Kostenkreisübergreifende Auswertung
Kostenkreisübergreifende Auswertung
Allgemeine Informationen zur kostenkreisübergreifenden Auswertung
Die kostenkreisübergreifende Auswertung ist ein Zusatzprodukt, das bei Bedarf zusätzlich zum Modul Kostenrechnung erworben und lizenziert werden kann.
Die Freischaltung dieses Zusatz-Produkts erfolgt in der SBS Rewe neo® Management Console mit der Aufgabe Setup | Lizenzeinstellungen.
Nach der Freischaltung stehen im Programm in den Dokumenten Kosten- und Leistungsübersicht, Betriebsabrechnungsbogen und BAB-Übersicht zusätzliche Optionen zur Verfügung, die eine kostenkreisübergreifende Auswertung ermöglichen.
Mit Hilfe der zusätzlichen Funktionen wird eine Auswertungsmöglichkeit zur Verfügung gestellt, anhand derer auf Buchungsebene eine Gegenüberstellung von Kostenkreisen möglich ist. Es wird dementsprechend dargestellt, welche Werte pro Kostenkreis / Kostenstelle, in den unterschiedlichen Kostenkreisen jeweils gleichzeitig gebucht wurden (sog. Schnittmenge der Kostenkreise auf Kostenstellen – Ebene).
Mit diesen Zusatzfunktionen sollen die Werte der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung besser veranschaulicht werden. Vorrangig wird diese Auswertungsform für das Projekt- bzw. auftragsabhängige Ranking von Profitcentern (Abteilungen / Mitarbeiter / sonstige Ressourcen / Artikel) benötigt.
Die kostenkreisübergreifende Auswertung kann nur genutzt werden, wenn in den Stammdaten der Kostenrechnung der entsprechenden Firma mehrere Kostenkreise angelegt sind und diese auch aktiv bebucht werden.
Lizenzeinstellungen SBS Rewe neo® Management Console
Die Freischaltung erfolgt in der SBS Rewe neo® Management Console mit Hilfe der Aufgabe Setup | Lizenzeinstellungen. Nach der Freischaltung wird im Anzeigebereich die folgende Darstellung sichtbar:
Hinweis: Sie können die Information, welche Module bzw. Zusatzprodukte bereits lizenziert wurden, auch über das Kontextmenü Infotext aktualisieren aufrufen.
Kosten- und Leistungsübersicht
Mit der Freischaltung stehen in den Dokumenteigenschaften zusätzliche Selektions- und Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung. Diese zusätzlichen Merkmale stehen nur in Mandanten- und Wirtschaftsjahren zur Verfügung für die in den Stammdaten mehrere Kostenkreise angelegt wurden.
Dokumenteigenschaften
Register Auswahl
Im Register Auswahl stehen die Auswahlmöglichkeiten Standard und Kostenkreisübergreifend zur Verfügung. Über Standard erstellen Sie die Auswertung wie gewohnt, d.h. auch die übrigen Selektions- und Auswahlkriterien stehen wie gewohnt zur Verfügung.
Nach Auswahl der Einstellung Kostenkreisübergreifend können weitere Einstellungsmöglichkeiten getätigt werden.
Über die Auswahl-Listen unter Kostenebenen wird eingestellt wie sich die Gliederung innerhalb der Auswertung darstellen soll. Möchten Sie z.B. dass sich die Werte des Kostenkreises 1 innerhalb der Auswertung auf oberster Ebene befinden, so wählen Sie diesen Kostenkreis unter Ebene 0 aus. Demensprechend kann dieser Kostenkreis anschließend nicht mehr unter der Ebene 1 ausgewählt werden.
Da in der Auswertung maximal 3 Ebenen dargestellt werden können, können in den Eigenschaften auch lediglich 3 Ebenen (0,1,2) ausgewählt werden.
