Bankboekingsinstructies (Classic)

Dit artikel is alleen van toepassing voor de oranje tegel Bankafschriften en de Bankboekingsinstructies.

Bankboekingsinstructies aanmaken

Door gebruik te maken van boekingsinstructies zal het verwerken van de afschriften efficiënter verlopen. 

De instructies worden in de bankafschriften vastgelegd bij de regelinformatie. Door het aanvinken van één of meer opties onder 'Regelinformatie' kan een boekingsinstructie worden aangemaakt voor de betreffende regel. 

Belangrijk: maak geen boekingsinstructies op een relatie, klanten of leveranciers. Zorg dat de stamgegevens van de relaties goed ingevuld zijn om herkenning te optimaliseren.

Boekingsinstructies kunnen op 3 niveaus worden gemaakt:

1. Bank: de instructie is voor een specifiek bankdagboek.
2. Administratie: de instructie is voor alle transacties in de administratie, ongeacht welk bankboek het betreft.
3. Sjabloon: de instructie is voor alle transacties in alle administraties met ditzelfde Administratie sjabloon.

Hoe maak ik een boekingsinstructie?
In deze video is te zien hoe een boekingsinstructie eenvoudig wordt aangemaakt:
 

Aanpasbare omschrijving en mogelijkheid tot opslaan als Bankboekingsinstructie
Het is mogelijk om de omschrijving die is meegegeven op het bankafschrift aan te passen.

• Het veld 'Omschrijving' is standaard gevuld met de inhoud van de omschrijving van het bankafschrift: het eerste grijze veld onder Regelinformatie.
• Rechts van het veld 'Omschrijving' staat een (grijze) toverstaf om het 'Omschrijvingssjabloon' te openen.
  • Om deze te activeren dient eerst in het onderdeel 'Regelinformatie' één of meer opties worden aangevinkt, bijvoorbeeld rekeninghouder.
    
     
• Klik op de toverstaf om het 'Omschrijvingssjabloon' te openen. Het omschrijvingssjabloon is verdeeld in drie delen:
  • Sjabloon,
  • Voorbeeld
  • Beschikbare velden.

Dit gedeelte toont de omschrijving die ook in de Bankafschriften-tool wordt getoond. Deze is standaard gevuld met de omschrijving van het bankafschrift (het eerste grijze veld in het Regelinformatiegedeelte).

• De inhoud van het veld 'Sjabloon' kan worden aangepast of leeggehaald.
• Daarnaast kan het veld 'Sjabloon' worden gevuld met vaste en variabele gegevens. Standaard is er een wit tekstveld zichtbaar dat kan worden gevuld met variabele gegevens.
• Deze omschrijving wordt direct op de boekingsinstructie opgeslagen als de optie 'Op de boekingsinstructie opslaan' is aangevinkt.
• Het vinkje kan worden weggehaald wanneer de boekingsinstructie uitsluitend voor dit bankafschrift zou moeten gelden.
  • In dat geval wordt de omschrijving niet bewaard voor een vergelijkbare toekomstige actie. Wanneer deze instructie al bestaat, dan wordt automatisch de vink geplaatst.

Boekingsinstructies in een sjabloonadministratie

Op omgevingsniveau bankboekingsinstructies instellen kan door de sjabloonadministratie in te stellen in de gewenste administratie(s).

1. Ga naar Instellingen > Administratie-instellingen > Administratie-instellingen: Financiële informatie.
2. Hier kan het veld 'Administratie sjabloon' worden ingesteld.
3. Kies hier één van de aanwezige sjabloonadministraties.

Nadat er een sjabloonadministratie is ingesteld, zal er bij het opslaan van boekingsinstructies een nieuwe optie beschikbaar zijn:

• In de elektronische bankafschriften kan bij 'Instructies opslaan in' nu ook voor Sjabloonadministratie worden gekozen. 

Beheer van boekingsinstructies

Boekingsinstructies kunnen worden aangepast of verwijderd.

Opvragen van de boekingsinstructies:

• Instructies op bankrekening-niveau: Ga hiervoor naar Kas & Banken > Bankrekeningen. Kies de gewenste bankrekening en kies rechts onder 'Gerelateerd' de 'Boekingsinstructies bank'.
• Instructies op administratie-niveau: Ga hiervoor naar Kas & banken > Bankboekingsinstructies.
• Instructies op sjabloonadministratie: Ga hiervoor in de sjabloonadministratie naar Kas & banken > Bankboekingsinstructies. 

Beschikbare opties voor het aanpassen van instructies:

• Verwijderen: een boekingsinstructie wordt verwijderd door te klikken op het rode kruisje voor de te verwijderen instructie. De instructie is pas daadwerkelijk verwijderd nadat vervolgens [Opslaan] wordt gekozen. Vergeet ook niet om andere wijzigingen in de boekingsinstructies op te slaan.
• Aanpassen dimensie: heeft herkenning plaatsgevonden op basis van een boekingsinstructie en wordt het grootboek of de relatie aangepast? Dan wordt deze wijziging in de toewijzing automatisch aangepast in de boekingsinstructie zodra het elektronische bankafschrift wordt opgeslagen.
• Aanpassen criteria: heeft herkenning plaatsgevonden op basis van een boekingsinstructie en worden er extra of andere criteria geselecteerd onder Regelinformatie? Dan wordt er een volledig nieuwe instructie aangemaakt. Daarnaast blijft de oude boekingsinstructie ook bestaan. Dit is in de meeste gevallen niet wenselijk, en kan er toe leiden dat de post niet (juist) herkend wordt. De overbodige boekingsinstructie zal verwijderd moeten worden. Een aanpassing in de criteria kan daarom beter niet in de elektronische bankafschriften gedaan worden, maar in de boekingsinstructies.
• Btw: Het is niet mogelijk om de btw vast te leggen als bankboekingsinstructies. De btw kan wel op grootboekniveau worden vastgelegd. Twinfield berekent dan bij het inlezen van het bankafschrift automatisch het Btw-bedrag.