Rechtebereiche und Rechte

Rechtebereiche und Rechte

In der Rechteverwaltung gibt es verschiedene Rechtebereiche, in denen Sie die jeweiligen

Zugriffsmöglichkeiten auf Firmen, Dokumente, Funktionen usw. für die Benutzer pflegen können.

Die Rechtebereiche sind im Anzeigemodus Hierarchisch als Baumstruktur abgebildet.

Hinweis: Die Rechte wirken immer für den Benutzer, der sich am Programm SBS Rewe neo® anmeldet.

Rechtebereiche und Schutzfähige Elemente

Rechtebereich	Auswirkung
Alle Ordnerstrukturen	Die Vergabe von Rechten in diesem Bereich gilt für alle Firmen, die Kanzlei und die Zentralen Stammdaten.
Firmen	In diesem Bereich vergeben Sie Rechte für jede einzelne Firma.
Firmengruppen	Wenn Firmengruppen vorhanden sind, können Sie die Rechte für jede einzelne Firmengruppe vergeben.
Zentrale Stammdaten	Hier können Sie die Berechtigung für die Zentralen Stammdaten pflegen.
Kanzleien	In diesem Bereich vergeben Sie die Rechte für die Kanzlei. Wenn mehrere Kanzleien vorhanden sind, können Sie die Rechte für jede einzelne Kanzlei vergeben.
Datenbereiche	Hier erfolgt die Rechtevergabe für den gewählten Datenbereich.
Funktionen	In diesem Bereich sind die globalen Funktionen aufgelistet.

Unterhalb der Einträge Alle Ordnerstrukturen, Firmen, Firmengruppen, Zentrale Stammdaten

und Kanzleien befinden sich weitere Rechtebereiche und Schutzfähige Elemente, die dem

jeweiligen Eintrag untergeordnet sind.

Rechtebereich	Auswirkung
Firmenfunktionen	Rechtevergabe für die gewählte Firmenfunktion.
Sachgebiete	Rechtevergabe für das gewählte Sachgebiet. Unterhalb der Sachgebiete sind die dazugehörigen Dokumente aufgelistet.

Buchungskreise	Sie können für jeden Buchungskreis steuern, ob dieser von einem Benutzer ausgewertet bzw. bebucht werden darf. Die Einschränkung hat Auswirkungen in allen Dokumenten, in denen Buchungskreise gewähltwerden können.
Wirtschaftsjahre	In diesem Rechtebereich steuern Sie den Zugriff auf einzelne Wirtschaftsjahre. Gesperrte Wirtschaftsjahre werden nicht in den jeweiligen Dokumenteigenschaften angezeigt. Bei Wirtschaftsjahren, die nicht im Dezember enden, z. B. bei abweichenden oder Rumpf-Wirtschaftsjahren bezieht sich der Rechtebereich auf das Jahr in dem diese Wirtschaftsjahre enden.
Buchungsschablonen	Für jede Buchungsschablone können Sie festlegen, ob ein Benutzer diese in einer oder mehreren Firmen verwenden darf. In Kombination mit dem Recht auf die Funktion Buchen ohne Schablone können Sie das Buchungsverhalten steuern.
Konten	Rechtevergabe für Konten.
Kostenarten	Rechtevergabe für Kostenarten.
Kostenkreise	Rechtevergabe für Kostenkreise. Kostenkreise sind nur in Firmen vorhanden, in denen die Kostenrechnung eingerichtet ist.

Hinweis: In den Rechtebereichen Konten und Kostenarten können Sie Konten und Kostenarten von der Erfassung bzw. Auswertung ausschließen. Im Dialogfenster Berechtigungen editiere können Sie jeweils bestimmte Nummernbereiche oder Gültigkeiten einschränken. Wenn Sie einem Benutzer oder einer Benutzergruppe diese Rechtebereiche nicht einschränken wollen, machen Sie hier keine Angaben.