Mit einem Klick im rechten Bereich kann pro Ebene der Datenbestand, der in die Auswertung einfließenden Kostenstellen/Kostenträger, weiter eingegrenzt werden.
Über diesen Weg können Kostenstellen-, Kostenträger oder Kostenstellengruppen durch direkte Eingabe oder die bereitstehenden Browserbuttons 
Werden keine Eingaben getätigt und die Felder leer gelassen, so wird die Auswertung für alle Kostenstellen, -träger des entsprechenden Kostenkreises erstellt.
Achtung: Insbesondere bei großen Datenmengen mit einer großen Anzahl von Kostenstellen empfehlen wir dringendst vor der Aufbereitung eine Eingrenzung der Kostenstellen durchzuführen, da die Aufbereitung einer uneingegrenzten Gesamtauswertung in solchen Umfeldern u.U. einige Zeit dauert. Bei großen Datenbeständen, kann z.B. die Aufbereitung uneingegrenzter Auswertungen unter Umständen mehrere Stunden dauern. Die Aufbereitung einzelner Kostenstellen ist dahingegen deutlich kürzer (durchschnittlich ca. 2 Minuten).
Hinweis: Bitte beachten Sie folgende Besonderheit bezüglich evtl. ausgewählter Kostenstellen-Gruppen: Im Allgemeinen ist es möglich in SBS Rewe neo® Kostenstellen mehrerer Kostenkreise einer Kostenstellengruppe zuzuordnen. Im Unterschied zu anderen Kostenrechnungsauswertungen werden in der kostenkreisübergreifenden Auswertung jedoch je Kostenebene nur die Kostenstellen der Kostenstellengruppe ausgewertet, die zu dem jeweiligen Kostenkreis gehören.
Mit Hilfe der Auswahlmöglichkeiten unter Herkunft der Buchungen, kann selektiert werden, welche Buchungen in die Auswertung einfließen. Bitte beachten Sie die nachfolgenden Erläuterungen zur Behandlung der Buchungen in der Auswertung.
Register Darstellung/Buchungen/Kostenartengruppen
Die Funktionsweise der Optionen und Auswahlmöglichkeiten in diesen Registern unterscheidet sich nicht von der Standard – Auswertung. Beachten Sie, dass die kostenkreisübergreifende Auswertung aufgrund des spezifischen Aufbaus lediglich mit der Darstellung Kostenarten / Kostenstellen aufbereitet werden kann.
Auch die Selektion nach Kostenartengruppen, die bereitsteht, wenn im Stammdatenbereich Kostenartengruppen angelegt wurden, wird in der kostenkreisübergreifenden Auswertung noch nicht berücksichtigt.
Behandlung der unterschiedlichen Buchungstypen in der kostenkreisübergreifenden Auswertung
Die unterschiedlichen Buchungstypen, die in der Kostenrechnung von SBS Rewe neo® erzeugt werden können, werden in der Auswertung auf unterschiedliche Art und Weise ausgewertet. Die Besonderheiten werden nachfolgend beschrieben und gelten für die kostenkreisübergreifende Auswertung von Kosten-Leistungsübersicht, Betriebsabrechnungsbogen und BAB-Übersicht.
Herkunft Finanzbuchhaltung Für Kostenrechnungs-Buchungen, die aus der Finanzbuchhaltung stammen, gilt in der kostenkreisübergreifenden Auswertung der Grundsatz, dass unterschiedlichen Kostenkreise je Buchungssatz parallel nebeneinander gebucht werden. Eine Sonderbehandlung stellen hierbei Aufteilungsbuchungen dar.
