Zusatzprodukt Kostenstellen-Aufbau (nur SBS Rewe neo®)
Zusatzprodukt Kostenstellen-Aufbau (nur SBS Rewe neo®)
Die Funktionalitäten des Kostenstellen-Aufbaus sind Bestandteile eines Zusatzprodukts, das bei Bedarf zusätzlich zum Modul Kostenrechnung von SBS Rewe neo® erworben und lizenziert werden kann.
Die Freischaltung dieses Zusatz-Produkts erfolgt in der SBS Rewe neo® Management Console mit der Aufgabe Setup | Lizenzeinstellungen.
Nach der Freischaltung stehen Ihnen die erweiterte Möglichkeiten im Bereich der Kostenrechnung zur Verfügung.
Das Zusatzprodukt Kostenstellen-Aufbau bietet Ihnen im Wesentlichen die folgenden Möglichkeiten und Vorteile:
- Definition eines Schemas für den numerischen Aufbau der Kostellennummern auf Basis von Merkmalen und dazugehörigen Ausprägungen.
- Prüfung der Plausibilität der eingegeben bzw. importierten Kostenstellen-Nummern im Stammdatenbereich sowie bei der Erfassung von kostenrechnerischen FiBu-Buchungen und reinen Kost-Buchungen (Erfassungshilfe).
- Vereinfachung bei der Anlage des Bezeichnungstextes von neuen Kostenstellen. Damit spiegelt sich das definierte Schema auch in der Kostenstellenbezeichnung wieder.
- Erweiterung der Auswertungsmöglichkeiten für Kostenstellengruppen durch zusätzlich bereitgestellte Gruppen, die für einzelne / mehrere Merkmale / Ausprägungen des entsprechenden Kostenstellenschemas definiert werden können.
Die konkrete Funktionsweise wird nachfolgend detailliert beschrieben.
Dokument Kostenstellenaufbauten
Die Definition des Schemas für den Kostellenaufbau erfolgt in den zentralen Stammdaten in dem Dokument Kostenstellenaufbauten. Die Neuanlage erfolgt in den zentralen Stammdaten in den jahresunabhängigen Stammdaten. Über das Menü oder das Kontextmenü rechte Maustaste neu Dokument legen Sie das Dokument Kostenstellenaufbauten im Bereich Stammdaten Kostenrechnung an.
Merkmale/Ausprägungen
Ein Aufbau-Schema besteht für die Kostenstellen aus mindestens einem Merkmal. Ein Merkmal wird immer für einen bestimmten Positionsbereich der Kostenstellennummer (von/bis) definiert und für dieses kann weiterhin eine maximale Länge definiert werden. Entsprechend der maximal möglichen Länge der Kostenstellennummern von 16 Stellen ist es somit möglich bis zu 16 Merkmale für einen Kostenstellen-Aufbau festzulegen.
Ein Merkmal kann in der Praxis z.B. für unterschiedliche Zwecke verwendet werden (Marke, Standort, Kostenträger). Über das Merkmal wird gesteuert, dass an der entsprechenden Stelle der Kostenstellennummer erkennbar wird um welches Merkmal (z.B. Marke, Standort usw.) es sich handelt.
Einem Merkmal können wiederum dazugehörige Ausprägungen, die das Merkmal erfüllen muss, zugeordnet werden. Somit kann z.B. definiert werden, dass für das entsprechende Merkmal nur bestimmte Nummern erfasst werden können. Hiermit kann also eine weitere Einschränkung vorgenommen werden, sodass z.B. für ein Merkmal „Marke“ nur bestimmte Ausprägungen z.B. 1 und 2 erfasst werden können, die eine spezifische Bezeichnung besitzen.
Im Standard beinhaltet das Dokument Kostenstellenaufbauten alle wichtigen Spalten zur Darstellung der Kostenstellenaufbauten. Jeder Kostenstellenaufbau wird dabei in mehreren Zeilen, je nach Anzahl der Merkmale und deren Ausprägungen angezeigt.
Beispiel für eine Definition von Merkmalen:
| Merkmale | Position | |
|---|---|---|
| von | bis | |
| Marke | 1 | 1 |
| Standort | 2 | 2 |
| Herkunft | 3 | 4 |
| Absatzkanal | 5 | 6 |
| Kostenträger/Produkt/Marke | 7 | 8 |
Die maximal mögliche Anzahl von Ausprägungen, die einem Merkmal zugeordnet werden kann, ergibt sich aus dessen Anzahl von Stellen (Merkmal 1 Stelle -> maximal 10 Ausprägungen; Merkmal 2 Stellen -> maximal 100 Ausprägungen).