Rechte Firmenfunktionen

Diese Rechte können Sie für jede Firma einzeln vergeben:

• Firmenstruktur ändern: Wenn einem Benutzer dieses Recht entzogen ist, darf er keine individuellen Änderungen in seiner Ordnerstruktur vornehmen. Dokumente und Register dürfen nicht angelegt, verschoben oder entfernt werden. Der Benutzer darf Dokumente in seiner Ordnerstruktur einbinden, die von anderen Benutzern freigegeben wurden. Die Zuordnung einer Firmenvorlage ist möglich, auch wenn das Recht Firmenstruktur ändern entzogen wurde.
• Anschriftskenner bei ELSTER ändern: Mit diesem Recht können Sie festlegen, ob der Benutzer vor dem Versand über ELSTER den Adresstyp ändern kann.
• Jahresvortrag: Mit diesem Recht können Sie steuern, ob ein Benutzer die Stammdaten für eine Firma vortragen darf. Ein Benutzer, der kein Recht für den ersten Jahresvortrag einer Firma hat, darf dennoch seine eigene Ordnerstruktur vortragen.
• Buchungssperre setzen/aufheben: Mit diesem Recht können Sie steuern, ob der Benutzer eine Buchungssperre für bestimmte Zeiträume setzen und aufheben darf. Mit einer Buchungssperre haben Sie auch in einer vorläufigen Buchhaltung die Gewissheit, dass nicht in vergangenen Perioden gebucht werden kann. Eine Buchungssperre wird in den Eigenschaften der Buchungsliste im Register WJ eingestellt.
• Mahnlauf zurücksetzen: Wenn einem Benutzer dieses Recht entzogen ist, darf er keinen Mahnlauf zurücksetzen. Das Symbol Mahnlauf zurücksetzen im Menüband der Mahndokumente ist nicht aktiv.

Import und Export SBS Rewe neo® Austauschformat: Über die Benutzerrechte Import – SBS Rewe neo® Austauschformat und Export – SBS Rewe neo® Austauschformat steuern Sie den Import und Export von Daten in den SBS Rewe neo® internen Formaten MTA und XML. Von dieser Rechteprüfung ausgenommen sind:

• Dokumente Aus-/Einlagerungsliste
• Dokument GDPdU-Auslagerungsliste
• Export bzw. Import von Wirtschaftsjahren über die Hauptabschlussübersicht
• CSV-Exporte
• Bereitstellung von Auswertungen in Microsoft Excel
• Importe durch JobAgent

Rechte globale Funktionen

Die Rechte für die globalen Funktionen gelten für SBS Rewe neo® insgesamt.

• Firmenvorlagen bearbeiten: Wenn einem Benutzer der Zugriff verweigert ist, kann er den Bereich Firmenvorlagen nicht öffnen. Um zu ermöglichen, dass der Benutzer eine Firmenvorlage zuordnen kann, müssen Sie ihm den Zugriff gewähren. Die weiteren Zugriffsarten können Sie individuell gewähren oder verweigern. Beachten Sie, dass die Neuanlage und das Speichern der Ordnerstruktur nicht möglich ist, wenn Sie die Zugriffsart Daten ändern nicht gewähren.
• Ansicht veröffentlichen: Wenn einem Benutzer dieses Recht entzogen ist, darf er Ansichten nicht für Alle Benutzer speichern. Das Feld Speichern für ist deaktiviert und der Eintrag Benutzer nicht änderbar.
• Tabellenansicht anpassen: Wenn einem Benutzer dieses Recht entzogen ist, darf er die Tabellenansicht eines Dokuments über den Dialog Spalten nicht ändern und speichern.

Die Grundeinstellung erlaubt allen neu angelegten Benutzern nahezu alles. Alle Benutzer haben Zugriff auf alle Firmen und die meisten Funktionen. Zugriff auf Kanzlei, Zentrale Stammdaten und auf die Rechtevergabe hat im Auslieferungszustand nur der Benutzer Lizenznehmer.