Beispiel Finanzbuchhaltungsbuchungen (ohne Aufteilung):
Folgende Buchung, mit einer Buchung 300,00 Euro netto im Haben je Kostenkreis Netto in der Kostenrechnung.
| Datum | Nr. | Beleg 1 | Beleg 2 | Buchungstext | S | ST | G-Konto | Betrag EUR | ST | Konto | Betrag EUR |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 01.01.2011 | 2 | 50 | 50 | Kunde | 15002 | 357,00 S | 23 | 8454 | 300,00 H | ||
| Koststellen: 1 K.Art: 8454 | 300,00 H | ||||||||||
| Kostenträger: 2 | 300,00 H |
Dies führt in der Kreuzauswertung der Kosten- und Leistungsübersicht zu folgendem Ergebnis:
Beispiel Finanzbuchhaltungsbuchungen (mit Aufteilung):
Finanzbuchhaltungsbuchungen mit Kostenstellenaufteilungen haben die Besonderheit, dass hierbei zumindest in einem der gebuchten Kostenkreise mehrere Kostenstellen bebucht werden. Wenn je Kostenkreis mehrere Kostenstellen gebucht sind, ist eine eindeutige Zuordnung der jeweiligen Kostenstellen im einen Kreis zu den Kostenstellen im anderen Kreis nicht möglich.
Daher greift bei der Ermittlung der Werte in der Auswertung ein gesonderter Mechanismus:
Es wird davon ausgegangen, dass die summierten Werte die jeweils im Kostenkreis der 0. Ebene gebucht sind 100% darstellen. Diese Werte werden als Grundlage für die Wertermittlung der 1. Ebene herangezogen.
Dabei werden die Werte des Kostenkreises der Ebene 0 gemäß den Anteilen der Kostenstellen Aufteilung des Kostenkreises der Ebene 1 verteilt und ergeben somit die Werte der Ebene 1.
Das gleiche Schema gilt auch für die Ermittlung der Werte der Ebene 2. Hier werden die Werte des Kostenkreises der Ebene 1 entsprechend der Anteile des Kostenkreises der Ebene 2 verteilt
Buchungsbeispiel:
| Datum | Beleg 1 | Beleg 2 | Buchungstext | ST | G-Konto | Konto | Betrag EUR | ||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 01.01.11 | 50 | 50 | Kunde | 15002 | 8454 | 400,00 H | |||
| Koststellen: 1 (KK1) K.Art: 8454 | 240,00 H | ||||||||
| Koststellen: 3 (KK1) | 160,00 H | ||||||||
| Kostenträger: 5 (KK 200) | 50,00 H | ||||||||
| Kostenträger: 6 (KK200) | 350,00 H |
Dies ergibt in der Auswertung folgende Werte. Bitte beachten Sie die farbliche Kennzeichnung:
Hinweis: Durch das bei Aufteilungsbuchungen angewendete Ermittlungsverfahren des Weiterreichens der Werte der oben stehenden Ebenen an die jeweils darunterliegenden Ebenen und die darauf basierende Anteilsermittlung können Rundungsdifferenzen in den Ebenen 1 und 2 entstehen. Bei Aufteilungsbuchungen bei denen in zumindest einem der Kostenkreise die Kostenrechnungswerte nicht zu 100 % verteilt wurden (möglich z.B. wenn der entsprechende Kostenkreis ohne Eingabepflicht und ohne Differenzkostenstelle geschlüsselt ist), führt dieses Verfahren zu Abweichungen der Werte der unterschiedlichen Kostenebenenen.
Beispiel Aufteilungsbuchung im KK200 (Ebene 2) nicht zu 100 % Kostenrechnung eingeflossen:
| Datum | Beleg 1 | Buchungstext | ST | G-Konto | Betrag EUR | ST | Konto | Betrag EUR | Steuer EUR | Konto |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 01.01.2011 | 50 | Kunde | 15002 | 476,00 S | 23 | 8454 | 400,00 H | 76,00 H | 1776 | |
| Koststellen: 1 (KK1) K.Art: 8454 | 240,00 H | |||||||||
| Koststellen: 3 (KK200) | 160,00 H | |||||||||
| Kostenträger: 5 (KK200) | 50,00 H | |||||||||
| Kostenträger: 6 (KK200) | 300,00 H |
Finanzbuchhaltungsbuchung mit unvollständiger KST-Aufteilung
Ergebnis:
In diesem Beispiel mit im Kostenkreis 200 (Ebene 1) nicht vollständig in der Kostenrechnung gebuchten Werte ergibt sich dementsprechend ein Unterschied zwischen Ebene 0 und Ebene 1 von 30,00 (Kostenstelle 1) bzw. 20,00 Euro (Kostenstelle 3).
