiederkehrende Buchungen -> Anlegen (MTA-Datei)
Im Buchungstext können Sie variable Monats- und Jahresangaben einfügen: #Monat und #Jahr (bitte auf Groß-/Kleinschreibung achten)
Beispiel: Sie verbuchen die wiederkehrende Buchung mit dem Belegdatum 21.02.20XX, der Buchungstext lautet dann - Leasingrate Februar 20XX.
Alternativ können Sie Wiederkehrende Buchungen im Dokument Wiederkehrende Buchungen anlegen.
Weitere Informationen finden Sie auf der Hilfeseite Grundlagen von Wiederkehrenden Buchungen.
Wiederkehrende Buchungen ausführen
Je nachdem ob Sie wiederkehrende Buchungen aus dem Dokument Wiederkehrende Buchungen oder aus einer MTA-Datei verbuchen, unterscheidet sich die Vorgehensweise. Beide Arten von wiederkehrenden Buchungen verbuchen Sie im Dokument Buchungsliste.
Buchungen aus dem Dokument Wiederkehrende Buchungen:
Symbol 
Buchungen aus einer MTA-Datei:
Symbol
Die Buchungen werden in der Importanalyse angezeigt. Sie können die Buchungen vor der Verbuchung prüfen. Wenn Sie die Buchungen verbuchen, werden die Datumsfelder im Dialog Wiederkehrende Buchungen für die nächste Ausführung entsprechend angepasst.
Über die Dublettenprüfung in den Dokumenteigenschaften der Buchungsliste können Sie feststellen, ob die Wiederkehrenden Buchungen für den aktuellen Monat bereits verbucht wurden.
Weitere Informationen finden Sie auf der Hilfeseite Grundlagen von Wiederkehrenden Buchungen.
Kalkulatorische Abschreibung buchen
Verbuchung der kalkulatorischen AfA über die Buchungsliste.
Weitere Informationen siehe Dialog Buchen der kalkulatorischen Abschreibung.
Buchung verschieben
Sie können Buchungen in einen anderen Buchungsmonat verschieben, wahlweise in den Buchungsmonat laut Belegdatum oder in einen beliebigen Buchungsmonat.
Weitere Informationen finden Sie auf der Hilfeseite Buchungen verschieben.
Salden übernehmen
Bei der Saldenübernahme werden die Salden des vorherigen Wirtschaftsjahres in das neue Wirtschaftsjahr übernommen.
Weitere Informationen finden Sie auf der Hilfeseite Übernahme von Salden.
Siehe auch Dialog Parameter für Jahres-/Saldenübernahme Dokument Journal
Salden vergleichen
Die Salden der Kunden und Lieferantenkonten werden mit denen der Finanzbuchhaltung verglichen.
Siehe auch Dialog Saldenvergleich Dokument Offene Posten Liste
Beleg oder Dokument verknüpfen
Aufruf nur über das Kontextmenü möglich -> Eintrag Beleg/Dokument zuordnen
Sie können Buchungssätzen externe Dokumente und digitalisierte Finanzbuchhaltungs-Belege zuordnen. Der Buchungssatz ist dauerhaft mit dem zugeordneten Beleg bzw. Dokument verbunden (verlinkt). Als externe Dokumente können Sie Dateien in verschiedenen Formaten zuordnen, z. B. Word, Excel, pdf, Text usw.
Weitere Informationen finden Sie auf der Hilfeseite Verknüpfung von Belegen oder Dokumenten
Buchungskreis einer Buchung ändern
Aufruf nur über das Kontextmenü möglich -> Eintrag Buchungskreis ändern
Sie können den Buchungskreis einer oder mehrerer markierter Buchungen ändern. Wählen Sie im Dialogfenster den gewünschten Buchungskreis.
Weitere Informationen zur Buchung über das Kontextmenü anzeigen
- Einzelbuchung anzeigen: Eintrag Einzelbuchungen. Anzeige der Soll- und Habenseite der markierten Buchung.
- Konten einer Aufteilungsbuchung anzeigen: Eintrag Konten der Aufteilung. Anzeige aller Konten inklusive des Salden die in einer Aufteilungsbuchung der markierten Buchung enthalten sind.
- T-Konten einer Buchung anzeigen: Eintrag T-Konten. T-Konten-Anzeige der markierten Buchung.
- Anlagekarte eines Wirtschaftsguts anzeigen: Eintrag Wirtschaftsgut. Die erste Anlagekarte des gewählten Anlagekontos wird geöffnet.
- Angaben zur Kostenrechnung anzeigen: Eintrag Angaben zur Kostenrechnung. Anzeige der gebuchten Kostenstellen eines Buchungssatzes. Wurden mehrere Konten eines Buchungssatzes mit Kostenstellen gebucht, können Sie die Teilbuchung auswählen.