Achtung: Bei der Auslieferung des Programms hat der Benutzer Lizenznehmer kein Kennwort. Hinterlegen Sie für den Benutzer Lizenznehmer unbedingt ein Kennwort, da dieser über umfangreiche administrative Rechte verfügt.

Weitere Einschränkungen müssen Sie explizit setzen. Generell haben erlaubende Rechte systemseitig Vorrang vor den verweigernden Rechten.

Besonderheit Zugriffsart Anzeigen

Die Zugriffsart Anzeigen steht nur bei Firmen, Kanzleien und den Zentralen Stammdaten zur Verfügung. Durch die Zugriffsart Anzeigen können Sie steuern, dass der Benutzer in der Firmenauswahl nur die Firmen angezeigt bekommt, für die er zuständig ist. Die Zugriffsart Anzeigen können sie generell für Alle Ordnerstrukturen verweigern und dem Benutzer nur für die Ordnerstrukturen gewähren, für die er zuständig ist. Beachten Sie, dass in diesem Fall der Benutzer neu angelegte Firmen nicht sehen wird.
Um dem Benutzer den Zugriff auf weitere vertrauliche Daten zu sperren, empfehlen wir, weitere Rechte zu verweigern:

• Zugriff auf das Dokument Mandantenstammblatt
• Sperren der Funktion Firmen neu anlegen

Zusätzlich sollten Sie prüfen ob Sie dem Benutzer folgende Rechte ebenfalls verweigern wollen:

• Zugriff auf die Sachgebiete Stammdaten, Schriftverkehr, Transfer-/Drucklisten und Jahresabschluss

  : Sperren der Funktion Ordnerstruktur ändern und Firmenvorlagen bearbeiten

Besonderheit Zugriffsart Daten ändern

Die Zugriffsart Daten ändern wirkt sich nur auf die Arbeit innerhalb der folgenden Dokumente

bzw. mit folgenden Einstellungen aus:

• Dokumente: Banken, Finanzämter Gemeinden, Krankenkassen, Sonstige Adressen,
• Kundenstamm, Lieferantenstamm, Kontenstamm und Kostenstellen
• Einstellungen: Konten, Kostenarten, Buchungskreise, Kostenkreise

In den oben aufgeführten Dokumenten hat ein verweigertes Recht Daten ändern die Auswirkung, dass Sie die Datensätze dieser Dokumente nicht bearbeiten können. Sie können die Daten sehen, wenn Ihnen für das entsprechende Dokument der Zugriff erlaubt wurde.

Bei den oben genannten Einstellungen hat ein verweigertes Recht Daten ändern die Auswirkung, dass Sie keine Datensätze erfassen oder korrigieren dürfen, z. B. Buchungen, die die

entsprechenden Konten, Kostenarten usw. enthalten.

Ein verweigertes Recht Daten ändern kann auch über die Vererbung an die oben genannten

Dokumente und Einstellungen weitergegeben werden, z. B. über das Sachgebiet an die

dazugehörigen Dokumente oder über die Firma an die dazu zählenden Elemente. Die Vererbung wirkt sich jedoch nur bei den oben genannten Dokumenten und Einstellungen aus, da nur diese das Recht Daten ändern unterstützen.

Nur wenige Dokumente unterstützen das Recht Daten ändern. Zur besseren Übersichtlichkeit

empfehlen wir, dass Sie ein verweigertes Recht Daten ändern nur durch explizite Vergabe für die oben genannten Dokumente und Einstellungen setzen.

Rechtevergabe für Benutzer oder Benutzergruppen

Die Rechtevergabe kann für Benutzer oder Benutzergruppen erfolgen. Voraussetzung ist, dass

Benutzer und Benutzergruppen in den jeweiligen Dokumenten in den Zentralen Stammdaten

angelegt sind. Im Auslieferungszustand ist der Benutzer Lizenznehmer und die Benutzergruppe

Alle Benutzer angelegt.

