Wirtschaftsjahrbezogener Ex- / Import von Wirtschaftsgütern

Wirtschaftsjahrbezogener Ex- / Import von Wirtschaftsgütern

Programmzweck

Über den wirtschaftsjahrbezogenen Ex- / Import von Wirtschaftsgütern wird die Möglichkeit gegeben, ein einzelnes Wirtschaftsjahr der ADDISON Anlagenbuchhaltung zwischen 2 Mandanten zu transferieren. Dies kann z.B. zwischen einem mit der ADDISON Anlagenbuchhaltung selbst arbeitenden Mandanten und dem Berater erfolgen, der dann den Jahresabschluss erstellt.

Der Mandant stellt das entsprechende Wirtschaftsjahr über den Export dem Berater zur Verfügung und dieser importiert das Wirtschaftsjahr. Der Berater kann jetzt Änderungen am Anlagevermögen erfassen und dann das Wirtschaftsjahr nach der Erstellung des Jahresabschlusses dem Mandanten wieder zur Verfügung stellen.

Export

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar:

Extras / Export / Wirtschaftsgüter für ADDISON

Über die Schaltfläche kann ein beliebiges Exportverzeichnis ausgewählt werden. Der Export wird dann über die Schaltfläche "OK" gestartet. Es wird eine Exportdatei mit der Endung "ACF" erstellt. Der Dateiname wird automatisch vergeben und enthält die Mandantennummer, Mandantenname und das Wirtschaftsjahr.

Import

Folgende Punkte sind zu beachten: - Ein Import in die Anlagenbuchhaltung kann nicht rückgängig gemacht werden! Vor einem Import sollte das bestehende Projekt Anlagenbuchhaltung des aufnehmenden Mandanten immer gesichert werden. Informationen zur Vorgehensweise entnehmen Sie bitte der Hilfe „Datentransfer Datenexport- / -import / Datensicherung. - Das Wirtschaftsjahr des abgebenden und aufnehmenden Mandanten muss immer identisch sein!

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar:

Extras / Import / Wirtschaftsgüter für ADDISON

• Importdatei

Über die Schaltfläche erfolgt die Auswahl der zu importierenden ACF-Datei.

Sollten Probleme zwischen den Importdaten und dem aufnehmenden Mandanten vorliegen, werden diese direkt im rechten Informationsbereich angezeigt und eine weitere Verarbeitung ist nicht möglich. Z.B. wenn das Wirtschaftsjahr nicht übereinstimmt.

• AfA-Varianten

Im Bereich „Afa-Varianten“ werden jetzt die im aufnehmenden Mandanten existierenden AfA-Varianten angezeigt. Über die Spalte „Nr.“ kann eine abweichende Zuordnung zur „Externen Nr.“ in den Importdaten erfolgen. Grundsätzlich sollten die AfA-Varianten aber beim abgebenden und aufnehmenden Mandanten identisch angelegt sein.

Im aufnehmenden Mandanten müssen die für den Import benötigten AfA-Varianten bereits angelegt sein.

Über die Checks in der Spalte „Übernehmen“ können einzelne AfA-Varianten“ vom Import ausgeschlossen werden.

Schaltfläche

Über die Schaltfläche(Einstellungen) können beim Import die Kontonummern konvertiert und Zusatznummern vergeben werden.

Soweit hier Einstellungen aktiviert wurden, werden diese im Informationsbereich des Importfensters angezeigt.

• Konten

Wird der Check „Konten konvertieren“ aktiviert, kann über die Schaltfläche gespeichert.

Für die Anlagennummern kann eine entsprechende Änderung auf die neuen Kontonummern(als Standard gesetzt) erfolgen oder die Bestehenden können unverändert übernommen werden.

• Zusatznummern

Wird der Check „Zusatznummern vergeben“ aktiviert, erhalten alle Wirtschaftsgüter der Importdatei beim Import die entsprechend hinterlegte Zusatznummer.

Die Vergabe von Zusatznummern sollte nur erfolgen, wenn sowohl im aufnehmenden, alsauch im abgebenden Mandanten bisher keine Zusatznummern verwendet wurden!

• Schaltfläche "Vorschau"

Über die Schaltfläche erfolgt der Vergleich der zu importierenden Daten aus der Importdatei(Fremdsystem) zu den im aktuellen Wirtschaftsjahr vorliegenden Daten.