Buchung exportieren
Aufruf nur über das Kontextmenü möglich -> Eintrag Export markierte Buchung(en)
Die markierten Buchungen werden im SBS Rewe neo®-Austauschformat ausgegeben. Selektieren Sie die Buchungen über die windowstypischen Markierungsmöglichkeiten (Mausklick, Ziehen mit der Maus, Strg+Mausklick, Strg+A). Im nachfolgenden Exportdialog können Sie Buchungsmonat, Buchungsform oder Buchungszustand nicht ändern oder ergänzen.
Optional können Sie zusätzlich ausgeben:
- mit Kostenstellen-Bezeichnung
- mit Mahndaten
- mit Notizen
- mit Buchungsdatum vorläufig
- mit Buchungsdatum endgültig
Die exportierten Buchungen können alternativ gepackt und in ein bestehendes Zip-Archiv ergänzt oder in ein neues Rewe-Archiv abgelegt werden.
MOSS-Meldung erstellen
Wenn die Buchungsliste für den letzten Monat eines Kalendervierteljahres geöffnet ist, können Sie über das Menü Datei (tse:nit / cs:plus) oder Symbol Export -> Export MOSS eine CSV-Datei für den Import im BZStPortal bereitstellen.
Für den Export werden die Umsätze des Erklärungszeitraums, die mit dem Steuerschlüssel 44 (Standard KR03/04) gebucht wurden, je Land summiert und am Bildschirm ausgegeben. Es werden nur die Buchungen aus den Buchungskreisen berücksichtigt, die in den Eigenschaften der Buchungsliste aktiviert sind.
Um Rundungsdifferenzen zu vermeiden, werden aus der Summe des Bruttobetrags für jedes Land die Bemessungsgrundlage und der Steuerbetrag neu berechnet.
Der Export mit negativen Umsätzen ist nicht möglich, da bei der nachfolgenden Übertragung der Daten an das BZSt diese Umsätze nicht zulässig sind.
Buchung suchen
Aufruf über
- Tastenkombination Strg+F
- Suchtext über die Tastatur eingeben
Achten Sie darauf, dass der Fokus in der Buchungsliste steht und nicht in der Buchungsmaschine.
Weitere Informationen finden Sie auf der Hilfeseite Dialog Suche.
Offene Posten (OP)-Buchungen darstellen
Offene Posten, die als OP-Vortrag (Anfangsbestand) in die OP-Buchhaltung importiert wurden oder über den Saldenvergleich Fibu / Offene Posten erzeugt wurden, werden grau hinterlegt, um diese Posten von den Buchungssätzen aus der Finanzbuchhaltung zu unterscheiden.
Bei Korrektur eines solchen Postens erhalten Sie einen Hinweis, dass es sich nicht um eine Buchung der Finanzbuchhaltung handelt
Aufbereiten der Buchungsliste abbrechen (umfangreicher Datenbestand)
Bei großen Datenbeständen können Sie die Aufbereitung der Daten für die Buchungsliste abbrechen. Sie müssen mit der Buchungserfassung also nicht warten, bis alle Daten aufbereitet sind.
Drücken Sie die Taste Esc oder klicken Sie auf das Symbol 
Beachten Sie, dass Sie beim Abbruch der Aufbereitung nicht mit der erweiterten Kontrollsummenerfassung arbeiten können. Die Werte können nicht berechnet werden.
Weitere Informationen finden Sie auf der Hilfeseite Erweiterte Kontrollsummenerfassung.
Beim Abbruch der Aufbereitung, wird die Aufbereitung der Kostenstellen ebenfalls abgebrochen. Die Kostenstellen werden nicht vollständig angezeigt.
Buchungszeitraum löschen
In der Buchungsliste können Sie einen bestimmten Buchungszeitraum löschen. -> alle Buchungssätze markieren (Tastenkombination Strg+A) -> Taste Entf oder Kontextmenü Löschen. Sie können nur vorläufige Buchungssätze löschen.
Buchungen verschieben
Sie können Buchungen in einen anderen Buchungsmonat verschieben, wahlweise in den Buchungsmonat laut Belegdatum oder in einen beliebigen Buchungsmonat.
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Buchungen mit gezahlten, gemahnten oder ausgeglichenen Posten können nicht verschoben werden. |
Verschieben - in den Buchungsmonat laut Belegdatum
Diese Funktion unterstützt die so genannte "Kartonbuchführung", bei der die Belege eines Jahres unsortiert eingegeben und anschließend auf die Monate laut Belegdatum verteilt werden.
Erfassen Sie die Buchungssätze in einem beliebigen Monat, vorzugsweise im letzten Monat des Buchungszeitraums. Über das Symbol/Menü laut Belegdatum in der Buchungsliste werden die Buchungssätze in den entsprechenden Monat des Belegdatums verschoben.
Buchungen mit Belegdatum vor Wirtschaftsjahresbeginn werden in den ersten Monat des Wirtschaftsjahres, Buchungen mit Belegdatum nach Wirtschaftsjahresende werden in den letzten Monat des Wirtschaftsjahres verschoben.