Kost-Buchungen
Von den insgesamt möglichen Kostenrechnungsbuchungen fließen in die kostenkreisübergreifende Auswertung lediglich
- Kost-Umbuchungen und
- Verteilbuchungen
ein in denen je Buchung unterschiedliche Kostenkreise angesprochen werden.
Das bedeutet, dass einseitige Kost-Buchungen nicht einfließen, da bei diesen jeweils nur ein Kostenkreis angesprochen wird.
Umbuchungen
Im Standardfall werden bei einer Umbuchung im Kostenrechnungsbereich unterschiedliche Kostenstellen angesprochen, wobei eine der Kostenstellen belastet und die andere Kostenstelle entlastet wird.
Diese Systematik gilt auch bei der Auswertung der Daten der Umbuchungen in der kostenkreisübergreifenden Auswertung. Berücksichtigt werden hierbei allerdings nur Umbuchungen, in denen als Kostenkreis und Gegenkostenkreis unterschiedliche Kostenkreise angesprochen werden.
Der dabei im Haben gebuchte Wert wird in der Auswertung als Ertrag behandelt und der im Soll gebuchte als Aufwand.
Beispiel Kost- Umbuchung:
Ergebnis:
Verteilbuchungen
Verteilbuchungen werden in der kostenkreisübergreifenden Auswertung genauso behandelt wie Umbuchungen. D.h. auch diese fließen nur dann ein, wenn innerhalb der einzelnen Verteilbuchung unterschiedliche Kostenkreise angesprochen werden. Zu beachten ist dabei, dass in einen Verteillauf jeweils eine Vielzahl von Verteilsätzen einfließen können. Ein einzelner Verteilsatz kann wiederum eine Vielzahl von Verteilbuchungen auslösen, die man z.B. im Kostenrechnungs-Journal auswerten kann.
Die Werte dieser einzelnen Verteilbuchungen fließen in die kostenkreisübergreifende Auswertung ein, sofern in die Verteilbuchungen in den Dokumenteigenschaften selektiert wurden.
Eine Besonderheit bei den Verteilbuchungen ist, dass diese nicht in die kostenkreisübergreifende Auswertung einfließen, sofern im auslösenden Verteilsatz unter Gutschrift | Gutschriftsverrechnung definiert wurde, dass keine Gutschrift / Entlastung erfolgt. Die über diesen Weg erzeugten Verteilbuchungen sind vergleichbar mit einseitigen Kost-Buchungen und werden daher nicht berücksichtigt.
Beispiel Verteilung:
Ergebnis:
Behandlung von Rechten und Gültigkeiten für Kostenstellen in der kostenkreisübergreifenden Auswertung
Innerhalb der kostenkreisübergreifenden Auswertung werden die Prüfungen für Rechte und Gültigkeiten jeweils nur für die Kostenstellen der obersten Kostenebene (=Ebene 0) durchgeführt.
Sofern eine Kostenstelle der Ebene 0 im gewählten Zeitraum nicht mehr gültig ist oder wenn der entsprechende Benutzer / Mitarbeiter diese Kostenstelle lt. Rechteverwaltung nicht auswerten darf, so werden auch die darunterliegenden Werte der Ebenen 1 und 2 dieser Kostenstelle nicht angezeigt/aufbereitet.
Diese Regelung gilt sowohl für die Kosten- und Leistungsübersicht als auch für den Betriebsabrechnungsbogen und die BAB-Übersicht.
