Perioden

De periodetabel

In Twinfield kan de periodetabel naar wens worden ingesteld en aangepast.

1. Ga naar Instellingen > Administratie-instellingen > Perioden.
2. Bovenin het scherm staat het boekjaar.
3. Selecteer het gewenste jaar voor het instellen/aanpassen van de perioden, blader met de pijltjes naast het jaartal.

In het scherm worden (bij de standaard instelling van 12 maanden in een boekjaar) 4 perioden getoond:

• Periode 0 is de openingsbalans van het boekjaar.
• Periode 1 t/m 12 zijn de perioden waarin alle operationele financiële feiten en transacties worden vastgelegd.
• Periode 55 is een correctieperiode waarin alle eindejaarscorrecties vastgelegd kunnen worden (boekingen in het dagboek VJP(2)).
  • Boekingen via dit dagboek hebben geen invloed op de overzichten lopende van periode "0" tot "12" zodat periodevergelijkingen in de toekomst mogelijk blijven.

Een nieuw boekjaar aanmaken

Een nieuw boekjaar toevoegen:

1. Ga naar Instellingen > Administratie-instellingen > Perioden.
2. Klik op [Nieuw]
3. Voer het gewenste aantal perioden in.
   • Standaard wordt gekozen voor 12 perioden, maar het is bijvoorbeeld ook mogelijk om 13 perioden te kiezen. De einddatum van een periode zal in alle gevallen automatisch worden gevuld.
   • Bij 13 perioden houdt Twinfield per periode 28 dagen aan, en bestaat periode 13 uit 29 dagen.
   • Belangrijk: Het aantal perioden kan niet achteraf worden aangepast. Dit kan alleen door een aangemaakt boekjaar te verwijderen en opnieuw aan te maken.
   • Een boekjaar kan alleen worden verwijderd als hier nog niet in is geboekt. Als er boekingen zijn gedaan (inclusief kladboekingen, verwijderde conceptboekingen of (concept) beginbalans die gemaakt met de functie jaarafsluiting), dan kan de periode-instellingen in een boekjaar niet meer worden aangepast.
4. Klik op [OK]
5. Controleer alle velden:
   • Einddatum van de perioden: 
     • De einddatum van een periode wordt automatisch gevuld.
     • De einddatum van iedere periode kan handmatig worden aangepast zolang er nog niet geboekt is in die periode.
   • Naam van de perioden: De periodenamen worden getoond op de rapporten. 
      
     • Klik op het potlood om de periodenamen automatisch in te laten vullen.
       • Als de perioden gelijk zijn aan de kalendermaanden, dan wordt door een klik op het potlood automatisch elke periode voorzien van de naam van de betreffende maand.
     • Met het kruis worden de periodenamen gewist.
     • De naam van een periode wijzigen is ook achteraf mogelijk, ook als er al in die periode geboekt is.
6. Klik op [Opslaan]. 

Een boekjaar verwijderen

Boekjaren waarin nog niet geboekt is, kunnen worden verwijderd. 

1. Ga naar Instellingen > Administratie-instellingen > Perioden.
2. Navigeer met de blauwe pijlen naar het betreffende boekjaar
3. Klik onderaan de pagina op de oranje knop [Verwijderen] 

Als er al (concept)boekingen zijn gemaakt in het boekjaar, dan is het niet meer mogelijk om het boekjaar te verwijderen. De knop is dan niet oranje, maar grijs.

Perioden openen en sluiten

Het handmatig sluiten van een periode voorkomt dat nieuwe boekingen kunnen worden gemaakt in die periode.

Let op: bij gespreide boekingen, als de originele boeking wordt verwijderd, worden de bijbehorende gespreide boekingen ook verwijderd, ongeacht of de periode open of gesloten is.

• Ga naar Instellingen > Administratie-instellingen > Perioden. 

De laatste kolom van de periodetoegang betreft 'Open'.

• Een regel met een vinkje is geopend.
• Zonder vinkje is deze periode gesloten.
• Een handmatig gesloten periode kan geopend worden door een vinkje onder 'Open' te zetten in de gewenste periode(n) en de wijzigingen op te slaan.

Belangrijk: Als een jaar definitief is afgesloten, dan zijn de perioden van het jaar ook automatisch afgesloten. 

Het is ook mogelijk alle perioden in een jaar tegelijk te selecteren door bovenaan een vinkje te zetten, of om deze uit te vinken als de perioden moeten worden gesloten. 

Klik na het maken van wijzigingen van de perioden op [Opslaan].

Perioden beheren in de omgeving

Het is mogelijk de instellingen of wijzigingen in één keer toe te passen op alle administraties met een vergelijkbare periodetabel. 

1. Ga naar Instellingen > Administratie-instellingen > Perioden.
2. Zet een vinkje bij de optie "Toepassen op overeenkomende administraties". Deze optie staat rechts boven de optie om perioden te openen of te sluiten.
3. Maak de gewenste aanpassing. Dit kan een nieuw boekjaar zijn, maar ook alleen het openen of dichtzetten van een specifieke periode.
4. Kies [Opslaan]
5. Het systeem laat een overzicht zien met administraties die dezelfde periodetabel hebben.
6. Kies [Toepassen].
7. De periode-instelling wordt doorgevoerd in de geselecteerde administraties.
8. Voor alle administraties komt een groen vinkje te staan, kies vervolgens voor [Sluiten].