Inventur

Inventur

Voraussetzungen

Für die Nutzung der ADDISON Inventur muss die Verwendung von Inventarnummern über Stammdaten / Anlagenbuchhaltung / Erweiterte Einstellungen / Inventarnummern aktiviert sein. Ist diese Option nicht aktiv, wird eine entsprechende Meldung angezeigt und die Programmfunktion kann nicht gestartet werden.
Nähere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel Erweiterte Einstellungen.

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge im Rechnungswesen ausführbar:
Erfassung / weitere / Inventur

Programmzweck

Die Inventur soll bei der jährlich anstehenden Bestandsaufnahme der Wirtschaftsgüter unterstützen und so die Veränderungen innerhalb der Anlagenbuchhaltung wiederspiegeln.

Innerhalb der Anlagenbuchhaltung werden die Informationen der Wirtschaftsgüter in einer übersichtlichen Tabelle mit Filterfunktionen angezeigt und entsprechenden Inventurlisten können ausgedruckt werden.

Nach der erfolgten Inventur können die entsprechenden Änderungen in den Wirtschaftsgütern erfasst werden und diese dann als "Geprüft" markiert werden. Die Wirtschaftsgüter können direkt aus der Inventur über Doppelklick geöffnet und bearbeitet werden.

Alternativ können die Inventurdaten als CSV-Datei für ein externes Inventursystem ausgegeben und die Ergebnisse dann wieder importiert werden.

Symbolleiste

Die Symbole in der Symbolleiste haben folgende Funktionen:

		Zugriff auf weitere Programmfunktionen
		Aktualisieren der Inventurdaten aus der Anlagenbuchhaltung
		Speichern der Inventuränderungen und Aktualisierung der Wirtschaftsgüter in der Anlagenbuchhaltung
		Hinweis auf geprüfte, bzw. ungeprüfte Inventurabweichungen
		Ansichtsauswahl Wirtschaftsgüter
		Einstellungen zur Filter- und Gruppierfunktion
		Gruppierfunktion ein, bzw. ausklappen
		Ansichtsauswahl Wirtschaftsgüter / Inventurlisten drucken
		Inventurdaten exportieren
		Inventurdaten importieren

Inventuransicht

Direkt nach dem Ersten Aufrufen der Inventur, werden die Wirtschaftsgüter in die Inventuransicht eingelesen. Je nach Größe des Datenbestandes kann dies etwas dauern.

Alle Wirtschaftsgüter befinden sich jetzt in der Ansicht Offene Wirtschaftsgüter mit folgender Darstellung:

• Spalten:

  : Inventarnummer | Standort | Konto | Anlagennummer | Bezeichnung | Menge | Kommentar | Aktionen | Geprüft

• Zeilen:
  Jeweils eine Zeile je Wirtschaftsgut mit der Standard-Gruppierung

1. Nicht erfasste Wirtschaftsgüter

• Nicht erfasste Wirtschaftsgüter (Vollabgang bereits angelegt)

Über die Schaltfläche Filter/Gruppierung können die Einstellungen zur Anzeige der Inventurinformationen individuell angepasst werden.

Manuelle "Papier" Inventur

Für eine manuelle "Papier" Inventur kann die Ansicht Offene Wirtschaftsgüter ausgedruckt werden. Die Liste kann dann für die Inventur genutzt werden und eventuelle Änderungen können hier schriftlich festgehalten werden.

Diese Änderungen können dann über die Inventuransicht direkt in die Wirtschaftsgüter eingepflegt werden. Hierzu können die Wirtschaftsgüter einfach mit einem Doppelklick geöffnet und bearbeitet werden. Aus der Registerkarte Wirtschaftsgüter kann jetzt einfach wieder auf die Registerkarte Inventur gewechselt werden.

Um die Prüfung/Aktualisierung der Wirtschaftsgüter zu dokumentieren, sollte über die Spalte Geprüft der entsprechende Check gesetzt werden.

Wurde bei der Inventur festgestellt, dass ein z.B. ein Wirtschaftsgute nicht mehr existiert, kann über die Spalte Aktion und die Schaltfläche beim entsprechenden Wirtschaftsgut direkt ein Anlagenabgang angelegt werden.

Über die Schaltfläche Übernehmen werden Änderungen in der Inventuransicht gespeichert und die Wirtschaftsgüter in der Anlagenbuchhaltung werden aktualisiert.

Wird nach erfassten Aktionen direkt die Inventuransicht geändert, kommt eine Abfrage ob diese geänderten Einstellungen übernommen werden sollen:

• Ja

• : Einstellungen werden gespeichert und direkt in die entsprechenden Wirtschaftsgüter übertragen und die Ansicht wird gewechselt.

• Nein

• : Einstellungen werden "verworfen" und die Ansicht wird gewechselt.

• Abbrechen

• : Einstellungen bleiben erhalten und die Ansicht wird nicht gewechselt.

Soweit alle betroffenen Wirtschaftsgüter bearbeitet wurden, wechselt das Symbol vor der Ansichtsauswahl von .

Nutzung von externen Inventursystemen

Für die Nutzung von externen Inventursystemen steht ein Export der Inventurdaten in eine CSV-Datei zur Verfügung. Entsprechende "Veränderungen" durch die Inventur können dann wieder über diese CSV-Datei importiert werden. So ist z.B. auch eine Durchführung der Inventur über Excel möglich.