Funktionalität im Dokument Kosten- und Leistungsübersicht
Innerhalb des Dokuments stehen Ihnen die gleichen Funktionen und Bearbeitungsmöglichkeiten wie in der Standard – Auswertung zur Verfügung.
Die Darstellung erfolgt in einer Strukturform. Das bedeutet, dass der in den Dokumenteigenschaften an oberster Ebene 0 hinterlegte Kostenkreis auch innerhalb des Dokument an oberster Ebene dargestellt wird. Die Ebenen 1 und 2 werden jeweils darunter angeordnet. Je Ebene und Kostenart erfolgt eine Summierung der Werte.
Aufgrund dieser Darstellung in Strukturform kann die Auswertung lediglich in der Darstellung Kostenarten/Kostenstellen erstellt werden.
Hinweis: Das fliegende Fenster Kostenstellen- bzw. Kostenartenblatt zeigt abhängig von der jeweiligen Markierung an der entsprechenden Stelle jeweils die relevanten eingeflossenen Kost-Buchungen. Bei kostenrechnerisch aufgeteilten FiBu-Buchungen wird dabei der jeweils tatsächlich gebuchte Wert der Ebenen 1 und Ebenen 2 angezeigt. Der Wert im Kostenstellen- und Kostenartenblatt weicht bei Kostenstellen ab der Ebene 1 bei Fibu-Aufteilungsbuchungen von dem Wert in der Auswertung ab, da sich der Wert in der Auswertung rechnerisch ergibt.
Betriebsabrechnungsbogen
Auch der Betriebsabrechnungsbogen unterstützt die neue Auswertungsmöglichkeit der kostenkreisübergreifenden Auswertung. Die Steuerungsmöglichkeiten in den Dokumenteigenschaften sind ähnlich wie die der Kosten- und Leistungsübersicht.
Dokumenteigenschaften Betriebsabrechnungsbogen
Wird der Betriebsabrechnungsbogen mit Standard- Abruf aufbereitet, so verhält sich dieser wie gewohnt. Bei Kostenkreisübergreifender Aufbereitung steht auch hier das gleiche Auswahlwerkzeug der einzelnen Kostenkreisebenen und der dazugehörigen Kostenstellen bzw. –gruppen wie in der Kosten- und Leistungsübersicht zur Verfügung. Auch hier kann selektiert werden, welche kostenrechnerischen Buchungen in die Auswertung einfließen:
Alle anderen Steuerungsmöglichkeiten der weiteren Register verhalten sich bei kostenkreisübergreifender Auswertung identisch wie bei einer Standardaufbereitung.
Funktionalität im Betriebsabrechnungsbogen
Die Aufbereitung erfolgt grundsätzlich in der Form eines Einzel-BAB. Auch bei der Auswahl von Kostenstellengruppen, werden in der Auswertung lediglich die Einzelwerte der zur jeweiligen Gruppe zählenden Kostenstellen angezeigt und es erfolgt keine zusätzliche Gruppen-Summierung .
Die Ebene in der man sich befindet wird in der Auswertung jeweils im oberen Bereich angezeigt.
Über die Pfeil-Schaltflächen bzw. die Listbox kann man innerhalb der Auswertung von Ebene zu Ebene bzw. von Kostenstelle zu Kostenstelle navigieren.
In der Druckausgabe oder der Seitenansicht ist im oberen Bereich ersichtlich um welche Kostenstelle und Ebene es sich jeweils handelt und bei Ebenen ab Ebene 1 ist jeweils ersichtlich um welche Teilmenge der darüber liegenden Ebene es sich dabei handelt.
Wie in der Kosten- und Leistungsübersicht zeigt auch hier das fliegende Fenster Kostenartenblatt nur die Buchungen an, die auch tatsächlich in die Auswertung eingeflossen sind.