Grundsätzlich ist es aber auch möglich Merkmale ohne dazugehörige Ausprägungen anzulegen. In diesem Fall erfolgt bei der Erfassung von Kostenstellen für das entsprechende Merkmal keine Prüfung der dazugehörigen Ausprägungen. Wir empfehlen allerdings für Merkmale und Ausprägungen eine vollständige Einrichtung durchzuführen.
In dem oben genannten Beispiel kann somit das Merkmal „Marke“ die Ausprägungen 0-9 (Position 1 bis 1) und das Merkmal „Herkunft“ die Ausprägungen 0-99 (Position 3 bis 4) besitzen.
Je Merkmal kann definiert werden, ob in dessen Ausprägungen doppelte Bereiche zulässig sind.
Das bedeutet, dass für das Merkmal mehrere Ausprägungen mit gleicher Ausprägungs-Nummer angelegt werden können. Diese müssen allerdings mit unterschiedlicher Bezeichnung angelegt werden.
Plausibilitäten
Im Stammdaten-Dienst der Kostenstellenaufbauten können Plausibilitäten definiert werden.
Hiermit kann gesteuert werden, dass bei der Erfassung von Kostenstellen und Ausprägungen eines Merkmals (Prüfmerkmal) nur bestimmte Ausprägungen eines anderen Merkmals (Zielmerkmal) bereitstehen bzw. angeboten werden. Hiermit können z.B. Fehleingaben bei der Erfassung von Kostenstellen minimiert werden. Eine Plausibilität kann lediglich für ein Prüf- und ein Zielmerkmal definiert werden. Eine Plausibilisierung von mehr als zwei Merkmalen ist nicht vorgesehen. Das Prüfmerkmal befindet sich in der Kostenstellen-Nummer generell vor dem Zielmerkmal (Erfassungslogik von „links nach rechts“).
Schlüsselung Kostenstellenaufbau im Kostenkreis
In der Firmenakte kann der definierte Kostenstellenaufbau dem jeweiligen Kostenkreis zugeordnet werden. Die Pflege des Kostenkreises erfolgt im Dokument Kostenstellen in den jahresunabhängigen Stammdaten (Dauerakte) über den Aussprung zu den Kostenkreisen.
Hinweis: Beachten Sie, dass es grundsätzlich möglich ist, einen bereits vorhandenen Kostenkreis zu benutzen, jedoch die bereits existierenden Kostenstellen dem gewählten Kostenstellenaufbau entsprechenden sollten, da die in der jahresabhängigen Dokumenten genutzten Dokumente/Funktionen wie die FiBu-Buchungsmaschine, die Kost-Buchungsmaschine und die Auswertungsdokumente in der Kostenrechnung diesen Kostenstellenaufbau berücksichtigen und dafür ausgelegt sind! Daher raten wir davon ab, einem Kostenkreis einen Kostenstellenaufbau zuzuordnen, in dem bereits Kostenstellen enthalten sind, die diesem Aufbau nicht entsprechen. Wir empfehlen in diesem Fall einen weiteren Kostenkreis anzulegen und diesem den entsprechenden Kostenstellenaufbau zuzuordnen.
Auswirkungen der Hinterlegung des Kostenstellen-Aufbaus im Kostenkreis
Die Hinterlegung des Kostenstellenaufbaus hat mehrere Auswirkungen:
Bei der Erfassung bzw. beim Import Kostenstellen werden die im Kostenstellenaufbau definierten Gegebenheiten geprüft. Werden Kostenstellen erfasst/importiert, die diesem Aufbau nicht entsprechen, so wird die Eingabe bzw. der Import dieser Kostenstellen vom System abgewiesen.
Im Dokument Kostenstellen sowie bei der Eingabe von kostenrechnerischen Buchungen z.B. in der Kost-Buchungsliste oder in der Buchungsliste wird für den entsprechenden Kostenkreis eine Eingabehilfe eingeblendet, die die Einstellungen des Kostenstellenaufbaus berücksichtigt. Somit können für den entsprechenden Kostenkreis nur noch Kostenstellen erfasst werden, die dem konfigurierten Aufbau entsprechen. Nähere Erläuterungen zu dieser Eingabehilfe finden Sie in den nächsten Kapiteln dieser Beschreibung.
Bei der Neuanlage von Kostenstellen über die o.g. Eingabehilfe wird die Kostenstellenbezeichnung automatisch aus den Kurzbezeichnungen der Ausprägungen der entsprechenden Merkmale generiert. Somit kann auf einfache Art und Weise bei der Neuanlage eine einheitliche Einhaltung von Bezeichnungskonventionen für die Kostenstellen erreicht werden.
Hinweis: Wenn die Kostenstellenaufbauten lediglich zur Auswertung von merkmalbasierten Kostenstellengruppen benötigt werden und die o.g. Prüfungen bzw. die Eingabehilfe nicht notwendig ist, so kann es u.U. sinnvoll sein den Kostenstellen-Aufbau nicht im Kostenkreis zu hinterlegen.