Empfehlenswert ist, Benutzergruppenrechte zu pflegen und nur in Ausnahmefällen Benutzerrechte zu vergeben. Benutzergruppen erleichtern die Verwaltung der Benutzerrechte.

Der Benutzergruppe Alle Benutzer sind automatisch alle Benutzer zugeordnet. Einige wichtige Rechte werden standardmäßig im Auslieferungszustand über diese Benutzergruppe verweigert,

wie z. B. der Zugriff auf die Zentralen Stammdaten. Rechte, die über die Benutzergruppe

verweigert sind, können Sie für einzelne Benutzer über individuelle Rechte wieder erlauben.

Beachten Sie, dass dem Benutzer Lizenznehmer im Auslieferungszustand alles erlaubt ist.

Rechtevergabe für Firmengruppen

Sie können Firmen zur einfacheren Verwaltung der Benutzerrechte und zur Verbesserung der Übersicht in Firmengruppen zusammenfassen. Firmengruppen legen Sie im Dokument Mandatsverzeichnis in den Zentralen Stammdaten an.

Den Benutzern und Benutzergruppen können sowohl Rechte für Firmen als auch für Firmengruppen gewährt bzw. verweigert werden.

Hinweis: Ein Recht, das für eine Firma eingetragen ist, hat Vorrang vor einem als das Recht, das für eine Firmengruppe eingetragen wurde.

Beispiel: Ein Benutzer bearbeitet die Firmen der Firmengruppe 1 und hat für diese alle Rechte. Aus persönlichen Gründen soll ihm der Zugriff auf eine Firma dieser Firmengruppe 1 verweigert werden. Das Zugriffsrecht auf diese Firma wird ihm explizit verweigert. Das für die Firma eingetragene Zugriffsverbot gilt mehr als das Zugriffsrecht für die Firmengruppe und somit kann programmseitig auf diese Arte und Weise der Zugriff auf diese einzelne Firma verweigert.

Wir empfehlen Ihnen für die Benutzerrechte über Firmengruppen zu organisieren, wenn Sie in SBS Rewe neo® viele Firmen verwalten. Firmengruppen erleichtern die Verwaltung der Benutzerrechte, z. B. einfachere Realisierung von Urlaubsvertretungen, Vermeidung von gleichen Rechteeinträgen bei mehreren Firmen usw. .

Sicherheitsrelevante Zugriffsbeschränkungen

Wir empfehlen Ihnen, besonders sicherheitsrelevante Zugriffsrechte über das Team Alle Benutzer zu verweigern und einem bestimmten Benutzer über die individuellen Benutzerrechte explizit zu gewähren, z. B. dem Leiter der Finanzabteilung.

Sicherheitsrelevante Dokumente:

• Das Dokument Hauptabschlussübersicht bietet die Möglichkeit, den Inhalt eines gesamten Wirtschaftsjahres samt allen vorhandenen Buchungen zu löschen (relevant z. B. bei fehlgeschlagenen Systemumstellungen). Die Hauptabschlussübersicht ist mit jeder Lizenz verfügbar. Der Zugriff sollte über die Benutzergruppe Alle Benutzer verweigert werden.
• Über die Dokumente Auslagerungsliste und die GDPdU-Auslagerungsliste ist eine umfangreiche Auslagerung von Daten möglich. Das Dokument Einlagerungsliste ermöglicht durch die Einlagerung von Daten massive Eingriffe in den vorhandenen Datenbestand. Diese Dokumente sollten daher ebenfalls für alle Benutzer gesperrt werden.

Sicherheitsrelevante Funktionen: Der Zugriff auf die Funktion Buchungssperre setzen/aufheben sollte über die Benutzergruppe Alle Benutzer verweigert werden, damit nicht in vergangenen Perioden gebucht werden kann.

Besonderheit Rechtebereich Buchungskreise

Der Rechtebereich Buchungskreis findet ausschließlich in buchungskreisfähigen Dokumenten Anwendung.