Folgende "Veränderungen" können importiert werden:

• Menge

• Standortnummer (Standort muss innerhalb der Stammdaten angelegt sein)

• Notiz (Inventurkommentar)

• Inventurstatus

• Inventur-/Erfassungsdatum

Export

Der Export der Daten erfolgt über die Schaltfläche Inventurdaten exportieren.

Die CSV-Datei kann in einem beliebigen Verzeichnis abgelegt und dann weiter verwendet werden.

Der Spaltenaufbau der CSV-Datei ist wie folgt:

Spaltenbezeichnung	Erläuterung
MdNr	Mandantennummer des aktuellen Mandanten
MdKurzBez	Kurzbezeichnung des aktuellen Mandanten
WJBeginn	Beginn des Wirtschaftsjahres im Format TT.MM.JJJJ
WJEnde	Ende des Wirtschaftsjahres im Format TT.MM.JJJJ
InventarNr	Inventarnummer des Wirtschaftsgutes (Zusatzangaben)
FibuKonto	Konto des Wirtschaftsgutes
AnlagenNr	Anlagennummer des Wirtschaftsgutes
ZusatzNr	Zusatznummer des Wirtschaftsgutes (DW)
AnlagenKurzBez	Kurzbezeichnung des Wirtschaftsgutes
Menge	Mengenangabe (Zusatzangaben > Allgemeine Felder) (DW)
StandortNr	Nummer des zugeordneten Standortes (Zusatzangaben) (DW)
StandortBez	Bezeichnung des zugeordneten Standortes (Zusatzangaben)
Kommentar	Nur Import: Notiz (Inventurkommentar)
Status	Nur Import: Inventurstatus (DW)
ErfassungsDatum	Nur Import: Inventur-/Erfassungsdatum

DW = Default-Wert 0

Der Spaltenaufbau ist nicht variabel!

Import

Der Import der Daten aus der Inventur erfolgt über die Schaltfläche Inventurdaten importieren.

Der Spaltenaufbau der CSV-Datei muss wie folgt sein:

Spaltenbezeichnung	Format	Art
MdNr	Num(7)	M 0/1/2
MdKurzBez	Alpha(50)
WJBeginn	Datum(TT.MM.JJJJ)	M 0/1/2
WJEnde	Datum(TT.MM.JJJJ)	M 0/1/2
InventarNr	Alpha(50)	M 0/1
FibuKonto	Num(15)	M 0/1
AnlagenNr	Num(10)	M 0/1
ZusatzNr	Num(5)	M 0/1 DW
AnlagenKurzBez	Alpha(35)	M 2
Menge	Num(5)	M 0/1/2 DW
StandortNr	Num(9)	M 0/1/2 DW
StandortBez	Alpha(50)
Kommentar	Alpha(150)
Status	Num(1) 0 = offen 1 = gescannt/verarbeitet 2 = Wirtschaftsgut ohne Etikett	M 0/1/2 DW
ErfassungsDatum	Datum(TT.MM.JJJJ)

M 0/1/2 = Mussfeld bezogen auf den Status

DW = Mindestens Default-Wert 0 wird für den Import benötigt!

Der Spaltenaufbau ist nicht variabel!

Inventuransichten nach Import

Nach dem Import der Inventurdaten, liegen die Wirtschaftsgüter je nach mitgegebenen "Status" in folgenden Inventuransichten vor:

• Status 0 = Offene Wirtschaftsgüter

• Spalten:
  Inventarnummer | Standort | Konto | Anlagennummer | Bezeichnung | Menge | Notiz | Aktion | Geprüft

• Zeilen:
  Jeweils eine Zeile je Wirtschaftsgut mit der Standard-Gruppierung

• Nicht erfasste Wirtschaftsgüter

• Nicht erfasste Wirtschaftsgüter (Vollabgang bereits angelegt)

• : sowie den in Einstellungen zur Filter- und Gruppierfunktion hinterlegten Vorgaben.

• Mögliche Aktionen:

• Vollabgang erfassen

• Geprüft-Check setzten

• Status 1 = Gescannte Wirtschaftsgüter

• Spalten:
  Inventur/Addison | Standort | Menge | Erfasst | Notiz | Aktion | Menge | Standort | Geprüft

• Zeilen:
  Jeweils zwei Zeilen je Wirtschaftsgut mit der Standard-Gruppierung

• Inventur: Anzeige der über den Inventurimport geänderten Werte

• Addison: Anzeige der aktuellen Informationen aus dem Wirtschaftsgut

• Mögliche Aktionen:

• Vollabgang erfassen

• Menge-Check setzen (Menge wird im Wirtschaftsgut geändert)

• Standort-Check setzen (Standort wird im Wirtschaftsgut geändert)

• Geprüft-Check setzen

• Status 2 = Wirtschaftsgüter ohne Etikett

• Spalten:
  Bezeichnung | Standort | Menge | Erfasst | Zugeordnetes WG | Notiz | Aktion | Geprüft

• Zeilen:
  Jeweils eine Zeilen je Wirtschaftsgut

• Mögliche Aktionen:

• Wirtschaftsgut einem offenen Wirtschaftsgut zuordnen

• Geprüft-Check setzen