Pflege der Kostenstellen
Die Pflege der Kostenstellen erfolgt im Dokument Kostenstellen. Wenn im Kostenkreis ein Kostenstellenaufbau hinterlegt ist erscheint bei der Neuanlage eine Eingabehilfe, die dem Kostenstellenaufbau entspricht. Diese beinhaltet die entsprechenden Merkmale und deren Ausprägungen.
Die Kurzbezeichnung der Ausprägungen wird bei der Anlage der Kostenstelle als Bezeichnungstext übernommen:
Die Kostenstellenbezeichnung kann anschließend angepasst werden.
Beim Export der Kostenstellen werden die Angaben gemäß der Kostenstelle ausgegeben, auch wenn die Merkmal- / Ausprägungsbezeichnung eine andere ist.
Beim Import von Kostenstellen werden die in der Importdatei enthaltenen Kostenstellennummern geprüft. Dabei werden vom Import nur die Kostenstellen angelegt, die dem Kostenstellenaufbau entsprechen, der zugeordnet ist.
Kostenstellengruppen
Mit der Funktionalität des Kostenstellenaufbaus wird Ihnen insbesondere im Bereich der Auswertungen eine sehr nützliche zusätzliche Möglichkeit bereitgestellt.
Hiermit können Kostenstellengruppen auf der Grundlage von Merkmalen und Ausprägungen konfiguriert und anschließend ausgewertet werden. Somit kann man auf einfache Art und Weise z.B. eine Auswertung nach Herkunft, Arten einrichten und auswerten.
Im Bearbeitungsdialog der Kostenstellengruppen stehen die folgenden zusätzlichen Funktionen zur Verfügung.
Unter Art kann definiert werden, ob es sich um eine Gruppe, die auf Merkmalen basiert handelt oder ob es eine herkömmliche Kostenstellengruppe ist.
Wird die Einstellung Merkmale ausgewählt, muss ein Kostenstellenaufbau zugeordnet werden. Anschließend werden im unteren Bereich die entsprechenden Merkmale und die jeweils dazugehörigen Ausprägungen angezeigt. Diese können der Kostenstellengruppe durch Anklicken zugeordnet werden.
Weiterhin kann über die in der Spalte Nummer/Bereich bereitstehende Nummern-Direkteingabe der jeweils markierte Bereich noch zusätzlich eingeschränkt werden, sodass nur ein bestimmter Bereich von Kostenstellen des gewählten Merkmals bzw. der gewählten Ausprägung der Kostenstellengruppe zugeordnet wird.
Auswertung merkmalbasierender Kostenstellengruppen
Die Kostenstellengruppen, die auf Merkmalen basieren, können anschließend in den Dokument-Eigenschaften der Auswertungsdokumente (z.B. Betriebsabrechnungsbogen, Umsatz-/Kosten-Analyse, Kosten- und Leistungsübersicht, Kost-Journal, Kostenstellen-/Kostenartenblatt) ausgewählt werden.
Dementsprechend fließen bei Auswahl einer entsprechenden Kostenstellengruppe in die jeweilige Auswertung nur die Werte der Kostenstellen ein, die dem entsprechenden Merkmal bzw. der Ausprägung zugeordnet sind.
Hinweis: Die Anlage von merkmalbasierenden Kostenstellengruppen und deren Auswertung ist auch dann möglich, wenn keine explizite Zuordnung des Kostenstellenaufbaus im Kostenkreis durchgeführt wurde. Somit kann man diese Funktionalität auch zu reinen Auswertungszwecken nutzen, wenn beispielsweise die zusätzlichen Eingabe- und Plausibilitätsprüfungen der Merkmale bei der Buchungserfassung und bei der Anlage von Kostenstellen nicht gewünscht sind.
Kostenstellengruppen mit Merkmalen können auch exportiert und wieder in Akten mit den gleichen Merkmalen (Kostenkreis) importiert werden.
Erfassung kostenrechnerischer FiBu-Buchungen
Das Fenster der Kostenstellenbuchung und das Aufteilungsfenster für die Kostenstellenbuchung zeigen bei den Kostenkreisen mit Kostenstellenaufbau einen Eingabebereich an, der dem Kostenstellenaufbau entspricht und die Merkmale und deren Ausprägungen beinhaltet. Die Eingabe von Kostenstellen kann somit anhand des Aufbaus erfolgen.
Die Eingabehilfe ist grundsätzlich ausgelegt für eine Erfassung von „links nach rechts“, da z.B. die Plausibilitäten die im Dokument Kostenstellen-Aufbauten auf diesem Schema basieren (Einschränkung der Datenmenge die wählbar ist von „links nach rechts“).