Die Ergebnisse dieser Vorschau werden dann in einzelnen Registerkarten dargestellt.

Folgende Registerkarten können sich hierbei ergeben:

• Wirtschaftsgüter mit Differenzen
  Wirtschaftsgüter, die zu den Importdaten Abweichungen aufzeigen.
  Die festgestellten Abweichungen werden detailliert dargestellt.
• Wirtschaftsgüter, die in ADDISON zu viel vorhanden sind
  Wirtschaftsgüter, die in den Importdaten nicht vorliegen, aber im aktuellen Mandanten vorhanden sind.
• Wirtschaftsgüter, die in ADDISON fehlen
  Wirtschaftsgüter, die in den Importdaten vorliegen, aber im aktuellen Mandanten nicht vorhanden sind.
• Stammdaten (werden immer importiert)
  Kostenstellen (soweit in der Anlagenbuchhaltung verwaltet), Standorte, Fördergeber, Investitionsabzugsbeträge
• Wirtschaftsgüter ohne Abweichungen
  Wirtschaftsgüter, die zu den Importdaten keine Abweichungen aufzeigen.
• Schaltfläche "Übernahme Wirtschaftsgüter"

Über den Auswahldialog „Übernahme Wirtschaftsgüter“ kann festgelegt werden, welche Wirtschaftsgüter beim Import verarbeitet werden sollen.

• Neue
  Nur Wirtschaftsgüter, die auf der Registerkarte „Wirtschaftsgüter, die in ADDISON fehlen“ aufgelistet sind werden importiert.
• Neue und Abweichende
  Nur Wirtschaftsgüter, die auf der Registerkarte „Wirtschaftsgüter, die in ADDISON fehlen“ und Wirtschaftsgüter die auf der Registerkarte „Wirtschaftsgüter mit Differenzen“ aufgelistet sind, werden importiert.
• Alle
  Alle Wirtschaftsgüter werden importiert.
• Individuell
  Hier können einzelne Wirtschaftsgüter, auch aus unterschiedlichen Registerkarten selektiert und zum Import ausgewählt werden.

Grundsätzlich werden die im aufnehmenden Mandanten existierenden Wirtschaftsgüter durch die Wirtschaftsgüter aus der Importdatei ersetzt. Es erfolgt hier kein Zusammenführen von Daten innerhalb eines Wirtschaftsgutes!

• Check "Wirtschaftsjahrabhänige Daten in Folgejahre vortragen"

Über den Check „Wirtschaftsjahrabhänige Daten in Folgejahre vortragen“ werden folgende Daten berücksichtigt:

• Abschreibungsart
• Nutzungsdauer
• Manuelle Abschreibung
• Zuordnung zu Kostenstellen/Kostenträger
• Zuordnung zu Standorten

Wird im aktuellen Wirtschaftsjahr hier ein Änderung importiert, wird diese Information automatisch in die Folgejahre vorgetragen. Dieser Check ist standardmäßig gesetzt.

• Check "Verbucht-Status übernehmen"

Über den Check „Verbucht-Status übernehmen“ wird der in den Importdaten vorliegende Status der Verbuchung importiert. Wurden also im abgebenden Mandanten bis zu einem bestimmten Buchungsmonat die Bewegungen in die Finanzbuchhaltung bereits übergeben, wird diese Information importiert, sodass im aufnehmenden Mandanten die entsprechenden Buchungen nicht mehr erfolgen.

• Schaltfläche

Über die Schaltfläche wird die Vorschau aktualisiert.

• Schaltfläche "Importieren"

Über die Schaltfläche wird der Import gestartet und die Daten aus der Importdatei(Fremdsystem) werden mit den entsprechend ausgewählten Einstellungen importiert.

Nach erfolgtem Import wird ein kurzes Protokoll zu den ausgeführten Aktionen angezeigt.

Im Anschluss kann jetzt eine Überprüfung des aktuellen Datenbestandes erfolgen.
Eventuelle Abweichungen werden aufgelistet.

Nur unter der Voraussetzung, dass alle Wirtschaftsgüter 1:1 und ohne Änderungen importiert wurden, wird die Überprüfung keine Abweichungen ergeben!