Sie können die Buchungssätze vor dem Verschieben anzeigen bzw. drucken. In der Liste wird der neue Buchungsmonat je Buchungssatz ausgegeben. Außerdem können alle in der Buchungsliste vorhandenen Datensätze oder nur die selektierten verschoben werden. Nach dem Verschieben wird die Buchungsliste neu aufbereitet. Buchungen mit gleicher Buchungsnummer (Sammel-, Aufteilungs-, Folgebuchungen) werden immer zusammen verschoben.
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Wenn Sie keine Buchungssätze selektieren, werden immer alle Buchungen des Monats zum Verschieben vorgeschlagen. Dies gilt auch dann, wenn Sie in den Eigenschaften der Buchungsliste die Option Nur Buchungen eines Mitarbeiters aktiviert haben. |
Verschieben - in einen anderen Buchungsmonat
Mit dem Symbol/ Menü anderer Buchungsmonat können Sie Buchungen in einen beliebigen Monat verschieben. Die Buchungen können optional zuvor angezeigt bzw. gedruckt werden. Außerdem können Sie festlegen, ob alle Buchungen oder nur die selektierten verschoben werden.
Das Verschieben von Buchungen mit einem Belegdatum größer als der Monat im Feld neuer Buchungsmonat ist nur möglich, wenn in den Dokumenteigenschaften im Register Erfassung die Option Belegdatum > Buchungszeitraum zulassen aktiviert ist.
Siehe auch:
Dokument Buchungsliste
Mit der Einzelfeldpflege können Sie einzelne Angaben mehrerer Buchungssätze ersetzen, ohne die Buchungen einzeln zu korrigieren.
Mit der Einzelfeldpflege können Sie nur in der Buchungsliste oder im Konteninfoblatt arbeiten.
Einzelfeldpflege
Mit der Einzelfeldpflege können Sie einzelne Angaben mehrerer Buchungssätze ersetzen, ohne die Buchungen einzeln zu korrigieren.
Mit der Einzelfeldpflege können Sie in der Buchungsliste oder im Konteninfoblatt arbeiten.
Starten der Einzelfeldpflege
Mehrere Buchungen markieren -> Eintrag Einzelfeldpflege im Kontextmenü der Markierung wählen -> leere Buchungsmaschine wird geöffnet -> Angaben eingeben, die Sie ersetzten wollen.
Beim Ersetzungsvorgang werden nur die Felder berücksichtigt, in die Sie einen Wert eingegeben haben. Die Felder sind farblich gekennzeichnet. Wie gewohnt können Sie alle Suchfunktionen wie z.B. Stammkonten = Strg+F5 verwenden.
Ersetzung der Werte
Schaltfläche Übernehmen
Die Buchungen werden der Reihe nach abgearbeitet und die entsprechenden Felder ersetzt. Sollte durch das Ersetzen ein fehlerhafter Buchungssatz erzeugt werden, wird der entsprechende Buchungssatz nicht geändert. Nach dem Vorgang wird in einem Hinweisfenster mitgeteilt, wie viele Buchungen korrekt verarbeitet wurden, und wie viele Buchungen wegen Fehlern übergangen wurden.
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Das Feld Mandatsreferenz kann über die Einzelfeldpflege nicht geändert werden. |
Protokollierung der Einzelfeldpflege
Bei der Einzelfeldpflege über die Buchungsliste können Sie optional ein Protokoll erstellen lassen, mit dem Sie die Ersetzungen kontrollieren können. Folgende Optionen stehen am unteren Rand der Buchungsmaschine zur Verfügung:
- mit Protokoll: Protokolliert alle Buchungen
- nur Fehlerhafte: Protokolliert nur Buchungen, die nicht korrekt verarbeitet werden konnten
Sie können das Protokoll im folgenden Fenster wahlweise drucken oder in der Seitenansicht ansehen.
Buchungen aus Belegregister (ADDISON Direkt / SMART Connect)
In Akten mit angebundenem ADDISON Direkt wird im Arbeitsbereich der Buchungsliste links eine Spalte angezeigt, die für Buchungssätze bestimmt ist, die aus dem ADDISON Direkt - Belegregister (ADDISON SMART Connect) übernommen wurden. Buchungssätze, die aus dem Belegregister übernommen wurden und ggfls. geprüft werden sollten, werden in dieser Spalte farblich in Gelb oder Rot gekennzeichnet.
Die Einstufung (rot/gelb/keine Kennzeichnung) ergibt sich aus dem internen Buchungssatz-Rating des ADDISON Direkt-Belegregisters (ADDISON SMART Connect). Diese Informationen ergeben sich beispielsweise aus dem vorliegenden Geschäftsvorfall oder aufgrund einer etwaigen Aufteilung. Die Kennzeichnung (rot/gelb) wird zurückgesetzt/neutralisiert, sobald der entsprechende Buchungssatz z.B. mit einem Doppelklick aufgerufen wird und die Korrektur-Schaltfläche der Buchungsmaschine bestätigt wird.