In den einzelnen Feldern (Merkmale) kann die Eingabe mit Enter bzw. + nach rechts bzw. bestätigt werden. Eine Eingabe kann mit der Eingabe der Nummer oder über die Maus oder über die Pfeiltasten nach unten bzw. oben und Enter erfolgen.
Mit - kann nach links gesprungen werden. Die TAB-Taste im ersten Feld kann als Feldsprung genutzt werden.
Mit der A öffnet sich das Aufteilungsfenster. In das Aufteilungsfenster kann auch über einen Feldsprung bis zur Schaltfläche 
Mit der Tastenkombination STRG + L wird der komplette Inhalt des Fensters geleert und die Eingabe kann anschließend im ersten Feld (Merkmal) links fortgesetzt werden.
Die Kostenstellen-Eingabe muss den definierten Merkmalen/Ausprägungen und den Plausibilitäten entsprechen.
Eine Kostenstelle kann bei der Neueingabe über die Buchungsmaschine angelegt werden. Es öffnet sich dann der Neuanlagedialog für Kostenstellen.
Buchungskorrekturen
Bei der Korrektur von Buchungen mit merkmalbasierender Kostenstelle wird zunächst die Eingabehilfe nicht im Anzeigedialog dargestellt.
Die Erfassungshilfe kann bei der Korrektur über die F2 Taste aktiviert werden.
Import von kostenrechnerischen FiBu-Buchungen
Beim Export der FiBu-Buchungen werden die Kostenstellennummern (Merkmale) exportiert und diese werden dementsprechend auch beim Import berücksichtigt.
Wenn dabei die zu importierende Kostenstelle noch nicht vorhanden ist, so kann mit der Importoption „fehlende Kostenstellen anlegen“ die Anlage der Kostenstelle erfolgen. Die Kostenstellenbezeichnung wird dabei anhand der Merkmale und Ausprägungen generiert.
Erfassung von Kost-Buchungen
Die beiden Erfassungsfenster für Kost-Buchungen (u.a. in der Kost-Buchungsliste) verfügen, bei Eingabe von Kostenkreisen, denen ein Kostenstellenaufbau zugeordnet wurde, ebenso über eine Eingabehilfe. Die Funktionsweise ist dabei weitestgehend die Gleiche, wie die der FiBu-Buchungsmaschine.
Planwerte für merkmalbasierende Kostenstellengruppen
Die Erstellung und Pflege von Planwerten für merkmalbasierende Kostenstellengruppen entspricht grundsätzlich der Vorgehensweise wie für nicht merkmalbasierende Kostenstellengruppen. Im ersten Schritt sind die Planungsarten anzulegen, die dann in im Dokument Soll-Werte (Kost) und den Auswertungen für Soll-Werte für die Kostenrechnung benutzt werden.
Planungsarten (Kost)
Definieren Sie in den Planungsarten (Kost) die Planungsart, deren Bezeichnung und auf welcher Basis die Soll Werte erfasst werden sollen. Bei der Planungsart Kostenarten wird der im Mandantenstammblatt hinterlegte Kostenartenrahmen (Register Kostenrechnung) als Grundlage herangezogen. Bei der Planungsart auf Basis von Positionen kann der Auswertungsrahmen und die Auswertungsdichte eingestellt werden.
Die in der Planungsart festgelegten Angaben werden in den Soll Werten und weiteren Dokumenten der Kostenrechnung berücksichtigt.
Soll-Werte (Kost)
Im Dokument Soll-Werte (Kost) können Soll-Werte auf Basis von Kostenarten und auf Basis von BAB-Positionen angelegt werden.
In den Dokumenteigenschaften der Soll-Werte (Kost) legen Sie fest, welche Soll-Werte gepflegt werden. Wählen Sie die dazu die jeweilige Planungsart, den Buchungskreis (falls im Mandantenstammblatt aktiviert) und den Planungsbereich aus.
Die Planwerte für die Kostengruppen erfolgt auf den (merkmalbasierenden) Kostenstellengruppen, die im Dokument Kostenstellengruppen angelegt wurden.
Die Funktionsweise der Erfassungsarten (Individuelle Monatswerte, Fester Monatswert usw.), sowie die Übernahme von Ist- in Soll Werte und der Vortrag von Soll Werte aus Vorjahren ist identisch mit der Funktionsweise mit der Planwerte für Kostenstellengruppen, die nicht auf Merkmalen basieren.
Auswertungen der Kostenrechnung
Die erfassten Soll Werte (Kost) für merkmalbasierende Kostenstellengruppen können in den Dokumenten Soll-/Ist-Analyse (Kost) und Umsatz-/Kosten-Analyse ausgewählt und anschließend ausgewertet werden.
Auch hier entspricht die Funktionsweise der Auswertungen der Funktionsweise die man von herkömmlichen Kostenstellengruppen, die nicht auf Merkmalen basieren.