Hinweise zum Laufzeitverhalten
Die kostenkreisübergreifende Auswertung ist im Allgemeinen für den Zweck konzipiert, konkrete Detaildaten einer einzelnen oder von wenigen Kostenstellen auf einmal gezielt kostenkreisbezogen auszuwerten um ein bestimmtes Ergebnis einer einzelnen Kostenstelle / Kostenträgers zu ermittelt. Im Standardfall raten wir daher dringendst die Selektion im Register Abruf entsprechend einzuschränken, da ansonsten die Aufbereitung einige Zeit dauert.
Bei großen Datenbeständen, kann z.B. die Aufbereitung einer uneingegrenzten Auswertung unter Umständen mehrere Stunden dauern. Die Aufbereitung einzelner Kostenstellen ist dahingegen deutlich kürzer (durchschnittlich ca. 2 Minuten).
Diese Empfehlung, die Selektion einzuschränken, gilt sowohl für die kostenkreisübergreifende Auswertung von Kosten- und Leistungsübersicht als auch für den Betriebsabrechnungsbogen und die BAB-Übersicht.
BAB-Übersicht
Die BAB-Übersicht ist eine Zusatzauswertung die erworben werden kann, sofern das Modul Kostenrechnung lizenziert wurde. Die Information, ob diese Zusatzauswertung lizenziert wurde, können Sie in der SBS Rewe neo® Management Console im Bereich Setup | Lizenzeinstellungen ablesen.
Der Aufbau der BAB–Übersicht ähnelt dem des Betriebsabrechnungsbogens jedoch ermöglicht die BAB – Übersicht die Darstellung mehrerer Kostenstellen in einer Ansicht nebeneinander.
Die Steuerungsmöglichkeiten der kostkreisübergreifenden Auswertung wurden auch im Dokument BAB-Übersicht umgesetzt.
Dokumenteigenschaften BAB-Übersicht
Auch in der BAB-Übersicht steht im Register Abruf die Auswahlmöglichkeit zur Verfügung, ob eine Standard - oder Kostenkreisübergreifende – Auswertung erstellt werden soll. Auch die Selektionsmöglichkeiten der einfließenden Kostenebenen und Buchungstypen stimmen mit den Möglichkeiten, die im Dokument Kosten- und Leistungsübersicht bereitstehen, überein. Alle anderen Funktionen der Standard – Auswertung stehen auch in der Kostenkreisübergreifenden Auswertung, wie gewohnt, zur Verfügung.
Zusätzlich kann unter Ausgabe eingestellt werden, ob die Aufbereitung mit der Einstellung eine Auswertung bzw. mit Gesamtspalte (Ebene 0) erfolgt.
Sofern hier mit Gesamtspalte aktiviert wird (empfohlen), wird in der Auswertung rechts eine Gesamtspalte ausgewiesen, in der jeweils die Summe der angezeigten Werte ausgewiesen wird.
Die Einstellung eine Auswertung (empfohlen) bewirkt, dass in der Auswertung, die Werte der einzelnen Ebenen jeweils direkt nebeneinander dargestellt werden. Aus Übersichtlichkeits- und Nachvollziehbarkeitsgründen empfehlen wir diese Einstellung zu verwenden.
Bei Deaktivierung dieser Einstellung werden die Ebenen im Dokument über die bereitstehende Auswahlliste oder über die Pfeiltasten ausgewählt.
Bei dieser Anzeige wird die Information, welche Kostenstelle jeweils in der Ebene darüber liegt im oberen Bereich rechts angezeigt. In diesem Beispiel werden also die Werte der Ebene 1 (=Kostenkreis 2 Kostenträger) der Produkte 1, 2 und 4 angezeigt, die sich mit der Kostenstelle 30 aus Ebene 0 (=Kostenkreis 1 Kostenstellen) überschneiden. Diese Information wird auch in der Seitenansicht sowie beim Druck ausgegeben.