Bei Dokumenten die nicht buchungskreisfähig sind, wird auf die Daten aller Buchungskreise zugegriffen. Wenn über solch ein Dokument beispielsweise in das Konteninfoblatt ausgesprungen wird, werden die Buchungen aller Buchungskreise dargestellt.

Benutzern die auf bestimmte Buchungskreise nicht zugreifen sollen, sollten Sie daher den Zugriff auf alle Dokumente entziehen, die nicht buchungskreisfähig sind.

Alternativ können Sie über das Sachgebiet den Aussprung verhindern. Wenn ein Benutzer keinen Zugriff auf das Sachgebiet Finanzbuchhaltung hat, kann er nicht auf das Konteninfoblatt zugreifen. Durch die Gewährung des Zugriffs auf die einzelnen Dokumente des Sachgebiets kann er jedoch generell in diesem arbeiten.

Über die Buchungsmaschine lassen sich die Fenster für Buchungen des Wirtschaftsjahres Strg+F9 sowie Offene Posten F11 öffnen. Diese berücksichtigen die Buchungskreisrechte derzeit nicht.

Nicht buchungskreisfähige Dokumente sind:

• OP-Liste nach Kostenstellen
• Offene Zahlungen
• Erledigte Zahlungen
• Bewertungsliste Personenkonten

Hinweis: In Abhängigkeit von Ihrer Lizenz können weitere nicht buchungskreisfähige Dokumente verfügbar sein.

Im Dokument Verteilungsübersicht (Sachgebiet Kostenrechnung) greifen Einschränkungen des Rechtebereichs Buchungskreise in bestimmten Konstellationen nicht. Daher sollte dieses ebenfalls für Benutzer mit Zugriffsbeschränkungen in diesem Rechtebereich gesperrt werden.

Besonderheit Rechtebereich Sachgebiete

Die Rechte auf Sachgebiete beziehen sich auch auf die Dialogfenster, die aus Dokumenten außerhalb des Sachgebietes geöffnet werden können. In folgender Aufstellung sehen Sie, welchem Sachgebiet das entsprechende Dialogfenster zugeordnet ist. Wenn das Zugriffsrecht auf das entsprechende Sachgebiet entzogen ist, wird beim Aufruf der entsprechenden Funktion bzw. des Dialogfensters eine Hinweismeldung angezeigt.

Dialogfenster	Sachgebiet
Konteninfoblatt	Finanzbuchhaltung
Anzeige Offene Posten (Einzel)	OP-Buchhaltung
Korrektur Offener Posten	OP-Buchhaltung
Anlagekarte	Anlagenbuchhaltung

Das Dialogfenster OP-Anzeige für Zahlung/Sammelzahlungen (Strg+O in der Buchungsmaschine) und die OP-Auswahlfenster (Strg+F11, F11, Alt+F11 in der Buchungsmaschine) sind somit nicht vom Sachgebietsschutz betroffen.

Rechte für Externe Programme

SBS Rewe neo® liefert generell folgende externe Programme für den Export und Import von Daten mit:

Programm	Funktion	Zugriffskontrolle
OPExport.exe	Export offener Posten, Kunden- und Lieferantenstammdaten	SBS Rewe neo® Benutzeranmeldung
ProtAusgabe.exe	Auswertung der Stammdatenprotokollierung	SBS Rewe neo® Benutzeranmeldung
UPExport.exe	Export von Verkehrszahlen bzw. Kost-Verkehrszahlen	keine

Hinweis: Bei diesen Programmen findet zwar zum Teil eine Zugriffskontrolle bei der Benutzeranmeldung statt, die Benutzerrechte werden jedoch nicht explizit geprüft. Ein Benutzer, der sich in SBS Rewe neo® anmelden kann, kann z. B. mit Hilfe der <OPExport.exe> OPs exportieren, auf die er auf Grund der Benutzerrechte keinen Zugriff hat. Beschränken Sie daher den Zugriff auf diese Programme durch Windows-Benutzerrechte auf die Benutzer, für die ein Zugriff auf die OPs unbedenklich ist.